Mantendo seu sistema de CRM atualizado

De volta das férias e se sentindo revigorado? Qual o melhor momento para examinar seu sistema de CRM e certificar-se de que ele está atualizado com o seu negócio? Manter seu sistema de CRM atualizado limpando dados antigos e removendo contatos antigos garantirá que você aproveite ao máximo seu sistema de CRM. Pode até acabar economizando algum dinheiro!

Antes de remover qualquer coisa, certifique-se de fazer backup dos dados, caso você se empolgue demais com a limpeza! Pelo menos, quaisquer exclusões acidentais podem ser revertidas. Para fazer backup de seus dados, você precisa estar logado como administrador e ir para Configuração e, em seguida, Baixar meus dados. Depois de fazer o backup de seus dados, você pode acessar a lista de usuários e remover todos os usuários antigos que podem não trabalhar mais para sua empresa ou que não usam mais o sistema CRM. Agora você está pronto para começar a passar pelo seu sistema!

Revise seus campos de CRM

Você ainda usa todos eles? Alguns campos podem ter sido configurados para uma tarefa específica que não é mais relevante. Para remover um campo, vá para Configuração, Gerenciar campos personalizados e exclua os que você não precisa.

Remover contatos para os quais você não tem mais detalhes de contato

Você tem contatos sem e-mail ou número de telefone anexado a eles? Pode ser hora de você excluí-los. Se você não conseguir contatá-los, eles não serão um potencial de vendas de qualquer maneira. Para encontrar esses contatos vá em Contato, clique no cabeçalho “e-mail” ou “telefone” e ele mostrará todos os contatos que estão faltando. Você pode atualizar seus detalhes de contato ou removê-los. Você pode descobrir que, depois de remover os contatos, você tem contas sem contatos anexados a eles, e pode remover essas contas também.

Excluir dados antigos e desatualizados

Concentre-se em possíveis vitórias e remova contatos antigos se não houver atividade há muito tempo. Remova qualquer contato cujo e-mail seja devolvido. Pode ser que o contato tenha saído da empresa ou tenha um novo endereço de e-mail.

Se você está começando a atingir o limite de sua capacidade de armazenamento, talvez queira revisar alguns de seus documentos antigos e excluir contas vinculadas antigas - qualquer coisa com mais de 2 anos provavelmente poderá ser removida. Você pode querer passar por antigos prospectos e apresentações armazenadas em antigas contas comerciais, mas certifique-se de tomar cuidado com faturas e contratos, pois pode precisar deles no futuro.

Excluir modelos de e-mail antigos

Se você estiver usando apenas alguns dos modelos de e-mail que criou, não há necessidade de manter o restante. Encerre todas as campanhas de marketing que foram concluídas, mas ainda estão sinalizadas como ativas. Exclua quaisquer prospectos, suspeitos ou oportunidades que não foram devidamente fechados. Você pode ter criado entradas para incluir prospectos, suspeitos ou oportunidades que não existem mais, certifique-se de excluí-los. Dê uma olhada para ver se você registrou tarefas que não são mais relevantes e remova-as.

Percorra seus relatórios

Livre-se dos relatórios que você não precisa mais. Se você tem relatórios antigos que foram criados e nunca usados, esta é a hora de se livrar deles.

Se você estiver usando os relatórios avançados

Você pode gerar um relatório que mostrará quais contas não tiveram nenhuma atividade adicionada desde uma data selecionada. Ou você pode simplesmente adicionar uma caixa de seleção temporária Custom Field na conta e marcar todos aqueles que você não deseja mais. Nossa equipe de suporte pode excluir essas contas para você se você enviar um e-mail.

Certifique-se de revisar o painel e de que ele esteja atualizado com as estatísticas que você realmente precisa ver todos os dias.

Seu CRM agora deve estar de ponta e pronto para funcionar !