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5 métodos fáceis para monitorar despesas e quilometragem com eficiência

Se você é como a maioria dos proprietários de empresas, empresários ou vendedores, você provavelmente tem uma caixa de sapatos cheia de recibos de gás. Sua caixa de sapatos pode estar se disfarçando como o chão do banco de trás do seu carro, ou no fundo da gaveta da sua mesa, mas você provavelmente tem aquela “caixa de sapatos” mesmo assim.

Infelizmente, você terá um grande trabalho de seleção pela frente quando a hora do imposto chegar. Você não vai apenas perder seu valioso tempo tentando se organizar antes de deixar sua declaração de imposto de renda no escritório do contador - tempo que poderia ser mais bem gasto no crescimento do seu negócio - ainda pior, você provavelmente não está reivindicando todas as suas deduções elegíveis e está, Portanto, pagando mais impostos do que deveria.

Este ano, por que não jogar fora aquela caixa de sapatos e tentar algo diferente? Para economizar seu tempo e dinheiro, Configure um sistema de rastreamento rápido e fácil para ter suas despesas com automóveis sob controle agora, em vez de esperar até o prazo final do imposto.

Etapas rápidas e simples para rastrear despesas com automóveis

  • Certifique-se de acompanhar todas as despesas elegíveis para o seu carro. Isso inclui seus custos de propriedade, como pagamentos de aluguel, depreciação se você possuir o seu veículo (também conhecido como subsídio de custo de capital ou CCA), ou encargos de juros se você está financiando para possuir. Também são elegíveis as despesas em que você incorre para operar seu veículo, como combustível, seguro, estacionamento, lava-carros, mudanças de óleo e outros custos de manutenção, bem como todas as taxas de licença e registro.
  • Crie uma pasta de arquivo para cada uma dessas categorias. Coloque seus recibos no arquivo apropriado no final de cada dia. Certifique-se de manter seu sistema de arquivamento em um local acessível, como a gaveta de arquivo em sua mesa. Se seus arquivos não estiverem por perto, é muito tentador voltar para aquela velha caixa de sapatos. Quando chega a hora de enviar seus impostos, toda a classificação está feita! Você apenas tem que somar as receitas.
  • Crie uma planilha com uma coluna para cada uma das categorias discutidas acima. Conforme você arquiva cada recibo, reserve um minuto para também adicionar a despesa à sua planilha. No fim do ano, simplesmente some cada coluna para somar rapidamente suas despesas com automóveis. Para simplificar ainda mais esse processo, use software ou serviços de rastreamento financeiro (como o nosso aqui no Mint) e certifique-se de usar a categoria ou recurso de memorando para rastrear cada tipo de despesa. No fim do ano, imprima relatórios por categoria e pronto.
  • Você também precisará manter um registro de quilometragem. Para fazer isso, basta inserir a leitura inicial e final do hodômetro em seu planejador, PDA, ou calendário do smartphone no início e no final de cada dia de trabalho. Você também pode usar um calendário gratuito baseado em nuvem, como o Google Agenda, para acessar seu registro de qualquer dispositivo conectado à Internet. No final de cada semana de trabalho, mês, ou ano, simplesmente subtraia as leituras de milhagem de abertura e fechamento. Como backup, em caso de mau funcionamento do computador, anote a leitura do hodômetro em seu recibo toda vez que você encher o tanque de gasolina.
  • Depois de preencher seus impostos, coloque todas as suas pastas e planilhas impressas ou relatórios resumidos em uma caixa do banco para referência futura. Certifique-se de manter as informações pelo menos cinco anos atrás, caso o IRS peça esclarecimentos no futuro.
  • Depois de fechar o ano, crie novas pastas de arquivos e repita o processo para o ano seguinte.

Simples, rápido, preciso e fácil. Mais importante, quando chega a hora de enviar seus impostos no final do ano, todo o trabalho pesado está feito. Agora você pode se concentrar em coisas mais importantes. Coisas como administrar seu negócio!

Susan A. Enns é Coach de Vendas B2B, Autor e sócio-gerente de conexões de vendas B2B. Ela tem um histórico comprovado de sucesso, com mais de 26 anos de experiência, e seus livros foram vendidos em quatro continentes separados.