Faturamento de progresso definido:vantagens e como implementar

O faturamento progressivo é uma forma de gerenciar o faturamento em setores onde os projetos podem levar meses - até anos - e custar centenas de milhares ou milhões de dólares. Embora seja mais frequentemente associado ao setor de construção, o conceito de faturamento incremental vinculado a marcos de progresso faz sentido para várias empresas.

Ainda, embora seja um conceito simples, existem algumas nuances em torno da execução das quais as empresas e os clientes devem estar cientes.

O que é faturamento de progresso?

O faturamento progressivo é um método de faturamento que fornece uma cadência de pagamento regular em grande escala, projeto de longo prazo. As empresas cobram os clientes em um cronograma predefinido com base na conclusão de marcos.

O método é mais comumente usado na construção.

Principais vantagens

• O faturamento de progresso é um método de faturamento padrão para grandes, projetos de longo prazo que requerem financiamento contínuo para suprimentos e mão de obra.
• O faturamento de progresso mantém os proprietários do projeto, empreiteiros gerais, subcontratados e outras partes interessadas na mesma página sobre o escopo, marcos e pagamento.
• Mudanças de custos e disputas são dois dos principais desafios.

Progresso Faturamento Explicado

O contratante e o cliente ou credor concordam contratualmente com um conjunto de marcos com percentagens de pagamento associadas, e o trabalho começa. O faturamento do andamento é calculado de forma atualizada, multiplicando a porcentagem concluída do projeto pelo preço total do projeto.

À medida que cumpre marcos, o contratante envia uma fatura para o trabalho concluído. Enquanto o cliente estiver satisfeito com a qualidade do produto, faz o pagamento. O empreiteiro pode então financiar a compra de bens e mão de obra para a próxima fase de construção.

Após a conclusão satisfatória do projeto, os clientes assinam e fazem o pagamento final.

O que está incluído no faturamento de progresso?

Faturas de faturamento de andamento exigem alguns itens não encontrados em faturas típicas para garantir que os pagamentos sejam precisos.

Valor total do projeto: É quanto o projeto deve custar após a conclusão. Pode haver incentivos embutidos, por exemplo, se o empreiteiro conclui o trabalho antes ou abaixo do orçamento.

Total pago até a data: O total pago até o momento é quanto o cliente pagou até agora no projeto.

Porcentagem de conclusão do projeto: O percentual de conclusão do projeto é quanto do projeto foi concluído e é cobrado.

Alterações aprovadas e preço ajustado subsequente: Inclui todos os pedidos de mudança aprovados que afetam o custo do projeto, junto com a diferença de preço.

Saldo remanescente: O saldo restante é quanto o cliente ainda deve no projeto. Inclui o saldo da fatura atual, o saldo de trabalho restante e quaisquer faturas pendentes e vencidas.

Quem usa o faturamento de progresso?

O faturamento de andamento é útil para qualquer projeto que tenha estágios e marcos definidos para a conclusão. Contudo, o fluxo de caixa estável e a compatibilidade com projetos de longo prazo o tornam um produto básico em alguns setores.

Quais setores usam faturamento de progresso?

A construção é a indústria mais comum para usar o faturamento de progresso. Carpinteiros, pedreiros, eletricistas, pintores, encanadores e carpinteiros, bem como empreiteiros gerais que empregam esses especialistas, geralmente empregam faturamento incremental para acompanhar a folha de pagamento em curso e os custos de materiais ao longo dos projetos de construção.

Empresas na integração de tecnologia, as indústrias de aeronaves e defesa também usam o faturamento de progresso. Os projetos nessas indústrias tendem a ter muitas peças móveis complicadas, e podem levar anos para serem concluídos. Usar a programação de valores simplifica o processo de faturamento, garantindo que cada tarefa do projeto tenha responsabilidade financeira.

Como a retenção afeta o faturamento do andamento?

A retenção é a pequena quantidade, normalmente 5% a 10% do valor do pagamento de cada pagamento de progresso que os clientes mantêm na reserva como uma espécie de "seguro" contra um empreiteiro que não termine o trabalho. Assim que o trabalho for concluído, o proprietário do projeto faz o pagamento final pelo trabalho realizado e os valores retidos.

Uma vez que é devido, mas não pago até o final do projeto, os contratados devem contabilizar esse valor ao determinar os cronogramas de pagamento para garantir que a porcentagem de retenção não atrapalhe a compra de suprimentos ou o pagamento dos trabalhadores.

