17 dicas para gerenciamento de estoque para pequenas empresas

Na sua superfície, o conceito de gerenciamento de estoque pode parecer bastante direto - quanto estoque temos em mãos para cada um dos produtos que vendemos? Mas é muito mais complicado do que isso. A gestão de estoque abrange a contabilidade dos produtos em seu armazém, as matérias-primas necessárias para fazer esses produtos e outros suprimentos para manter seu negócio funcionando.

O gerenciamento de estoque não é apenas uma contabilidade do que é; envolve prever o que "será" para que a organização possa garantir que tem produto suficiente, matérias-primas e suprimentos para atender a demanda futura. Carregue muito estoque, e você está desperdiçando recursos fiscais valiosos. Carregue muito pouco, e você corre o risco de perder dinheiro com vendas perdidas.

Sistemas eficazes de gerenciamento de estoque podem ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro e maximizar as vendas. O sistema de gerenciamento de estoque certo automatiza alguns processos, rastreia com precisão as mercadorias e serviços que entram e saem e fornece os dados em tempo real necessários para tomar decisões de compra e desenvolvimento de produtos.

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque analisa a quantidade de estoque a ser pedido e quando solicitá-lo. O processo de gerenciamento de estoque envolve o rastreamento do estoque desde o ponto de compra ou criação até a venda.

Existem muitas maneiras de planejar e gerenciar seu inventário, cada um guiado por seu produto e necessidades de negócios. A estratégia de atração é baseada na demanda do cliente, onde você pede pequenas quantidades de estoque conforme necessário. A estratégia de push, por outro lado, depende da previsão e é baseado na demanda esperada ou prevista. A estratégia just-in-time gera produtos no momento em que são solicitados. A estratégia usada varia de acordo com o setor, tipo de negócio e estratégia de estoque da empresa.

Por que o gerenciamento de estoque para pequenas empresas é tão importante?

Empresas de todos os tamanhos precisam rastrear o estoque para ajudá-las a gerenciar custos e garantir que tenham um amplo suprimento de produtos para atender à demanda dos clientes. O gerenciamento de estoque eficaz permite que as empresas economizem dinheiro e melhorem o fluxo de caixa.

Por exemplo, comprar produtos ou matérias-primas que ficam nas prateleiras significa que o benefício ou valor dos dólares investidos nesses materiais não está sendo realizado. Por outro lado, não ter estoque suficiente para atender à demanda do cliente pode resultar em vendas perdidas.

É fundamental que as pequenas empresas gerenciem seu inventário de maneira confiável e econômica.

17 dicas para gerenciamento de estoque para pequenas empresas

Garantindo um eficiente, Um método preciso e confiável de gerenciamento de estoque é crítico para pequenas empresas. Aqui, damos uma olhada em 17 dicas para gerenciamento de estoque de pequenas empresas.

1. Use o método de inventário adequado para o seu negócio

   Provavelmente existe um método de inventário que funciona melhor para sua empresa. Para uma empresa com um produto perecível, como flores ou comida, isso envolveria a venda do estoque primeiro que eles compraram primeiro - essa é a estratégia primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO). Essa estratégia significa que os produtos e materiais mais antigos se esgotam primeiro.

   FIFO é o método de estoque padrão usado pela maioria das empresas. Usar o FIFO é uma das dicas mais comuns de gerenciamento de estoque para empresas por um motivo:pode ter um grande impacto em seus resultados financeiros.

2. Entenda e preveja a demanda com precisão

   Um dos principais elementos do gerenciamento de estoque eficaz é a previsão precisa. Os gerentes de estoque contam com dados para ajudá-los a rastrear o uso - incluindo um registro de vendas históricas, Tendências de mercado, sazonalidade e tecnologia como análise preditiva para ajudar os gerentes a tomar decisões baseadas em dados. Contudo, gerentes de estoque também devem considerar outros fatores, como clima, a saúde da economia, mudanças na demanda e muito mais.

