Como gerenciar a folha de pagamento para uma pequena empresa

Sua pequena empresa está instalada e funcionando, e você está pronto para começar a contratar funcionários. Com os funcionários vem a folha de pagamento, uma tarefa essencial e complexa. Desde o controle do tempo até a retenção e o pagamento de impostos, cada aspecto do processamento da folha de pagamento requer a máxima atenção aos detalhes.

Por que sua pequena empresa precisa de folha de pagamento

A folha de pagamento pode ser demorada e complicada. Mesmo as pequenas empresas podem se beneficiar do software de folha de pagamento para ajudar a processar e registrar os benefícios dos funcionários, impostos e folha de pagamento. Criar um plano de como você processará empregadores e funcionários de benefícios da folha de pagamento. Veja como.

1. A folha de pagamento eficiente e precisa protege os benefícios dos funcionários e desempenha um papel fundamental na satisfação dos funcionários. Benefícios importantes, como saúde, seguros de invalidez e desemprego, bem como as contribuições para o plano de aposentadoria são calculadas e administradas por meio da folha de pagamento. As contribuições dos funcionários são deduzidas do pagamento bruto dos funcionários e erros com pagamentos de seguros e planos de aposentadoria podem ser caros e problemáticos para empregadores e funcionários. E pagar os funcionários com precisão e no prazo ajuda a mantê-los satisfeitos. Erros na folha de pagamento podem esgotar rapidamente o moral e levar a equipe a procurar trabalho em outro lugar.

2. As empresas devem cumprir as leis trabalhistas e os requisitos de impostos sobre a folha de pagamento. Esses requisitos complicados podem variar de estado para estado e estão sujeitos a alterações. As penalidades de não conformidade do IRS e outras agências fiscais podem ser severas, e as violações da legislação trabalhista podem levar a problemas com o Departamento de Trabalho (DOL) e até ações judiciais de funcionários. O software de folha de pagamento pode ajudá-lo a se manter atualizado com as regulamentações em mudança e a processar uma folha de pagamento precisa e em conformidade com as leis.

3. O gerenciamento eficiente da folha de pagamento ajuda as empresas a otimizar o fluxo de caixa e o desempenho. A folha de pagamento é uma das maiores despesas recorrentes de uma empresa. Você precisa de capital de giro suficiente, ou dinheiro em mãos, cada período de pagamento para cumprir suas obrigações. Compreender os custos da folha de pagamento também ajuda a gerenciar sua força de trabalho com mais eficiência. Você deseja ter funcionários suficientes para fazer o trabalho corretamente, sem desperdiçar dinheiro com trabalho desnecessário. Mas você também precisa de dinheiro suficiente para contratar novos funcionários ou fazer investimentos adicionais se o negócio melhorar.

Configurar um sistema de folha de pagamento

Antes de começar a pagar seus funcionários, siga algumas etapas para configurar seu sistema de folha de pagamento. Em vez de tentar todas essas etapas com cálculos e planilhas manuais, considere uma solução de software de processamento de folha de pagamento para simplificar o processo.

• Obtenha um número de identificação do empregador (EIN). Um EIN é um número de nove dígitos que o IRS atribui à sua empresa para identificá-la em documentos fiscais, semelhante à forma como um número de Seguro Social é usado para identificar um indivíduo. Os proprietários de empresas podem precisar obter um EIN antes de se inscreverem para licenças comerciais, abrir uma conta em um banco comercial ou arquivar impostos sobre os salários. Inscreva-se para um EIN online através do site do IRS.
• Configure um cronograma de folha de pagamento. Determine com que frequência você pagará aos funcionários. Muitas empresas pagam aos funcionários a cada duas semanas (quinzenal). Alguns estados têm requisitos de frequência de pagamento mínimo, então, antes de decidir sobre um cronograma de folha de pagamento, certifique-se de cumprir todos os regulamentos. Decida como você vai pagar aos funcionários, seja por depósito direto, cheque em papel ou cartão de pagamento recarregável. Como os funcionários dependem de seus contracheques, é importante pagar pontualmente de forma consistente.

• Compreenda as leis salariais. Leis salariais em nível federal e estadual, tais como salários mínimos e regras de horas extras estabelecidas pelo Federal Labor Standards Act (FLSA), ajudam a proteger o bem-estar dos funcionários. Sob o FLSA, os empregadores devem rastrear e manter registros de todo o tempo trabalhado do funcionário, pague pelo menos um salário mínimo e pague horas extras se os funcionários trabalharem mais de 40 horas por semana e não estiverem isentos. Para os funcionários serem isentos da FLSA, eles devem receber um salário, ou uma soma fixa a cada ano, independentemente de quantas horas são trabalhadas, isso é mais de $ 684 por semana ($ 35, 568 por ano) na maioria dos estados. Em alguns estados, como a Califórnia, Washington e Nova York, esse requisito mínimo é ainda maior.

