O que é o Ciclo de Vendas e Cobrança?

O ciclo de vendas e cobrança, também conhecido como receita, Recebíveis, e Ciclo de Recibos (RRR), é composto por várias classes de transações. A classe de vendas e a classe de recebimentos de transações são os lançamentos de diário típicos que debitam contas a receber Contas a receber Contas a receber (AR) representam as vendas a crédito de uma empresa, que ainda não foram coletados de seus clientes. As empresas permitem e creditam a receita das vendas, e debitar dinheiro e contas a receber de crédito, respectivamente. Trata-se do registro das vendas e da cobrança em dinheiro da venda.

Adicionalmente, existem outras classes de transações no ciclo de vendas e cobrança que incluem devoluções de vendas e abatimentos (devoluções de vendas a débito, contas a receber de crédito), baixas de contas a receber incobráveis ​​(provisão de débito para créditos de liquidação duvidosa, contas a receber de crédito), e despesas com devedores duvidosos (despesas com devedores duvidosos e provisão para créditos de liquidação duvidosa). Nos concentramos aqui nas entradas de diário mais comuns.

Funções de negócios importantes e documentos relacionados

Embora muitas empresas sigam diferentes processos internos e usem métodos mais eletrônicos, o fluxograma a seguir é um processo de negócios típico no ciclo de vendas e cobrança.

O processo geralmente começa quando um cliente se aproxima da empresa e registra um pedido de compra do cliente. O departamento de vendas recebe o documento e prepara um pedido de venda que é enviado ao departamento de crédito para verificação de crédito. Lembre-se de que os vendedores não farão verificações de crédito porque sua posição como vendedor pode influenciar seu viés ao tomar decisões de crédito para os clientes. Essa separação é chamada de segregação de funções.

Assim que o departamento de crédito aprovar o cliente e o pedido, o pedido de venda é enviado para o departamento de envio, que irá gerar um documento de envio, também conhecido como conhecimento de embarque ou conhecimento de embarque. O pedido de venda aprovado e o documento de remessa são então enviados para o funcionário de contas a receber, que então gera uma fatura de venda e faz o lançamento necessário no diário; Guia de entradas no diário; As entradas no diário são os blocos de construção da contabilidade, desde os relatórios até a auditoria dos lançamentos contábeis (que consistem em débitos e créditos).

Finalmente, uma vez que o dinheiro é recebido do cliente, a contabilidade ou a tesouraria registra o crédito a caixa e debita o saldo no contas a receber.

Controles internos para classes de transações de vendas

Lembre-se de que, para classes de transações, existem cinco afirmações aplicáveis:corte, classificação, completude, ocorrência, e precisão . Um controle interno relativo à afirmação de ocorrência é que cada transação de venda é suportada pelos documentos necessários, como o pedido de venda aprovado, Enviando documentos, e invoiceInvoice Template (Word) Este modelo de fatura (word) funcionará como uma diretriz para você ao criar faturas de vendas para manter registros de transações.

Outros controles internos da empresa incluem a exigência de aprovação para a venda de mercadorias a novos clientes, envio de extratos mensais aos clientes, reclamações recebidas sendo acompanhadas de forma independente, e revisar relatórios de exceção que incluem transações de vendas grandes ou incomuns.

Em termos de afirmação de integridade, Os documentos de embarque são tipicamente pré-numerados sequencialmente para que qualquer transação duplicada ou ausente possa ser devidamente contabilizada. Se a transação de vendas realmente ocorreu, geralmente envolve um teste retroativo. Isso significa que o auditor primeiro examinará as demonstrações financeiras / razão e rastreará a venda até seus documentos de origem para ver se eles são genuínos.

Teste de integridade, Contudo, é o oposto. O auditor começará a partir dos documentos de origem e confirmará se todas as transações estão totalmente registradas no razão.

Controles internos para recebimentos de caixa

Alguns controles internos para a classe de recebimentos de caixa incluem a segregação de funções entre o manipulador de dinheiro e o registrador, e reconciliações bancárias mensais. Esses dois controles referem-se principalmente à asserção de ocorrência. Em termos de afirmação de integridade, extratos mensais do cliente são um forte controle, bem como o uso de faturas de remessa ou pré-listagem de dinheiro, e a conciliação dos documentos com os comprovantes de depósito.

Confirmações como testes de detalhes de saldos

Lembre-se de que os testes substantivos compreendem procedimentos analíticos substantivos e testes de detalhes de balanças. Os procedimentos analíticos incluem análises de tendência e razão e, para contas a receber, normalmente inclui a análise dos números do giro de contas a receber ou o número de dias de vendas em contas a receber e suas tendências e relação com os números do setor.

Testes de detalhes de saldos de contas a receber são mais comumente confirmações. Eles incluem cartas de confirmação enviadas aos clientes para verificar se o saldo no razão está correto. Existem dois tipos de confirmações:positivas e negativas.

Positivo Negativo O tipo AType BR pede que o cliente responda se o saldo está correto ou não. Solicita ao cliente que indique o valor devido em uma determinada data (ou seja, preencha o espaço em branco) Solicita que o cliente responda apenas se discordar do valor declarado na carta. Solicita que o cliente responde se o saldo está correto ou não
Abordagem mais comum, geralmente tem uma melhor taxa de resposta; evidência de qualidade superior, mas geralmente tem uma taxa de resposta mais baixa; evidência de qualidade inferior do que confirmações positivas

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