Como funciona a localização do espaço de escritório

Saiba mais Como funcionam as políticas de escritório Como funciona o Princípio de Peter PlanetGreen.com: Seja verde no trabalho

Seu plano de negócios está escrito, você conseguiu um empréstimo, está contratando funcionários... mas onde vai acontecer todo o trabalho duro e o sucesso? Na sua garagem? Pode ser. Tem funcionado para muitos. Veja a Apple Computer. Mas... talvez a garagem não seja a melhor escolha para o seu negócio. Além disso, onde seu carro moraria? Quais são suas opções quando se trata de espaço de escritório? Você deve comprar ou alugar seu espaço? Um escritório virtual funcionaria? Seus funcionários poderiam trabalhar à distância? E quanto à localização?

Nesta edição do HowStuffWorks , nós o guiaremos pelo processo de descobrir quanto espaço você precisa, encontrar o local certo, inspecionar o local e negociar o acordo. E, como sempre, forneceremos muitos links para recursos que podem ajudá-lo a fazer isso acontecer.

Tendências atuais do espaço de escritório

Primeiro, vamos começar com o que os outros caras estão fazendo. Por volta da virada do século (que seria este), você não conseguiria um escritório em São Francisco sem primeiro mostrar ao seu potencial proprietário seu plano de negócios e oferecer opções de ações. Você tinha que lançar seu senhorio da mesma forma que fez com seus capitalistas de risco. Os proprietários perceberam que podiam escolher os inquilinos e entrevistá-los, e não o contrário. Desde o colapso das pontocom, no entanto, isso mudou drasticamente. A taxa de desocupação em São Francisco saltou de 2% em 2000 para 9% em 2001. Agora, os proprietários são menos exigentes e geralmente dividem os andares de seus prédios para atender inquilinos menores. Aqui estão alguns números para a estatística feliz entre vocês...

No final de 2000, as regiões com as menores taxas médias de vacância eram:

• Nordeste com taxa de vacância de 4,7%
• Oeste com taxa de vacância de 6,9%
• Atlântico Sul com taxa de vacância de 7%
• Centro-Oeste com taxa de vacância de 8,9%
• Sudoeste com taxa de vacância de 11%

Fonte:REIS, Inc.
Algumas das taxas de aluguel que mais cresceram no final de 2000 estavam nestas cidades:

• São Francisco -- quase o dobro de 1999 (taxa média de aluguel de US$ 63,65)
• San Jose -- aumento de 41% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 46,73 psf)
• Seattle -- aumento de 16,2% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 31,62 psf)
• Oakland-East Bay -- aumento de 25,2% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 31,61)
• San Diego -- aumento de 14,7% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 24,07 psf)

• Austin -- aumento de 16,7% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 26,17 psf)

• DC -- aumento de 7,7% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 35,82 psf)
• Boston -- aumento de 19,2 em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 42,09 psf)
• Nova York -- aumento de 23,4% em relação a 1999 (taxa média de aluguel de US$ 50,82 psf)

Fonte:REIS, Inc.

Então, você pode ver que no final do ano passado, as coisas ainda estavam crescendo no mundo dos imóveis comerciais, embora um pouco menos do que em 1999 e 2000. Isso significa que você terá dificuldade em encontrar um escritório espaço? Isso depende de onde você está olhando. Na maioria dos mercados, o espaço está prontamente disponível (São Francisco sendo o mercado menos fácil). A própria área ditará o que você tem que pagar, então confira os preços médios por metro quadrado e pense sobre as necessidades de localização de sua empresa antes de fazer sua mudança.

Outras tendências incluem mais teletrabalho e trabalho em home office. De acordo com o William Olsten Center for Workforce Strategies, mais de 50% das empresas na América do Norte oferecem alguma forma de teletrabalho a seus funcionários e cerca de 75% têm planos de expandir os programas. De acordo com o U.S. Census Bureau, os escritórios domésticos também saltaram de 4 milhões em 1990 para 11 milhões em 1997. Espera-se que o número aumente para 20 milhões em 2001. Permitir o teletrabalho tem um impacto definitivo nas necessidades de espaço do seu escritório. Esses trabalhadores ainda precisam de espaço quando chegam ao escritório, mas não precisam de uma mesa designada que fique vazia três dias por semana. A chave é ter estações de trabalho centrais disponíveis que qualquer pessoa possa conectar quando estiver no escritório. Isso reduz os requisitos de espaço para seu escritório e ainda permite que seus teletrabalhadores trabalhem enquanto estão no escritório.

