O que é Contas a Pagar (AP)?

As contas a pagar de uma empresa representam seus passivos de curto prazo - faturas devidas a fornecedores, por exemplo. Os departamentos de AP são responsáveis ​​por processar relatórios de despesas e faturas e por garantir que os pagamentos sejam feitos. AP é um item de linha chave na seção de passivos do balanço de uma organização.

No reino da contabilidade, o contas a pagar é a contrapartida direta do contas a receber (AR).

Algumas dicas importantes:

• As contas a pagar representam os passivos de curto prazo de uma organização.
• As equipes de AP são responsáveis ​​pelo processamento de faturas e pedidos de compra de acordo com as políticas e fluxos de trabalho estabelecidos.
• O total de contas a pagar de curto prazo é um item de linha chave nos balanços e no razão geral.

Vídeo:AP x AR

Contas a pagar explicadas

Vejamos algumas coisas fundamentais para entender.

Contas a pagar vs. contas a receber

Onde AP representa o valor que uma empresa deve na forma de obrigações de curto prazo para credores e fornecedores, AR são os fundos que deve receber dos credores, como clientes, distribuidores e parceiros.

Tipos de contas a pagar

Despesas, os pagamentos e reembolsos de empréstimos de curto prazo são todos listados no balanço patrimonial como contas a pagar. Uma das principais responsabilidades que não é considerada AP é a folha de pagamento, que é discriminado separadamente.

Contas a pagar vs. contas a pagar comerciais

Alguns descrevem contas e contas a pagar comerciais como a mesma coisa. Tecnicamente, no entanto, contas a pagar comerciais são um subconjunto do AP, pois descrevem os valores pendentes devidos pelo estoque entregue a uma empresa.

Por que as contas a pagar são importantes?

Essencialmente, AP representa uma parte significativa dos passivos de uma empresa. Deixar de seguir as melhores práticas ao gerenciar contas a pagar pode ser caro. Alguns acordos com fornecedores incluem taxas crescentes por atraso no pagamento de faturas. Ficar para trás pode levar a atrasos no recebimento de bens e serviços de fornecedores. O pagamento de faturas com atraso também costuma ser um sinal de problemas de fluxo de caixa.

Fluxo de trabalho de contas a pagar

O processo de aprovação pelo qual as organizações recebem faturas e documentação de apoio é conhecido como "fluxo de trabalho de contas a pagar". Historicamente, o processo de AP era manual, e muitas pequenas empresas e empresas individuais ainda usam essa abordagem. Mas qualquer organização que tenha grandes volumes de faturas para processar provavelmente implementou um sistema de automação de contas a pagar que simplifica o processo de fluxo de trabalho formal, garante que as políticas sejam aplicadas e facilita as auditorias.

Como registrar contas a pagar

Quando uma equipe financeira recebe, dizer, um relatório de despesas de um funcionário ou uma fatura original ou pedido de compra de bens e serviços, ele é registrado no razão geral como uma despesa. Uma vez que um oficial autorizado aprova a despesa e o pagamento é emitido de acordo com os termos de pagamento do contrato (como 30 dias líquidos ou 60 dias líquidos), a equipe de contabilidade registra como pago.

Exemplos de contas a pagar

Praticamente todas as empresas têm despesas. Os restaurantes devem solicitar estoque de alimentos de qualquer número de fornecedores. Os custos operacionais típicos incluem aluguel, serviços públicos e seguros. Uma prática médica pode pagar uma empresa de limpeza especializada e gastar fundos com equipamentos alugados e aconselhamento jurídico. Essencialmente, fora da folha de pagamento, se sua empresa recebe e paga uma fatura, isso é AP.

Qual é o papel das contas a pagar?

As equipes de AP registram relatórios de despesas, faturas originais e pedidos de compra de processamento em tempo hábil, de acordo com os termos contratuais de contratação. O departamento é responsável por confirmar se os relatórios de despesas e pedidos de compra incluem a documentação de apoio, e eles garantem a conformidade com as políticas da organização, bem como locais, regulamentações da indústria e nacionais. Assim que os pagamentos forem emitidos, a equipe os registra. As equipes de contas a pagar desempenham um papel fundamental no relatório de passivos gerais de uma empresa e no gerenciamento do fluxo de caixa.

Qual é o processo de contas a pagar?

Ao receber uma fatura original ou pedido de compra, alguém no departamento de AP o analisa para garantir que todos os detalhes sejam precisos e estejam em conformidade com as políticas. Além de quaisquer possíveis imprecisões, o processo de revisão inclui a procura de sinais de fraude, garantindo que a fatura não seja uma duplicata e verificando os termos do fornecedor para garantir que a fatura seja processada no prazo.

As contas a pagar são uma despesa?

sim. Os gastos típicos incluem aluguel, anúncio, suprimentos, serviços públicos e reembolso para viagens de funcionários.

Qual é o índice de rotatividade de contas a pagar?

Um índice de rotatividade de contas a pagar é a medida de liquidez contábil que descreve a rapidez, ou lentamente, uma organização paga suas contas. Uma alta taxa de rotatividade de AP sugere que uma organização está pagando faturas e relatórios de despesas rapidamente, enquanto um índice de rotatividade a pagar mais baixo significa que é mais lento para fazer os pagamentos.

Equipe de Contas a Pagar (AP)

Dependendo do tamanho de uma organização, uma equipe AP pode incluir uma ou várias pessoas. Nos casos em que uma equipe consiste de vários funcionários, um gerente geralmente é responsável por manter o departamento funcionando sem problemas.

Habilidades de contas a pagar: Os membros da equipe AP devem ter forte organização, habilidades analíticas e de comunicação; ser orientado para os detalhes; e funcionam bem com computadores, incluindo software de automação de contas a pagar.

Escolhendo um software de contas a pagar (ou fornecedor)

Selecionar um sistema de automação de contas a pagar é uma decisão estratégica. As avaliações devem incluir todas as partes interessadas, incluindo aqueles que trabalham no departamento de AP e o CFO de uma organização. As considerações incluem o quão bem o software de automação pagável pode processar e trocar dados de outros sistemas dentro da organização, bem como de outros dentro da indústria e da cadeia de abastecimento da organização. Os CFOs devem avaliar o quão bem as soluções de automação de AP se integram com seus sistemas ERP. Idealmente, o provedor de soluções de automação de AP fez parceria com o fornecedor de ERP ou passou por alguma forma de certificação ou validação para garantir a compatibilidade e a capacidade de atingir o nível desejado de automação.