Um guia para iniciantes em contabilidade por responsabilidade

Qualquer empresa pode se beneficiar da implementação de um sistema de contabilidade de responsabilidade, mesmo uma pequena pizzaria. Saiba como usar essa prática em sua pequena empresa para melhorar o desempenho.
Quando eu era criança, meus pais me compravam roupas que provavelmente eram dois tamanhos maiores. Eles diziam:“Você vai crescer nisso”.

Os empresários precisam se preparar para crescer. As empresas precisam escalar ou criar estruturas que promovam um crescimento suave. A contabilidade por responsabilidade é apenas um mecanismo para se preparar para a construção de um negócio maior.

Visão geral:o que é contabilidade de responsabilidade?

A contabilidade por responsabilidade cria uma estrutura que vincula um funcionário ao desempenho de todas as funções de negócios.

A estrutura separa cada função ou departamento de negócios -- por exemplo, vendas, contabilidade, gerenciamento de estoque -- em uma das quatro categorias, chamadas de centros de responsabilidade, com base no controle sobre receitas, custos, investimentos ou uma combinação deles.

Os centros de responsabilidade são criados até que todas as receitas e despesas em sua demonstração de lucros e perdas tenham sido atribuídas a um funcionário.

O objetivo final é que os funcionários sejam medidos apenas em relação aos resultados que podem controlar, e cada função de negócios tenha um gerente que possa responder por seu desempenho.

Você também está dividindo seu negócio em pedaços menores, o que ajuda a avaliar a saúde do seu negócio por meio da análise de proporção. Categorizar suas funções de negócios divide o orçamento principal de sua empresa de uma nova maneira.

Embora a contabilidade de responsabilidade seja mais comumente usada em organizações globais com vários departamentos, você pode adaptar essa estrutura a uma pequena empresa com poucos funcionários. Nós vamos te mostrar como.

Benefícios da contabilidade de responsabilidade

Uma empresa que implementa a contabilidade de responsabilidade desenvolve expectativas claras para seus funcionários, pode fornecer novos insights sobre lucratividade e se prepara para o crescimento.

Mesmo que você possa contar seus funcionários em seus próprios 10 dedos, ainda há valor em usar a contabilidade de responsabilidade. Em equipes pequenas, cada funcionário tem um papel significativo a desempenhar no sucesso de sua empresa.

1. Estabelece expectativas claras

Se nada mais, trazer um sistema de contabilidade de responsabilidade para o seu negócio adiciona um nível de estrutura à sua empresa e esclarece as expectativas de cada funcionário.

Para empregar uma abordagem de gerenciamento de contabilidade de responsabilidade, pense no papel de cada funcionário na empresa, listando suas funções. O funcionário tem controle sobre receitas, custos ou ambos? Você implementou corretamente a contabilidade de responsabilidade quando tem pelo menos uma pessoa responsável por cada conta de receita e despesa no plano de contas da empresa.

Com suas funções e a extensão de seu controle em mente, você pode criar e compartilhar as métricas que usará para avaliar seu desempenho periodicamente. Um empresário que mede o desempenho dos funcionários com uma escala padronizada está gerenciando por objetivos, um estilo de gestão comum compatível com a contabilidade por responsabilidade.

A contabilidade por responsabilidade também permite a gestão por exceção. Sob essa abordagem, o proprietário de uma empresa presta atenção especial às áreas da empresa que apresentam desempenho inferior ou superior.

Em outras palavras, um empresário deve saber a quem chamar para uma explicação quando a empresa perder suas projeções financeiras.

2. Ele fornece novos insights

Os centros de responsabilidade fazem você olhar para o seu negócio de uma nova maneira. Você certamente aprenderá algo novo sobre sua lucratividade. Ao criar silos artificiais dentro do seu negócio, você obtém novas informações sobre o desempenho de aspectos específicos do seu negócio.

