Política de gestão de despesas:guia definitivo [com modelo grátis]

Qualquer empresa com funcionários que incorrem em despesas deve ter uma política sólida em vigor para administrar esses custos. Mesmo a organização que tem apenas um punhado de funcionários acumulando despesas precisa de um guia para explicar o que é ou não reembolsável. Ao desenvolver uma política de gestão de despesas, e então ajustando conforme necessário conforme sua empresa cresce, você poderá manter os custos gerenciáveis ​​ao mesmo tempo em que mantém seus funcionários engajados e produtivos.

O que é uma política de despesas da empresa?

Uma política de despesas é um conjunto formal de diretrizes que descreve claramente o que é e o que não é uma despesa aprovável. Também ajuda o departamento de contabilidade e / ou aprovadores a decidir rapidamente se uma despesa é reembolsável ou não.

Esta política descreve claramente quando os funcionários podem esperar o reembolso de suas despesas (normalmente 30 dias ou menos, dependendo da empresa) e qualquer recurso que eles tenham se uma despesa for rejeitada.

Benefícios de uma política de despesas

Uma das melhores maneiras de controlar os gastos dos funcionários é implementar uma política de gerenciamento de despesas que todos na organização sigam. Dessa maneira, quando uma despesa é rejeitada ou questionada, sua apólice servirá como um padrão para a tomada de decisões finais sobre o reembolso dos custos ou não.

Uma política de despesas também:

• Padroniza as regras para o gerenciamento de despesas de uma empresa.
• Impede que os funcionários afirmem que "não foram informados" de que não seriam reembolsados ​​por uma despesa específica.
• Ajuda os funcionários a se familiarizarem com as regras e saberem com antecedência se a compra que estão fazendo será reembolsada.
• Dá aos gerentes que aprovam um guia para trabalhar (em vez de ter que perguntar sobre todas as despesas “questionáveis”).
• Ajuda a prevenir fraudes financeiras e identificar quando um funcionário está abusando do sistema.

7 etapas para uma política de despesas bem-sucedida

Siga estas sete etapas ao desenvolver a política de despesas da sua empresa:

1. Determine quais despesas serão e não reembolsadas, bem como se um cartão de crédito da empresa é ou não necessário.
2. Seja o mais específico possível ao definir essas despesas (por exemplo, se você não está cobrindo voos de primeira classe ou está limitando as taxas de hotel a um limite específico, incluir esses pontos em sua política).
3. Descreva o processo de autorização, incluindo quem são os aprovadores, qual é o cronograma de reembolso, quando pré-autorizações são necessárias, limites de gastos e assim por diante.
4. Certifique-se de incorporar as melhores práticas, como exigir pré-aprovações para certas despesas, definindo claramente as etapas do processo de aprovação, ou outros elementos que podem ajudar a minimizar problemas potenciais quando as despesas enviadas são sinalizadas.
5. Assim que a política for criada, compartilhe com todos os funcionários, gerentes e executivos seniores que estarão envolvidos nos gastos, aprovação ou processo de reembolso. Certifique-se de que todos os funcionários possam acessar a política a qualquer momento. A política de despesas deve fazer parte do processo de integração do funcionário e deve ser disponibilizada através da intranet da empresa ou outro local de fácil acesso.
6. Peça feedback da liderança em seu primeiro rascunho e, em seguida, incorpore todas as mudanças apropriadas em seu rascunho final.
7. Atualize sua política de gerenciamento de despesas regularmente. Conforme sua empresa cresce e se expande em novas linhas de negócios, esta política precisará ser ajustada para acomodar essas mudanças. Quaisquer mudanças na política devem ser claramente comunicadas a todos os funcionários.

O que uma política de despesas deve incluir?

Todas as políticas de gestão de despesas devem incluir:

• Uma lista completa de quais despesas a empresa pagará: Certifique-se de que sua lista inclui (mas não está necessariamente limitada a):

  • Acomodações de hotel
  • Despesas de transporte
  • Reembolso de milhas
  • Custos de comida / bebida
  • Quaisquer regras relativas ao álcool
  • Gastos com entretenimento
  • Itens relacionados a negócios (ou seja, assinaturas, eletrônicos, equipamento, etc.)
  • Quaisquer outras despesas diversas (ou seja, postagem, bolos de aniversário para funcionários, etc.)
  • Considerações especiais ao viajar para fora do país de origem
  • Variações na política para diferentes funções e níveis de gerenciamento

• Orçamentos específicos para cada tipo de despesa (por exemplo, viajar por, suprimentos, Comida, etc.): Se seus orçamentos oscilam ao longo do ano, use esta seção para fornecer orientações gerais ou intervalos que os funcionários podem usar como referência.

