W-9 vs. 1099:Aprenda as diferenças e quando usar cada uma

A maioria das empresas será subcontratada ou contratará contratados independentes em algum momento. O Ascent mostra como preencher os formulários que o IRS exige dos empreiteiros.
Para muitas pequenas empresas, existem tarefas que ficam paradas por muito tempo esperando para serem concluídas. Nenhum dos funcionários em tempo integral tem tempo ou desejo de completá-los, mas eles não são importantes o suficiente para contratar alguém novo.

É aí que entram os contratados independentes. Você os contrata para projetos de curto prazo, não paga benefícios nem retém impostos e, se forem bem, podem ser considerados para trabalhos futuros. Como resultado, os contratados independentes geralmente têm relacionamentos com várias empresas.

Quando chega a hora de completar todos os impostos comerciais no final do ano, os funcionários em tempo integral recebem W-2s e os contratados independentes recebem 1099s. Vamos ver como completar 1099s e como o Form W-9 entra na equação.

O que é o Formulário W-9?

O Formulário W-9 do IRS, ou Solicitação de Número e Certificação de Identificação do Contribuinte, é usado para obter o número de identificação fiscal oficial de qualquer contratado que esteja trabalhando para você. Isso inclui indivíduos que trabalham como funcionários contratados e outras empresas que realizam trabalho subcontratado.

É uma boa prática exigir que o formulário W-9 seja preenchido antes que qualquer pagamento seja feito a um contratado. Você não precisa estritamente dele para imprimir cheques - como faria com um Formulário W-4 para funcionários em tempo integral - mas se você chegar ao final do ano e não o tiver, rapidamente fica entre uma pedra e um lugar difícil à medida que o prazo de apresentação se aproxima.

O que é o Formulário 1099?

O Formulário 1099 é o formulário de imposto de contratado independente. Os empregadores enviam W-2s para todos os funcionários em tempo integral detalhando a renda que ganharam naquele ano, bem como quaisquer deduções fiscais. O 1099 é a versão contratada independente do W-2. Você não precisa incluir nenhuma dedução no 1099 porque os contratados são obrigados a acompanhar e pagar todos os impostos de contratados independentes por conta própria.

Durante anos, os empregadores preencheram o formulário 1099-MISC para 1099 contratados. A partir de 2020, o formulário IRS 1099-NEC (compensação de não funcionários) deve ser enviado para contratados independentes. Usamos esse formulário em um exemplo abaixo.

Mantenha o artigo acima no 1099-MISC à mão. Se você for um empreiteiro geral que usa subempreiteiros ao longo do ano, ainda precisará preencher os formulários 1099-MISC para eles. De um modo geral, o 1099-NEC é apenas para humanos.

W-9 vs. 1099:qual é a diferença?

O W-9 é o formulário que você enviará aos seus contratados (ou que será enviado a você por um empreiteiro geral ou banco) para obter suas informações. O 1099 é o formulário que você preenche e emite aos seus contratantes e ao governo no final do ano.

Como preencher um W-9

Felizmente, as instruções do W-9 no formulário são claras, pois você provavelmente não poderá se sentar com seus contratados e ajudá-los a preenchê-lo. No entanto, um dia você provavelmente receberá o formulário de outra empresa com a qual está trabalhando como contratado do W-9, portanto, consulte as instruções abaixo para saber como preenchê-lo.



Se você abriu recentemente algumas contas bancárias ou solicitou crédito comercial, provavelmente poderá preencher todo este formulário em cinco minutos de cabeça. Você só precisa saber o nome da empresa, o tipo de entidade e o número de identificação fiscal.

Se você não tiver feito nenhuma dessas coisas, poderá encontrar todas essas informações em seus documentos de registro comercial ou em uma declaração de imposto comercial recente. Se você ainda não conseguir encontrar seu número de identificação fiscal, este artigo pode ajudar.

Como preencher o Formulário 1099

Ao receber W-9s de seus contratados, carregue-os em seu software de contabilidade. O programa que utilizo tem uma seção de manutenção do fornecedor onde insiro o nome da empresa, endereço e CPF para serem impressos nos cheques.

Com a maioria dos softwares de contabilidade, você poderá preencher diretamente os 1099s com essas informações do fornecedor, bem como os pagamentos feitos durante o ano. Você também deve ser capaz de filtrar facilmente para contratados independentes específicos do formulário 1099 e preencher o formulário manualmente, que é o que veremos a seguir.



Normalmente, quando o governo muda um formulário, é frustrante. No início da minha carreira, passei quatro anos preenchendo o formulário SBA 1919 para clientes quase diariamente e, da noite para o dia, todo o formulário mudou. Sempre pensei que a memória muscular era apenas para o karatê, até que me vi preenchendo sem pensar quadrados inexistentes que haviam sido movidos três páginas para baixo.

O 1099-NEC é uma das poucas mudanças de formulário que vi onde agora é muito mais fácil de concluir. Você adiciona as informações da sua empresa nas caixas do pagador e as informações do contratado nas caixas do destinatário. O número da conta é o número do contratante 1099 em seu sistema. Se você não reter impostos, o que a maioria das empresas não faz, basta preencher a caixa nº 1 e está pronto para enviar os 1099s.

Aqui estão alguns outros itens a serem lembrados:

• Os 1099 só são necessários se o total de pagamentos feitos ao contratado for superior a US$ 600 durante o ano.
• O valor informado é para pagamento em dinheiro, não para pagamento acumulado. Se você tiver um empreiteiro trabalhando em um projeto enorme que se estende por dois anos para um pagamento único, você reportará tudo no ano em que o pagamento for feito.
• As empresas costumam usar contratados independentes para que não precisem fornecer benefícios ou pagar impostos sobre a folha de pagamento. Não chame os verdadeiros funcionários em tempo integral de contratados independentes. (Imagine o IRS como um olho gigante de Sauron procurando por empresas que fazem isso, e você não tem nenhuma águia para voar rapidamente para fora de Mordor.)

Como arquivar o Formulário 1099 com o IRS

Certifique-se de comprar seus 1099s diretamente do IRS ou de sua empresa de software de contabilidade. Há cinco cópias das informações que completamos acima. Um é para o governo federal, um é para o departamento fiscal estadual, dois vão para o destinatário e um é para seus arquivos.

O formulário é devido aos destinatários e ao IRS em 1º de fevereiro de cada ano. Você pode arquivar online com o IRS se o seu software de contabilidade for capaz de criar o tipo de arquivo correto para os formulários. Eles não podem ser escaneados.

O caminho mais fácil é simplesmente enviar todos os formulários com o Formulário 1096, que é um resumo de todos os formulários 1099 que você está preenchendo. O endereço é o mesmo de todos os outros impostos variados para pequenas empresas:

Mantendo-se informado

É uma espécie de rito de passagem para as empresas preencherem um W-9 de um parceiro ou banco e começarem a enviar 1099s no final do ano. Ambos os formulários são fáceis de preencher e não devem impedi-lo de explorar todas as vias de negócios.