Um guia para iniciantes em contas a receber

Parte do processo de contabilidade de competência, as contas a receber ajudam a reconhecer a receita quando ela é obtida, ao mesmo tempo em que permite que você forneça seu clientes com crédito.
Se você é um novo empresário ou mudou recentemente os métodos de contabilidade de caixa para contabilidade de competência, talvez não esteja familiarizado com contas a receber.

As contas a receber desempenham um papel ativo no ciclo contábil. Os totais de contas a receber afetam diretamente sua receita líquida, pois são considerados receitas, mas a cobrança posterior de quaisquer saldos de contas a receber não afeta seus lucros acumulados, pois já fazem parte de sua receita total. Além disso, as contas a receber são uma conta permanente e não são afetadas pelos lançamentos de fechamento.

Visão geral:o que são contas a receber?

Se você vender bens ou serviços a seus clientes a crédito, sua empresa sempre terá um saldo de contas a receber em sua contabilidade. As contas a receber refletem a quantia de dinheiro devida à sua empresa pelos bens e serviços que você forneceu a seus clientes com base em crédito.

É importante que os empresários gerenciem adequadamente suas contas a receber, desde a solicitação de crédito inicial até a cobrança do saldo de contas a receber. Se você está preocupado com a rapidez com que seus clientes estão pagando, calcular o índice de rotatividade de suas contas a receber pode fornecer algumas informações.

Contas a receber x contas a pagar:qual é a diferença?

As contas a receber refletem o dinheiro que é devido à sua empresa pelo fornecimento de bens e serviços. As contas a receber são consideradas um ativo e são refletidas em seu balanço patrimonial como tal.

Contas a pagar é o dinheiro que você deve aos fornecedores pelo fornecimento de bens e serviços à sua empresa. As contas a pagar são consideradas um passivo em seu balanço, pois é o dinheiro que você deve atualmente.

Uma maneira fácil de lembrar a diferença é que o saldo de suas contas a receber provavelmente é registrado nos livros do seu cliente como um item de contas a pagar.

Benefícios de contas a receber

Um dos sinais de um negócio de sucesso é a capacidade de aumentar as vendas. Fornecer crédito a um grupo seleto de clientes pode fazer exatamente isso, fornecer a esses clientes também pode ajudar a construir a fidelidade do cliente, permitir que você personalize eventos de vendas para clientes de crédito e expanda seus negócios.

O fluxo e refluxo de suas contas a receber também podem ajudá-lo a gerenciar melhor as projeções financeiras, o que pode ser útil na hora de criar um orçamento para o seu negócio.

Como processar contas a receber

O processamento de contas a receber é um processo simples. Se você deseja oferecer condições de crédito aos seus clientes pela primeira vez, aqui estão as etapas que você precisa seguir:

Etapa 1:desenvolva um processo de aprovação de crédito para seus clientes

Certifique-se de desenvolver um processo de aprovação de crédito para o seu negócio. Este processo deve ser usado por você e seu contador ao faturar clientes a crédito.

Dicas para desenvolver um processo de aprovação de crédito

Há uma série de coisas que você deve fazer antes de oferecer crédito aos seus clientes. Aqui estão as coisas que precisam ser concluídas:

• Crie uma solicitação de crédito: Você pode criar um aplicativo de crédito do zero ou usar um modelo que pode ser adquirido em uma loja de material de escritório ou baixado. A inscrição precisa incluir todos os termos e condições aplicáveis ​​à oferta de crédito e deve seguir as leis federais sobre práticas de crédito.
• Criar condições de crédito: Se o seu fluxo de caixa estiver saudável, você pode estender o crédito por 30 a 45 dias, mas aqueles que operam com um fluxo de caixa mais apertado podem querer estender o crédito por 10 a 15 dias. Cada cliente aprovado para crédito deve ter os termos de contas a receber atribuídos, com essas informações comunicadas ao cliente antes de qualquer venda a crédito.

Etapa 2:crie uma fatura para seus clientes

O faturamento é importante. Certifique-se de que você tem a capacidade de produzir uma fatura de contas a receber para seus clientes imediatamente.