• Explicações sobre os provedores preferenciais: Certifique-se de que os funcionários entendam as regras sobre quando os funcionários devem usar os hotéis preferenciais, companhias aéreas, locadoras de veículos ou outros fornecedores e quando houver flexibilidade. Seja claro sobre como e quando as exceções são permitidas.

• Linguagem muito clara e concisa: Escreva a política de uma forma que não deixe dúvidas sobre o que é ou não admissível.

• Todas e quaisquer despesas que a empresa não esteja disposta a pagar: Espere que essa lista cresça com o tempo, conforme os relatórios de despesas dos funcionários são questionados ou rejeitados. Se você atualiza regularmente sua política, você pode simplesmente inserir essas despesas inelegíveis em uma nova seção que descreve o que não está coberto.

• Instruções específicas para reclamar despesas: Descreva o processo, quaisquer prazos (por exemplo, enviar todos os relatórios de despesas até o último dia do mês em que foram incorridas), ou outros detalhes que os funcionários precisam seguir para serem reembolsados.

• Sua política sobre adiantamentos em dinheiro: Determine se você dará ou não adiantamentos em dinheiro. Se você é, certifique-se de incluir as etapas específicas que alguém deve realizar para obter o avanço (e, como relatar / devolver quaisquer fundos excedentes desse adiantamento).

• O processo de reembolso: Forneça detalhes sobre quando os funcionários podem esperar o reembolso, como eles vão receber seu dinheiro, e quais etapas devem ser executadas se um ou mais itens de seus relatórios de despesas forem rejeitados.

• Regras de cartão de crédito emitido pela empresa: Se sua empresa oferece cartões de crédito corporativos para funcionários, a política de despesas deve incluir linguagem sobre se e quando os cartões podem ser usados ​​para fins pessoais, políticas de reembolso e se os cartões de crédito pessoais podem ser usados ​​para pagar despesas.

Exemplo de política de despesas

Aqui está um esboço básico que você pode usar para criar a política de despesas da sua empresa.

1. Declare o propósito da política:

   Por exemplo:Esta política de despesas se aplica a todos os funcionários que são reembolsados ​​por despesas relacionadas ao trabalho.

2. Detalhe o que a política cobre:

   • Viagem de negócios
   • Acomodações
   • Refeições
   • Entretenimento
   • Conferências, treino e educação
   • Material e equipamento de escritório
   • Despesas diversas
   • Despesas adicionais / relevantes

3. Detalhe o que a política não cobre:

   • Compras pessoais
   • Despesas incorridas por não funcionários
   • Refeições e entretenimento associados a viagens ou eventos não autorizados
   • Mais de duas bebidas alcoólicas por dia
   • Ingressos para shows ou eventos esportivos, a menos que façam parte de um evento pré-aprovado com clientes potenciais / clientes.

4. Descreva o processo de reembolso de despesas do funcionário:

   • Aqui é onde você descreverá as etapas que os trabalhadores devem realizar para serem reembolsados ​​total ou parcialmente por suas despesas.
   • Detalhe o processo de aprovação e quem deve estar envolvido nele.
   • Inclua os prazos para reembolso.

Este exemplo pretende ser um guia para a criação de sua própria política. Assim que você começar a delinear sua política de gestão de despesas, você vai querer personalizá-lo para incluir todos os pontos relevantes e resolver quaisquer problemas potenciais relacionados às suas próprias operações.

Principais problemas de política de despesas a evitar

Gerenciar e controlar adequadamente as despesas dos funcionários é uma tarefa importante para qualquer empresa porque afeta o fluxo de caixa, impostos e finanças. Quando devidamente desenvolvido e executado, uma política de gestão de despesas fornece uma orientação para o funcionário e uma rede de segurança para a empresa.

