Um guia para pequenas empresas sobre centros de custo

À medida que sua empresa cresce, você pode começar a usar centros de custo. Os centros de custo, embora não sejam produtores de receita, podem beneficiar seus negócios de várias maneiras. Nós cobrimos esses benefícios aqui.
Como proprietário de uma empresa, seu foco provavelmente está centrado em ganhar dinheiro. Mas, por mais importante que seja gerar receita, também há despesas envolvidas na administração do seu negócio. Um centro de custo é um funcionário ou um departamento dentro de sua empresa que executa essas tarefas necessárias e que geram despesas.

Por exemplo, se você tiver um departamento de RH ou até mesmo um único funcionário de RH, eles serão considerados um centro de custo. Os centros de custo fornecem suporte ao negócio de alguma forma. Os centros de custo não geram receita, mas incorrem em despesas, o que afeta diretamente tanto o fluxo de caixa quanto sua demonstração de resultados.

Visão geral:o que é um centro de custo?

Os centros de custo são uma função importante para qualquer negócio. Mesmo uma pequena empresa pode se beneficiar de um centro de custo. Um centro de custo pode ser uma única pessoa, como o funcionário de contabilidade responsável por inserir transações em seu aplicativo de software de contabilidade, ou pode ser todo um departamento de recursos humanos. Os centros de custo fornecem suporte administrativo e outros às atividades geradoras de receita.

As atividades do centro de custo são sempre incluídas no balanço da sua empresa. Embora um centro de custo não contribua com receita para um balanço patrimonial, ele possui ativos e passivos.

Centro de custo x centro de lucro:qual é a diferença?

Um centro de custo contribui indiretamente para o lucro do negócio, enquanto os centros de lucro existem para gerar receita. Por exemplo, o centro de relacionamento com o paciente de um grande hospital seria considerado um centro de custo, pois sua finalidade é manter um bom relacionamento com os pacientes. Embora essa seja uma tarefa importante que pode aumentar indiretamente a receita ao manter os pacientes satisfeitos, o centro de relacionamento com o paciente não gera lucro.

No entanto, o setor de cirurgia eletiva desse mesmo hospital realiza procedimentos cirúrgicos eletivos aos pacientes e seria considerado um centro de lucro, pois gera receita. Empresas maiores e outras organizações também podem usar um centro de receita para gerenciar a receita de vendas.



Por exemplo, vamos dar uma olhada na Debra’s Department Store. Debra se orgulha de suas prateleiras bem abastecidas de mercadorias de qualidade. Há muitos anos, a loja de departamentos Debra começou como uma pequena loja de ferragens local, mas, à medida que Debra acrescentou departamentos diferentes, sua receita cresceu. Agora ela tem 10 centros de lucro que incluem roupas, eletrônicos, móveis, drogas e utensílios domésticos, além de vários outros.

Mas, para manter seus negócios funcionando sem problemas, Debra estabeleceu vários centros de custo, incluindo um centro de atendimento ao cliente que lida com devoluções, trocas e preocupações e reclamações de clientes. Ela também criou um departamento de TI encarregado de garantir que todos os computadores da loja funcionem sem problemas.

Embora nem o departamento de atendimento ao cliente nem o departamento de TI gerem receita, eles fornecem um serviço valioso tanto internamente, mantendo os computadores funcionando sem problemas, quanto externamente, mantendo os clientes satisfeitos e ajudando a resolver quaisquer problemas ou preocupações que possam surgir.

4 benefícios dos centros de custo

Na maioria das grandes empresas, os centros de custo são uma necessidade, proporcionando valor agregado ao negócio. Embora não sejam projetados para obter lucro, eles aumentam a lucratividade de uma empresa ao fornecer esses benefícios.

1. Eles criam clientes mais felizes

Se você vende bens e serviços (e qual empresa não vende), manter seus clientes satisfeitos é essencial. Não, não é apenas essencial – também é um trabalho em tempo integral, e é por isso que criar um departamento de atendimento ao cliente é um investimento valioso para sua empresa.

Mesmo que seu departamento de atendimento ao cliente custe dinheiro em vez de ganhar dinheiro, ele também resolve disputas, resolve problemas e, essencialmente, mantém seus clientes satisfeitos. E um cliente feliz geralmente é um cliente fiel.