E os escritórios virtuais
Você realmente precisa de imóveis para que seu negócio tenha sucesso? Obviamente, se você estiver planejando um grande empreendimento de fabricação, precisará de espaço comercial ou industrial para fazê-lo. Mas e os caras menores que estão começando um serviço de consultoria? Quantas horas você ou seus funcionários passariam em um escritório? Você precisa de contato pessoal com seus funcionários ou telefones e e-mails são suficientes? A videoconferência também está amplamente disponível. Um escritório físico realmente vale a despesa e a manutenção? Talvez um bom escritório virtual seja realmente o máximo que você precisa. Aproveitando a tecnologia e outros novos serviços de escritório, você pode oferecer a seus clientes muitos dos mesmos benefícios que seus colegas de locação de imóveis. Você pode até ter um endereço de som de prestígio completo com um número de suíte disponível em lugares como caixas de correio etc. e outras empresas de embalagem e correspondência. A maioria dessas empresas oferece o equivalente a uma caixa postal, mas com um "número de suíte" em vez de um número de P.O. Você pode receber pacotes e ter acesso 24 horas à sua caixa.

Opções de espaço de escritório
Se o seu trabalho envolve viajar, você tem muitas opções para fazer o seu trabalho. O mais óbvio, e menos confortável, é o estacionamento do lado de fora do prédio do seu cliente, ou o assento que você encontra no aeroporto enquanto espera para embarcar em seu avião. Outras opções mais confortáveis ​​incluem:

• Telecentros Trata-se de um centro de negócios que aluga espaço com acesso a assistência de escritório, e-mail, correio de voz, serviços de fax e recepcionista. Estes são úteis para forças de trabalho que viajam a maior parte do tempo. A maioria das grandes cidades tem vários desses centros.
• Espaço do locatário São espaços alugados usados ​​para projetos específicos por curtos períodos de tempo (geralmente semanas ou meses).
• Hotéis Popular nas áreas de consultoria, finanças e alta tecnologia, este sistema permite que você compre ou alugue um espaço menor do que você precisaria. Ele funciona para empresas que têm a maioria de seus funcionários na estrada a maior parte do tempo. Com este sistema, os funcionários reservam espaços de trabalho para blocos de tempo específicos e mantêm todos os seus arquivos com eles em um computador pessoal ou outro dispositivo eletrônico. Todo o processo é facilitado por um "concierge".
• Suítes Executivas Estes podem ser alugados por apenas US $ 100-200 por mês. (Para uso muito limitado.) Este tipo de arranjo fornece uma recepcionista, correio de voz, e-mail e outros serviços, além de acesso a escritórios particulares, área de recepção, sala de reuniões e muito mais, compartilhado com outros negócios e geridos por uma empresa de gestão.
• Incubadoras de Empresas São grupos que fomentam a criação de novos negócios, fornecendo os espaços e serviços habituais de escritório, bem como assistência gerencial e financeira.
• O melhor escritório doméstico Em um futuro não tão distante, projeta-se que muitas áreas urbanas terão os chamados Condomínios Vivo-Trabalho. A ideia é aproveitar o espaço do escritório que é usado apenas de 8 a 10 horas do dia e transformá-lo em uma combinação de habitação e ambientes de trabalho.

Para aqueles que sabem que precisam de algum tipo de espaço de escritório permanente, vejamos as possíveis funções que você pode precisar no espaço de escritório.

Quais funções o espaço precisa atender

Ao decidir quais propósitos você precisa que seu espaço de escritório preencha, pense em suas atividades diárias esperadas. Por exemplo:

• Você espera clientes visitar seu escritório? -- Pense sobre... uma área de recepção agradável, estacionamento fácil, áreas de exposição de produtos, áreas de conferência
  
• Esses clientes ficar por longos períodos de tempo? -- Pense sobre... salas de reuniões maiores, salas audiovisuais, o impacto e as impressões que o resto do seu espaço de escritório causará neles... Deve haver uma área fechada que os clientes visitem?
  
• Os grupos de seus funcionários terão reuniões de projeto regulares ? -- Pense sobre... ter várias pequenas salas de reuniões com quadros brancos, conexões de computador, sistemas de retroprojeção, etc.
  
• Muitos de seus funcionários viajam muito ou telecomutação ? -- Pense sobre... configurar estações de trabalho centrais não atribuídas onde qualquer pessoa pode se conectar e fazer seu trabalho com acesso a e-mail e correio de voz.
  
• Você precisará de espaços abertos que irá promover o pensamento criativo e o trabalho em equipe? -- Pense sobre... estabelecer áreas separadas onde os esforços colaborativos possam ser facilmente discutidos e discutidos sem perturbar os outros.
  
