9 sinais para mudar para um sistema de gerenciamento de estoque robusto

Heather Smith, autora de "Xero for Dummies" está de volta com um post convidado no blog que destaca nove sinais-chave de que é hora de uma empresa começar a pensar em mudar para uma solução de gerenciamento de estoque maior e melhor.

Como contador ou contador que trabalha em estreita colaboração com pequenas empresas, uma das áreas em que você pode ajudá-los é o gerenciamento de estoque. O estoque pode se tornar um valor significativo no balanço patrimonial e pode afetar diretamente o fluxo de caixa e os lucros.

Neste dia e idade altamente competitivos, é chocante saber que 46% das pequenas e médias empresas não rastreiam o estoque ou usam um método manual para fazê-lo.

Aqui estão alguns sinais de que a solução atual de gerenciamento de estoque usada em uma pequena empresa pode ser inadequada:

1. As contagens de estoque são um empreendimento enorme e caro.

Isso pode sugerir que a solução de gerenciamento de estoque está lutando para acompanhar com precisão o estoque. O aumento de tempo e custos também pode resultar na realização de contagens de estoque apenas quando necessário (geralmente anualmente).

2. As contagens anuais de estoque são a única ocasião em que a empresa tem uma compreensão real do volume de estoque disponível.

Isso significa que a empresa não tem dados reais e informações sobre seus estoques, então, quando eles tomam decisões, eles realmente não têm uma visão completa. A falta de precisão também pode levar ao furto de estoque, pois os funcionários estão cientes de que não está sendo completamente monitorado. Isso também pode levar à deterioração de certos tipos de empresas de comércio eletrônico que vendem produtos com datas de validade ou estoque morto (estoque que não é mais relevante!)

3. O valor do estoque baixado devido a danos, roubo ou obsolescência técnica está tendendo a aumentar em relação ao valor total em dólares do estoque.

Isso significa que as despesas incorridas em relação à compra e manutenção de estoque podem ser desnecessariamente altas.

4. Os custos de manutenção de estoque são altos em relação ao valor total em dólar do estoque.

Manter muito estoque pode significar que as despesas de custo, como aluguel, seguro e segurança, sejam desnecessariamente altas. Além dos custos econômicos evidentes, manter estoque excessivo também traz um custo de oportunidade – basicamente, você está restringindo seu fluxo de caixa que pode ser melhor utilizado em outras áreas, e isso pode ser especialmente problemático para pequenas empresas.

5. O número de pedidos pendentes está crescendo constantemente.

Isso pode resultar em custos de entrega adicionais e clientes insatisfeitos. Lembre-se, as expectativas dos consumidores hoje são sobre gratificação instantânea – se eles não puderem comprar um item de você naquele momento, há uma grande chance de que eles passem a comprá-lo de seu concorrente.

Quando isso acontece, você não está perdendo apenas uma única venda – você está perdendo todo o Customer Lifetime Value (CLV) dessa pessoa. Outro fator a ter em mente é que o custo de adquirir um novo cliente supera amplamente o custo de reter um cliente existente – isso torna ainda mais importante manter seus clientes existentes satisfeitos.

6. A solução de gerenciamento de estoque existente não está integrada à plataforma de gerenciamento de negócios, como as soluções de comércio eletrônico ou contabilidade.

Isso resulta na entrada dupla de dados demorada (e chata) e no aumento da possibilidade de erro humano.

7. A equipe não consegue acessar informações de inventário em tempo real de diferentes locais.

Isso pode levar a pedidos excessivos ou insuficientes de estoque e despesas adicionais associadas ao gerenciamento e movimentação de estoque entre locais e para o cliente final.

8. É difícil acessar informações de inventário precisas, oportunas e relevantes.

Se a empresa não tiver uma ideia clara de fatores como o que está vendendo bem, o que está lento e qual é a margem de lucro bruto por item de estoque, desenvolver previsões e definir e monitorar níveis mínimos de estoque de estoque consome tempo e pode levar a subcotação, perda de receita e despesas elevadas. Por outro lado, ter uma compreensão de alto nível dos produtos mais vendidos, bem como a divisão em diferentes lojas, regiões ou mercados, ajudará os principais tomadores de decisão a criar estratégias sobre possíveis inovações de produtos, novas linhas de produtos e muito mais.

9. Ao utilizar o sistema de gerenciamento de estoque existente, a pequena empresa é sobrecarregada. Isso significa que é improvável que a empresa seja capaz de lidar com oportunidades de negócios extras.

Um bom gerenciamento de estoque pode ser a diferença entre uma pequena empresa próspera e bem-sucedida e o fracasso. Se a pequena empresa estiver sobrecarregada com a solução de gerenciamento de estoque existente, os benefícios que ela poderá obter com a implementação de uma solução de gerenciamento de estoque adequada podem incluir:

• Previsão e pedidos de inventário precisos
• Clientes felizes e recorrentes
• Fluxo de caixa aprimorado
• Redução do tempo administrativo da equipe – liberando a equipe para trabalhar em atividades geradoras de renda
• Despesas relacionadas reduzidas, incluindo custos de estoque, seguro, aluguel, segurança e frete.

Em sua função de consultor de pequenas empresas, você está em uma posição ideal para identificar que a solução de estoque existente não está atendendo às necessidades do proprietário da pequena empresa e conversar com seu cliente sobre as estratégias de gerenciamento de estoque atuais e futuras.

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