  Se sua empresa contrata freelancers ou empreiteiros independentes, eles também terão seus próprios conjuntos de regras e regulamentos. Da perspectiva do IRS, freelancers são autônomos, portanto, eles não estão sujeitos ao mesmo salário mínimo ou às leis de horas extras que os funcionários horistas não isentos.

• Respeite os regulamentos fiscais. Como leis salariais, existem regulamentações de impostos sobre a folha de pagamento no governo federal, nível estadual e local. Depois que o pagamento bruto do seu funcionário é determinado, calcular esses impostos e reter o valor dos contracheques para enviar à agência apropriada. Plano e orçamento para os seguintes impostos.

  • Imposto de renda federal
  • Impostos da Lei de Contribuições de Seguros Federais (FICA)
  • Impostos da Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA)
  • Quaisquer outros impostos estaduais ou locais relevantes

As empresas não são responsáveis ​​por reter ou pagar quaisquer impostos para contratantes independentes. E eles geralmente não se qualificam para outros benefícios de funcionários, porque não são tecnicamente funcionários da empresa. Em vez de preencher um formulário W-4 que detalha as retenções na fonte, freelancers preenchem um W-9.

• Estabeleça um pacote de benefícios. Decida quais benefícios você oferecerá. Considere o seguro saúde, contribuições para planos de aposentadoria e folgas remuneradas. As contribuições do plano são deduzidas dos contracheques. E a folga remunerada precisa de um acompanhamento cuidadoso. Se você tem um departamento de recursos humanos, trabalhe com eles para criar e administrar esses benefícios.

O software de gerenciamento de folha de pagamento pode ajudá-lo a ser mais eficiente, entender melhor os custos associados à folha de pagamento, manter a precisão e garantir a conformidade com os regulamentos fiscais.

O que está incluído em um sistema de folha de pagamento

O sistema de folha de pagamento que você configurou precisará controlar o tempo do funcionário, calcular deduções, processar impostos e benefícios da folha de pagamento, fazer pagamentos aos funcionários e enviar os impostos apropriados. Cada sistema de folha de pagamento possui alguns componentes.

Controle de tempo :Estabeleça um sistema de controle de tempo para seus funcionários horistas e treine-os como usá-lo. Considere fatores como pagamento de horas extras e pedidos de licença. O software de folha de pagamento e rastreamento de tempo pode ajudar a automatizar e agilizar esses processos

Remunerações :O sistema de folha de pagamento calculará os salários ou pagamento bruto usando a taxa horária e o número de horas trabalhadas. E para funcionários assalariados, seu salário anual será dividido pelo número de períodos de pagamento.

Retenções :O software de folha de pagamento calculará as obrigações fiscais apropriadas usando as informações encontradas no W-4 de cada funcionário, bem como outros federais, leis estaduais e locais. Ele automatizará os pagamentos às autoridades fiscais e manterá registros para fins de conformidade. Ele também pode processar deduções para penhoras de salários, se necessário.

Benefícios :Muito parecido com impostos, o sistema de software de folha de pagamento irá deduzir a parcela dos benefícios do funcionário antes que um cheque seja cortado para garantir o pagamento imediato.

Outros recursos úteis :O software de folha de pagamento de primeira linha se integra a outros softwares de negócios, como RH e software de contabilidade, para resolver outros desafios comuns de folha de pagamento e financeiros.

Estabelecer políticas e procedimentos de folha de pagamento

Depois de decidir sobre um sistema de folha de pagamento, estabelecer políticas e procedimentos padrão para gerenciar as tarefas da folha de pagamento de maneira eficiente e oportuna. Aqui estão alguns dos detalhes sobre o seu período de pagamento e benefícios que você deve comunicar a todos os funcionários:

