Como registrar pagamentos na contabilidade?

O registro de pagamentos na contabilidade pode ser referido como "contas a pagar, ”Que significa o valor total que uma determinada empresa deve a empresas ou fornecedores de produtos ou serviços. Além disso, o saldo de contas a pagar é refletido no balanço patrimonialBalanço patrimonialO balanço patrimonial é uma das três demonstrações financeiras fundamentais. As demonstrações financeiras são fundamentais para a modelagem financeira e para a contabilidade., especificamente na seção do passivo circulante, e inclui todas as faturas que devem ser pagas.

Por exemplo, uma empresa que acabou de comprar seu material de escritório da Empresa B e recebeu uma fatura de $ 500 deve registrar o valor em seu sub-razão de contas a pagar e pagá-lo na data de vencimento ou antes dela para melhorar seu fluxo de caixa e evitar multas por atraso.

Contas a pagar x contas a receber

Contas a pagar e contas a receber são conceitos contábeis usados ​​na contabilidade de exercício para registrar as transações quando o dinheiro não é trocado. Contas a pagar Contas a pagar Contas a pagar é um passivo incorrido quando uma organização recebe bens ou serviços de seus fornecedores a crédito. As contas a pagar são registradas pela empresa quando esta adquire bens e serviços a prazo e efetua o pagamento em um período futuro. As contas a pagar são consideradas passivos circulantes da empresa.

Contas a receber Contas a receber Contas a receber (AR) representam as vendas a crédito de uma empresa, que ainda não foram coletados de seus clientes. As empresas permitem é o oposto, pois é onde uma empresa registra a venda de seus bens ou serviços para outra, mas ainda não coletou quaisquer fundos. As contas a receber são consideradas ativo circulante da gravadora.

Exemplo de como registrar o pagamento na contabilidade

Digamos que uma empresa chamada Bags Unlimited vendeu 100 bolsas de náilon para a Empresa B, e ambas as empresas concordaram em uma determinada data de vencimento de pagamento. A Bags Unlimited envia sua faturaDocumentos de origem O registro em papel das transações financeiras de uma empresa é referido na contabilidade como documentos de origem. Se os cheques são emitidos e a data de vencimento é 15 de dezembro, conforme acordado por ambas as partes. Ele registra a transação como contas a receber, enquanto a Empresa B a registra como contas a pagar.

As contas a pagar são um débito ou um crédito?

A questão acima confunde alguns devido à terminologia usada na contabilidade. Por exemplo, as contas a pagar são consideradas dívidas de uma empresa porque envolvem a compra de bens a prazo. Contudo, na contabilidade de partidas dobradas, um aumento nas contas a pagar é sempre registrado a crédito.

O saldo credor em contas a pagar representa o valor total que uma empresa deve a seus fornecedores. Assim que a fatura for recebida, o valor devido é registrado, o que, conseqüentemente, aumenta o saldo de crédito.

Quando a fatura é paga, o valor é registrado a débito de contas a pagar; portanto, reduzindo o saldo de crédito. Quanto mais altas as contas a pagar, quanto maior for o seu saldo de crédito, e quanto mais baixas forem as contas a pagar, menor será o seu saldo de crédito.

O Processo de Contas a Pagar

O processo de contas a pagar parece uma tarefa fácil, mas requer um exame cuidadoso das faturas, porque os menores erros podem significar enormes prejuízos para a empresa. Na verdade, todas as empresas, especialmente os grandes e antigos, precisa adotar um sistema automatizado de contas a pagar para garantir que o seguinte processo seja executado com precisão.

1. Recebimento de uma fatura

O primeiro passo é o recebimento da nota fiscal, que pode ser feito por meio de vários canais, como por e-mail, fax, ou correio.

2. Encaminhamento para o indivíduo certo

Porque ele pode simplesmente chegar pelo correio ou pelo e-mail da empresa, deve ser encaminhado para a pessoa apropriada, quem pode ser o contador; Contador; um contador desempenha um papel muito importante em uma organização, independentemente de ser uma empresa multinacional ou pequena, doméstico., Gerente, Contador ContadorO trabalho principal de um contador é manter e registrar os eventos financeiros diários da empresa. Um contador é responsável por registrar e manter as transações financeiras de uma empresa, como compras, despesas, receita das vendas, faturas, e pagamentos., ou o especialista em contas a pagar, se existe tal posição.

3. Introdução de detalhes

Quando chega às mãos da pessoa certa, os detalhes da fatura são então inseridos em um arquivo, como uma planilha ou um sistema de contabilidade, que é salvo.

4. Aprovação de faturas

A aprovação de faturas é muito importante. Idealmente, antes que os pagamentos sejam feitos, cada fatura deve passar por um escrutínio rígido para garantir que todas as faturas são válidas e autorizadas. Na verdade, existem vários pontos que precisam ser verificados especificamente, Incluindo:

• Pré-aprovação da despesa ou do pedido de compra emitido pela empresa
• A chegada da mercadoria adquirida antes do pagamento ser feito
• A singularidade da fatura
• Contratos e acordos com fornecedores

5. Emissão de cheques

Depois que as etapas forem concluídas e a fatura for verificada, o contador cria os cheques e especifica o valor a ser pago em cada cheque. Eles estão selados em envelopes, etiquetados com os endereços apropriados, e enviado aos destinatários pretendidos.

As etapas acima são em um sistema manual de contas a pagar. Porque é muito tedioso e demorado, com alta probabilidade de erros, um sistema automatizado é altamente recomendado.

Características de um sistema de contas a pagar bem administrado

Um processo preciso de contas a pagar resulta em demonstrativos financeiros precisos que, em última instância, levam ao sucesso de uma empresa. Um sistema de contas a pagar bem administrado apresenta as seguintes características.

• Faturas legítimas são processadas, não apenas com precisão, mas também em tempo hábil.
• As faturas são registradas nas contas corretas.
• As despesas não processadas são ajustadas.

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