Conceitos de contabilidade do projeto e cálculos comerciais

Guia essencial para contadores, Gerentes de negócios, e gerentes de projeto

Este guia fornece aos alunos e profissionais tudo que eles precisam saber para entender a contabilidade de projetos. Nossos especialistas em contabilidade explicam as definições, fórmulas, exemplos, conselhos práticos de especialistas, visuais e orientações que o ajudarão a dominar a contabilidade de projetos.

Incluído nesta página:

• Como a contabilidade do projeto difere da contabilidade padrão
• Calcular a porcentagem de conclusão
• O que procurar em software de contabilidade de projeto
• Como aprender contabilidade de projetos

O que é contabilidade de projeto?

A contabilidade do projeto se concentra nas transações financeiras relacionadas ao gerenciamento de um projeto, incluindo custos, faturamento e receita. Profissionais como gerentes de projeto e contadores usam esse método para integrar as principais tarefas financeiras projeto a projeto e relatar seu progresso e sucesso para a gerência.

Os gerentes de projeto contam com a contabilidade do projeto para informá-los sobre a situação dos custos diretos, despesas gerais e quaisquer receitas em um projeto específico. Os contadores do projeto geram esses números em relatórios financeiros. Um gerente de projeto usa esses relatórios para determinar se eles precisam ajustar o orçamento do projeto e a estrutura analítica do projeto (EAP).

Os contadores de projetos geralmente desenvolvem um plano de contabilidade do projeto para garantir que os projetos que gerenciam sejam concluídos dentro do orçamento e dentro do prazo. Este plano delineia cada elemento de custo no projeto e inclui verificações regulares - mesmo diárias. Os gerentes podem acompanhar o dispêndio de recursos, como pessoas, por meio de suas planilhas de horas e ajustar as horas alocadas, se necessário.

Uma subespecialidade da contabilidade de projetos é a contabilidade de produção, que é o que um projeto de filme ou televisão usa. Os contadores de projetos transformam cada produção em uma oportunidade única de contabilidade de projetos.

A contabilidade do projeto também inclui projetos internos, como construções de construção, lançamentos de novos produtos, campanhas publicitárias, pesquisa ou pesquisa clínica, compras de longo prazo e planejamento estratégico da empresa. Esses são projetos de capital com períodos discretos de início e término que não são do tipo business-as-usual.

O controle do projeto é outro procedimento contábil essencial. Quaisquer desvios do plano do projeto afetam os resultados financeiros do projeto. O controle do projeto pode alcançar economias de custo significativas durante a fase de planejamento e design, bem como nos estágios avançados do projeto. Portanto, é a função principal do gerente de projeto ajudar a alcançar a melhor configuração e desenvolvimento do plano do projeto. É função do contador do projeto garantir que os dados financeiros do projeto, como faturamento e receita, sejam configurados corretamente para corresponder aos termos do contrato para o projeto. Eles precisam cumprir este plano antes de começar a identificar e mitigar as mudanças posteriormente.

Len Holm (na foto, meio), autor de "Contabilidade de custos e gestão financeira para gerentes de projetos de construção" e proprietário da Holm Construction Services, ajuda não apenas a indústria da construção, mas também outras empresas e indivíduos na criação de seus projetos. Ele explica a importância de compreender a contabilidade de projetos de uma perspectiva prática:

“A maioria das construtoras não tem contadores específicos trabalhando para elas, mas, em vez disso, eles têm engenheiros de custos. Essas são as pessoas internas que usam as ferramentas e que são melhores em matemática do que a maioria, ”Diz Holm. "No fim do ano, contratamos um contador de projetos para examinar os livros e preparar os impostos. Portanto, todos precisam entender esses princípios de contabilidade do projeto. ”

Contabilidade de custos do projeto

Embora os princípios de contabilidade de custos do projeto tenham uma intenção e escala diferentes da contabilidade financeira ou gerencial padrão na contabilidade empresarial, eles são os mesmos conceitos. A contabilidade do projeto (contabilidade de custos do projeto) rastreia os custos do projeto, além do faturamento e do reconhecimento de receita para a lucratividade do projeto.