   A capacidade de prever a demanda com precisão pode desempenhar um papel significativo no gerenciamento de custos de estoque e maximização de oportunidades de vendas.

3. Identificar estoque de baixa rotação

   Em toda a cadeia de abastecimento, a capacidade de identificar estoque de baixa rotação ajuda os gerentes de estoque com pedidos de matérias-primas, ajustando a produção e identificando produtos que podem não estar mais em alta demanda.

   Por exemplo, se o seu sistema de gerenciamento de estoque identifica um suprimento específico que definha na prateleira, isso pode ser um sinal de que a demanda pelo produto diminuiu ou que esforços de promoção adicionais são necessários para aumentar a conscientização e a demanda. Ao identificar precocemente o estoque de movimento lento, as empresas têm a melhor chance de vendê-lo e evitar que se torne obsoleto. As táticas incluem fazer uma promoção especial, transferir o estoque para outro local onde vende mais rápido ou vender o estoque para um terceiro.

4. Rastrear níveis de estoque

   Rastrear quanto de quais itens específicos estão disponíveis - seja usado no desenvolvimento de produtos ou representando mercadorias para venda aos clientes - pode ajudar os gerentes de estoque a ajustar seus processos de pedido. Estabelecer um processo de contagem de ciclo de estoque consistente e bem documentado pode ajudar a minimizar erros que podem afetar a disponibilidade e o acesso ao estoque. Criar lembretes automáticos no sistema de gerenciamento de estoque de sua empresa pode alertar os gerentes de estoque quando itens adicionais podem precisar ser pedidos. O rastreamento dos níveis de estoque também ajuda a gerenciar e monitorar a demanda do produto.

5. Níveis de estoque de auditoria

   Seu sistema de gerenciamento de estoque deve ser preciso. Garantir sua precisão requer uma combinação do software certo e das políticas e práticas certas. Os níveis mostrados em seu software de gerenciamento de estoque podem nem sempre corresponder perfeitamente ao que está realmente disponível. Mas quanto mais perto você pode combinar os dois níveis, mais confiança você pode ter em suas práticas de gerenciamento de estoque.

   Os níveis de estoque podem ser afetados por vários fatores, desde não receber o estoque com precisão até danos e roubo. A auditoria dos níveis de estoque por meio de contagem de ciclo regular ajuda a encontrar erros na entrada de dados, resíduos potenciais e outras questões de gerenciamento de inventário.

6. Use just-in-time quando viável

   Para minimizar os suprimentos disponíveis e controlar os custos de operação, algumas empresas usam o gerenciamento de estoque just-in-time (JIT). Os gerentes de estoque trabalham em estreita colaboração com os fornecedores para que as matérias-primas cheguem a tempo de produção, mas não antes do necessário. Em última análise, o objetivo é ter o mínimo de estoque disponível - mas o suficiente para produzir o que for necessário quando for necessário.

   O gerenciamento de inventário JIT requer um sistema de gerenciamento de inventário sofisticado que pode processar pedidos rapidamente e gerenciar os detalhes necessários para que você seja capaz de atender aos pedidos dos clientes sem demora.

7. Foco no Controle de Qualidade

   Ao longo do processo de gerenciamento de estoque, o foco no controle de qualidade é fundamental - é por isso que as empresas devem implementar inspeções de qualidade em todo o ciclo de vida do produto para minimizar o desperdício e garantir que ele atenda aos padrões. Incorporando o controle de qualidade em todos os aspectos do gerenciamento de inventário, e documentação precisa dos elementos críticos do controle de qualidade, como pedidos precisos e correspondência de faturas, é vital. Também é importante garantir que todos os funcionários entendam e cumpram os processos em vigor.