• Você terá funcionários envolvidos em negociações por telefone, pesquisas e outras tarefas que exijam uma concentração mais silenciosa? -- Pense sobre... escritórios particulares onde o trabalho mais independente e as discussões privadas podem ocorrer.
  
• Você terá funcionários ou clientes com deficiências visuais ou auditivas, deficiências físicas, etc.? -- Pense sobre... acomodações especiais para funcionários ou clientes com necessidades especiais.
  
• Você vai precisar de uma sala de descanso ? -- Pense sobre... espaço de refeitório, utensílios de cozinha, jogos e atividades para aliviar o estresse e fomentar o pensamento criativo, decoração repousante, decoração energética, etc.
  
• Fará ruído ser um problema em qualquer aspecto? -- Pense sobre... salas de reunião à prova de som, salas de descanso, áreas de desenvolvimento de produtos, áreas de fabricação, etc.
  
• Você precisará de áreas de carga e expedição? -- Pense sobre... empreendimentos futuros em linhas de produtos que você não pode oferecer agora, recebendo grandes pedidos de suprimentos etc.

Provavelmente, existem outros usos para o seu espaço de escritório, portanto, certifique-se de ter pensado completamente em todas as atividades que você vê sendo realizadas rotineiramente (e até mesmo não rotineiras) e anote-as. Seu espaço final selecionado deve acomodar a maioria, se não todas, essas necessidades.
Então agora você sabe os usos que o espaço terá, mas quanta metragem quadrada você deve procurar? Vamos para a próxima sessão para descobrir como estimar o tamanho do escritório que você precisa.

Quanto espaço é espaço suficiente?

Se você sabe que precisa de um espaço físico para o seu negócio e sabe quais recursos você precisa nesse espaço, sua próxima pergunta provavelmente será:"de quanto espaço eu preciso?" De acordo com OfficeFinder.com, em cenários típicos de escritório, você pode estimar 175-250 pés quadrados por funcionário. Se você sabe, no entanto, que precisará de alguns grandes escritórios executivos então você precisa estimar mais metragem quadrada para eles. Escritórios "presidenciais" típicos variam de 150 a 400 pés quadrados. O espaço de secretariado e administrativo, por outro lado, variará de 60 a 110 pés quadrados.

Não se esqueça do espaço da sala de reuniões . As salas de conferência devem permitir 25-30 pés quadrados por pessoa para um arranjo tradicional de sala de conferência. Se você o estiver usando em uma sala de aula (ou teatro), pode estimar 15 pés quadrados por pessoa.

Sua área de recepção deve acomodar sua recepcionista, bem como o número médio de pessoas que você espera entrar em um determinado momento. Se você espera receber rotineiramente grupos de 6 a 9 pessoas chegando e esperando em sua área de recepção, certifique-se de ter pelo menos 300 pés quadrados. Para grupos menores de 3-5, você precisa de pelo menos 200 pés quadrados.

Outros requisitos de espaço, como áreas de arquivamento, espaço de biblioteca, salas de descanso, salas de correspondência e armazenamento geral também não devem ser deixados de fora. Os requisitos de espaço para esses tipos de áreas variam dependendo do uso e das necessidades. Seguem mais algumas orientações:

• Para armários de arquivamento, permita 7 pés quadrados por armário.
• Em sua biblioteca, lembre-se de levar em conta as pessoas, bem como suas estantes de mídia.
• O espaço de pessoas normalmente pode ser estimado em 15 pés quadrados por pessoa para sentar em mesas para salas de descanso, bibliotecas e salas de reunião.

Lembre-se de planejar adequadamente para teletrabalhadores e outros trabalhadores "transitórios". Se uma grande parte de seus funcionários trabalha remotamente ou está fora do escritório a maior parte do tempo, configure estações de trabalho não atribuídas que eles possam usar quando chegarem. Na maioria dos casos, o espaço de escritório designado não é necessário para funcionários que trabalhar de muitos locais. Você pode economizar tremendamente em sua metragem quadrada usando este tipo de sistema. Isso pode significar que mais armários de arquivo, impressoras, etc. são necessários nas casas dos funcionários, mas você ainda se sairá melhor a longo prazo.

Estas são apenas algumas diretrizes para determinar suas necessidades de espaço. Muitos sites oferecem calculadoras de espaço. A seção Links deste workshop fornece links que o levarão a mais desses sites.

Para garantir que o espaço seja medido de forma consistente, a maioria dos proprietários de edifícios segue o Método Padrão das Diretrizes da Associação de Proprietários e Gerentes de Edifícios (BOMA) para Medir a Área do Piso de Escritórios em edifícios comerciais. Certifique-se de que o imóvel em que você está interessado foi medido usando essas diretrizes para que você não acabe pagando pelo espaço que não possui.