A contabilidade comercial padrão contabiliza as despesas, receitas e orçamentos em uma organização. A contabilidade usual concentra-se nas receitas e despesas por departamento e analisa o fluxo de receitas. Os métodos de contabilidade do projeto são os mesmos, sejam eles para projetos normais ou específicos e se os contadores usam uma provisão, regime de caixa ou algum método de contabilidade híbrido. Os contadores podem escolher entre uma grande variedade de cálculos para atender aos requisitos metodológicos.

A contabilidade de projetos se diferencia da contabilidade padrão usando diferentes sistemas, processos e padrões de relatórios. O método deve incluir:

• Sistema separado de contabilidade: Este processo é mais detalhado do que o rastreamento geral das finanças da empresa, e os contadores podem querer usar uma contabilidade mais granular. Em alguns casos, a aplicação financeira da empresa pode permitir que eles concluam todos os processos contábeis em um programa.
• Frequência de relatórios: Os projetos exigem relatórios frequentes para garantir que estão em dia financeiramente e cumprindo os resultados. Os contadores podem querer aumentar a frequência de seus relatórios, especialmente quando o projeto e seu contrato estão chegando ao fim.
• Simplificado, Relatórios específicos: Os gerentes de projeto e contadores devem determinar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos para o projeto. Por exemplo, quando a equipe não atende a um KPI, como variação de orçamento, o painel pode mostrar a figura em vermelho. Quando o gerente de projeto vê o número vermelho, eles sabem rapidamente que devem ajustar a projeção do orçamento ou seu plano para cumpri-lo.
• Processos de identificação de transações: Contadores e gerentes de projeto devem trabalhar juntos para configurar processos que identifiquem transações específicas do projeto. Por aqui, eles podem alocar essas transações aos centros de custo apropriados.
• Previsão: Os gerentes de projeto devem prever o orçamento do projeto e atualizar essa previsão à medida que o projeto avança e durante a conclusão. As partes interessadas muitas vezes estão preocupadas com o progresso financeiro contínuo e o custo concluído, bem como os resultados necessários. Inicialmente, essas atividades de cálculo de custos do projeto desenvolvem uma previsão com um escopo definido que completa a estimativa de custo geral.

A contabilidade de projetos também se concentra no gerenciamento de recursos. Todo projeto requer recursos internos, recursos externos e, em alguns casos, custos de materiais de terceiros. Os gerentes de projeto devem monitorar seus recursos de perto para evitar custos crescentes, que é conhecido como tempo e materiais ou T&M. Aqui está o que você deve considerar para cada elemento:

• Tipicamente, o custo mais caro é o trabalho trabalhado pelos recursos em um projeto. Há uma variedade de custos e taxas de faturamento com base nos serviços prestados, perícia, localização, Materiais etc., como custos de terceiros ou despesas de repasse, têm custos iniciais e subsidiários. Os materiais podem incorrer em custos adicionais para uma entrega tardia ou se os instaladores perderem um compromisso agendado.
• O tempo está relacionado ao trabalho. Os recursos devem controlar seu tempo com precisão e regularmente, identificar quando eles estão curtos em horas alocadas ou acima do valor orçado. Eles também devem notificar os gerentes de projeto quando concluírem seu trabalho ou usarão horas adicionais para concluí-lo, excedendo o orçamento.

Os contadores do projeto dividem o fluxo do processo de contabilidade do projeto em seis áreas principais:iniciação, despesas, administração, alocação, manutenção e análises e relatórios.

Diagrama de fluxo do processo de contabilidade do projeto

• Iniciação: Antes de iniciar um projeto, os gerentes de projeto devem decidir quem é responsável por cada tarefa e como esses recursos codificarão seu tempo. Eles podem configurar funções em seu software usando diferentes níveis de permissão, como necessário.
• Despesas: Os gerentes de projeto devem confirmar se o orçamento geral está dividido em categorias ou grupos. Uma solução de software deve apoiar a definição do orçamento e oferecer orçamentos variados, como o controle de versão que inclui um orçamento de linha de base inicial. Esses orçamentos devem ser baseados nos relatórios exigidos pela empresa.
• Administração: Os contadores do projeto processam as transações registrando e processando custos e receitas, bem como rastreando compromissos financeiros, executando cobrança e faturamento, reconhecer receitas e gerar relatórios de rentabilidade do projeto.
• Execução: Durante esta fase, os gerentes de projeto atribuem custos, receitas e medições para atividades. Os contadores podem basear as alocações em porcentagens fixas, fatores especificados, porcentagem e combinações de fatores, cálculos ou uma lista de parâmetros.
• Manutenção: A equipe do projeto deve ter um processo para revisar e validar continuamente os dados e ter uma maneira de identificar inconsistências.
• Analytics e relatórios: O acesso regular aos dados contábeis do projeto ajuda os contadores e gerentes do projeto a criar relatórios definidos pelo usuário. Eles podem usar essas informações para realizar análises e tomar decisões de negócios precisas e oportunas.

