Contabilidade 101:Noções básicas que os proprietários de pequenas empresas devem saber

O pensamento de aprender e entender um monte de conceitos contábeis aparentemente complicados pode causar medo no coração dos proprietários de pequenas empresas.

No entanto, se você dedicar um pouco de tempo para se familiarizar com os fundamentos da contabilidade, provavelmente descobrirá que não é tão difícil quanto imaginava. Estamos aqui para mostrar alguns conceitos básicos de contabilidade que todo pequeno empresário deve conhecer e entender.

Em resumo:os princípios básicos de contabilidade que os proprietários de pequenas empresas devem saber

• Os contadores registram as transações financeiras, enquanto os contadores fornecem uma análise do que essas transações significam. Como proprietário de uma empresa, você provavelmente fará um pouco das duas coisas.
• A contabilidade de dupla entrada é a melhor maneira de garantir que suas contas permaneçam em equilíbrio.
• Débitos e créditos são o coração da contabilidade. Essas entradas podem aumentar ou diminuir o saldo de uma conta, dependendo do tipo de conta.
• As demonstrações financeiras fornecem as informações necessárias para tomar decisões de curto e longo prazo sobre sua empresa.

Definição e glossário de contabilidade

Embora a contabilidade possa parecer intimidadora para os empresários, praticamente qualquer pessoa pode entender facilmente os fundamentos da contabilidade.

Familiarizar-se com os termos contábeis comuns pode ajudar muito a torná-lo muito mais confortável com todo o processo contábil.

1. Contabilidade de dupla entrada

Contabilidade de dupla entrada significa que cada transação inserida em seu sistema contábil ou livro-razão afetará pelo menos duas contas. Para cada entrada de débito que você fizer, você precisará fazer uma entrada de crédito correspondente.

Da mesma forma, se você estiver fazendo uma entrada de crédito, terá que fazer uma entrada de débito correspondente. Isso garante que suas contas permaneçam em equilíbrio. Embora os proprietários individuais e os freelancers possam não precisar empregar a contabilidade de dupla entrada, as empresas pequenas e em crescimento serão mais bem atendidas ao fazê-lo.

2. Débitos e créditos

Débitos e créditos são usados ​​para registrar todas as transações contábeis e contábeis de sua pequena empresa. O efeito que um débito ou crédito tem em uma determinada conta depende em grande parte do tipo de conta que está sendo afetado.

Tipos de conta	Aumenta o equilíbrio	Diminui o saldo
Ativos	Débito	Crédito
Passivos	Crédito	Débito
Receita	Crédito	Débito
Despesas	Débito	Crédito
Patrimônio	Crédito	Débito

Por exemplo, se você lançar uma transação de débito em uma conta de ativo, isso aumentará o saldo dessa conta, enquanto se você lançar um débito em uma conta de passivo, o saldo dessa conta será reduzido.

Um débito está sempre no lado esquerdo de qualquer transação contábil, enquanto um crédito está sempre no lado direito da transação.

3. Plano de contas

Seu plano de contas é o coração de qualquer sistema de contabilidade e lista todas as contas encontradas em seu razão geral, que é onde residem todas as suas entradas contábeis.

Você deve criar o plano de contas antes de registrar quaisquer transações financeiras. Felizmente, a maioria dos programas de contabilidade para pequenas empresas inclui um plano de contas padrão que a maioria das pequenas empresas pode usar, com a capacidade de adicionar mais contas, se necessário.

4. Método de contabilidade de caixa

Depois de configurar seu plano de contas, você precisará decidir que tipo de método de contabilidade usará. Muitos freelancers e proprietários individuais usam o método de contabilidade de caixa, que registra o dinheiro quando é recebido e as despesas quando são pagas, e não acompanha os saldos de contas a pagar ou a receber.

5. Método de contabilidade de acumulação

Se você tem funcionários ou vende produtos, deve usar o método de contabilidade de competência. Esse método registra todas as receitas/receitas e despesas à medida que ocorrem, não quando seu cliente paga ou você faz um cheque para uma conta.

A contabilidade de competência fornece uma imagem muito mais clara de receitas e despesas para um período específico de tempo, mas pode dificultar o gerenciamento adequado do fluxo de caixa.

6. Recursos

Um ativo é qualquer coisa de valor que sua empresa possui. Os ativos podem incluir o dinheiro em sua conta bancária, seu saldo de contas a receber, o prédio que você possui, estoque, suprimentos, equipamentos de informática e móveis. Os ativos também podem ser intangíveis, como a propriedade intelectual.

7. Responsabilidades

Passivos são tudo o que sua empresa deve. Seus saldos de contas a pagar são considerados passivos porque é isso que você deve atualmente aos seus fornecedores. Os empréstimos também são considerados um passivo.

8. Receita e receita

Receita, ou receita, é qualquer dinheiro recebido durante a realização de negócios, seja vendendo produtos ou serviços.

9. Despesas

Tudo, desde pagar seus funcionários até pagar sua conta de luz, é considerado uma despesa. Por exemplo, quando você insere uma conta de energia elétrica a ser paga no próximo mês, isso é registrado como despesa. Um relatório de despesas ajuda você a rastrear suas despesas comerciais para que você saiba para onde está indo seu dinheiro

10. Patrimônio

O patrimônio líquido representa seu interesse financeiro atual em seu negócio e é derivado da subtração de seus passivos totais de seus ativos totais.

11. Contas a pagar (C/P)

Contas a pagar é um registro de contas que foram inseridas no livro-razão ou software de contabilidade, mas ainda não foram pagas. Depois que um fornecedor é pago, o saldo do C/P é reduzido nesse valor.