Em seguida, vamos passar para o seu período de tempo. Quanto tempo vai demorar todo esse processo? Provavelmente mais do que você pensa!

Quanto tempo isso levará?

Antes mesmo de começar a procurar espaço, certifique-se de que pensou exatamente no que precisa. Você economizará um tempo considerável batendo na calçada, além de eliminar muito esforço desperdiçado. Além disso, comece o processo o mais cedo possível para evitar ser apressado em tomar a decisão errada.

1. Estime suas necessidades de espaço com a maior precisão possível, mas tenha em mente o crescimento futuro e considere isso também.
2. Saiba quais recursos você precisa no espaço. (Consulte nossa barra lateral para recursos adicionais do Office nos quais você talvez não tenha pensado)
3. Tenha um prazo "ideal" em mente, mas lembre-se de que pode não ser viável.
4. Conheça seu orçamento. Se você souber o limite máximo do que pode gastar, não perderá tempo procurando espaços fora do seu limite.
5. Saiba a duração do aluguel que você precisa. Não se deixe prender a um longo contrato por espaço que você sabe que vai crescer muito rapidamente.
6. Familiarize-se com a linguagem. Não deixe que uma falha de comunicação leve a pagar muito pelo seu espaço. Saiba o que eles querem dizer quando dizem "pés quadrados utilizáveis" versus "pés quadrados locáveis."
7. Tenha uma lista de perguntas prontas para fazer sobre cada local que inclua itens como "quais serviços públicos estão incluídos no aluguel?" ou "quais são suas responsabilidades de manutenção?" Ter uma lista pronta ajudará você a comparar cada propriedade com mais eficiência e não deixará itens de fora.

OK. Então, agora você está um pouco mais preparado para iniciar esse processo. Para dar uma ideia do tempo que isso pode levar, aqui estão algumas diretrizes para espaços de até 50.000 pés quadrados. (Cronogramas mais detalhados são publicados pela TenantWise, uma empresa que o ajudará a pesquisar, negociar e finalizar seu negócio de propriedade, e OfficeFinder)

• Determine suas necessidades -- faça uma estimativa de 2 a 3 dias a duas semanas.
• Faça a pesquisa -- 1-4 semanas
• Ande pelos espaços e restrinja suas escolhas -- 1-4 semanas
• Alugue! -- 2-4 semanas (inclui negociação e trabalho jurídico)
• Modifique o espaço -- 4 a 5 semanas para modificações simples na construção ou 6 a 12 semanas para grandes modificações na construção

Então, pegando a calculadora antiga, você pode ver que esse esforço pode terminar em um mês ou pode se arrastar por quase 7 meses. Planejar o que você precisa e pode pagar, juntamente com a compreensão dos termos de locação e imóveis em geral, ajudará tremendamente.

Arrendamento versus compra

Você deve comparar os benefícios de leasing versus compra sua propriedade do ponto de vista do caixa, bem como do ponto de vista das necessidades mais óbvias, como requisitos de espaço a longo prazo e possibilidades de expansão. Embora haja benefícios para ambas as opções, para as startups parece haver mais benefícios em alugar do que comprar. O fluxo de caixa é, obviamente, um problema e a compra leva uma parte maior do seu dinheiro suado na frente.

Aqui estão alguns outros monetários benefícios do leasing :

• Sua classificação de crédito não será tão importante para o leasing quanto seria para a compra. Então, novamente, para startups, isso pode ser um ponto de discórdia.
• Seu pagamento de aluguel mensal é dedutível porque é uma despesa comercial.
• Você pode ficar livre de pagar pela manutenção do prédio.

Aqui estão alguns não monetários benefícios da locação.

• Liberdade para sublocar e mudar para outro local se achar necessário.
• Sem problemas para vender antes de se mudar para outro local.
• Nenhuma perda por possuir um prédio em um mercado imobiliário ruim.
• Nenhuma designação de pessoal para supervisionar questões de propriedade que o proprietário deva supervisionar.

Comprar também tem seus benefícios. Tudo depende da sua situação e do tipo de negócio em que você atua. Aqui estão algumas das monetárias benefícios de comprar .

• Os juros do empréstimo hipotecário são dedutíveis.
• Você pode fazer deduções anuais de depreciação em seus impostos.
• A longo prazo, você provavelmente sairá na frente porque não enfrentará aumentos no aluguel.
• Você se beneficiará financeiramente se o mercado imobiliário for bom quando você vender.
• Você pode alugar uma parte do prédio se determinar que tem espaço em excesso.
• Se você precisar fazer alterações substanciais no prédio para acomodar sua empresa, essas alterações são de sua propriedade e não do proprietário.