As técnicas e processos de contabilidade do projeto também oferecem suporte ao faturamento do projeto. Muitas empresas desenvolvem padrões para faturar por tempo e materiais (por hora, Diário, semanal ou mensal), por projeto, enfatizando a entrega ou por taxa fixa (conforme determinado por uma entrega ou marco, percentagem completa ou montante fixo). Muitas empresas também cobram um escopo definido ou taxa de descoberta para o início do projeto.

Métodos de reconhecimento de receita da contabilidade do projeto

Os contadores escolhem métodos de reconhecimento de receita contábil de projeto com base em um setor específico, circunstâncias do projeto e o efeito do método sobre os impostos. Os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) exigem que os contadores realizem o reconhecimento da receita (reconhecimento da receita) de forma consistente e de acordo com uma metodologia aprovada. Esses métodos de reconhecimento de receita diferem com cada setor e com as circunstâncias das entregas acordadas ou da obrigação de desempenho que a empresa faz com seu cliente pelos serviços que estão sendo entregues.

Aqui está uma lista dos diferentes métodos de reconhecimento de receita que as empresas podem usar e exemplos de quando usá-los:

• Base de vendas: Os contadores registram a receita do momento da venda, às vezes referido como faturado (tempo e materiais), que ocorre quando as empresas trocam bens ou serviços. O destinatário destes pode não ter feito um pagamento ainda. Por exemplo, se um cliente pagar antecipadamente por um serviço, a empresa registrará o pagamento quando entregar o serviço.
• Prestação: Esse método leva em consideração os clientes que precisam pagar parcelado. Portanto, as empresas registram receita quando os clientes fazem um pagamento. Por exemplo, a empresa registra quando um cliente faz um pagamento inicial, atinge um marco ou uma data específica. Quando o cliente faz cada pagamento subsequente, a empresa registra como receita.
• Porcentagem de conclusão (horas ou custo): Os requisitos deste método estipulam que os contadores só podem usá-lo se houver um contrato de longo prazo em vigor que pode ser executado por lei. Adicionalmente, a configuração do projeto deve permitir que os contadores estimem a porcentagem de conclusão para alocar receitas e despesas. Independentemente do nível de conclusão, os provedores de serviços devem ser capazes de mostrar que estão gerando receita. Tipicamente, as empresas de construção e engenharia usam esse método.
• Contrato concluído: Depois que um projeto é concluído e a empresa cumpre seus resultados, os contadores reconhecem as receitas e despesas. As empresas usam esse método quando não podem atender aos requisitos do método de porcentagem de conclusão.
• Recuperabilidade de custos: Este método registra receitas apenas quando os contadores são responsáveis ​​por todas as despesas do projeto. A capacidade de recuperação de custos significa que os contadores subestimam a receita no início do projeto e a exageram para a empresa nos anos futuros.

Em maio de 2014, o Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira (FASB) lançou a Atualização de Padrões de Contabilidade nº 2014-09, Receita de Contratos com Clientes. Esta atualização removeu práticas inconsistentes de reconhecimento de receita entre as indústrias e permitiu alguma consistência nessas práticas, independentemente da indústria.

Esta atualização adicionou um processo de cinco etapas aos requisitos de reconhecimento de receita:

Por que usar contabilidade de projeto

Use a contabilidade do projeto para detalhar os detalhes geralmente encontrados no nível micro em projetos. O método garante que a empresa atenda às metas financeiras gerais do projeto por meio do monitoramento próximo dos custos do projeto, despesas de material, faturamento e receita.

