O guia definitivo para o processo de contas a pagar

Seja você proprietário de uma pequena empresa ou gerente de uma empresa internacional, acompanhar seus gastos e pagamentos é uma parte essencial da administração de uma empresa de sucesso. Manter o controle de suas finanças pode se tornar complicado ao trabalhar com vários parceiros, empresas e fornecedores. Também é sem parar. Assim que um conjunto de faturas é tratado, as próximas parecem se acumular.

Ser confiável em suas práticas de negócios também se aplica às suas finanças, garantindo não apenas que sua empresa permaneça lucrando no futuro imediato, mas também olhando para o longo prazo com previsões financeiras. Sem algum método, vendedores e fornecedores receberão pagamentos atrasados ​​e ficarão menos dispostos a trabalhar com sua empresa. Um processo de contas a pagar ajuda suas equipes financeiras a gerenciar isso e construir uma reputação de pagamentos pontuais.

Conteúdo:

1. O que é um processo de contas a pagar?

2. Benefícios das contas a pagar

3. Gerenciando suas contas a pagar

4. Aproveite ao máximo as contas a pagar da sua empresa

O que é um processo de contas a pagar?

Dentro de seu departamento financeiro, você pode ter uma equipe de contas a pagar ou um indivíduo que se responsabilize por ela. O papel deles é monitorar os pagamentos da sua empresa a fornecedores ou fornecedores externos e garantir que eles sejam pagos a tempo. Isso pode ser feito com a ajuda de aplicativos, software de contas a pagar ou um aplicativo de IoT, inserindo as faturas e fornecedores relevantes junto com os prazos para pagá-los. Alternativamente, as contas a pagar podem ser feitas manualmente.

O processo de contas a pagar mapeia pontos importantes que suas equipes financeiras precisam estar cientes. Por exemplo, quando os serviços ou materiais foram entregues, quando as faturas são enviadas e os prazos para pagamentos, facilitando a entrega dos pagamentos no prazo e dentro do orçamento. As contas a pagar são o oposto das contas a receber, que rastreiam quais pagamentos são devidos à sua empresa por seus serviços e produtos.

Fluxos de trabalho

Os processos envolvidos nas contas a pagar são divididos em dois fluxos de trabalho – upstream e downstream. Os processos upstream referem-se às etapas até a compra de produtos e serviços da sua empresa. Isso inclui todas as etapas desde o fornecimento de fornecedores, contatando-os com seu número de telefone comercial, estabelecendo taxas e entrega e criando contratos de parceria. O rastreamento desses processos permite que você liste todos os fornecedores, suas taxas e seus produtos em suas contas.

Os processos de downstream ocorrem após a compra de produtos e serviços de seu fornecedor, e estão principalmente preocupados em receber os produtos, lidar com faturas e entregar o pagamento. Esses processos podem ser mais familiares para um departamento financeiro, que garante que os serviços e produtos sejam pagos e notifique o fornecedor sobre quaisquer problemas. O gerenciamento de etapas posteriores pode melhorar seu processo de pagamento para que os fornecedores sejam pagos com mais eficiência.

Benefícios de contas a pagar

Gerenciar finanças pode ficar confuso com vários fornecedores e fornecedores envolvidos, portanto, ter um sistema para ajudar faz sentido. Isso pode ser tão complexo ou simples quanto adequado ao seu negócio, incluindo informações importantes de pagamento de seus fornecedores, seu inventário de produtos para identificar produtos ideais para perfis de clientes específicos e notas adicionais para fornecedores. Dessa forma, utilizar o contas a pagar é vantajoso para o seu negócio por diversos motivos, entre eles:

⭐️ Reduz o uso de papel

Em vez de lidar manualmente com pagamentos e faturas, o contas a pagar transfere isso para uma planilha ou software específico para simplificar o processo. Ter cópias impressas de tudo também atrasa o processo – muitas vezes você precisa esperar que outras pessoas da equipe passem os documentos certos para a próxima etapa. A migração para cópias digitais com contas a pagar facilita o compartilhamento e o envio de arquivos, além de restringir o acesso a documentos confidenciais apenas para quem precisa deles.

⭐️ Minimiza erros

O uso de recursos e verificadores automatizados em suas contas a pagar acelera o processo e limita a margem de erro de sua equipe financeira. Eles rotulam as faturas como pagas e os produtos como recebidos para evitar duplicatas ou confusão. Da mesma forma, o software pode ser programado para destacar problemas, como estoque limitado, levando sua empresa a reabastecer ou revisar.

⭐️ Rastreia equipamentos e recursos

Um processo de contas a pagar armazena e rastreia informações sobre todos os pagamentos e entregas, ou seja, caso surja algum problema, você tem toda a documentação necessária disponível. Isso ajuda a contabilizar a falta de equipamentos ou produtos e garante que os pagamentos sejam feitos no lugar certo. As contas a pagar também ajudam a gerenciar o giro do estoque, rastreando quais produtos estão disponíveis e quando será a próxima entrega.

⭐️ Pagamento pontual

Deixar os pagamentos para sua equipe financeira pode ser complicado, especialmente ao gerenciar e receber faturas de vários fornecedores simultaneamente. A canalização dessas faturas por meio de contas a pagar facilita a identificação de prazos de pagamento e a realização de transações. Isso ajuda a evitar incorrer em taxas atrasadas ou perder negócios futuros devido a pagamentos não confiáveis. Em vez disso, ao usar o software para gerenciá-los, seus pagamentos são regulares e pontuais.

