Declaração de folha de pagamento:grande guia para pequenas empresas

A primeira coisa que qualquer pequeno empresário deve lembrar é que, se você tem funcionários, precisa seguir as regras federais de impostos trabalhistas e acompanhar as mudanças nos regulamentos. Mais fácil falar do que fazer! As estatísticas são decepcionantes e mostram que 40% das pequenas empresas pagam uma média de US$ 845 em multas de impostos sobre a folha de pagamento a cada ano.

O não pagamento dos impostos sobre a folha de pagamento ou o não pagamento obrigatório pode resultar em multas e penalidades dispendiosas. Mas há algo ainda pior – você pode receber uma sentença de prisão real.

A conclusão é clara:a negligência com cálculos e pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento pode ser ruinosa! Mas prevenido é prevenido, como se costuma dizer. Vamos detalhar os impostos sobre a folha de pagamento e garantir que você possa manter seus negócios do lado seguro. Este artigo fornecerá um guia detalhado sobre os impostos sobre a folha de pagamento que um empregador deve pagar.

Conteúdo:

1. Definição de imposto sobre a folha de pagamento

• Compreendendo suas obrigações fiscais sobre a folha de pagamento
• Quanto é o imposto sobre a folha de pagamento?

2. Como fazer o cálculo do imposto de renda?

3. Cronograma e regras de depósito de impostos sobre a folha de pagamento

4. Formulários de folha de pagamento

• Formulário 940 - Declaração Anual de Desemprego Federal (FUTA) do Empregador
• Formulário 941 — Declaração de imposto federal trimestral do empregador
• Formulário 944 — Declaração de imposto federal anual do empregador
• Formulário 945 — Declaração anual de imposto de renda federal retido na fonte
• Formulário W-2 — Declarações de salários e impostos

5. Erros comuns de declaração de imposto de folha de pagamento para uma pequena empresa evitar

Definição do imposto sobre a folha de pagamento

O imposto sobre a folha de pagamento é o dinheiro deduzido do salário de cada funcionário por um empregador e remetido ao governo em nome do funcionário. “Impostos sobre a folha de pagamento” é na verdade um termo abrangente, pois os empregadores são obrigados a reter impostos estaduais e federais, bem como alguns outros impostos.

Compreendendo suas obrigações fiscais de folha de pagamento

Você tem que cuidar de algumas coisas para fazê-lo através do arquivamento do imposto sobre a folha de pagamento ileso.

Primeiras coisas primeiro - quando você contrata seu primeiro funcionário, você precisa obter um número de identificação do empregador federal (EIN). Você também pode precisar obter números de impostos estaduais e locais para o arquivamento de impostos sobre a folha de pagamento. O EIN será usado em seus depósitos, devoluções e outros documentos relacionados. Agora, você é um empregador legal em conformidade com as regras federais de imposto sobre a folha de pagamento! Como empregador, você tem obrigações com o governo e as agências fiscais – IRS (Internal Revenue Service) e SSA (Social Security Administration), bem como com seus funcionários.

Pela lei federal, os empregadores são obrigados a fazer contribuições para financiar programas sociais, como Previdência Social, Medicare, Seguro Social e Programas de Aposentadoria, etc. Também pode haver retenções de impostos estaduais e locais sobre a folha de pagamento.

Em suma, as regras de impostos sobre a folha de pagamento de pequenas empresas exigem que um empregador:

• Retenção federal imposto sobre a folha de pagamento do contracheque de um funcionário e deposite o valor retido. As retenções de impostos sobre a folha de pagamento podem diferir de estado para estado. Certifique-se de entrar em contato com a agência fiscal para obter informações mais detalhadas.

• Relatórios de arquivos e devoluções de informações às agências fiscais, enviando formulários detalhados de declaração de impostos sobre a folha de pagamento. Você deve informar adequadamente a renda, os valores retidos e os valores pagos em nome de funcionários e contratados.