Benefícios de contabilidade do projeto

Contabilidade do projeto, a prática, bem como o software, tem vários benefícios. Já que você está acompanhando o projeto de forma abrangente, você tem informações sobre exatamente onde está tendo sucesso e onde a administração precisa fazer mudanças. Assim, a gerência tem uma ideia da verdadeira lucratividade do projeto. Outros benefícios incluem:

• Supervisão: Você pode ver incremental, despesas e receitas do dia-a-dia, permitindo que a gerência ajuste a mão de obra, materiais, pessoal e pagamentos rapidamente.
• Rastreamento de contrato: Já que a contabilidade do projeto rastreia tudo, o faturamento e a entrega do contrato são exatos e imediatos.
• Alinhamento: Alguns contratos se enquadram em departamentos ou períodos fiscais diferentes. O uso da contabilidade do projeto permite que o contador do projeto crie relatórios que ajudam a rastrear o progresso em vários departamentos e a reconciliar em diferentes períodos financeiros.
• Preveja o crescimento: Ter um controle detalhado dos projetos ajuda as empresas a prever seu futuro. As empresas entenderão as necessidades de contratação, veja seus pipelines com mais clareza e preveja seus fluxos de caixa.

Às vezes, a contabilidade do projeto tem outros desafios, como funcionários em departamentos geográficos ou funcionais distintos. Os procedimentos de contabilidade do projeto podem permitir que todos em sua organização visualizem o status de suas tarefas de projeto com base em suas funções atribuídas. Essa estrutura ajuda contadores e gerentes a monitorar projetos que se estendem por vários anos, porque eles não precisam gerar relatórios anuais ou em outro período contábil.

Finalmente, as técnicas de contabilidade de projeto permitem que as empresas tenham o desafio adicional de cobrança cruzada. A cobrança cruzada ocorre quando os recursos são compartilhados para trabalhar em um projeto em um departamento diferente, centro de custo ou subsidiária. Alguns funcionários podem estar cobrando códigos e departamentos fora dos normais em suas planilhas de horas, e seus gerentes podem não ver sua codificação. O contador do projeto deve ficar de olho nas horas faturadas. Por aqui, o gerente de projeto controla o total de horas faturadas do projeto.

Melhores práticas e dicas de contabilidade de projetos

As melhores práticas de contabilidade de projeto se concentram no processo de gerenciamento de projetos, controles e procedimentos e atividades quando surgirem problemas. As decisões que você toma no início de um projeto, a precificação, o processo de licitação e contrato e as disposições do contrato influenciam como você desenvolve os controles e documentos.

Os gerentes de projeto devem revisar periodicamente os seguintes itens quando determinam e atualizam os controles e a documentação quando necessário:

• A Programação de Valores (SOV): Mantenha um cronograma detalhado onde o custo do contrato delineia as partes do trabalho.
• Atas de reuniões e relatórios de progresso: A revisão das atas das reuniões e dos relatórios regulares de progresso pode indicar quando o projeto está se desviando do acordo original.
• Relatórios de custos: A revisão regular dos relatórios de custo garante que não haja custos sem suporte.
• Solicitações de informações (RFIs): As empresas às vezes usam RFIs quando há lacunas de informação nos planos, contratos, documentos ou especificações.
• Ordens de alteração: Particularmente na construção, um pedido de alteração geralmente sinaliza uma alteração na declaração de trabalho original apresentada ao cliente. Gerencie os possíveis atrasos antes que eles aconteçam, garantindo que haja um plano de pedido de mudança.
• Horas de trabalho: Revise a documentação das horas de trabalho regularmente (mesmo semanalmente) para garantir que as horas de trabalho acompanhem a previsão do projeto.
• Contas do Subcontratado: Certifique-se de que todas as contas do subcontratado são para despesas aprovadas.
• Cronograma do projeto: Um recálculo regular do cronograma do projeto que começa no nível da tarefa, em seguida, eleva-se ao projeto geral, em seguida, é elevado ao nível macro para garantir que a linha do tempo esteja funcionando conforme o esperado.

Faça o seguinte trabalho antes de um projeto começar a funcionar de maneira mais eficaz.

• Defina o escopo e as expectativas: Uma vez que o gerente de projeto define o escopo do projeto e define as expectativas, eles podem avaliar oportunidades de melhoria e limitar os valores de gastos por fase do projeto.
• Seja flexível: Dê a partes do projeto alguma flexibilidade financeira, portanto, há espaço para adaptação caso surjam novos requisitos ou problemas.
• Acompanhe frequentemente: O rastreamento regular das transações fornece consciência da saúde financeira do projeto.
• Escolha o software simples: Ao começar com a contabilidade do projeto, software simples e direto é o melhor. Procure software que tenha menos funcionalidade e fluxos simples para que você possa se adaptar aos processos antes de adicionar uma camada complexa.
• Manter relatórios financeiros atuais: Relatórios e análises financeiras frequentes podem garantir o sucesso - especialmente perto da conclusão de um projeto. Os relatórios financeiros mostram riscos para o orçamento do projeto. Os detalhes desses relatórios ajudam a criar um plano direcionado de mitigação, onde necessário, com dados financeiros atualizados.