Gerenciando suas contas a pagar

Agora que você já sabe o que é contas a pagar e como funciona, é hora de pensar em estabelecer sua própria rotina. Começar com o básico pode fornecer uma introdução suave ao uso. À medida que você se sente mais confortável com contas a pagar, pode adicionar mais recursos e torná-lo mais complexo. Não importa quantos fornecedores ou vendedores você tenha, comece focando nos quatro estágios principais de contas a pagar e construa a partir daí.

1. Contas e fornecedores de gráficos

Comece estabelecendo quem seu processo de contas a pagar deve estar rastreando. Colete as informações do fornecedor das empresas que abastecem sua empresa. Adicione isso às suas contas a pagar enquanto trabalha com elas e cria contratos juntos. As informações precisam incluir o nome da empresa, suas taxas e condições de pagamento. Para sistemas multilocatários, tente usar um sistema de contas a pagar com planilhas separadas para as empresas envolvidas.

Depois que seus fornecedores estiverem registrados, comece a mapear suas transações com as empresas deles. Esteja você usando uma planilha ou um software específico, insira a data de recebimento da fatura, o custo, o prazo de pagamento e o status do pagamento. Outras categorias podem ser adicionadas para organizar as transações de acordo com o tipo, negócio ou arquivos de fatura anexados. Os pagamentos são registrados digitalmente, para que possam ser acessados ​​e aprovados pelo seu departamento financeiro.

2. Receber e revisar contas

Insira suas novas contas no processo de contas a pagar ao recebê-las. Isso os armazena digitalmente em um local centralizado que é facilmente acessível quando você precisa deles com reconciliação de contas. O uso de suas contas a pagar também vincula as faturas a outras da mesma empresa, ajudando a identificar duplicatas e rastrear suas transações ao longo do tempo. Você também pode definir configurações de segurança para garantir que faturas e contas sejam acessíveis apenas a pessoas específicas.

Ao armazenar suas contas, certifique-se de revisá-las primeiro, verificando se recebeu os produtos e serviços declarados antes de efetuar o pagamento. Você deve verificar todas as informações na fatura, incluindo detalhes da conta, assinaturas e datas. Isso pode identificar faturas enviadas com erro e garantir que todos os seus pagamentos sejam feitos na conta certa. Perceber esses detalhes tarde demais pode significar que sua empresa terá que pagar duas vezes e nem sempre poderá ser reembolsada.

3. Aprovar os pagamentos

Quando tiver certeza de que as faturas estão corretas, você poderá aprovar os pagamentos aos fornecedores. O uso de contas a pagar digitais permite que sua equipe financeira as aprove com o clique de um botão, mesmo quando estiver trabalhando remotamente. Alguns aplicativos também facilitam as aprovações em dispositivos móveis. Isso significa que os responsáveis ​​pelos pagamentos ou seus sistemas automatizados de pagamento são notificados instantaneamente das aprovações, reduzindo o atraso antes que os fornecedores recebam seus pagamentos.

Ao pagar fornecedores e vendedores, diferentes sistemas de contas a pagar têm vários recursos e medidas de segurança para garantir que todos os pagamentos digitais sejam protegidos. Esses recursos também podem abranger pagamentos internacionais para empresas maiores. Você pode integrar seus pagamentos com seus outros pagamentos para dar uma perspectiva coesa em suas contas comerciais, incluindo impostos sobre a folha de pagamento, vendas de comércio eletrônico e outras concessões ou investimentos.

4. Fique por dentro disso

Contas a pagar é um processo cíclico, constantemente adicionando novos pagamentos e faturas para acompanhar. Isso requer verificações e atualizações regulares das informações do fornecedor, além da revisão de faturas e contas a serem pagas. Adiá-lo/não fazê-lo regularmente pode levar a prazos perdidos, informações ou documentos desatualizados do fornecedor e entregas de pedidos incorretas. Isso cria mais trabalho para o seu departamento financeiro do que se eles lidassem com as contas a pagar à medida que elas fossem recebidas.

Definir lembretes automatizados e planilhas simples pode ajudar a manter o controle das contas a pagar. Esse recurso torna mais fácil para suas equipes financeiras navegar pelas faturas e entregas de estoque e encontrar registros e histórico de pedidos, se necessário, para conferência jurídica. Da mesma forma, as notificações alertam a equipe sobre alterações nas contas a pagar, sejam novas informações, pedidos adicionados ou alterações no status das transações.

Aproveite ao máximo as contas a pagar de sua empresa

Organizar suas finanças e conhecer suas transações comerciais faz parte do seu sucesso, tanto quanto a gamificação do marketing por e-mail ou fornecer um ótimo suporte ao cliente. Embora possa ser inicialmente confuso, o contas a pagar visa tornar as coisas mais simples e fáceis de entender. Ao coletar as informações em um só lugar, o contas a pagar reduz os prazos de pagamento perdidos e aumenta a confiabilidade do seu negócio.

Configure suas contas a pagar hoje para atender às suas necessidades de negócios. Fique atento a novas informações e atualizações usando vários recursos automatizados para notificar e lembrar suas equipes financeiras. Armazene com segurança todas as informações e documentação necessárias para pagar prontamente seus fornecedores em um local centralizado para que aqueles que precisam possam acessá-las de qualquer lugar. Comece pequeno e aumente suas contas a pagar à medida que ganha confiança, a partir de hoje.