• Forneça aos funcionários e contratados os formulários atribuídos ao IRS explicando a indenização paga e os valores retidos.

📌 Observação: você precisa fazer todos os depósitos de impostos federais por meio do Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS).

Quanto é o imposto sobre a folha de pagamento?

imposto sobre a folha de pagamento consiste em

• impostos de renda federais e estaduais
• impostos FICA (Segurança Social e Medicare )
• impostos FUTA (uma contribuição para o fundo federal de desemprego)
• impostos de seguro de invalidez (aplica-se apenas a estados como Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island)

Existem pagamentos obrigatórios e opcionais, que são chamados, respectivamente, de deduções estatutárias e voluntárias em folha de pagamento.

📌 Observação: Ao contrário dos impostos sobre a folha de pagamento, o IRS usa um termo mais oficial — impostos trabalhistas — para descrever as obrigações de um empregador para com o governo. As pessoas podem achar essa interseção de termos confusa, mas geralmente são os mesmos, excluindo o imposto de trabalho autônomo. O imposto sobre o trabalho por conta própria se enquadra na categoria de impostos sobre o emprego, não sobre os impostos sobre a folha de pagamento, porque, como proprietário de uma pequena empresa, você trabalha por conta própria e não paga um salário a si mesmo.

Como fazer cálculos de impostos sobre a folha de pagamento?

Etapa 1 para o imposto sobre a folha de pagamento:determine quais trabalhadores são tributáveis

O IRS tem regras de direito comum que incluem uma série de testes:

• teste comportamental
• teste financeiro
• teste de relacionamento

Use esses testes para identificar funcionários tributáveis ​​e facilitar o arquivamento de impostos sobre a folha de pagamento.

Etapa nº 2 para o imposto sobre a folha de pagamento:calcule os salários tributáveis

Você precisa calcular o salário bruto – o valor total que você pagou ao seu funcionário é composto por salários por hora, pagamento de horas extras, bônus, participação nos lucros, presentes para um funcionário e todos os outros tipos de remuneração.

Etapa nº 3 para imposto sobre a folha de pagamento:reter (deduzir) percentuais do salário de um funcionário

Agora você precisa descobrir a porcentagem a ser retida para impostos federais, estaduais e locais, bem como FICA e FUTA.

Cálculos de retenção de impostos sobre a folha de pagamento estatutários

As deduções estatutárias da folha de pagamento para pequenas empresas abrangem:

• Imposto de renda federal retenções
• Imposto de renda estadual retenções, se aplicável
• Imposto local retenções na fonte, como impostos municipais, distritais ou do distrito escolar, se aplicável
• FICA — Impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros
• Segurança Social retenção na fonte de 6,2% em 2020 e 202, até o rendimento tributável máximo anual ou base salarial de US$ 137.700 para 2020 e US$ 142.800 para 2021
• Medicina retenção de imposto do empregado de 1,45%
• Medicina Adicional retenção de imposto de 0,9% para funcionários que ganham mais de US$ 200.0001
• FUTA — Impostos Federais de Desemprego
• SUTA — Impostos Estaduais de Desemprego, se aplicável

Cálculos voluntários de retenção de imposto sobre a folha de pagamento

Depois que as deduções estatutárias da folha de pagamento são calculadas, você pode pensar nas deduções voluntárias. Eles só podem ser retidos com o consentimento do funcionário e podem incluir:

• Prêmios de seguro saúde (como assistência médica, odontológica e oftalmológica)
• Prêmios de seguro de vida
• Plano de aposentadoria contribuições (plano 401(k))
• Funcionário compra de ações planos, como ESPP e planos ESOP
• Refeições, uniformes, quotas sindicais e outras despesas relacionadas ao trabalho

Depois que as deduções de salário exigidas por lei e voluntárias são subtraídas, o funcionário recebe seu salário líquido. Por fim, pague (depósito) as deduções de impostos calculadas na folha de pagamento para a agência fiscal.