• Como funciona sua folha de pagamento. Treine os funcionários sobre os procedimentos de rastreamento de tempo, com quem falar se tiver problemas de folha de pagamento e outras políticas da empresa, como feriados pagos. Considere um sistema de software de folha de pagamento com uma interface amigável que todos os seus funcionários, independentemente da habilidade técnica, pode acessar facilmente e usar para relatar o tempo, solicite uma folga e visualize com segurança outras informações importantes da folha de pagamento.
• Quando o período da folha de pagamento é. A frequência de pagamento depende muito do que funciona melhor para sua empresa e funcionários, embora alguns estados também tenham leis de período de pagamento mínimo. A maioria dos empregadores opta por um período de pagamento quinzenal, sendo a sexta-feira o dia de pagamento mais popular. Os funcionários dependem de seus contracheques e é importante que eles saibam quando esperar um contracheque. E você precisa saber quando processará a folha de pagamento para que possa garantir que sua empresa tenha fundos suficientes para cobrir os custos.
• Como funcionam os benefícios. Que tipo de plano de saúde você está oferecendo? Quanto será deduzido de cada cheque para cobrir os prêmios? E as contribuições para a aposentadoria? Existe um programa de compatibilidade do empregador se os funcionários contribuírem para seus fundos de aposentadoria? Depois que o plano de benefícios for estabelecido, comunicá-lo durante seus processos de integração.

Como executar a folha de pagamento

Agora que seus processos de folha de pagamento estão estabelecidos e você está pronto para começar, há algumas etapas a serem observadas. O primeiro passo é descobrir quantas horas seus funcionários trabalharam.

Usando um sistema de rastreamento de tempo

Acompanhe o tempo trabalhado por cada funcionário. Um sistema de controle de tempo o ajudará a calcular os salários dos funcionários pagos por hora. Também pode ser usado por funcionários assalariados se eles cobrarem tempo de projetos ou clientes específicos. Use uma solução de software de folha de pagamento com controle de tempo e recursos de relatórios.

Depois de ter um registro completo das horas trabalhadas e salários dos funcionários, você está pronto para começar a processar a folha de pagamento. Aqui estão as etapas a seguir para um processamento eficiente da folha de pagamento:

1. Calcule os salários. Por hora ou salário, encontre o pagamento bruto para cada funcionário. Não se esqueça de calcular o pagamento de horas extras quando aplicável.
2. Calcule o pagamento líquido. Deduza todos os impostos de folha de pagamento exigidos, beneficia contribuições e penhoras salariais do pagamento bruto. Embora isso possa ser feito manualmente, o software de folha de pagamento pode automatizar essa etapa.
3. Pague aos funcionários e distribua recibos de pagamento, se necessário. Alguns estados não exigem contracheques, mas, mesmo quando não é obrigatório, é uma prática de negócios geralmente aceita compartilhá-los com os funcionários após cada período de pagamento. Isso pode ser feito eletronicamente ou com cópias impressas.
4. Deposite todos os impostos sobre os salários. Isso inclui a receita federal, FICA, FUTA e impostos locais que são retidos do pagamento do funcionário, bem como a parte do empregador. Novamente, O software de folha de pagamento pode automatizar esse processo arquivando e depositando impostos sobre a folha de pagamento para você.
5. Manter registros. Fique em conformidade com o IRS, DOL e regulamentos locais.
6. Arquive todos os formulários fiscais necessários. Isso é feito trimestralmente para impostos de renda federais e FICA, e anualmente para FUTA. A frequência de arquivamento local e estadual pode variar.

Gerenciando impostos sobre a folha de pagamento

Manter o controle e pagar corretamente todos os impostos da folha de pagamento não é pouca coisa, porque você pode estar sujeito a vários impostos federais, níveis estaduais e locais. Esta é uma visão geral rápida dos impostos sobre a folha de pagamento que as empresas devem rastrear:

• Imposto de renda federal: Cada funcionário será tributado de forma diferente com base em suas rendas e nas retenções do Formulário W-4 do IRS. Calculadoras online e software de folha de pagamento podem ajudar neste cálculo complexo.
• Impostos FICA: Estes financiam a Segurança Social e o Medicare e o montante é dividido igualmente entre o empregador e o empregado. Para a Segurança Social, empregadores e funcionários pagam cada um 6,25% do salário bruto, cada um para um total de 12,4% em até US $ 137, 700 dos ganhos dos funcionários. O valor pago ao Seguro Social dos funcionários durante suas carreiras determina quanto benefício eles recebem após a aposentadoria. E os impostos do Medicare são de 1,45% tanto para o empregador quanto para o empregado.
• Impostos FUTA: O FUTA é pago pelo empregador. A taxa de imposto FUTA é de 6% sobre os primeiros $ 7, 000 em salários pagos em um ano civil, a menos que seu estado receba um crédito de imposto reduzindo seu pagamento total de FUTA.
• Outras considerações fiscais: Pague os impostos de renda estaduais e locais relevantes, além de obrigações financeiras adicionais, como seguro de invalidez, compensação do trabalhador e seguro-desemprego estadual.