   Nenhuma lista de dicas de gerenciamento de estoque para pequenas empresas estaria completa sem enfatizar a criação e manutenção de uma cultura que se concentra na qualidade para cada etapa do seu processo de estoque - do pedido ao recebimento, colheita e embalagem. É uma cultura que começa do topo e deve ser incorporada a todas as políticas, procedimentos e práticas. Pesquise seus funcionários sobre como eles veem a cultura da empresa no que se refere ao foco na qualidade. Depois de estabelecer uma linha de base em toda a pesquisa, bem como outros indicadores, como feedback do cliente, devoluções e outros indicadores-chave de desempenho de gerenciamento de estoque, estabeleça metas de melhoria. Observe as áreas individuais, bem como as métricas de sucesso de toda a empresa e compartilhe o progresso à medida que você atinge os marcos.

8. Considere o envio direto

   Com o drop shipping, fornecedores enviam produtos diretamente de seus armazéns para o cliente, eliminando a necessidade de manter o produto em mãos e incorrer nos custos de estoque relacionados. Em vez de controlar cada aspecto do ciclo de vida do produto, você é o principal responsável pelo marketing e venda do produto.

   Você elimina custos de armazenamento e atendimento, e seu lucro vem da diferença entre o preço de atacado do produto e o preço de varejo - menos os custos associados ao marketing e venda do produto. É essencial ter um relacionamento estável com um parceiro de envio direto confiável para garantir a qualidade do produto e o software de gerenciamento de estoque certo para ajudar a gerenciar e monitorar essas transações.

9. Configurar um PDV

   A tecnologia de ponto de venda (POS) pode ajudar sua pequena empresa a rastrear o estoque e o estoque em tempo real. Quando os itens são vendidos, seu software é atualizado automaticamente para mostrar os níveis de estoque e o custo das mercadorias disponíveis. Como o nome sugere, A tecnologia POS é usada no momento em que uma venda é feita, e pode ser usado no processo de fabricação para rastrear suprimentos e matérias-primas à medida que são usados. Seu software POS deve integrar-se perfeitamente com seu sistema de gerenciamento de estoque para ajudá-lo a controlar facilmente o estoque de entrada e saída. Quando feito corretamente e com software integrado, você remove erros de entrada de dados de sua contagem de inventário e tem melhores recursos de relatório. Por exemplo, você pode produzir painéis com informações como margens de lucro para itens específicos e giro de estoque.

10. Use um sistema de código de barras

    Embora tenham sido inventados há mais de 70 anos, códigos de barras auxiliam no gerenciamento de estoque.

    As barras pretas e caracteres alfanuméricos com os quais você provavelmente está familiarizado representam informações codificadas que o tornam mais fácil, mais rápido e preciso para que as empresas gerenciem seu inventário. Os códigos de barras podem ser lidos por leitores portáteis, permitindo que os gerentes de estoque rastreiem facilmente o estoque de entrada e saída.

    Para itens em seu armazém, o código de barras identifica informações como tamanho, cor, localização, quando o item foi produzido e sua data de validade e outros detalhes. Os códigos de barras também conferem mais visibilidade aos seus produtos e ajudam a usar o estoque com mais eficiência, como usar itens que expiram primeiro para atender aos pedidos. Ele também ajuda a conduzir uma contagem rápida do estoque e atender aos pedidos com mais eficiência. Em configurações de varejo, o código de barras pode incluir nomes e preços de produtos. Os códigos de barras podem conviver com os produtos durante todo o seu ciclo de vida - desde a fabricação até o serviço.

11. Use ordens de compra

    As empresas usam pedidos de compra para rastrear pedidos feitos a vendedores ou fornecedores. Pedidos de compra são documentos com detalhes do que foi comprado, em que quantidade e a que preço.

    Quando as mercadorias são recebidas, eles são examinados e comparados com o pedido de compra para garantir que o item certo, na quantidade certa, foi recebido e que o preço cobrado na fatura está correto. Os pedidos de compra desempenham um papel essencial no recebimento de estoque com precisão.

12. Receba o estoque com precisão

    Quando o estoque é recebido, deve ser revisado e comparado com o pedido de compra para garantir a precisão. É essencial verificar se você recebeu o item correto nas quantidades solicitadas e se foi cobrado o preço acordado.

