Como sua empresa pode evitar fraudes de cheques

A fraude de cheques é um dos atos de fraude mais comuns cometidos contra pequenas empresas. Saiba mais sobre isso e como proteger seu negócio.
A fraude de cheques afeta a todos. Isso afeta o casal de aposentados que erroneamente depositou um cheque falsificado e agora está com $ 500. Isso afeta o supermercado do seu bairro, que teve milhares de dólares em cheques devolvidos nos últimos meses. Afeta as instituições financeiras que descontam cheques para clientes que conscientemente não têm fundos disponíveis em sua conta.

A fraude de cheques também pode afetar sua pequena empresa. Enquanto muitos empresários simplesmente pararam de usar cheques, muitos desses mesmos clientes continuam usando cheques para pagar suas despesas comerciais.

Então, como você protege você e sua empresa contra cheques fraudulentos? Se deixar de usar ou aceitar cheques em sua empresa não for uma opção, existem outras maneiras de evitar que fraudes de cheques afetem seus negócios.

Visão geral:o que é fraude de cheque?

A fraude de cheques pode assumir várias formas, mas, na maioria dos casos, envolve a tentativa de pagamento de mercadorias usando um cheque roubado, alterado ou falsificado. Outros casos de fraude incluem a emissão de um cheque para um indivíduo ou empresa com o conhecimento de que não há dinheiro suficiente na conta para cobri-lo.

Instâncias adicionais de fraude de cheques podem incluir o uso de cheques roubados para pagar mercadorias ou a criação e uso de cheques falsificados. E, com a tecnologia de hoje, pode ser difícil dizer se um cheque é válido no exame inicial.

Com muitos aplicativos de software de contabilidade que oferecem pagamento eletrônico de contas ACH, você pode eliminar o uso de cheques em seu negócio. No entanto, se essa opção não for viável, certifique-se de dedicar algum tempo a se informar sobre fraudes de cheques e como evitar que isso cause problemas em sua empresa.

4 tipos de fraude de cheques

A fraude de cheques normalmente envolve o uso ilegal de cheques. Embora algumas formas de fraude de cheques, como o flutuante, tenham se tornado mais difíceis por causa das aprovações eletrônicas de cheques, o uso de cheques falsificados aumentou devido à capacidade de reproduzir cheques que parecem reais. A lista a seguir, embora não exaustiva, destaca quatro dos tipos mais comuns de fraude de cheques.

1. Verifique flutuante

Mais comum antes da existência dos cartões de débito, o ato de emitir cheques continua até hoje, embora em menor escala. Por décadas, as pessoas usaram cheques flutuantes como uma forma de empréstimo do dia de pagamento, escrevendo um cheque para bens e serviços dias antes de um depósito ser feito em sua conta.

Na maioria dos casos, as pessoas que dão cheques flutuantes não querem roubar dos outros. Eles simplesmente querem esticar seus fundos até o dia do pagamento. Mas qualquer que seja a motivação, o ato pode prejudicar seriamente as pequenas empresas.

2. Cheques falsificados

Antigamente era fácil identificar cheques falsificados. Não mais. Agora você seria pressionado a dizer a diferença entre um cheque falsificado feito usando um computador desktop e uma impressora colorida decente e os usados ​​por sua empresa.

Tenha em mente que quase qualquer tipo de cheque pode ser falsificado, então não se engane pensando que cheques emitidos pelo governo são sempre legítimos. Os cheques bancários também podem ser falsificados, portanto, não assuma que eles não exigem a mesma quantidade de escrutínio.



Os criminosos usam cheques falsificados de várias maneiras para roubar fundos da sua conta. Em alguns casos, eles os usam para pagar mercadorias, deixando os empresários pagarem a conta. Em outros casos, o esquema é mais elaborado, envolvendo pagamentos indevidos e pedidos de reembolso que podem deixar os empresários de fora milhares de dólares.

3. Cheques roubados

Cheques roubados, como cheques falsificados, podem ser usados ​​por criminosos para pagar bens e serviços, ou até mesmo depositados, com cashback. Uma vez descoberto que os cheques foram roubados, o banco reverterá o depósito, deixando novamente o dono na mão.

Mas se você usa cheques em seu negócio, corre outro risco, que é a ameaça de que funcionários sem escrúpulos roubem cheques. Além disso, um arrombamento em sua empresa pode resultar em fraude maciça de cheques, caso os cheques sejam roubados.

4. Verifique kite

Embora o check kiting afete principalmente bancos e instituições financeiras, as empresas também podem ser vítimas do check kiting. Check kiting envolve o criminoso abrindo contas em dois bancos e, em seguida, flutuando cheques entre eles, sabendo que não há fundos suficientes em ambos os bancos.

Check kiting pode impactar seu negócio se você permitir cashback em uma compra. Outra maneira pela qual o check kiting pode afetar seus negócios é se um cliente comprar um item com um cheque e depois devolver o item para um reembolso em dinheiro. Você acaba fornecendo o reembolso e, em seguida, o cheque é devolvido por falta de pagamento.