Projetos falham regularmente. O Standish Group estudou a taxa de falha de projetos de 2005-12, e 29-39% dos projetos realizados foram bem-sucedidos - ou seja, dentro do prazo e do orçamento. O relatório revela que muitos projetos desmoronam devido à falta de apoio da gestão (33%), gerentes de projeto não qualificados (44%) ou a falta de uma ligação clara entre os objetivos do projeto e o plano estratégico da empresa. O maior desafio do projeto é a incapacidade de capturar o tempo e o custo com precisão inicialmente. As más práticas de contabilidade de projetos apenas tornam esses desafios ainda mais surpreendentes.

Os gerentes de projeto desenvolvem um relatório anual para seus projetos para mostrar os ganhos, investimentos e quaisquer outros valores notáveis ​​do ano. O relatório também deve contar a história do projeto e compartilhar o panorama geral para as partes interessadas. O gerente de projeto pode incluir demonstrações financeiras e verificação de figuras nesses relatórios, bem como realizações do projeto, cartas do CEO, estudos de caso e outros destaques.

O que incluir em um relatório anual de contabilidade do projeto

Aqui está um exemplo do que um relatório anual de contabilidade de projeto inclui:

• Índice e Resumo Executivo: Desenvolva um esboço de relatório claro com os números das páginas correspondentes. Se você tem um formato digital, permite que os leitores pule do índice analítico diretamente para a entrada específica. O resumo executivo deve atingir os números gerais e as conclusões do relatório. Por aqui, os executivos têm os resultados iniciais e podem explorá-los se quiserem mais detalhes.
• Indicadores-chave de desempenho (KPIs): Os KPIs devem delinear o equilíbrio e o progresso financeiro do projeto ao longo do ano. Exemplos do que incluir são os ganhos totais específicos do projeto, balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa.
• Gráficos que mostram os dados: O relatório anual terá muitos números. Adicione fluxogramas, gráficos e tabelas para ajudar o leitor médio a entender esses detalhes, e destacar os principais dados para levar e relatar as descobertas.
• Interpretação dos dados: A linguagem que você usa no relatório deve explicar os dados e descrever o que aconteceu ao longo do ano. Os redatores devem destacar qualquer causa e efeito para o quadro financeiro.
• Estratégia: Se esta seção tiver informações confidenciais e proprietárias, o gerente de projeto pode omiti-lo ou designá-lo apenas para fins internos. Contudo, se eles não estão revelando segredos comerciais, mostrar as estratégias ao lado dos resultados ajuda a projetar o roteiro futuro. Os gerentes podem destacar as decisões ruins, bem como as boas e como fariam as coisas de forma diferente ou semelhante no ano seguinte. Os gerentes também podem revelar expectativas para o projeto e os refinamentos que farão.
• Projeções: Finalmente, os gerentes de projeto devem trabalhar com os contadores para desenvolver uma previsão a partir dos relatórios históricos. Eles podem combinar vários anos, se apropriado, para analisar tendências e definir projeções. Esse detalhe pode mostrar a direção do negócio e a lógica por trás disso.

O que é um contador de projetos?

Um contador de projeto é responsável por ajudar um gerente de projeto a monitorar o progresso e as transações, incluindo rastreamento de variações financeiras, despesas e quaisquer receitas. Eles supervisionam o faturamento do cliente e os pagamentos aos fornecedores. Qualquer coisa relacionada a finanças em um projeto está sob sua alçada.

Os contadores de projetos devem compreender a contabilidade gerencial e a contabilidade financeira de sua empresa e aplicar esses conceitos aos projetos que a gerência lhes atribui. Muitas vezes, os contadores do projeto precisam do conhecimento de toda a função financeira da empresa para gerenciar seus projetos de forma eficaz. Eles são os guardiões das informações sobre como seus projetos estão indo e aconselham as equipes de projeto sobre como suas decisões afetam as finanças do projeto.