    Receber estoque é a primeira etapa para uma contagem precisa de estoque. Embora seu sistema de gerenciamento de estoque desempenhe um papel significativo aqui, o mesmo acontecerá com sua equipe. Eles precisam ser bem treinados e compreender as etapas a serem seguidas ao receber o estoque e por que isso é importante para empresas de todos os tamanhos. A precisão desde o início faz com que seu processo de gerenciamento de estoque seja iniciado em terreno sólido.

13. Formalizar e padronizar processos

    A tecnologia certa pode melhorar os processos de gerenciamento de estoque, fornecendo dados e informações para fazer compras, decisões de fabricação e promoção de vendas. Mas também existe um "lado das pessoas". Formalizando, padronizar e revisar regularmente os processos pode minimizar o erro humano e garantir que seus processos funcionem da forma mais eficiente possível.

    Por exemplo, algo tão simples quanto ser consistente em como você recebe o estoque pode ajudá-lo a minimizar erros e controlar custos. Um processo padrão para todos seguirem, do mesmo jeito, receber, verificar, desempacote e conte os produtos - e um processo semelhante para separação, embalagem e envio de produtos - pode minimizar a variação, reduza o desperdício e acrescente receita aos seus resultados financeiros.

14. Organizar estoque

    A organização do almoxarifado tem um impacto significativo na eficiência da gestão da cadeia de suprimentos. Tempo é perdido se o inventário não pode ser encontrado ou demora muito para ser encontrado. Além de considerar como o estoque é recebido, armazenado e acessado, a gestão da cadeia de suprimentos também deve considerar outros desafios de gestão de estoque, tais como requisitos especiais para estoque perecível ou frágil.

    O espaço do armazém é um elemento essencial para o gerenciamento eficiente de estoque e pedidos. Gerenciar bem o seu espaço significa que você pode armazenar mais estoque e tirar o máximo proveito do seu armazém, o que ajuda a controlar os custos e aumentar as vendas.

15. Tome decisões baseadas em dados

    Um dos principais benefícios de um sistema de gerenciamento de estoque robusto são os dados que ele pode fornecer em tempo real para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados. Seu sistema de gerenciamento de estoque deve fornecer informações atualizadas sobre os níveis de abastecimento e produtos disponíveis, os custos de estocagem desses produtos, a taxa de rotação dos produtos e o momento ideal para reabastecer certos suprimentos.

    Os dados também podem ajudar a prever os níveis de vendas futuras com base no histórico de vendas e monitorar o desempenho do fornecedor. Tomar decisões baseadas em dados significa que você está combinando a arte do gerenciamento de estoque com a ciência dos elementos de dados críticos para ajudá-lo a minimizar custos e maximizar a receita.

16. Analisar o desempenho do fornecedor

    O sistema de gerenciamento de estoque certo também pode ajudá-lo a avaliar e analisar o desempenho do fornecedor. Pergunte a si mesmo:

    • Quais fornecedores entregam as mercadorias no prazo de forma consistente?
    • Quais fornecedores têm o menor nível de erros de envio?
    • Quais fornecedores oferecem as melhores taxas?

    Um fornecedor com desempenho instável adiciona custos aos seus processos de gerenciamento de estoque. O sistema certo pode ajudá-lo com a análise de estoque e identificar com rapidez e precisão os fornecedores problemáticos, como fornecedores que costumam ser lentos ou enviam quantidades menores do que o pedido.

17. Investir em software de gerenciamento de estoque

    As empresas usam software de gerenciamento de estoque para gerenciar e otimizar suas cadeias de abastecimento. O software de gerenciamento de estoque ajuda as pequenas empresas a garantir que tenham estoque suficiente em mãos e nos locais corretos para atender à demanda do cliente e garantir a eficiência em suas atividades de manufatura.

    Investir no software de gerenciamento de estoque certo fornece informações atualizadas para tomar decisões de compra críticas, como quando reabastecer o estoque e quais fornecedores usar.