Mais exemplos de fraude de cheques

Diana precisa de mantimentos, mas ela tem apenas US$ 10 em sua conta e não será paga por mais dois dias. No caminho para casa do trabalho, ela para no supermercado e preenche um cheque de US$ 65 para suas compras. Como é quarta-feira, ela espera que o cheque que ela passa não seja compensado pelo banco até sexta-feira, quando seu pagamento for depositado.

Infelizmente para Diana, o cheque é apresentado na quinta-feira e é devolvido por fundos insuficientes, tornando-a responsável pelo valor original, juntamente com os encargos do cheque especial, enquanto a mercearia está fora de $ 65.

Ed recebe um cheque de reembolso da empresa de administração de imóveis que administra o apartamento que ele alugava. Um gênio da computação, Ed olha para o cheque e vê como seria fácil criar um cheque igual ao que ele recebeu.

Mais tarde naquela tarde, Ed criou um cheque que parece idêntico ao outro. Ele leva seu cheque recém-criado para o banco e o desconta, e de repente Ed tem um extra de $ 500, cortesia de sua antiga empresa de administração de propriedades.

Enquanto isso, a empresa de administração de imóveis não tem ideia de que um cheque falsificado foi descontado em sua conta, já que as reconciliações bancárias não são feitas há meses. Isso torna mais difícil recolher os fundos roubados de Ed ou ser reembolsado pelo banco, que espera que as ocorrências de fraude sejam notificadas em 30 dias.

Como sua empresa pode evitar fraudes de cheques

Atualmente, estima-se que as perdas com fraudes de cheques estejam na casa dos bilhões apenas nos EUA e provavelmente continuarão a aumentar. Mas há algumas coisas que você pode fazer para evitar que a fraude de cheques afete seus negócios.

Sempre verifique o ID ao aceitar um cheque

A primeira regra para aceitar cheques é sempre verificar o ID do cliente que está fazendo o cheque. Em todos os casos, o ID deve sempre corresponder ao nome no cheque. Caso contrário, solicite uma forma de pagamento alternativa. Não deve haver exceções a essa regra e certifique-se de que seus funcionários – ou qualquer pessoa que aceite um cheque em nome de sua empresa – cumpram essas regras.

Aceitar apenas cheques de clientes conhecidos

Se você sempre aceitou cheques de determinados clientes, as chances deles defraudarem você são baixas. Essa pode ser a melhor maneira de continuar aceitando cheques sem aumentar o risco de fraude de cheques.

Comece a usar outros métodos de pagamento de contas

Comece a procurar outros métodos para pagar suas contas. Muitas empresas aceitam pagamentos ACH ou depósito direto para pagamento de contas, o que eliminará a necessidade de você emitir cheques comerciais. Também elimina a ameaça de cheques roubados ou mal utilizados.

Examine a verificação de perto

Ao aceitar um cheque, certifique-se de observá-lo atentamente. A coloração parece fora? Os números parecem legítimos? Se uma verificação parecer suspeita, examine o número de roteamento para ver se é legítimo. Verifique a legitimidade do cheque com o banco de onde o cheque foi emitido.

Se você não conseguir verificar as informações do cheque, não aceite. Melhor perder um cliente do que perder milhares de dólares.

Tenha cuidado com os cheques administrativos

Há muito que se supõe que os cheques bancários são legítimos. Infelizmente, cheques bancários também podem ser reproduzidos para parecer autênticos, com poucos recursos disponíveis para você se forem devolvidos por fundos insuficientes.



Um cheque administrativo genuíno deve sempre exibir o nome do banco no topo, com um número de telefone exibido também. Em todos os casos, o nome do beneficiário já deve estar impresso no cheque administrativo.

Em caso de dúvida, ligue para a agência bancária indicada no cheque administrativo para verificar sua autenticidade antes de aceitá-lo.

Mantenha seus cheques trancados

Muitos golpes de cheque ocorrem porque os cheques são roubados e usados ​​de forma fraudulenta. Com tecnologia de computador, eles também podem ser facilmente reproduzidos e usados ​​por ladrões.

Se você precisar usar cheques para pagar contas, certifique-se de que eles sejam acessíveis apenas a funcionários autorizados e que estejam trancados em um local seguro. Você também deve prestar muita atenção aos números dos cheques e investigar imediatamente quaisquer verificações fora de sequência, pois elas também podem indicar roubo.

Reconciliar extratos bancários imediatamente

A melhor maneira de detectar fraudes antecipadamente é concluir o processo de reconciliação bancária imediatamente. Encontrar um caso de fraude de cheque quatro meses após a ocorrência tornará muito mais difícil rastrear o criminoso e menos provável que o banco reembolse os fundos roubados.

Existem maneiras de evitar fraudes em cheques

Embora a melhor maneira de evitar fraudes em cheques seja parar de usar e aceitar cheques, isso pode não ser uma opção para sua pequena empresa.

Se usar e aceitar cheques é uma necessidade para o seu negócio, certifique-se de que você ou seu contador estão seguindo todas as precauções, que incluem a verificação de identidade, examinar e até mesmo verificar cheques antes de aceitá-los e manter seu estoque de cheques guardado a sete chaves.

Estatísticas à parte, com alguma diligência, você pode eliminar a fraude de cheques em seu negócio a partir de hoje.