Gerenciamento de despesas para pequenas empresas:10 maneiras pelas quais o software de despesas pode ajudar as pequenas e médias empresas a crescer

O gerenciamento de despesas é o processo pelo qual as empresas reembolsam os funcionários pelo dinheiro gasto em assuntos relacionados aos negócios. É mais frequentemente associado a despesas relacionadas a viagens, mas para realmente beneficiar o negócio, a gestão de despesas deve abranger tudo o que um funcionário pode solicitar reembolso, que pode ficar borrado - desde suprimentos para escritório em casa até assinaturas de software.

O gerenciamento de despesas apresenta muitos desafios para uma pequena empresa. Feito manualmente, pode exigir um investimento significativo em dinheiro e tempo. Leva $ 58, na média, para enviar e processar um relatório de despesas, e um adicional de $ 52 para corrigi-lo, de acordo com a Global Business Travel Association (GBTA).

O gerenciamento adequado de despesas permite que as pequenas empresas obtenham uma visão geral das despesas dos funcionários e classifiquem os gastos. Ele garante a conformidade tributária e completa, relatórios facilmente acessíveis para auditorias. Deixa claro para os funcionários quais são as diretrizes e os capacita a cumpri-las. A gestão de despesas feita da maneira certa significa que o financeiro não precisa contestar as despesas com um funcionário ou explicar por que ele não foi reembolsado em tempo hábil.

Gastar tempo e dinheiro em processos complexos de gerenciamento de despesas não serve a ninguém. Automatizá-los estabelece a base para o crescimento:você terá funcionários mais felizes com mais tempo para fazer o que você os contratou e dados mais precisos e acessíveis para tomar decisões de negócios.

10 maneiras pelas quais o software de gerenciamento de despesas pode desenvolver pequenas empresas

1. Controle as despesas com viagens.

   As despesas de viagem compreendem 10-12% do orçamento anual de uma empresa e representam cerca de 1% de sua receita, de acordo com dados de benchmark da Accenture. E as pequenas empresas tendem a gastar mais em viagens do que as empresas, em parte porque não têm poder de compra e negociação com os parceiros de viagens e, compreensivelmente, estão tentando ao máximo chegar aos clientes e reunir sua equipe. Regras que estabelecem limites de gastos podem ajudar a controlar os custos. Com sistemas de software de gerenciamento de despesas, a liderança pode identificar e definir esses limites.

2. Garanta a conformidade com a política de gerenciamento de despesas.

   Essas regras devem ser o produto de boas políticas de gerenciamento de despesas. Cerca de dois terços das pessoas entrevistadas pela Allstar Business Solutions disseram que não leram a política de despesas de sua empresa. Essa proporção é maior entre os funcionários de empresas menores. Como resultado, um décimo desses funcionários nunca busca reembolso. Enquanto isso, cerca de 56% dos CFOs em uma pesquisa recente da Robert Half Management Resources disseram ter visto um aumento no número de “pedidos de reembolso inadequados” de trabalhadores em um período de três anos.

   Os sistemas de gerenciamento de despesas funcionam em ambas as extremidades desse espectro. Eles sinalizam despesas impróprias ou questionáveis ​​e tornam mais fácil para funcionários hesitantes solicitar o reembolso.

3. Facilidade de gerenciamento e rastreamento de recibos em papel.

   A maioria das políticas exigirá que os funcionários registrem os recibos. Mas a perda de recibos em papel é um dos maiores desafios para o gerenciamento de despesas de pequenas empresas. Um bom sistema de gestão de despesas começa facilitando esta parte do processo, o que é oneroso para os funcionários que enviam despesas e para os contadores que as processam. O software de gerenciamento de despesas pode incluir tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres, em que uma fotografia tirada em um telefone móvel mapeia automaticamente para os campos apropriados do relatório de despesas.

4. Reduza os erros de dados que levam a pagamentos excessivos.

   Na média, 19% dos relatórios de despesas têm erros, de acordo com o GBTA. A gestão manual de despesas requer uma espécie de dança entre o funcionário, seu gerente e o departamento de contabilidade por meio do qual as despesas são registradas, revisado, questionado, re-revisado, negado, disputado e assim por diante. Pelo caminho, muitos erros podem entrar no reembolso. Ao automatizar a captura de recibos e o arquivamento de relatórios, e sinalizando reivindicações questionáveis, o software de gerenciamento de despesas pode reduzir significativamente os erros de dados.

   Um desses erros comuns é pagar a mais ao funcionário. Certas áreas são abundantes para esses tipos de ofensas - incluindo rastreamento manual de quilometragem ou despesas qualificadas que não exigem que o funcionário apresente recibos em papel. Uma pesquisa estimou que a fraude de despesas custa às empresas norte-americanas US $ 2,8 bilhões por ano. Isso nem mesmo contabiliza o custo adicional de processamento dos relatórios, que o software de gerenciamento de despesas reduz bastante. As empresas que usam software de relatório de despesas cortam esse custo de processamento em um quarto, de acordo com o Aberdeen Group, uma empresa de analistas do setor de B2B.