Não monetário benefícios da compra incluem:

• Você pode fazer as alterações que desejar na propriedade.
• O horário da sua empresa pode ser o que você quiser.
• Você pode ficar no mesmo local pelo tempo que desejar.

Análise de fluxo de caixa
Se você não puder tomar uma decisão com base nesses prós e contras, você pode (e provavelmente deve) fazer uma análise de fluxo de caixa para ver qual opção faz mais sentido do ponto de vista do caixa. Antes de fazer isso, no entanto, você precisa ter todas as informações necessárias para fazer sua comparação. Isso inclui informações como o custo total da compra, os termos do arrendamento, o valor depreciado da propriedade no momento em que você deseja se mudar, uma estimativa do valor da propriedade naquele momento, estimativas dos custos de manutenção e suas taxas de imposto. .

Para fazer a análise de fluxo de caixa, preencha os orçamentos de fluxo de caixa (exemplo de planilha de fluxo de caixa no formato Microsoft Excel) que inclua todas as despesas que você incorreria para comprar ou alugar durante um determinado período de tempo. Para a análise do arrendamento, você precisará determinar seu desembolso líquido de caixa, que é o valor que você acaba gastando no arrendamento depois de subtrair a economia de impostos que recebe dele. (Lembre-se de que o pagamento do aluguel é considerado uma despesa comercial.)

Para comparar maçãs com maçãs do ponto de vista do fluxo de caixa, você também deve levar em consideração a mudança no valor do dólar de hoje versus um dólar daqui a cinco anos. Isso é conhecido como o fator de desconto e pode ser calculado usando a maioria dos aplicativos de planilha.

Você também terá que saber o valor da dedução de juros que receberá nos impostos da sua empresa. Você pode chegar a esse número multiplicando a taxa de juros do empréstimo pelo saldo anterior de cada mês.

Agora para a parte complicada... lembre-se acima onde eu mencionei estimar o valor do imóvel quando você iria vendê-lo? Este é o número que, em última análise, determinará quem vence na batalha dos benefícios da compra versus locação. Obviamente, quanto mais tempo você ficar no prédio, melhor será porque estará ganhando mais e mais patrimônio. No entanto, você sabe quanto tempo você vai realmente estar lá? Você sabe o que o mercado imobiliário vai fazer nesse período de tempo? A menos que você tenha uma bola de cristal.

Portanto, estude o mercado atual, bem como tendências e previsões para o futuro que puder. Tenha em mente que quanto mais distante a previsão, menos confiável ela será. Arme-se com o máximo de conhecimento possível e faça sua melhor estimativa. Você conhece o seu negócio e deve ter uma boa ideia de para onde ele está indo. Se você sabe que deseja estar em uma área para o futuro previsto (digamos 10 ou mais anos), o mercado é forte e você identificou um edifício que atenderá às suas necessidades para esse período de tempo, então vá em frente. Dez anos de patrimônio podem ser substanciais. Se você conseguir um bom negócio na propriedade (no valor de mercado ou abaixo), certamente faz sentido comprar se você estiver lá por dez anos. Se você sabe que o preço do edifício é igual ou superior ao valor justo de mercado, ou se você acha que cinco anos pode ser mais o tempo que você estará lá, então pense em oferecer um aluguel.

Vamos passar para o processo de locação e como você pode se educar e evitar algumas armadilhas.

Avisos de aluguel

Perdendo a guerra terminológica
Lembra quando eu mencionei que você precisa se familiarizar com a linguagem de imóveis comerciais? Bem, aqui está o porquê. Quando você pede para ver propriedades de um determinado tamanho, o que o agente mostra é espaço utilizável . Mas o espaço utilizável é apenas o espaço que você realmente ocupa fisicamente. Não inclui as áreas comuns, como o corredor de entrada do prédio, banheiros, etc. A metragem quadrada que essas áreas ocupam é indicada como uma porcentagem do espaço útil, e se você adicionar a quantidade de metragem quadrada para isso espaço de área comum para o espaço utilizável que você está pedindo para ver, você receberá o espaço alugado (também conhecido como espaço locável) QUAL É O QUE VOCÊ VAI PAGAR . Portanto, não ande por aí com o corretor de imóveis enquanto calcula o preço em sua cabeça com base na quantidade de espaço que você está pedindo e suponha que é isso que você vai pagar, porque não é. Você tem que pagar pelo espaço da área comum também. Esse é o nosso primeiro aviso.
Arrendamentos rastejantes
Não se esqueça de que seu aluguel provavelmente também terá um aumento anual embutido desde o início. Isso mesmo. Elas são chamadas de cláusulas de escalonamento . O seu senhorio tem de contabilizar a inflação, aumentos no valor de mercado, etc. O senhorio pode oferecer um aumento fixo ou uma percentagem baseada no índice de preços ao consumidor. Não hesite em negociar esses pontos.
Leia as letras miúdas!
Certifique-se de ter lido cada palavra do seu contrato antes de assiná-lo e negocie com o proprietário para reformular quaisquer seções que serão irrealisticamente difíceis de cumprir. Lembre-se de que o contrato de arrendamento foi escrito com os interesses do proprietário em mente. Cuidado com coisas como:

