Um guia para iniciantes para categorias de despesas comerciais

Você está se perguntando quais despesas comerciais podem ser deduzidas de sua renda tributável? Aqui está uma lista de algumas das categorias mais comuns de despesas de pequenas empresas.
Educar-se sobre as categorias comuns de despesas de pequenas empresas tornará muito mais fácil determinar o que é e o que não é dedutível no momento do imposto.

Algumas das categorias de despesas mais comuns incluem serviços públicos, viagens, salários e outros salários e despesas de aluguel, mas há muitas outras que você deve conhecer.

Neste artigo, explicaremos que tipo de despesas são dedutíveis, além de fornecer uma lista das categorias de despesas comerciais mais usadas.

Visão geral:o que conta como uma despesa comercial dedutível?

O IRS definiu despesas comerciais como “o custo de realizar um comércio ou negócio”, passando a dizer que essas despesas geralmente são dedutíveis se a empresa opera para obter lucro.

Mas o que conta como uma despesa comercial? Muito mais do que você pode imaginar. Na verdade, qualquer despesa considerada normal e necessária para o seu negócio é provavelmente uma despesa dedutível.

Assim, para cada real gasto em despesas comerciais ordinárias e necessárias, que explicaremos a seguir, você poderá deduzir o imposto no mesmo valor, reduzindo consideravelmente sua carga tributária.

Uma palavra de cautela:você terá que levar em consideração seu método contábil quando chegar a hora de deduzir despesas.

Por exemplo, em dezembro de 2019, você recebe uma fatura da Atlas Roofing por reparos concluídos no início do mês. A conta é de US$ 1.750 e será paga em janeiro de 2020.

Se você estiver usando o método de contabilidade de caixa, não poderá deduzir essa despesa de 2019, mas poderá ser deduzida em 2020, quando você pagar a conta.

Se você usar o método de contabilidade de competência, poderá reconhecer a despesa no mês em que foi realizada, dezembro, para poder deduzir a despesa de $ 1.750 de 2019, mesmo que seja paga em 2020.

Quais são as categorias de despesas comerciais?

Abaixo, você encontrará uma lista de algumas das categorias mais comuns de despesas de pequenas empresas que podem ser deduzidas de sua renda tributável.

Se você quiser mais informações sobre deduções comerciais e exatamente o que é permitido, não deixe de visitar a visão geral de Dedução de Despesas Comerciais no site do IRS.

Você também vai querer conferir a publicação 535 do IRS; Despesas de Negócios, para uma explicação mais completa das despesas de negócios e exatamente o que você pode deduzir.

1. Publicidade: Isso inclui o custo de veiculação de anúncios ou comerciais para sua empresa.
2. Educação continuada :Pensando em voltar para a escola para aprender o que há de mais recente em seu campo? Isso é dedutível.
3. Taxas de crédito e cobrança: Se você precisar usar agências externas para coletar saldos vencidos, poderá deduzir isso.
4. Cotas e assinaturas: Os custos de assinatura de publicações relacionadas ao seu negócio são dedutíveis, assim como as taxas de associação para organizações profissionais.
5. Programas de benefícios para funcionários: O custo do seguro de saúde do funcionário ou dos benefícios de aposentadoria, como uma correspondência 401(k), é totalmente dedutível.
6. Seguro: Responsabilidade geral, compensação do trabalhador, responsabilidade pelo produto e prêmios de seguro de invalidez são dedutíveis.
7. Manutenção e reparos: Seja para manutenção de rotina, como manutenção de HVAC, ou substituição de ladrilhos rachados em sua área de recepção, a manutenção e os reparos são dedutíveis.
8. Despesas e suprimentos de escritório: Isso inclui itens como canetas e lápis, pastas de arquivos, toner para sua copiadora e cartuchos de tinta para sua impressora.
9. Portes e envio: O custo de envio de pedidos ou simplesmente de envio de uma carta é uma despesa dedutível.
10. Impressão: Seja um documento de uma página ou um livreto para seus clientes, o custo de impressão é dedutível.
11. Aluguel: Se você alugar um escritório ou espaço de varejo, o aluguel é dedutível.
12. Salários e outras remunerações: Os salários dos funcionários, bem como quaisquer salários pagos aos funcionários contratados, são totalmente dedutíveis.
13. Telefone: Seja um sistema telefônico de última geração ou telefones celulares para seus representantes de campo, o custo de seus telefones é totalmente dedutível.
14. Viagem: Qualquer viagem relacionada a negócios é dedutível, seja local, nacional ou internacional, desde que seja considerada necessária para seus negócios.
15. Utilitários: O custo do gás, eletricidade e água é uma despesa totalmente dedutível.