Sua pequena empresa que vende sapatos pode parecer um negócio. Mas você pode dividi-lo em vários negócios, ou centros de lucro, com base no estoque:

• Sapatos femininos
• Sapatos masculinos
• Sapatos sociais
• Sapatos casuais

Se houver apenas um gerente responsável por esses bens, você ainda pode se beneficiar ao pensar em seus negócios como departamentos separados. Você pode maximizar a lucratividade coletando quais tipos de inventário estão gerando mais lucro.

Desbloqueie o potencial das poderosas ferramentas analíticas do seu software de contabilidade criando novos centros de responsabilidade.

3. É uma obrigação para uma pequena empresa com grandes aspirações

As grandes organizações têm muita coisa acontecendo para que o C-suite acompanhe cada funcionário de perto. A contabilidade por responsabilidade reduz o tempo de supervisão dos executivos e mantém os olhos na estratégia de longo prazo do negócio.

Empresas em crescimento se beneficiam da padronização do maior número possível de operações, incluindo avaliações de funcionários. À medida que sua empresa adiciona funcionários, fica cada vez mais desafiador acompanhar o desempenho de cada funcionário, a menos que sejam mantidos em um padrão.

Como os gerentes existem em todos os níveis de uma organização, os centros de responsabilidade vêm em todos os tamanhos e podem ser aninhados uns dentro dos outros. A contabilidade por responsabilidade cria a estrutura necessária para o dimensionamento.

Tipos de centros de responsabilidade

Os centros de responsabilidade ajudam a alta administração em grandes organizações a criar uma lista de métricas para avaliar os gerentes em diferentes áreas do negócio.

Existem quatro tipos de centro de responsabilidade:centro de lucro, centro de custo, centro de receita e centro de investimento. Os proprietários de pequenas empresas podem ter dificuldade em decidir como dividir seus negócios em centros de responsabilidade, mas lembre-se:você pode ter um centro com apenas um funcionário.

Vamos implementar um sistema de contabilidade de responsabilidade no Kimberly's Pizza Palace, que emprega dois pizzaiolos (o termo para uma pessoa que faz pizzas) e dois caixas.

Tipo 1:centro de lucro

Um centro de lucro funciona como um mini-negócio dentro de uma empresa maior. O gerente tem controle sobre os custos e receitas.

Quando você entra em uma loja de departamentos, está vendo vários centros de lucro sob o guarda-chuva da loja de departamentos. As seções de roupas femininas, sapatos masculinos e artigos de decoração são centros de lucro com seus próprios orçamentos, despesas e receitas de negócios.

Se você não consegue decidir se uma determinada área de sua empresa é um centro de lucro, pergunte se o departamento pode preencher sua própria demonstração de lucros e perdas.

O departamento traz dinheiro através da venda de produtos e serviços? O gerente do departamento toma decisões de custo contratando funcionários, oferecendo descontos ou decidindo quais mercadorias vender? Se a resposta para ambas as perguntas for sim, você está olhando para um centro de lucro.

O Kimberly's Pizza Palace parece ser um negócio simples que não pode ser redefinido em centros de responsabilidade. Mas podemos criar dois centros de lucro separados com os pizzaiolos.

Um pizzaiolo recebe mais do que o segundo porque tem mais experiência. O segundo pizzaiolo ganha menos e é especializado em fazer pizzas para amantes de carne, que é a pizza mais cara da Kimberly's.

Você pode criar um relatório de responsabilidade para cada pizzaiolo. Cada relatório se parecerá com uma demonstração de resultados que detalha os lucros do negócio por pizzaiolo.

Você pode descobrir que uma parcela significativa de sua receita é graças ao segundo pizzaiolo, porque ele faz uma pizza média para os amantes de carne. A partir daí, você pode decidir quantas horas cada pizzaiolo trabalha e quanto pagar.

Tipo 2:centro de receita

A única tarefa de um centro de receita é trazer dinheiro através da venda de produtos e serviços. Os gerentes não têm responsabilidade pelas despesas comerciais.