Benefícios de faturamento de progresso

Simplicidade e transparência estão entre os benefícios mais significativos que o faturamento progressivo oferece a fornecedores e clientes. Contudo, existem alguns fornecedores-, vantagens específicas do cliente e do setor para o andamento do faturamento.

Vantagens do fornecedor

Pago à medida que vão: Ser pago em incrementos definidos torna a gestão financeira mais simples para os empreiteiros, permitindo-lhes fazer um orçamento para despesas e garantir que tenham fundos suficientes para cobrir os materiais, trabalhadores e subcontratados.

Mantém a dívida baixa: Os empreiteiros recebem um fluxo constante de fundos ao longo do projeto, portanto, há menos necessidade de contrair dívidas para pagar materiais e mão de obra. Esse fator é essencial porque o pagamento de juros prejudica os resultados financeiros.

Problemas de pagamento são mais fáceis de identificar: Os fornecedores podem rastrear quando os pagamentos devem ser feitos e seus valores. Isso ajuda a evitar pagamentos perdidos ou incorretos e torna mais fácil encontrar e corrigir discrepâncias.

Pode parar de trabalhar se não for pago: Receber o pagamento à medida que o trabalho progride também significa que os contratados evitam o risco de fazer um trabalho inteiro e não serem pagos. Isso motiva o cliente a fazer pagamentos regulares para garantir a conclusão do projeto em tempo hábil.

Vantagens do cliente

Baixo risco: O faturamento do andamento reduz o risco dos proprietários do projeto de trabalho de má qualidade ou contratados deixando os projetos incompletos. O contratante não receberá pagamento por trabalho não executado de acordo com as especificações.

Sem pagamento adiantado: Os clientes não precisam pagar uma quantia significativa à vista. Em vez de, eles pagam um depósito para iniciar o trabalho e, em seguida, desembolsam os fundos à medida que o projeto avança.

Trabalho mais rápido: Os empreiteiros têm um incentivo para concluir os projetos prontamente para garantir o pagamento rápido e, potencialmente, incentivos. Contudo, O faturamento do progresso também desestimula a pressa que leva a um trabalho abaixo da média, porque o contratante não recebe o pagamento até que o cliente considere o trabalho aceitável.

Vantagens da indústria

O faturamento progressivo tem vantagens particulares sobre outros tipos de faturamento na construção, indústrias de tecnologia e aeroespacial / defesa.

Rastreamento de custos: Esses projetos são geralmente complexos, demoradas e dependem de tarefas realizadas por vários subcontratados e indivíduos. O faturamento progressivo ajuda as empresas nesses setores a rastrear as horas trabalhadas por seus trabalhadores e subcontratados com mais precisão, garantindo que seu pagamento seja exato.

Distribuição de custos: O faturamento de progresso também é útil nessas indústrias para distribuir o custo de materiais caros, equipamentos ou tarefas para que o cliente ou credor hipotecário não incorra nesses custos de uma só vez. Isso pode ser um ponto de venda útil ao licitar contratos.

Desafios de faturamento de progresso

O faturamento progressivo é um excelente método de faturamento em muitas situações, mas tem desvantagens para os fornecedores, clientes e a indústria.

Desafios do fornecedor

Hora de configurar o projeto: Preparando contratos, como o cronograma de pagamentos e marcos, pode ser um grande desperdício de tempo, uma vez que eles precisam levar em conta muitos detalhes minuciosos. Também pode demorar um pouco para negociar preços, Milestones, retenção e outros termos do contrato.

Faturas múltiplas: Os empreiteiros devem cobrar do cliente várias vezes ao longo do projeto. Este processo envolve um pouco mais o faturamento do progresso, requerendo tempo e recursos administrativos adicionais.

Disputas: O superfaturamento é uma das fontes mais frequentes de conflito, mas clientes e empreiteiros também costumam discordar sobre como avaliar marcos antes do início do projeto e quanto do trabalho está realmente concluído em intervalos de faturamento. Definir claramente as etapas e marcos do projeto no contrato, enquanto consome tempo, pode ajudar as empresas a evitar disputas como essa.

Desafios do cliente

Superfaturamento: Os clientes arriscam-se a pagar se não puderem avaliar pessoalmente a progressão do projeto. Clientes, ou um especialista de seus credores hipotecários, se aplicável, deve monitorar o trabalho no local sempre que possível e solicitar prova de conclusão para cada etapa para reduzir os riscos de superfaturamento.