• limites de horas de uso da propriedade
• requisitos que determinam que você deve deixar a propriedade exatamente como a encontrou, sem levar em conta o desgaste típico
• limitações de alterações na propriedade
• restrições de sublocação (Lembre-se de que você pode não precisar de todo o espaço que alugou ou pode ser adquirido ou fundido com outra empresa alterando sua propriedade legal.)
• restrições nas renovações de aluguel. Certifique-se de que há uma provisão que permita que você renove o contrato, se assim o desejar, para que o prédio seja liberado para outra pessoa abaixo de você.
• manutenção da área comum. Negociar, negociar, negociar.
• taxas administrativas do proprietário. Você pode conseguir que o proprietário abandone isso.

Cuidado com suas contas!
De acordo com um artigo intitulado "Imóveis comerciais", por Ed Eriksen publicado no Online Women's Business Center, seu senhorio pode cobrar por aumentos fora do expediente em custos de serviços públicos, como aquecimento e ar condicionado. Se você achar que este é o caso, certifique-se de revisar a conta de perto e verifique se a tarifa de energia elétrica cobrada é realmente a tarifa para esse período de tempo. Normalmente, as taxas fora do expediente são mais baixas. Verifique com a empresa de serviços públicos local para verificar as taxas antes de pagar.
Se você estiver entrando em um prédio que abriga algumas empresas muito maiores que a sua, certifique-se também de não pagar algumas de suas despesas. Os proprietários muitas vezes têm acordos especiais com grandes inquilinos que lhes proporcionam horas de funcionamento mais longas, o que por sua vez significa contas mais altas de serviços públicos, contas de segurança mais altas, etc. Certifique-se de que não está pagando por esses serviços. Verifique as contas que recebe do seu senhorio e certifique-se de que todas as despesas são suas.

Localização, Localização, Localização

Decidir onde colocar sua maleta é uma decisão difícil de tomar. Onde sua empresa pode encontrar as melhores oportunidades? Se você estiver com os pés soltos e sem fantasia, poderá pegar e ir onde quer que espere encontrar aquele pote de ouro. Se sim, faça sua lição de casa. Confira os dados de mercado disponíveis em muitos sites de imóveis comerciais. Acesse o U.S. Census Bureau e veja quais áreas têm mais crescimento e os maiores números de seu público-alvo.

Se você estiver hospedado exatamente onde está, ainda precisará fazer sua lição de casa quando se trata de localizar sua empresa. Onde estão seus clientes? Esse é provavelmente o seu maior desafio. Se eles vierem até você, você precisa estar em um local conveniente. Se você for até eles, considere o que é conveniente para você e seus funcionários. Grande parte da decisão é tomada pelo tipo de negócio em que você está. Aqui estão algumas outras questões de localização a serem consideradas:

• Onde está sua concorrência? Isso importa? Talvez, talvez não.
• Você será capaz de encontrar bons funcionários nas proximidades? A conveniência da localização também é importante para eles.
• O edifício que você está considerando está em uma área que está crescendo?
• Os prédios ao redor estão em boas condições e são atraentes?
• É uma área segura?
• Existe estacionamento gratuito suficiente ou você terá que pagar para alugar vagas para seus funcionários?
• Existem restrições de zoneamento que podem afetar o que você pode fazer com sua empresa?
• O prédio que você está pensando em alugar está de acordo com o preço atual?
• Você terá acesso conveniente aos fornecedores e outros fornecedores de que sua empresa precisará?
• É a área acessível por transporte público?
• Existem restaurantes e outros serviços nas proximidades para você e sua equipe?

Encontrando e inspecionando seu espaço

Encontrar a propriedade certa em imóveis residenciais é um pouco mais fácil do que em imóveis comerciais. Por um lado, muitas propriedades comerciais não estão listadas no serviço de listagem múltipla. Isso torna difícil realmente ver tudo lá fora sem falar com muitos corretores de imóveis. Faz sentido para a maioria recorrer aos serviços de um agente do comprador para ajudá-lo a encontrar tudo o que está disponível. Comissões de agentes em imóveis comerciais são muito mais negociáveis ​​do que em imóveis residenciais. Eles também poderão ajudá-lo a determinar as propriedades que são zoneadas para o tipo de negócio em que você está, requisitos de espaço de estacionamento, regulamentos de publicidade etc.