Como categorizar as despesas para sua pequena empresa

É realmente muito simples categorizar suas despesas comerciais, mas muitos proprietários de pequenas empresas adiam esse processo até que seja absolutamente necessário, criando mais trabalho no processo.

Lembre-se, se você estiver procurando por investidores, financiamentos externos ou precisar criar projeções financeiras, precisará ter uma estimativa precisa de suas despesas comerciais regulares, categorizadas adequadamente. Aqui estão algumas maneiras de tornar o processo um pouco mais fácil.

Dica 1:configure suas contas de despesas para refletir seus negócios

Se você fornecer telefones celulares para representantes de campo e vendedores externos, certifique-se de incluir uma despesa separada para telefones.

Para empresas menores ou que usam apenas um telefone fixo do escritório, sua fatura mensal pode ser debitada em sua conta de serviços públicos. Algumas empresas menores combinam despesas de impressão e postagem, mas se sua empresa envia mercadorias rotineiramente aos clientes, você deve ter uma conta separada para seus custos de postagem e entrega.

Dica 2:Codifique as faturas do fornecedor com a conta de despesas correta

Ao configurar seus fornecedores, insira um código ou categoria de despesa padrão, se possível. Isso vincula o fornecedor à despesa correta automaticamente, eliminando a necessidade de codificar manualmente as faturas do fornecedor.



Se isso não for possível, certifique-se de examinar e codificar a fatura corretamente para o processo de contas a pagar, garantindo que cada fatura inserida seja codificada na conta correta. A consistência também é importante, portanto, certifique-se de codificar e registrar as faturas de forma consistente mês a mês.

Dica 3:pare de usar planilhas e comece a usar software de contabilidade

Embora o software de contabilidade não ajude muito se as contas não forem lançadas na conta de despesas correta, ele pode ajudar muito a categorizar e rastrear suas despesas ao longo do ano.

Outro bônus:em vez de gastar seu tempo somando suas despesas, você poderá criar um relatório em minutos que exibirá todas as suas despesas comerciais do ano, simplificando também o processo de dedução.

O melhor software de contabilidade para categorizar despesas comerciais

Se você tiver várias despesas para rastrear, é melhor usar um software de contabilidade para rastreá-las adequadamente.

Embora seja certamente possível rastrear despesas usando uma lista de despesas comerciais ou inserindo despesas em uma planilha, na hora do imposto, você apreciará a capacidade de extrair essas despesas facilmente. Além disso, você tem a segurança de ter um backup adequado e uma trilha de auditoria sólida, caso seja auditado.

Aqui estão alguns dos melhores aplicativos de software de contabilidade para rastrear suas despesas comerciais.

1. Zoho Books

O Zoho Books oferece excelente capacidade de escrituração e contabilidade para pequenas empresas, incluindo um sólido recurso de gerenciamento de despesas.



Um recurso útil no Zoho Books é a opção de registrar uma despesa, registrar quilometragem ou registrar despesas em massa. O Zoho Books também oferece uma excelente cartilha sobre como rastrear despesas comerciais.

2. AccountEdge Pro

O AccountEdge Pro foi projetado para facilitar a vida dos proprietários de pequenas empresas. Um de seus melhores recursos é a capacidade de atribuir uma conta de despesas apropriada a cada fornecedor, portanto, quando você inserir uma fatura para esse fornecedor, as contas corretas serão debitadas e creditadas automaticamente.



Embora haja casos em que um fornecedor possa ter várias contas de despesas comerciais, como uma empresa que pode oferecer serviços de impressão e remessa, em muitos casos, os fornecedores representam apenas um único tipo de despesa comercial. Ao configurar isso durante o processo de configuração do fornecedor, você pode eliminar a necessidade de alocar a despesa quando ela for inserida.

3. FreshBooks

O FreshBooks oferece várias maneiras de rastrear e gerenciar suas despesas, incluindo entrada de despesas padrão, a capacidade de fazer upload de recibos de seu telefone celular ou a opção de digitalizar um recibo diretamente no FreshBooks.



Com a categorização automatizada de recibos, o FreshBooks facilita o rastreamento e a dedução posterior de todas as despesas permitidas e também é uma boa opção para quem prepara relatórios de despesas.

Nem tudo é dedutível

Junto com esta longa lista de deduções permitidas, existem algumas despesas que nunca são dedutíveis para os empresários, incluindo lobby, contribuições políticas, participação em organizações sociais e, claro, quaisquer atividades ilegais, como propinas ou subornos.

A boa notícia é que a grande maioria das despesas do seu negócio são dedutíveis. Apenas certifique-se de rastreá-los corretamente para aproveitá-los e, se tiver alguma dúvida sobre o que é e o que não é dedutível, é sempre melhor encaminhá-los ao seu contador ou CPA.