Desafios da indústria

As indústrias que mais frequentemente usam o progresso tendem a ser fortemente regulamentadas e devem aderir aos padrões do governo e da indústria e estão sujeitas a zoneamento e inspeções locais. Os empreiteiros devem incorporar essas realidades ao contrato, tarefas do projeto e atividades de faturamento, complicando ainda mais o processo de faturamento de andamento.

Os clientes devem predicar os pagamentos aos inspetores de construção locais e aos conselhos de planejamento, assinando em vários estágios.

Como Implementar Faturamento de Progresso

Existem oito etapas essenciais para implementar com sucesso um projeto baseado em faturamento de progresso:

1. Desenvolva um cronograma de valores: A programação de valores descreve as tarefas do projeto e seus custos correspondentes. Na indústria da construção, esta divisão está de acordo com as 50 divisões da parte de construção do guia MasterFormat desenvolvido pelo Instituto de Especificações de Construção (CSI), com o contratante e o cliente concordando sobre um valor estimado para cada unidade de divisão.

   Uma programação de valores fornece aos fornecedores e clientes uma maneira padrão de organizar as tarefas e etapas do projeto. Também torna mais fácil para empreiteiros e clientes chegarem a acordo sobre o escopo do projeto, marcos específicos do projeto e condições de pagamento.

   Empreiteiros e clientes também podem comparar os custos estimados das tarefas com seus custos reais. Eles podem fazer isso em cada iteração de pagamento ou no final do projeto. Um cronograma de valores é um bom árbitro para saber se o projeto superou ou não o orçamento.

2. Determine o cronograma de pagamento: A frequência dos pagamentos é outro aspecto importante do faturamento do progresso. O contrato deve delinear os marcos do projeto que acionam os pagamentos, a porcentagem de cada marco e cada valor de pagamento de progresso.

3. Elabore o contrato: O contratante e o cliente agora podem elaborar um acordo que detalha o escopo do projeto, marcos e preço. Esses aspectos devem ser bem pensados ​​e precisos, pois constituem a base do acordo.

4. Comece o projeto: O empreiteiro executa o trabalho especificado dentro do cronograma acordado para cumprir os marcos estabelecidos no contrato.

5. Envie uma fatura: Uma vez que o contratante atinge um marco, eles aplicam as tarefas concluídas como uma porcentagem do projeto e emitem uma fatura para a parte do trabalho concluído.

6. Revisão do cliente: O cliente ou credor analisa a exatidão da fatura. Eles também se certificam de que o trabalho cobrado atenda às expectativas.

7. Pagamento da fatura: O cliente envia o pagamento sem quaisquer valores de retenção. Isso deve ocorrer até a data de vencimento da fatura para evitar a paralisação do trabalho por falta de pagamento.

8. Finalize o projeto: Assim que o projeto for concluído, o contratante envia a fatura final. O cliente faz uma revisão final do trabalho e envia o último pagamento, incluindo quaisquer valores de retenção retidos.

Lidando com mudanças de custo em faturamento em andamento

A duração e a complexidade dos projetos típicos de faturamento de progresso os tornam propensos a alterações de custo. Os motivos mais comuns para fazer alterações que resultam em custos adicionais são:

• Flutuações nos preços de materiais e mão de obra
• Novas solicitações de clientes e pedidos de alteração
• Erros de construção ou projeto
• Dano, roubo ou outra perda
• Desafios regulamentares imprevistos, como demandas de inspetores locais

Evitar erros dispendiosos envolve garantir que o contrato estipule os critérios para fazer solicitações de mudança, a extensão dos ajustes permitidos e como lidar com as mudanças no contexto da fatura progressiva. Tipicamente, o cliente deve assinar um formulário detalhando as mudanças e concordando com os custos antes de o contratante prosseguir.

Também é útil para os empreiteiros adicionarem amortecedores em sua programação de estimativas de valores para despesas que provavelmente irão flutuar durante o projeto para aliviar algumas incertezas financeiras.

Exemplos de faturamento de progresso

Veja como funciona uma fatura de progresso na prática:

Uma empresa aborda um empreiteiro para construir um novo local de escritório. O cliente e o empreiteiro discutem o plano de projeto e construção, e o empreiteiro então desenvolve um cronograma de valores para a obra. Ambas as partes se reúnem para concordar com os preços, marcos e outros termos contratuais, e o trabalho começa.