Eles atuam como tradutores entre a equipe do projeto, o pessoal administrativo de alto nível e as diferentes funções financeiras e contábeis. Os salários variam amplamente para o cargo e dependem de quão profundamente a empresa incorpora o contador em sua agência e se eles desempenham outras funções. Um contador de projeto pode estar em uma posição estratégica ou tática, independentemente de suas funções específicas no projeto.

As funções primárias de financiamento do projeto incluem:

• Faturamento
• Despesas de reconciliação
• Relatórios financeiros do projeto
• Gerenciamento de ativos do projeto (apenas financeiro)
• Rastreando todas as horas de recursos do projeto
• Projetando o reconhecimento de receita

Holm recomenda que os contadores do projeto entendam o máximo possível sobre o campo que estão servindo.

Ele diz que sua indústria, construção, "é único. Os contadores precisam entender a terminologia. Eu contrataria um contador, bem como um advogado ou banqueiro com base em sua experiência com construção porque eles precisam entender nossa linguagem e regras. ”

Como funciona a contabilidade do projeto?

A contabilidade de projetos usa técnicas de gerenciamento financeiro adequadas para permitir a supervisão dos projetos. A prática permite que os gerentes de projeto e suas equipes vejam o custo, cronograma, recursos e progresso de seus projetos em um nível detalhado. Na contabilidade do projeto, apenas um contador gerencia um projeto.

Reconhecimento de receita na contabilidade do projeto

Um método, o método de porcentagem de conclusão, permite que as empresas registrem seus lucros enquanto um projeto está em andamento. Este método funciona melhor quando o gerente de projeto pode estimar razoavelmente o projeto em estágios. Para medir a porcentagem de conclusão, contadores podem usar o método custo-a-custo, o método de esforço despendido ou o método de unidades entregues.

Método Cost-to-Cost

Para determinar o valor da receita reconhecida, os contadores podem usar o método de custo a custo. O método só é válido se o contador realiza uma revisão regular e reconciliação do custo total estimado do projeto. Uma vez que a maioria das despesas materiais diretas ocorrem no início de um contrato, esse método reconhece o maior valor das receitas nos estágios iniciais.

Por exemplo, uma construtora está construindo um $ 20, 000, 000 complexo, cobrando de seu cliente $ 32, 000, 000. A empresa comprou a maior parte dos materiais, vale $ 4, 000, 000, no primeiro trimestre. No final deste primeiro trimestre, seus custos totais incorridos são de 20% do custo total do projeto, permitindo que o contador reconheça 20% das receitas projetadas, ou $ 6, 400, 000

Cálculo de custo para custo
O cálculo do método de custo para custo de porcentagem de conclusão é direto. A fórmula é:

A partir disso, as empresas também podem calcular a receita acumulada reconhecida para o mês:

Por exemplo, o gerente de projeto Edwin tem um contrato para construir um pilar rodoviário para a cidade. O custo estimado do projeto é de $ 10, 000. A empresa de Edwin tem uma política que determina que ele acrescente 18% à estimativa de custo. A cotação final acordada por ambas as partes é de US $ 11, 800. A empresa também estima que poderá concluir o projeto em dois meses. No primeiro mês, a empresa incorreu em $ 2, 000 em custos e completou 40% do projeto. No segundo mês, a empresa incorreu em outro $ 1, 200 em custos e completou os 60% restantes do projeto. O custo total incorrido foi de $ 3, 200

A divisão do método de custo para custo de conclusão percentual para os dois meses é:

Usando a fórmula para os dados de janeiro (conforme mostrado na imagem acima), os relatórios da empresa:

Usando a fórmula para fevereiro (conforme mostrado na imagem acima), os relatórios da empresa:

Esta fórmula pode funcionar por qualquer período - mês ou ano. Se a empresa reconheceu receita em outros períodos deste contrato, deve subtraí-lo. Por exemplo, se a empresa concluiu 40% do trabalho em janeiro, mas reconheceu $ 2, 000 do processo de definição de escopo que não faturou separadamente, a nova receita total reconhecida para janeiro seria:

Método de Esforços Despendidos

Este método reconhece a quantidade de esforço despendido ou horas trabalhadas até o momento em comparação com o esforço total projetado para o projeto. Essas horas podem ser horas-homem diretas, horas de máquina ou quantidades de material consumidas. Essa forma de determinar a porcentagem de conclusão também incluiria qualquer subcontratado ou horas de trabalho temporário. Os contadores só podem usar este método se o gerente de projeto puder estimar as horas necessárias do projeto com antecedência (no início do período do contrato).