    O gerenciamento de estoque eficaz é essencial para empresas de qualquer tamanho. Para pequenas empresas em particular, no entanto, gerenciamento de inventário eficaz pode ajudar a gerenciar recursos limitados, assegure a precisão em cada ponto da cadeia de abastecimento e auxilie na tomada de decisões sobre o desenvolvimento e marketing de produtos para construir e sustentar um negócio de sucesso.

    As empresas podem economizar tempo e dinheiro e maximizar as vendas com um sistema avançado de gerenciamento de estoque. Ele automatiza o processo para minimizar custos, rastreie com precisão as mercadorias e serviços que entram e saem e forneça os dados em tempo real necessários para tomar decisões de compra e desenvolvimento de produtos.

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de estoque para pequenas empresas

Como as pequenas empresas organizam seu estoque?

As pequenas empresas organizam seu estoque com base em seu uso - estoque usado no processo de produção, estoque adquirido pelos consumidores e estoque utilizado no dia a dia da empresa (suprimentos).

O inventário deve ser armazenado em depósitos e organizado para garantir facilidade de acesso e minimizar o esforço. Por exemplo, os suprimentos usados ​​no processo de produção devem estar próximos de onde são coletados e usados.

Como você gerencia o estoque de forma eficaz?

O gerenciamento de estoque eficaz requer uma combinação da tecnologia certa; as políticas certas, procedimentos e processos; e uma equipe bem treinada que segue um processo consistente de recebimento e gerenciamento de matérias-primas e processamento de pedidos. O processo de gerenciamento de estoque começa ao receber itens no estoque e garante um processo consistente para a remoção de itens do estoque, gerenciamento de resíduos e monitoramento contínuo dos níveis de estoque.

Quais são os 4 tipos de inventário?

Existem quatro tipos de estoque que as pequenas empresas gerenciam - matérias-primas e componentes, bens acabados, trabalho em andamento e MRO (manutenção, suprimentos de reparo e operação). Matérias-primas e componentes são os insumos necessários à fabricação dos produtos que a empresa comercializa; produtos acabados estão disponíveis para vender aos clientes, produtos em andamento são fabricados, Os bens de MRO executam operações comerciais - por exemplo, suprimentos.

Quais são as 3 principais técnicas de gerenciamento de estoque?

As três técnicas principais de gerenciamento de estoque são a estratégia de puxar, a estratégia push e a estratégia just-in-time (JIT). A estratégia de puxar é baseada na demanda do cliente. A estratégia de push é baseada na demanda esperada ou prevista. A estratégia just-in-time produz os produtos no momento em que são solicitados. A estratégia usada varia de acordo com o setor, tipo de negócio e estratégia do proprietário.

O que é giro de estoque?

O giro do estoque é uma medida do período de tempo entre o recebimento e o uso ou venda do estoque. Quanto menor o tempo entre esses dois pontos, mais eficiente e econômico é o processo de gerenciamento de estoque. O estoque que fica disponível por mais tempo do que o necessário representa custos para a pequena empresa. Esses custos podem ser gerenciados e minimizados com um processo de gerenciamento de estoque eficaz.

O que é análise de inventário?

A análise de estoque é o processo de revisão de dados para determinar a quantidade certa de estoque - suprimentos e produtos para os clientes - para mantê-la disponível. O objetivo é minimizar o tempo disponível para reduzir os custos de estoque e, ao mesmo tempo, garantir que haja produto suficiente disponível para atender aos requisitos de produção e à demanda do cliente.

Por que não são planilhas para gerenciamento de estoque?

As planilhas são terrivelmente inadequadas para gerenciar o estoque. Antes do desenvolvimento da tecnologia de software de gerenciamento de inventário, planilhas eram comumente usadas. Contudo, eles estão sujeitos a erros e não são sofisticados o suficiente para automatizar aspectos do processo de estoque para permitir que você garanta os melhores tempos de pedidos e forneça relatórios atualizados.