Por exemplo, você vende US$ 200 em canetas para seu cliente, cobrando US$ 8 em impostos sobre vendas. Esteja você lançando faturas manualmente em um livro-razão ou permitindo que seu software de contabilidade gerencie o lançamento, veja como seria o lançamento no diário para este exemplo de contas a receber:

Data	Conta	Débito	Crédito
05-04-2020	Contas a receber	$ 208
4-5-2020	Vendas		$ 200
4-5-20	Imposto sobre vendas		$ 8

Dicas para criar uma fatura

O envio imediato de uma fatura para seus clientes ajuda a garantir que o pagamento seja feito prontamente.

• Envie a fatura imediatamente: Não espere uma semana antes de enviar uma fatura. Assim que a compra for concluída, a fatura também deverá ser concluída.
• Use um software de contabilidade se puder: Uma das vantagens de usar um software de contabilidade é que, assim que a venda for processada, você poderá faturar imediatamente seus clientes.
• Certifique-se de que os termos estejam à frente e no centro de sua fatura: Se você espera o pagamento em 30 dias, certifique-se de que isso esteja destacado na fatura. Lembre-se de que seus clientes não podem pagar em dia se não souberem quando o pagamento será devido.

Etapa 3:acompanhar os saldos de contas a receber

É vital que você fique em dia com os saldos de suas contas a receber. Dessa forma, você pode garantir que os clientes sejam lembrados quando as datas de vencimento do pagamento se aproximarem, além de acompanhar quando os pagamentos estiverem atrasados.







Se você estiver usando um software de contabilidade, poderá executar um relatório semanal de contas a receber para ver quais contas estão vencidas e quais vencerão em breve. Isso pode ajudá-lo a coletar contas vencidas.

Dicas para rastrear saldos de contas a receber

A gestão adequada de seus saldos de contas a receber é importante. Aqui estão algumas dicas para garantir que você receba os pagamentos em tempo hábil:

• Sempre saiba quando os pagamentos vencem: Esteja você usando uma planilha ou um software de contabilidade para rastrear suas contas a receber, sempre esteja ciente de quais pagamentos são devidos.
• Envie um lembrete aos seus clientes: Um lembrete rápido por e-mail para seus clientes de que o pagamento deles vencerá em breve pode ser útil.
• Seja proativo: Certifique-se de acompanhar seus clientes imediatamente assim que a data de vencimento da fatura tiver passado sem pagamento. Embora não garanta o pagamento, ele envia um lembrete oportuno aos seus clientes de que o pagamento está vencido.

Etapa 4:postar pagamentos

A etapa final no processo de contas a receber é lançar os pagamentos recebidos de seus clientes.

Depois de receber o pagamento de seu cliente, o lançamento contábil seria:

Data	Conta	Débito	Crédito
05-04-2020	Dinheiro	$ 208
4-5-2020	Contas a receber		$ 208

Observe que o imposto sobre vendas não está incluído neste lançamento, porque a remessa do imposto sobre vendas é processada em uma transação separada.

Dicas para postar pagamentos

A maneira mais fácil de postar pagamentos de clientes é aceitando pagamentos online. No entanto, muitas pessoas ainda têm seus clientes remetendo pagamentos pelo correio. Seja qual for o seu método, aqui estão algumas dicas para gerenciar adequadamente os pagamentos dos clientes:

• Forneça várias opções de pagamento: A maneira mais rápida de receber o pagamento é fornecer aos seus clientes várias opções de pagamento. Embora os pagamentos online ofereçam maior conveniência, algumas empresas ainda preferem pagar as contas com cheque. Certifique-se de que seus clientes tenham a opção de fazer as duas coisas.
• Verifique novamente se os pagamentos on-line são postados com precisão: Se o seu software de contabilidade lançar automaticamente os pagamentos do seu banco, certifique-se de que o pagamento foi lançado corretamente. Na maioria dos casos, o lançamento automático é concluído sem problemas, mas há momentos em que os pagamentos são colocados no limbo ou até mesmo lançados na conta errada.

Manter contas a receber é bom para os negócios

Qual empresa não quer mais clientes? Se você deseja expandir sua base de clientes, vender produtos e serviços para seus clientes a crédito ajudará tremendamente.

É importante que o processo seja tratado adequadamente, incluindo a verificação adequada dos clientes, oferecendo condições de crédito adequadas ao fluxo de caixa do seu negócio e sendo proativo na cobrança de saldos de contas a receber.

A melhor maneira de lidar com contas a receber é usando um software de contabilidade. Se você está no mercado de software de contabilidade adequado para o seu negócio, não deixe de conferir as análises de software de contabilidade do The Ascent.