Cronograma e regras de depósito de impostos sobre a folha de pagamento

Os impostos sobre a folha de pagamento são pagos ao IRS quinzenalmente ou mensalmente. As datas de vencimento do depósito do imposto sobre a folha de pagamento dependem de quantos funcionários você tem e quanto de impostos sobre a folha de pagamento você deve:

• Depositário Mensal — depósito durante um determinado mês ou antes do dia 15 do mês seguinte.
• Depositário semestral — depósito na quarta, quinta e/ou sexta-feira até a quarta-feira seguinte; depósito no sábado, domingo, segunda e/ou terça-feira até a sexta-feira seguinte.
• Depósitos FUTA — são necessários depósitos para o trimestre em que o imposto devido exceder $ 500. Pague até o último dia do primeiro mês seguinte ao final do trimestre. Se a data de vencimento do depósito cair em um sábado, domingo ou feriado, você poderá fazer o depósito no próximo dia útil.

Fim do trimestre	Data de vencimento do depósito do imposto sobre a folha de pagamento
31 de março	30 de abril
30 de junho	31 de julho
30 de setembro	31 de outubro
31 de dezembro	31 de janeiro

📌 Nota: confira todo o calendário com todas as datas importantes para a época fiscal em nosso artigo.

A meio caminho! Agora vamos prestar atenção aos relatórios de salários, gorjetas e outras compensações pagas a um funcionário.

Formulários fiscais da folha de pagamento

A próxima grande coisa que vem depois de calcular as deduções fiscais da folha de pagamento e depositar as retenções é relatar declarações ou arquivamento de impostos.

O arquivamento do imposto sobre a folha de pagamento está relatando informações que você usou para calcular os impostos sobre a folha de pagamento do empregador ao IRS. Você tem que usar formulários especiais e concluir o processo estritamente dentro de um prazo estabelecido pelo IRS. Entre em contato com as agências fiscais locais para descobrir se você é obrigado a apresentar relatórios estaduais e locais.

Os formulários de imposto de folha de pagamento mais comuns atribuídos pelo IRS são:

→ Formulário 940 — Declaração de imposto de desemprego federal anual do empregador (FUTA)

— usado para informar o FUTA pago ao longo do ano.

📝 Prazo de entrega: 31 de janeiro (se os empregadores fizeram todos os depósitos de impostos sobre a folha de pagamento no vencimento, eles têm 10 dias corridos adicionais para arquivar).

→ Formulário 941 — Declaração de imposto federal trimestral do empregador

— mostra:

• o valor arrecadado pelo imposto de renda retido na fonte dos funcionários
• o valor cobrado pela retenção do FICA (Segurança Social e Medicare) dos funcionários
• o valor total devido pela retenção do FICA (incluindo a parcela do empregador deste imposto)

📝 Prazos de apresentação:

• Quarteto I — 2 de maio
• Segundo trimestre — 1º de agosto
• Trimestre III — 31 de outubro
• Quarto IV — 31 de janeiro (do ano seguinte)

→ Formulário 944 — Declaração de imposto federal anual do empregador

— para os empregadores, cuja responsabilidade anual com a Previdência Social, Medicare e impostos federais retidos é de US$ 1.000 ou menos.

📝 Prazo de entrega: 31 de janeiro (se os empregadores fizeram todos os depósitos de impostos sobre a folha de pagamento no vencimento, eles têm 10 dias corridos adicionais para arquivar).

→ Formulário 945 — Declaração anual de imposto de renda federal retido na fonte

— usado para declarar imposto de renda federal retido de pagamentos não relacionados à folha de pagamento (pensões, aposentadoria militar, retenção voluntária, retenção de backup).

📝 Prazo de entrega: 31 de janeiro (se os empregadores fizeram todos os depósitos de impostos sobre a folha de pagamento no vencimento, eles têm 10 dias corridos adicionais para arquivar).