No primeiro marco, estabelecendo a base, o contratante envia uma fatura detalhando cada programação de item de valor para aquele estágio. Isso inclui:

• Preços de mão de obra e materiais
• O valor cobrado anteriormente
• O valor cobrado atualmente
• A porcentagem de conclusão
• O valor do pagamento restante
• Montantes de retenção para cada item

Depois que o cliente ou o credor hipotecário analisa a fatura e verifica se o trabalho cobrado foi concluído, ela envia o pagamento e separa os fundos retidos.

Para projetos que se estendem por um ano ou mais, uma fatura gráfica que mostra o progresso de vários aspectos do projeto pode fornecer mais contexto para os preços e marcos.

Este exemplo dá às empresas uma ideia melhor da aparência de uma fatura de faturamento em andamento. Contudo, é importante observar que qualquer modelo ou amostra precisa ser adaptado às necessidades de uma empresa individual para garantir que atenda às circunstâncias exatas do projeto.

Gerenciar faturamento de progresso com software de contabilidade

O faturamento de progresso é um conceito razoavelmente simples, mas ainda é possível para os empreiteiros e proprietários do projeto cometer erros nas porcentagens, pagamentos ou outros detalhes importantes. A entrada manual de informações no software e nas faturas é uma das principais fontes de erros de cálculo, números imprecisos, informações desatualizadas e outros erros.

Uma solução de ERP moderna analisa automaticamente contratos de faturamento de progresso e dados de contabilidade, operações e outras áreas de negócios para preencher os documentos e faturas apropriados. O sistema acompanha o andamento do projeto, cronogramas de pagamento e até mesmo valores de retenção. As faturas são enviadas automaticamente como etapas marcadas como concluídas. Por aqui, os contratados podem evitar o faturamento insuficiente e excessivo, e os clientes podem ter certeza de que estão pagando o valor correto a cada iteração do faturamento.

Ao procurar um sistema para ajudar na contratação, procure recursos analíticos sofisticados que possam destacar oportunidades de economia de tempo e custo com relatórios e gráficos personalizáveis ​​que fornecem análises detalhadas de custos, porcentagens de conclusão do projeto e outros insights valiosos. Procure também um sistema de gestão financeira que possa simplificar o processo de faturamento do andamento e otimizar as operações.

Claramente, a contabilidade da construção tem algumas nuances, incluindo não apenas o faturamento do progresso, mas a necessidade de rastrear vários trabalhos executados simultaneamente e gerenciar métodos especializados para reconhecimento de receita e relatórios fiscais em projetos que podem durar meses ou anos. Receber pagamentos regulares pode ajudar a financiar os conhecimentos financeiros necessários para manter os livros em ordem.

Progress Billing FAQs

O que é uma fatura progressiva?

Com faturamento de progresso, um fornecedor envia contas fracionárias à medida que concluem o trabalho. Essas faturas progressivas são como um contratado solicita o pagamento iterativo em um projeto de trabalho. As faturas progressivas são enviadas em um cronograma acordado, ditado pela conclusão de marcos específicos.

O que é um pagamento por progresso na construção?

Em construção, contratados fornecem pagamentos de progresso à medida que concluem os estágios de um projeto. Por exemplo, um empreiteiro geral trabalhando em um novo projeto de parque de escritórios pode emitir uma fatura de pagamento de progresso assim que lançar a fundação, após o enquadramento, depois de instalar a infraestrutura elétrica e hidráulica e assim por diante.

Qual é o andamento do faturamento na contabilidade?

Para as equipes de contabilidade de um construtor, o faturamento de progresso é uma ferramenta para gerar receita durante projetos estendidos para que os livros não fiquem desequilibrados como despesas, como materiais e mão de obra, são incorridos. Sem faturamento de progresso, não haveria receita de compensação até o encerramento do projeto. Isso atrapalha significativamente o fluxo de caixa, e muitos empreiteiros não podem esperar meses - ou anos por grandes projetos - para recuperar os custos.

Para a equipe de contabilidade do cliente, o faturamento do progresso significa que eles não precisam pagar uma grande quantia adiantada. Isso ajuda no fluxo de caixa. E, ele oferece proteção contra um empreiteiro que não consegue cumprir os marcos ou fornecer os níveis de qualidade esperados, uma vez que os pagamentos de progresso podem ser retidos.

O faturamento do progresso é um ativo?

Os empreiteiros consideram os valores de faturamento em andamento como "ativos de contrapartida", na medida em que compensam uma entrada correspondente na conta de construção em andamento (CIP). Geralmente, custos e pagamentos de progresso são adicionados ao P&L em um período de tempo definido, geralmente trimestral.