O método também é útil para um projeto em que as horas de trabalho são o principal custo para conclusão. Por exemplo, a ABC Cleaning Company licitou um contrato para a preparação de um novo edifício para os seus habitantes. Ele estima que levará cerca de 400 horas de trabalho ao longo de três meses para ser concluído. O custo total estimado do projeto é de $ 60, 000

Cálculo de Esforços Despendidos

Usando o método de esforço despendido, o contador usa as horas registradas nas planilhas de horas para calcular:

A partir disso, as empresas também podem calcular a receita acumulada reconhecida para o mês:

A análise do método de esforço despendido para a porcentagem de conclusão durante os três meses é:

Usando a fórmula para abril (conforme mostrado na imagem acima), os relatórios da empresa:

Usando a fórmula para maio (conforme mostrado na imagem acima), os relatórios da empresa:

Usando a fórmula para junho (conforme mostrado na imagem acima), os relatórios da empresa:

Essa fórmula também pode funcionar para qualquer período - mês ou ano. Os contadores devem subtrair qualquer receita informada antes do período e as horas de trabalho trabalhadas deste contrato, como no cálculo do método de custo para custo.

Método de unidades de entrega

As unidades de entrega são o método de contabilidade GAAP preferido para o cálculo da porcentagem de conclusão porque é direto e facilmente verificado. De preferência medido pela contagem de saída, este método permite que os contadores contabilizem os insumos para custo ou produção. Os contadores devem definir este método cuidadosamente para medir os números apropriados. Para reconhecimento de receita, os contadores usam o preço do contrato das unidades entregues. Para reconhecimento de despesas, os contadores usam os custos alocados às unidades entregues.

Este método é útil na construção, ambientes de produção ou manufatura porque uma empresa pode facilmente contar as unidades produzidas e entregues e calculá-las em relação aos requisitos do contrato. As empresas podem dividir um contrato de longo prazo em várias unidades menores para entregar ao cliente e incluir os preços, unidades e cronograma de entrega de cada um no contrato.

Como um exemplo, a Better Building Construction Company tem os seguintes números integrados em um contrato:

Abaixo estão as unidades reais entregues a partir das informações do contrato acima.

A Better Building Construction Company pode reconhecer $ 19, 870, 000 em receita para o ano, com base no que conseguiu realizar naquele período contábil.

Como uma nota rodapé, o contratante deve decidir, ao criar o contrato, qual é a alocação razoável para cada unidade que irá entregar, o que significa que eles devem decidir quanto cobrarão, além das despesas com materiais e instalação. Cada material tem seu próprio custo e taxa de instalação (ou construção). O empreiteiro ainda deve cobrar uma taxa adicional para colocar o material no projeto de construção no prazo e concluído.

Por exemplo, cada estação de lavagem dos olhos de cima custa ao cliente $ 2, 000 por unidade. Se a despesa real com materiais e instalação especializada for de cerca de US $ 1, 600, então, a Better Building Construction Company adicionou 25% sobre esse padrão de custo para garantir seu lucro. Para cada item de linha no contrato, o cliente pode assumir uma taxa percentual sobre o material real e o custo de instalação.

Software de contabilidade de projetos para pequenas empresas

O software de contabilidade de projeto para pequenas empresas é a automação para necessidades financeiras específicas do projeto. Frequentemente incluído em soluções de automação de serviços profissionais (PSA) ou soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP), software de contabilidade de projeto gerencia os custos, faturamento e receita para um negócio baseado em projeto.

As pequenas empresas podem ocasionalmente encontrar opções específicas de contabilidade de projeto incorporadas em software de contabilidade regular, tornando-o escalonável. As empresas também compram um sistema de contabilidade de projeto porque é mais personalizável, economiza tempo (e dinheiro) e pode ajudar a melhorar suas margens de lucro. Tudo isso resulta em custos de negócios mais baixos, um bom retorno sobre o investimento em software e clientes mais felizes.