→ Formulário W-2 — Declarações de salários e impostos

— arquivado para relatar informações salariais e salariais, bem como:

• imposto de renda federal
• imposto de renda estadual e local (se aplicável)
• Impostos da Previdência Social e Medicare retidos

📝 Prazo de entrega: 31 de janeiro

📌 Observação: Você também deve incluir os valores que depositou para os impostos sobre a folha de pagamento do seu empregador. Se os seus depósitos forem inferiores ao valor devido, deverá pagar o IRS. Seja preciso com esses relatórios, pois eles permitirão solicitar reembolsos de impostos sobre a folha de pagamento caso você pague a mais.

Escolha a forma de denunciar:

1. Arquivo manualmente preenchendo os formulários de imposto sobre a folha de pagamento de acordo com as instruções fornecidas pelo IRS. Envie o formulário para o IRS, juntamente com qualquer pagamento que você deva.

2. Use o software de impostos sobre a folha de pagamento ou serviço para arquivá-lo eletronicamente.

3. Obtenha ajuda profissional de um contador ou profissional de impostos (ótima ideia se você deseja maximizar sua restituição de impostos sobre a folha de pagamento).

Erros comuns de declaração de imposto sobre a folha de pagamento que uma pequena empresa deve evitar

Manter-se atualizado com os regulamentos trabalhistas pode ser difícil. Há muitos lugares para tropeçar ao preencher os impostos sobre a folha de pagamento, mas gostaríamos de avisá-lo sobre os mais comuns que os proprietários de pequenas e médias empresas repetem. É sempre melhor aprender com os erros dos outros.

Erro no preenchimento do imposto sobre a folha de pagamento nº 1:arquivar contratados independentes como funcionários

A quantia de dinheiro que você paga a um empreiteiro é chamada de “compensação de não-funcionários”. Os empreiteiros relatam e pagam seus impostos sobre a folha de pagamento. Você não precisa depositar retenções de imposto de renda ou FICA dos contracheques do seu contratado. Mas você tem que apresentar um relatório anual para empreiteiros (1099-MISC ou 1099-NEC) para o IRS. Se você registrar seu funcionário como contratado, terá que pagar impostos pelo trabalho, além de multas e juros acumulados.

Erro no preenchimento do imposto sobre a folha de pagamento nº 2:cálculo de horas extras como salários normais

Ao falar sobre impostos sobre a folha de pagamento, as horas extras não são os salários regulares do seu funcionário. Eles são calculados de forma diferente. A lei federal estabelece que um funcionário deve receber pelo menos 1,5 de seu salário regular como salário de horas extras. Os estados podem ter diferentes requisitos de horas extras.

Erro nº 3 no preenchimento do imposto sobre a folha de pagamento:não ter registros de folha de pagamento suficientes

Mantenha registros completos e precisos para validar os números que você relata às agências fiscais. Uma entidade fiscal pode solicitar documentação para fazer backup de suas declarações fiscais de folha de pagamento. Registre informações detalhadas sobre horas trabalhadas, salários pagos, horas extras, bônus, gorjetas, pagamento de férias, pagamento de férias e auxílio-doença.

Resumo

Cumprir os regulamentos de declaração de impostos sobre a folha de pagamento de pequenas empresas é difícil e as penalidades por não conformidade podem ser severas. Esperamos que este artigo tenha lhe dado uma visão mais clara dos impostos pagos por um empregador em nome dos funcionários.

Tenha cuidado para manter a conformidade com os órgãos reguladores estaduais e federais. Evite erros de declaração de impostos sobre a folha de pagamento e reduza o risco de incorrer em multas e juros por impostos não pagos ou mal pagos. Obtenha ajuda técnica confiável e economize energia para se concentrar no que importa:seu negócio. Porque além de pagar impostos, o proprietário da SMB tem muitas coisas para fazer. Você conhece melhor!