O exemplo clássico de um centro de receita é o departamento de vendas de uma empresa, onde o gerente pode ser avaliado apenas pelo histórico de vendas do departamento.

Mas os contadores argumentam se os centros de receita existem apenas em teoria. Os centros de receita devem se preocupar exclusivamente com as vendas. Mas é difícil chamar qualquer coisa de centro de receita quando não há partes de um negócio em que você não precise gastar dinheiro para ganhar algum dinheiro.

Alguns dizem que o escritório de locação de um prédio de apartamentos é um centro de receita, pois existe apenas para gerar receita por meio de inquilinos que pagam aluguel. Mas as responsabilidades de um gerente de locação vão além do número de locações assinadas. Um escritório de leasing incorre em muitos custos, incluindo salários e comissões para agentes de leasing.

Como é improvável que o gerente de locação não tenha nenhum papel em alguma parte do processo de contratação, você não pode separar as responsabilidades de vendas do gerente de locação dos custos que ele gerencia.

Você pode estar inclinado a pensar nos caixas do Kimberly's Pizza Palace como parte de um centro de receita, mas eles não são.

Embora sejam essenciais para as cobranças de dinheiro do negócio, os caixas não vendem ativamente a pizza. A avaliação de desempenho de um caixa não deve estar vinculada às vendas do negócio; em vez disso, deve estar relacionado às suas competências em contar dinheiro, dar troco preciso e mover a linha.

Tipo 3:centro de custo

Ninguém discute a existência de centros de custo. Eles são as partes de um negócio que não buscam obter receita. Em vez disso, eles dão suporte às operações:pense nos departamentos de contabilidade, jurídico e de recursos humanos. Embora não gerem receita, os centros de custo são essenciais para manter os negócios em movimento.

Muitas partes das lojas de departamentos representam centros de custo. Um departamento de atendimento ao cliente não ganha o dinheiro da empresa, mas é necessário para manter os compradores satisfeitos. Os serviços de alfaiataria gratuitos apoiam as vendas de roupas em vários departamentos, mas você não pode rastrear a receita até o departamento de alfaiataria.

Uma pequena empresa deve considerar seus contadores, pessoal de manutenção e funcionários de atendimento ao cliente como centros de custo. Eles são essenciais para o seu negócio, mas suas avaliações de desempenho não devem ter nada a ver com as vendas do negócio.

Os caixas do Kimberly's Pizza Palace podem ser considerados parte de um centro de custos. Eles são essenciais para os negócios, mas não podem gerar receita. Eles são um custo para a pizzaria.

Tipo 4:centro de investimento

Os centros de investimento estão preocupados com o efeito que os investimentos têm nas receitas e despesas do negócio. Os centros de investimento gerenciam contas a receber ou o dinheiro que uma empresa deve pela venda de bens e serviços.

Os investimentos empresariais incluem a compra de ativos que sua empresa mantém por mais de um ano, como máquinas, carros, prédios e terrenos. Essas compras podem afetar significativamente seus negócios, e os responsáveis ​​por grandes decisões de compra devem ser avaliados quanto ao impacto do ativo nos resultados financeiros da empresa.

Por exemplo, Kimberly, proprietária do Kimberly's Pizza Palace, pode considerar comprar novos fornos de pizza que cozinham pizza em menos tempo. Os fornos atuais operam mais lentamente e correm o risco de quebrar nos próximos anos.

A autoavaliação da Kimberly deve incluir uma análise do efeito dos novos fornos nos negócios. As vendas podem aumentar após a notícia de que os tempos de coleta diminuíram; as vendas também poderiam permanecer as mesmas porque ninguém se importava com os tempos de coleta mais longos.

Avalie sua empresa de um novo ângulo

Fundamental para o sucesso de um negócio é a organização contábil. Depois de dominar os fundamentos da contabilidade, considere como você pode aprimorar a estrutura da sua empresa com um sistema de contabilidade de responsabilidade.