O faturamento e a comunicação com outros departamentos e localizações geográficas podem ser demorados e causar problemas de fluxo de trabalho. Avançar, os projetos podem ter problemas com relatórios de reconhecimento de receita imprecisos. Soluções de contabilidade específicas para projetos podem resolver esses problemas com comunicação, margem de lucro e rastreamento de utilização e relatórios abrangentes.

Mais benefícios do software de contabilidade de projeto incluem:

• Acompanhar a receita e o orçamento em todas as fases do projeto
• Capacitação do gerente de projeto
• Acesso executivo
• Disponibilidade em dispositivos móveis
• Segurança de criptografia de dados e projeto
• Visualização financeira em tempo real
• Relatórios
• Rastreamento de tempo e horários

As pequenas empresas têm necessidades diferentes das grandes organizações e exigem simples, soluções econômicas. Eles não precisam de produtos com ferramentas complexas que nunca aprenderão, mas de algo que funcione sob comando e seja fácil de configurar e executar.

As pequenas empresas devem procurar software com uma etiqueta de preço acessível e vários planos de preços. Some products have features they can scale up for a growing business. Integration with other software systems should also be an option and compatible with existing tools. The program should reduce manual data entry and some of the more tedious processes such as automated billing. Since small businesses need the flexibility that mobile apps provide, the solution should have robust mobile capabilities.

How to Buy Project Accounting Software

When researching project accounting software, keep in mind your company and your budget. You should also make a list of features you need currently and in the future. Key features that fall under professional services automation (PSA) platforms include what is necessary for project accounting. These features enable companies to see all cost, resources, schedule and finance transactions in one place.

Essential project accounting software features are:

• Timesheet Views: Integration with the system your company uses for timesheets is crucial. Labor hours worked equals money spent on the project. These timesheets tell managers how many hours employees coded to their projects and keeps the budget and timeline up-to-date.
• Resource Management: The resource information tells the project manager the availability and skills they have for their projects. They use these details to adjust which resources they use on the project based on where they are in the project timeline and its needs.
• Orçamentação: The budget is based on what the business determined it can achieve and what it plans to achieve.
• Forecasting: Project managers should have the ability to quickly and easily update the forecast to ensure there is consistent communication about the budget, milestone dates and completion date.
• Earned Value Management (EVM): EVM is a project management best practice metric that comes from the project manager’s policies. EVM basics are planning, execution, performance assessment and project monitoring. At the task level, project managers should assess the completion of the work and calculate EVM regularly.
• Billing: The bid-to-bill lifecycle is a metric that all companies want to shorten and improve. Revenue recognition and billing should be hand-in-hand procedures. You should be able to share the details of these two functions. Por exemplo, bills should automatically generate with all the customer details intact and accurate instead of requiring the accountant to fill them in manually.
• Metrics and Reports: The software system should provide the KPIs that the project manager selects early in the project. The project accountant needs regular access to these KPIs. Dashboards, where the stakeholders can see KPIs quickly and easily, provide visually appealing information.

Some software suites for project accounting also include options like customer relationship management (CRM), a module that captures all customer interactions. Others contain opportunity management features that help companies visualize their sales pipeline and plan for resources, growth and the revenue course.

How to Learn Project Accounting

Both professionals and students can take project accounting training formally or informally. There are many courses offered on the principles and methods, both standard accounting courses and specialty ones. Avançar, employees can learn on the job, if given the opportunity.

To work as a project accountant, many companies require a bachelor’s degree in the field of accounting, along with licensure as a Certified Public Accountant (CPA) or Chartered Accountant (CA). Many programs that teach project accounting focus on the GAAP and the difference between tracking and billing cycles in a project versus standard accounting.

Other main principles of project accounting include:

• How to initiate accounting projects
• How to perform the planning and setup with metrics and software
• How to execute contracts
• How to avoid scope creep
• How to close out projects

All of these are critical and unique to working with multiple projects as compared to standard accounting practice.

Automate Project Accounting With NetSuite’s Accounting Module

Effective project accounting can make or break a project and is a vital tool for project managers. Finding the right tool that can streamline accounting processes and provide project visibility to all who need it is essential. NetSuite’s PSA module lets you manage costs across currencies and organizational boundaries. Project managers will appreciate that they can use Oracle NetSuite to store project plans and transactions, process project costs and create corresponding accounting entries.

Learn more about how you can use NetSuite to automate project accounting.