Classes de Espaço de Escritório
O espaço de escritório é dividido em três classes -- Classe A, Classe B e Classe C. As classes são exatamente o que elas implicam, ou seja, maior qualidade na extremidade A e menor qualidade na extremidade C . As classes são baseadas na idade do edifício, no tipo de construção, na localização, na quantidade de renovação e nas comodidades que o edifício oferece. Você também pode se deparar com o que agora está sendo chamado de Espaço de Escritório Classe E em algumas cidades. São edifícios antigos edifícios de classe B que estão a ser consideravelmente renovados para se tornarem espaços com um visual totalmente diferente. Eles geralmente têm tetos muito altos, muitas janelas grandes e muita madeira. Eles parecem apelar para os grupos de alta tecnologia e pontocom. (Daí a designação "E".)

Os dólares por metro quadrado variam bastante de uma classe para outra, então considere as comodidades, a localização, bem como a "aparência" que você precisa antes de iniciar sua busca.

Veja quantos espaços puder e retire a lista que você criou anteriormente no processo de planejamento. Certifique-se de ter priorizado os recursos que são mais importantes para você e sua empresa e dê a eles a maior consideração ao examinar as propriedades. Não se deixe cegar por um recurso espetacular em uma propriedade quando alguns dos outros recursos igualmente importantes são menos espetaculares do que você precisa. Você pode até criar um sistema de pontuação para ajudá-lo a comparar cada propriedade igualmente. Independentemente do sistema que você usa, anote os pontos positivos e negativos de cada site e tire fotos para ajudar a mantê-los na sua cabeça. Visite os sites da sua lista com frequência e em diferentes horários do dia para observar as mudanças no tráfego, ruído e outros problemas em potencial. Não deixe que suas emoções governem sua decisão!

Não se esqueça de também investigar as opções "build-to-lease", também chamadas de "leases build-to-suit". Se você encontrar o desenvolvedor certo, poderá adaptar o espaço às suas necessidades e depois alugá-lo. Essa opção exigirá muito trabalho de sua parte para garantir que você obtenha a qualidade e a estrutura que atenderão às suas necessidades. Lembre-se também de que o desenvolvedor com quem você trabalha provavelmente não será o proprietário do prédio durante o período de seu contrato.

Recursos e extras interessantes Além das comodidades típicas que a maioria dos espaços de escritório terá, também há muitos novos recursos interessantes que podem ajudar a tornar seu escritório mais eficiente e seguro. Aqui estão alguns dos mais recentes: Revestimento à prova de som/tintura/ou reflexão para janelas Elevadores programáveis ​​e de alta velocidade Iluminação ativada por movimento/sensor Controles de energia programáveis Sistemas de entrada de cartão inteligente para entrada segura de funcionários Sistemas de entrada de digitalização de palma para entrada ainda mais segura dos funcionários

Inspecione a propriedade
Então você encontrou um bom local -- você pensa. Você gosta da localização. Passou em todos os testes até agora. Então, o que mais você tem que olhar antes de assinar na linha pontilhada? Aqui estão algumas coisas para se certificar de que estão na sua lista de perguntas.

• Primeiro, qual a idade do prédio? Com a idade podem surgir problemas e dificuldades na incorporação de novas tecnologias.
• Existem problemas estruturais? Converse com outros inquilinos e veja se eles tiveram algum problema com o próprio prédio ou até mesmo com o proprietário.
• O telhado vaza?
• Qual ​​a idade dos sistemas HVAC? Você estará lidando com períodos sem ar no verão e sem calor no inverno?
• É cabeado para redes de computadores, acesso à Internet ou outros itens eletrônicos? If not, will you have difficulty wiring it because of the types of wall materials or ceiling?

Is there adequate security? Security features can include:

• steel security doors
• security gates that fold out of the way during office hours
• alarm systems that can be monitored by a security firm or the local police department
• video cameras to watch entrances and exits
• bullet-proof glass
• fenced parking
• external lighting all around the building
• security guards

If you're buying the property you need to dig even deeper. Sometimes literally! For instance, you may need to do a Phase 1, 2, or 3 site assessment to make sure there is no environmental contamination that you will be dealing with. Sometimes the lending institute you are getting your loan from will require it.