Quando uma empresa não dedica tempo para desenvolver esta política importante, pode levar a problemas como:

• Problemas de fluxo de caixa: Em um mundo onde 20% de todas as despesas dos funcionários violam a política da empresa, a política precisa ser à prova de balas. Quando os funcionários têm "rédea solta" para gastar como quiserem, a lista de despesas não contabilizadas se acumulará rapidamente. Isso pode criar grandes problemas de fluxo de caixa.
• Gerentes e executivos seniores confusos: Sem um guia a seguir, seus gerentes não podem tomar boas decisões sobre a aprovação ou rejeição de despesas dos funcionários. Eles vão apenas seguir seu instinto ou fazer repetidas ligações para a contabilidade para obter ajuda. Você pode evitar essa confusão estabelecendo claramente as regras de gerenciamento de despesas em uma política corporativa que é compartilhada com toda a equipe.
• Fraude de despesas: Os funcionários podem mentir sobre as despesas . Ninguém quer pensar o pior de seus valiosos membros da equipe, mas fraudes financeiras acontecem e as empresas devem estar cientes de suas vulnerabilidades. Quando as regras que regem as despesas dos funcionários são borradas ou indefinidas, a oportunidade de cometer fraude pode aumentar dramaticamente. Em alguns casos, o simples fato de saber que alguém estabeleceu as regras e as está aplicando pode reduzir as chances de fraude em despesas.
• Má gestão tributária: As regras do IRS para relatórios de despesas descrevem exatamente o que se qualifica como uma despesa de negócios, que registro completo é, como manter esses registros e quais despesas se qualificam para dedução fiscal (consulte a publicação 535 do IRS para obter mais informações). Sem uma política clara para gerenciar essas despesas, você corre o risco de cometer erros em seus impostos e possivelmente até mesmo acionar uma auditoria do IRS. (Fale com seu contador para obter mais detalhes sobre isso e para ver o que mais você precisa fazer para garantir a conformidade fiscal.)

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6 principais práticas recomendadas da política de despesas

A política de despesas da sua empresa servirá como um sinal para os funcionários que incorrem nas despesas, os gerentes que os aprovam ou rejeitam, e o pessoal de contabilidade que os processa. Porque vai impactar muitos aspectos da sua organização, você vai querer dedicar um tempo para elaborar uma política que atenda às necessidades de sua empresa e de seu pessoal.

Aqui estão seis práticas recomendadas para usar ao desenvolver a política de despesas da sua empresa:

1. Compreenda as implicações legais e fiscais de sua política. Revise todas as leis estaduais e federais que regem os relatórios de despesas e reembolso. Certifique-se de que sua política esteja de acordo com essas leis. Faça uma abordagem semelhante com as leis tributárias, sabendo que existem políticas rígidas sobre quais despesas podem ou não ser deduzidas na declaração de imposto de renda de sua empresa.

2. Peça a opinião de seus funcionários. Se esta é sua primeira vez elaborando uma política, e se você não tiver certeza do que incluir nele, peça a opinião de seus funcionários. O que tornaria o processo mais fácil para eles? O que precisa ser declarado mais claramente? Onde eles tiveram problemas com despesas de arquivamento no passado (na sua empresa ou em um empregador anterior)? Use esta entrada para criar uma política que atenda às necessidades de todos, tanto quanto possível.

3. Converse com os gerentes seniores sobre a nova política. Em vez de apenas lançar as novas regras sobre gerentes e executivos, envolva-os (e outros aprovadores) no processo de desenvolvimento de políticas. Como seus empregadores, esses associados provavelmente tiveram que seguir diretrizes semelhantes em cargos anteriores e podem compartilhar com você as coisas boas e ruins. Novamente, use esses insights para orientar o desenvolvimento de sua própria política.

4. Mantenha simples, mas abordar todas as questões importantes. Será um ato de equilíbrio, mas seu objetivo deve ser manter a política o mais simples possível enquanto aborda todos os pontos-chave. Seja conciso e use o mínimo de palavras possível sem deixando muito para a interpretação.

5. Não enterre a política em sua pilha de papel corporativa. A ideia por trás deste exercício é criar uma política de despesas que todas as partes interessadas possam ler e consultar quando necessário. Assim que a política for concluída, distribua-o eletronicamente e incentive os funcionários a lê-lo e fornecer feedback. Se este for seu primeiro rascunho do documento, você pode usar esse feedback para ajustar sua política antes de finalizá-la e torná-la parte de seu livro de regras corporativas geral.

6. Automatize seu processo de gerenciamento de despesas. Um processo que costumava ser amplamente tratado com recibos de papel e planilhas, o gerenciamento de despesas se beneficiou significativamente da tecnologia. Os funcionários podem usar seus smartphones para carregar facilmente seus recibos e colocá-los no fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas. Uma vez no sistema de contabilidade, essas despesas podem ser encaminhadas automaticamente para as pessoas certas para aprovação, sinalizado ou preparado para pagamento. Automatizar o processo de gerenciamento de despesas é uma prática recomendada que muitas empresas adotaram, ajudando-os a economizar tempo e dinheiro, reduzindo o potencial de erros e transações fraudulentas.

Modelo de política de despesas grátis

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