Data	Conta	Débito	Crédito
25-10-19	Despesa de Utilidade	200
25-10-19	Contas a pagar		200

Quando a conta de luz é paga no mês seguinte, o lançamento seria:

Data	Conta	Débito	Crédito
25-10-19	Contas a pagar	200
25-10-19	Conta em dinheiro		200

Você pode ver que a entrada inicial no C/P é um crédito, o que aumenta o saldo dessa conta. Uma vez que a conta foi paga, o A/P é reduzido pelo valor do pagamento, enquanto sua conta em dinheiro também é reduzida.

12. Contas a receber (C/R)

Contas a receber é onde todos os fundos atualmente devidos ao seu negócio são registrados até serem pagos por seus clientes. Uma vez que um cliente paga sua conta, o saldo de contas a receber é reduzido. Você pode usar o C/R para obter informações sobre suas operações comerciais calculando o índice de rotatividade de contas a receber.

13. Envelhecimento

As contas A/P e A/R incluem o vencimento, que é simplesmente uma maneira de gerenciar dinheiro que entra ou sai. A/P envelhecimento exibe uma lista de todas as contas atualmente devidas a fornecedores e fornecedores, rastreando as datas de vencimento e avisando quando um pagamento é devido ou quando está atrasado.

O C/R fornece as mesmas informações para pagamentos de clientes pendentes, novamente avisando quando um pagamento de cliente está atrasado. Depois de ter vários clientes ou fornecedores, os relatórios antigos podem se tornar inestimáveis ​​para o seu negócio.

14. Entradas de diário

Embora seu software de contabilidade provavelmente lide com a maioria dos lançamentos necessários para sua empresa, pode haver ocasiões em que você precisará inserir um lançamento no diário.

Isso pode acontecer para coisas como cobranças bancárias que você pode encontrar ao reconciliar sua conta bancária no final do mês. Ou pode ser para entradas de depreciação se você estiver registrando depreciação para itens caros (como compras de prédios, sistemas de computador caros ou a compra de um veículo da empresa).

Todas essas transações precisarão ser inseridas em seu software de contabilidade fazendo um lançamento no diário.

Como configurar um sistema de contabilidade para sua pequena empresa

Felizmente, os aplicativos atuais de software de contabilidade para pequenas empresas, como QuickBooks Online, Xero e FreshBooks, são projetados para facilitar a configuração de seus negócios.

Embora os proprietários de pequenas empresas possam usar o software de planilha, é realmente de seu interesse encontrar um software de contabilidade que você se sinta confortável em usar e começar a configurar seu negócio.

Etapa 1:crie um plano de contas

Novamente, usando o software de contabilidade, esse processo geralmente é automatizado e bastante indolor, com a maioria dos proprietários de pequenas empresas capazes de usar o plano de contas padrão fornecido no software.

Etapa 2:determine seu método contábil

Antes de inserir transações, você precisará determinar se deseja usar o método simplificado de contabilidade de caixa ou o método de acumulação mais abrangente. Lembre-se, se você tem funcionários ou gerencia muito estoque, o acúmulo deve ser seu método preferido.

Etapa 3:configurar saldos iniciais, se houver

Se você for um novo proprietário de empresa, não terá saldos iniciais, mas aqueles que estiverem em transição de software de planilha ou outro aplicativo de contabilidade precisarão inserir seus saldos iniciais nas contas contábeis apropriadas.

Etapa 4:comece a inserir transações

Depois de criar seu plano de contas, escolher seu método de contabilidade e inserir seus saldos iniciais em seu aplicativo de software atual, você poderá começar a inserir suas transações financeiras.

Como o software de contabilidade pode ajudar com suas finanças

Anos atrás, os proprietários de pequenas empresas muitas vezes se viam completamente perdidos quando se tratava de entender e navegar pelo software de contabilidade.

Hoje, esses aplicativos tornaram todo o processo muito mais fácil, usando telas intuitivas de entrada de dados e substituindo termos desatualizados por vocabulário familiar com o qual a maioria de nós já está familiarizada.

Na verdade, o uso de software de contabilidade pode resultar no seguinte:

• Uma redução nos erros: O software de contabilidade foi projetado para capturar com precisão suas transações financeiras, como despesas e emissão de faturas, e reduzir erros de entrada. Embora seja fácil esquecer de inserir a segunda parte de uma transação em uma planilha, usando um software de contabilidade, você será imediatamente avisado caso esqueça.
• Mais tempo livre: Inserir todas as suas transações em uma planilha pode ser demorado. Inserir essas informações manualmente em livros separados pode ser ainda pior. Ao usar um software de contabilidade, você descobrirá que realmente tem mais tempo livre para gastar em seus negócios, em vez de fazer trabalho de contabilidade.
• Acesso a relatórios financeiros abrangentes: Criar demonstrações financeiras a partir de planilhas é uma receita para o desastre. Em vez disso, leva cerca de 30 segundos para criar um conjunto abrangente de demonstrações financeiras, como balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa, usando um software de contabilidade.

Encontrando a solução contábil certa para você

Com a ajuda do software de contabilidade, você pode ter seu negócio em uma base financeira sólida em pouco tempo.

Se você ainda estiver com dificuldades para encontrar o software certo para você ou decidir entre duas opções, como FreshBooks x Quickbooks, confira nossas análises de software de contabilidade.

Muitos dos aplicativos oferecem uma demonstração gratuita que permite testar o software antes de comprá-lo.