So what do these assessments entail? A Phase 1 assessment involves reviewing the past uses of the land, and government environment records concerning the property, and a simple observation of the property. If this first assessment shows up any potential contamination or problems then a Phase 2 assessment is needed. Phase 2 involves air, water, and soil samples. The third type of assessment, sometimes referred to as a Transaction Assessment , only takes into account the use you are proposing for the site. It does not take into account any past uses or problems. This is the assessment you would need if the site has previously passed a Phase 1 assessment and had no problems.

It is also recommended by most in the real estate profession that any property, whether it is being leased or purchased, be inspected by a professional inspection firm.

Negotiating the Deal

­­Th­e most important thing to remember when signing a lease for commercial property is that the lease was written with your soon-to-be landlord in mind -- not you. Read it well and have your attorney and insurance broker read it as well. They can help you spot things that are not in your best interest. Remember that much of the success of your negotiating will depend on the current real estate market. Here are a few things to consider before signing:

• The longer the lease the more likely your landlord will be to negotiate on other items. (Just make sure you know the length that is best for your business and your realistic expectations.)
• Always ask for an option to sublet, so if your business does go belly up you have a way to get out of your lease payment.
• Always ask for a rent cap so your lease payment won't escalate too quickly.
• Always make sure you agree to everything that is included in the rent. Sometimes you come out better if those items (utilities, repairs, etc.) are separate.

Incentives
Work credit, cash allowances, or free rent can be used in the negotiating process too. If there are significant improvements that need to be made to the property before you can use it then these are all issues you should discuss as part of the negotiation process. The current market will probably play a part in which side of the fence you're on. If it's a tight market with low vacancy rates and high rents, you'll probably have a tougher time getting the landlord to pay very much for improvements. If there are a lot of empty buildings and the property needs a lot of work, the landlord may offer these allowances as incentives for you to sign the lease.

Cash allowances can be negotiated for things as simple as paint and carpeting. The points you need to cover when negotiating about improvements include who will be doing the work, who is responsible for damage, and what percentage of the total cost the landlord is willing to pay.

The landlord of the property may also offer additional incentives if the market is currently shaky, but always read the fine print and make sure you're protected. Read and review everything with the landlord to ensure total understanding and agreement of the terms, and bring in a real estate attorney to work out the details if there is any questionable issue.

Glossary

Class A Office Space

Newer properties (built since 1980) of 100,000 square feet or larger in prime business districts. These buildings usually have at least five floors and are constructed of steel and concrete. They offer many business amenities and good access.

Class B Office Space

These properties are typically smaller, older and of wooden framed construction. They have usually been renovated and are in good locations. If the buildings are newer then they are typically smaller and not in a prime location.

Class C Office Space

Class C properties are older and have not been renovated. Their condition is typically fair but not considered good.

Escalation Clause

A clause that allows for increases in rent over time usually determined by an outside source such as the consumer price index.

Fixed Lease

A lease that does not include increases, but rather has a flat fixed rate over the term of the lease.

Gross Lease

A lease that includes utilities, repairs, taxes or insurance in the monthly payment.

Lease Term

The length of your lease.

Net Lease

A lease that does not include utilities, repairs, taxes and insurance in the monthly payment.

Step Lease

A lease that includes scheduled increases in rent over a specified period of time.

Percentage Lease

A lease that has a set rent amount with an additional amount that is determined by your business's sales.

Purchase Option

The right or requirement to purchase the property at the end of the lease.

Rentable Space (aka Leasable Space)

The total square footage rented. This includes all common areas so the number will be most likely be higher than what you requested to rent.

Usable Space

The space that your business physically occupies. This does not include common areas such as corridors, elevators, lobbies and rest rooms.

Links to help you Find Office Space

• Offices2Share
• OfficeFinder
• OfficeSpace.com
• Office Space Directory
• TenantWise.com
• Computer Associates:Surplus office space opportunities
• Facility City:Site Selection and Facility Management Information
• E-Suite:Listing and Location Services
• HQ:Global Workplace - Temporary office space, virtual mailing addresses, etc.
• High Tech Office Space
• Real Estate Leasing Tips
• LoopNet:Commercial Real Estate Marketplace
• Tenant Advocate:The Tenant Survival Institute

Real Estate Glossaries

• Grubb &Ellis:Real Estate Glossary
• Julien J. Studley, Inc.:Tenant Representation (See glossary at Market Information Link)
• OfficeFinder:Real Estate Glossary

Location Research Links

• Bureau of Labor Statistics:Regional Information
• REIS:Real Estate Investing Information
• Cush Wakeman Real Estate Market Research Information
• SiteNet:Commercial Real Estate News and Information

Links for Building

• Inspection Directory

Office Furniture and Supply Links

• Facility Furniture
• PacSmart:Packaging supplies