Além de pagar esses impostos, as empresas devem relatá-los de acordo com as programações do IRS. Todas as empresas devem gerenciar os impostos sobre a folha de pagamento com a maior precisão para evitar penalidades do IRS e problemas com os funcionários. O IRS exige que os impostos sobre os salários sejam pagos em datas específicas, quinzenal ou mensal, e você pode enfrentar multas pesadas se perder esses prazos - penalidades de até 10%. Se você estiver com pouco dinheiro e não conseguir cobrir todas as suas despesas, existem maneiras melhores de resolver problemas de fluxo de caixa do que ignorar suas contas de impostos. E nenhum funcionário quer ser atingido com uma conta de imposto inesperada porque seu empregador usou um cálculo incorreto de retenção na fonte.

A importância de manter registros da folha de pagamento

As agências federais e estaduais têm leis que exigem que você mantenha registros de folha de pagamento específicos para o caso de as agências precisarem das informações.

Sob o FLSA, os empregadores devem manter certos registros para todos os trabalhadores não isentos por três anos, como o nome do funcionário, endereço e ocupação, bem como detalhes da folha de pagamento, como horas trabalhadas e salários ganhos.

De acordo com os regulamentos do IRS, todos os registros de impostos trabalhistas devem ser mantidos por pelo menos quatro anos e devem estar disponíveis mediante solicitação para revisão do IRS. O IRS também exige que as empresas mantenham informações de cada funcionário, incluindo salários, reter certificados e datas e valores de depósitos fiscais feitos em seu nome. A violação dos requisitos de manutenção de registros da folha de pagamento pode levar a multas caras para o IRS e o DOL. E se surgir alguma disputa, Claro, registros precisos podem ajudar a proteger sua empresa.

Além de razões legais, boas práticas de manutenção de registros de folha de pagamento podem ajudá-lo a entender melhor as principais métricas de negócios, como níveis de produtividade, ausências de funcionários e custos de folha de pagamento.

Use um funcionário ou gerente de folha de pagamento

Acompanhar as mudanças nas práticas e regulamentações da folha de pagamento é um desafio comum da folha de pagamento. Uma solução é designar alguém para ser o encarregado da folha de pagamento ou contratar um gerente de folha de pagamento. Se você estiver executando a folha de pagamento manualmente ou usando uma solução de software de folha de pagamento, o papel do gerente da folha de pagamento pode ser em tempo integral. E mesmo se você estiver terceirizando a folha de pagamento, um encarregado da folha de pagamento pode ajudar a supervisionar o processo, bem como a troca oportuna de informações entre sua empresa e o provedor de serviços.

Os gerentes de folha de pagamento normalmente realizam as seguintes tarefas:

• Processando folha de pagamento
• Deduzindo contribuições de benefícios
• Garantir a conformidade fiscal da folha de pagamento
• Compreender e seguir as leis salariais
• Pagando todos os impostos necessários
• Envio de relatórios de folha de pagamento ao IRS e outras entidades governamentais
• Manter todos os registros necessários e úteis
• Responder a consultas de folha de pagamento de funcionários

Os gerentes de folha de pagamento melhoram as ineficiências no processo de folha de pagamento. E eles trabalham em estreita colaboração com a contabilidade para desenvolver estratégias em torno do gerenciamento da força de trabalho para melhorar a saúde financeira da sua empresa.

Em que ponto uma pequena empresa deve nomear um encarregado da folha de pagamento ou contratar um gerente de folha de pagamento dedicado? Quando a folha de pagamento se torna uma dor de cabeça e começa a atrapalhar em outros projetos. Se você começar a ter erros de folha de pagamento ou se estiver lutando para acompanhar as regras e regulamentos, considere a contratação de um gerente de folha de pagamento. E conforme sua empresa continua a crescer, Considere expandir a função e criar uma equipe de folha de pagamento dedicada.

10 dicas de folha de pagamento para pequenas empresas

As 10 dicas a seguir podem ajudar sua pequena empresa a gerenciar com êxito a folha de pagamento.

1. Coloque suas finanças em ordem. Defina um orçamento para a folha de pagamento e estime quanto custará a folha de pagamento. Certifique-se de adicionar pelo menos 20% ao pagamento base de um funcionário para contabilizar os impostos, benefícios e outras taxas de folha de pagamento. Compreender os fluxos de caixa de sua empresa ajudará a manter suas finanças saudáveis ​​e a garantir que você tenha dinheiro suficiente para pagar os funcionários em dia.

2. Familiarize-se com as leis trabalhistas em um federal, nível estadual e local, e sempre fique por dentro das mudanças. O não cumprimento pode levar a penalidades severas.