5. Garanta a conformidade fiscal, fornecendo relatórios de fácil acesso.

   Garantir a conformidade interna com sua política de despesas também pode garantir a conformidade com os regulamentos do IRS ao registrar e pagar impostos. Para empresas públicas que precisam cumprir os regulamentos Sarbanes-Oxley (SOX), O software de gerenciamento de despesas fornece controles personalizáveis ​​e as ferramentas de auto-auditoria para SOX. As regras do IRS exigem que as empresas armazenem dados por sete anos. O software de gerenciamento de despesas registra todas as informações relacionadas às despesas iniciadas pelo funcionário e facilita a obtenção de relatórios para fins de auditoria - sejam internos ou exigidos pelos investidores, credores ou agências reguladoras.

6. Agilize o reembolso por meio da integração com os sistemas de contas a pagar e folha de pagamento.

   O tempo desde quando um funcionário faz uma compra relacionada aos negócios até o momento em que é reembolsado pode ser de até quatro semanas, de acordo com um estudo da Allstar Business Solutions. A integração do software de despesas com um sistema de folha de pagamento acelera o processo. As melhores empresas transformam relatórios de despesas de funcionários em reembolso em 3 dias e meio, de acordo com Aberdeen.

   A integração com o sistema de contabilidade geral também é crucial para que os dados sejam lançados no plano de contas da empresa. A integração com os sistemas de contabilidade e folha de pagamento torna mais fácil separar os gastos dos funcionários por categoria e comparar as despesas ao longo do tempo para identificar outliers, tendências e oportunidades de economia.

7. Reduza os fluxos de trabalho para obter ganhos de eficiência nos negócios.

   De acordo com dados da Aberdeen, as empresas veem em média 1 1/2 relatórios de despesas por funcionário por mês. O GBTA diz que leva 18 minutos para que as finanças corrijam cada relatório, em média. Tomados em conjunto, isso significa em uma empresa com 50 funcionários, as equipes de finanças passam quase 23 horas por mês corrigindo relatórios. Automatizando o processo de envio de um relatório, sinalizando despesas ou erros inadequados, notificar os aprovadores e integrar à folha de pagamento pode reduzir significativamente esse tempo.

8. A facilidade de uso garante engajamento e conformidade.

   A maior reclamação sobre o gerenciamento manual de despesas - do lado do funcionário e do financeiro - é que ele é desajeitado e nada amigável. Um produto fácil de usar que inclui recursos de captura móvel de recibos, alerta automaticamente os usuários sobre possíveis erros e garante que sejam reembolsados ​​rapidamente aumenta muito as chances de os funcionários cumprirem as políticas de despesas.

9. Os dados centralizados aprimoram a análise de gastos.

   Os sistemas de gerenciamento de despesas também permitem a integração de cartões de crédito corporativos para facilitar a reconciliação. Eles racionalizam os dados em diferentes formatos e registram tudo em um banco de dados comum. Com uma visão completa das despesas iniciadas pelo funcionário, O departamento de finanças pode identificar mais facilmente os valores discrepantes nos gastos e detalhar os motivos por trás deles - para ver se eles nascem da economia ou de fraude. Os gastos departamentais também se tornam fáceis de ver. Os dados podem ser usados ​​para identificar ou negociar tarifas com parceiros ou provedores de viagens preferenciais. As empresas podem fatorar esses custos para determinar os verdadeiros custos de aquisição do cliente.

10. Ferramentas intuitivas aumentam o envolvimento dos funcionários.

    Um dos maiores desafios que uma pequena empresa enfrenta é encontrar e reter bons funcionários. Processos deficientes voltados para o funcionário irão rapidamente prejudicar a experiência do funcionário, e talvez nada seja mais importante do que garantir pagamento atempado para o processo muitas vezes oneroso das viagens de negócios. Fornecer ferramentas intuitivas para os funcionários que facilitam as partes de seu trabalho que não agregam valor, como enviar e processar despesas, é uma das muitas maneiras de construir uma experiência de qualidade para os funcionários.

O software baseado em nuvem é uma ótima opção para o gerenciamento de despesas de pequenas empresas. As pequenas empresas não têm muitas pessoas para lançar em projetos de software. A migração para um sistema de gerenciamento de despesas não pode tirar a equipe de seus empregos por semanas ou meses. Um bom parceiro de implementação de software fornecerá as melhores práticas para definir funções e responsabilidades, avaliando o impacto nas diferentes partes interessadas, e ferramentas e práticas robustas de migração de dados ao implementar um sistema de gerenciamento de despesas.

Os melhores processos de gestão de despesas antecipam mudanças na economia e no meio ambiente. Da mesma forma, sistemas de gerenciamento de despesas baseados em nuvem podem ser facilmente atualizados e atualizados, além de escalar quando o negócio cresce e precisa de suporte para várias moedas e vários idiomas. Mais importante, os funcionários podem acessar software baseado em nuvem onde quer que estejam, que, no caso de relatórios de despesas, geralmente fica fora de sua mesa.