2. Eles mantêm o negócio funcionando sem problemas

Enquanto você vende bens e serviços, quem está nos bastidores garantindo que suas máquinas sejam mantidas limpas para que tenham um desempenho ideal? Quem garante que o café derramado de Tom seja limpo, que as latas de lixo sejam esvaziadas e que o ar condicionado e o aquecimento estejam funcionando corretamente?

Sua equipe de manutenção, é quem. Embora os operadores de máquinas e o pessoal de atendimento de pedidos sejam vitais para o seu negócio, também são as pessoas que facilitam a execução de seus trabalhos.

3. Eles gerenciam seus funcionários

Quando você começou, você usava muitos chapéus. Talvez você ainda faça. Mas à medida que sua empresa cresce, você sabe que não pode continuar gerenciando com eficácia todas as áreas de sua empresa, principalmente RH e folha de pagamento.

Os centros de custo de RH e folha de pagamento gerenciam todo o processo de contratação, desde o anúncio inicial de emprego até a leitura de inscrições e currículos, até o gerenciamento de todo o processo de entrevista. Eles também gerenciam disputas de funcionários, investigam reclamações e garantem que sua empresa esteja em conformidade com as leis estaduais e federais.

4. Eles procuram oportunidades inovadoras

Não vamos esquecer a importância das finanças e da contabilidade. Embora este centro de custo possa lidar com a receita, ele também lida com a análise de demonstrações financeiras, serve como uma área de custeio de recursos e lida com impostos. Um bom departamento de finanças e contabilidade também avalia tendências de vendas, analisa diferentes estratégias de preços e analisa mudanças no setor.

Sua equipe de finanças e contabilidade também pode identificar novas áreas para sua empresa explorar ou determinar quais produtos e serviços são menos e mais lucrativos.

Como funciona um centro de custo

Os centros de custo devem estar atentos às despesas de organização, sem deixar de prestar os serviços de suporte necessários. Um centro de custo, como um centro de produção ou de lucro, tem um orçamento que precisa ser gerenciado.

Como os custos incorridos pelos centros de custo são internos e usados ​​para tomar decisões de gerenciamento, os centros de custo usam a contabilidade gerencial para rastrear dados. Normalmente, quando as demissões ocorrem, elas começam nos centros de custo, pois essas posições não são geradoras de receita.

Exemplo de um centro de custo

Voltando à loja de departamentos Debra, Debra tem quatro funcionários de contabilidade:um contador sênior e três funcionários. Eles realizam essas tarefas.

• Contas a pagar: Um dos funcionários da contabilidade lida com todas as transações de contas a pagar, garantindo que as contas sejam inseridas corretamente e pagas prontamente.
• Contas a receber: Outro funcionário lida com todas as contas a receber da empresa, incluindo o lançamento de pagamentos dos clientes, o acompanhamento dos clientes sobre o status do pagamento e o início do processo de cobrança de pagamentos em atraso.
• Tarefas gerais de contabilidade: O funcionário de contabilidade sênior de Debra lida com tarefas contábeis mais avançadas, como registrar despesas de depreciação, gerenciar folha de pagamento e despesas tributárias relacionadas e lançar lançamentos de ajuste.
• Análise financeira: O contador de Debra executa e analisa demonstrações financeiras, ajudando a empresa a identificar áreas que precisam de melhorias e identificando diferentes maneiras de aumentar a receita.

Embora nenhuma dessas tarefas gere receita, todas são essenciais para a saúde e o bem-estar dos negócios de Debra. Se as contas não forem pagas em dia, a classificação de crédito de Debra pode cair, afetando sua capacidade de comprar mercadorias para revendedores. Se os pagamentos não forem creditados corretamente na conta de um cliente, pode haver sérias repercussões.

O mesmo vale para o acompanhamento imediato de quaisquer contas em atraso. A folha de pagamento deve ser processada no vencimento, os impostos devem ser pagos e o desempenho da empresa deve ser analisado regularmente para manter as despesas no mínimo e maximizar a receita. É por isso que o centro de custos contábil e financeiro é tão importante para os negócios da Debra.

Os centros de custo podem ajudar você a gerenciar seus negócios

À medida que sua empresa cresce, o processo de contabilidade necessário para sua pequena empresa também crescerá. Quando o crescimento ocorre, você pode criar e gerenciar vários centros de custo. Ao servir como um método de gerenciamento eficaz, os centros de custo podem ajudá-lo a acompanhar melhor o desempenho dos negócios e as despesas relacionadas e, se gerenciados adequadamente, também podem ajudar sua empresa a crescer.