3. Eduque-se sobre as obrigações fiscais da folha de pagamento do IRS da sua empresa , além de quaisquer requisitos fiscais estaduais e locais. Como as leis trabalhistas, estes estão sujeitos a mudanças, e as penalidades podem ser severas.

4. Mantenha um controle cuidadoso de todos os pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento e prazos de relatórios. Os impostos sobre a folha de pagamento devem ser apresentados ao IRS até certas datas, caso contrário, você incorrerá em penalidades que aumentam de acordo com o atraso no pagamento do imposto.

5. Saiba quais registros da folha de pagamento você precisa manter para aderir aos requisitos de IRS e DOL, e quanto tempo você precisa para mantê-los.

6. Sempre classifique os trabalhadores corretamente. Os funcionários preenchem um formulário W-2, que é usado para determinar quanto dinheiro reter para o imposto de renda federal. Empreiteiros independentes, por outro lado, são responsáveis ​​pela totalidade dos impostos trabalhistas e nada é retido de seus salários, então eles apresentam um Formulário W-9.

7. Não adie o uso de uma solução de software de folha de pagamento; gerenciar a folha de pagamento é mais rápido, mais fácil e preciso com um sistema que pode simplificar os processos.

8. Certifique-se de que sua solução de folha de pagamento atenda às suas necessidades. Identifique recursos importantes e certifique-se de que eles estejam incluídos em seu software. Por exemplo, se você gostaria de integrar seu software de processamento de folha de pagamento com seu software de contabilidade de negócios ou gerenciamento de capital humano, certifique-se de que é uma opção. Solicite um tour pelo produto e conheça o software antes de comprá-lo.

9. Integre sua solução de folha de pagamento com outro software de negócios, como sistemas de contabilidade ou sistemas de RH. Isso torna mais fácil para os proprietários de pequenas empresas ter uma visão geral, por exemplo, como a folha de pagamento afeta o fluxo de caixa.

10. Sempre verifique a entrada de dados, mesmo se você estiver usando um software de folha de pagamento. Quadros de horas, cálculos de folha de pagamento, cálculos de benefícios, deduções, pedidos de folga, Os formulários do IRS e qualquer outra documentação da folha de pagamento devem ser precisos e verificar o seu trabalho pode ajudá-lo a evitar erros dispendiosos.

Como o software e a automação podem ajudar pequenas empresas com a folha de pagamento

Gerenciar a folha de pagamento pode ser um dos aspectos mais tediosos e demorados da administração de uma pequena empresa, dados os detalhes repetitivos e a necessidade de se manter atualizado com as mudanças nas leis salariais e fiscais. Contudo, O software de folha de pagamento pode aumentar muito a eficiência e ajudar a reduzir dores de cabeça por meio da automação. Por exemplo, software de folha de pagamento pode:

• Calcule com precisão os salários, levando em consideração todos os fatores necessários, incluindo salários, retenções de impostos, localização e contribuições de benefícios. Elimina contagens manuais.
• Calcule horas extras, pagamento de férias e bônus após o expediente, se aplicável. Seja apenas para seguir a política da empresa ou para cumprir os regulamentos federais ou estaduais, software de folha de pagamento torna muito mais fácil rastrear até mesmo agendas complexas.
• Rastreie solicitações de folga para férias ou dias de licença médica. O software de folha de pagamento também pode lidar com benefícios como o acúmulo de folgas remuneradas que podem precisar ser pagas se um funcionário deixar o negócio.
• Mantenha-se atualizado com as leis fiscais e salariais federais, níveis estaduais e locais. Economize tempo e garanta conformidade.
• Pague automaticamente os funcionários por meio de depósito direto ou cartões de pagamento.
• Reduza o erro humano. Inserir manualmente as informações da folha de pagamento pode ser demorado e sujeito a erros, mas a automação pode lidar com os detalhes enquanto permite que os gerentes de folha de pagamento e funcionários se concentrem em tarefas mais valiosas.

Como o gerenciamento da folha de pagamento é uma tarefa administrativa crítica que deve ser executada com precisão e no prazo em cada período de pagamento, é importante configurar um sistema que funcione para sua pequena empresa. O software e a automação da folha de pagamento podem melhorar muito a eficiência e a precisão, ao mesmo tempo que ajudam sua empresa a se manter em conformidade com as políticas federais dinâmicas e desafiadoras, regulamentos fiscais estaduais e locais. Ele evita que você e seus gerentes de folha de pagamento se envolvam nas minúcias de processos excessivamente complexos. O poderoso software de folha de pagamento também se integra a soluções de contabilidade para levar seu negócio ao próximo nível.