Como registrar uma despesa pré-paga

Despesas pré-pagas referem-se a despesas pagas antes que a despesa seja incorrida. Sempre que você paga uma conta antecipadamente, ela é considerada uma despesa pré-paga e deve ser registrada como tal.
Pagar despesas faz parte de fazer negócios. Mas algumas despesas são tratadas de forma diferente do que outras. Por exemplo, se você pagar seu aluguel em 31 de janeiro para fevereiro, isso não é uma despesa pré-paga. Mas se você pagar seu aluguel por todo o próximo ano, essa é uma despesa pré-paga e precisa ser registrada como uma.

Saiba mais sobre despesas pré-pagas, como elas afetam suas demonstrações financeiras e por que elas precisam ser registradas de forma diferente das despesas regulares.

Visão geral:o que é uma despesa pré-paga?

Uma despesa pré-paga é qualquer despesa que você paga que ainda não foi incorrida. Também conhecido como despesas diferidas, o registro dessas despesas faz parte do processo de contabilidade de competência. Ele exige que você registre as despesas quando incorridas, contabilizando-as naquele momento. Se você estiver usando a contabilidade de caixa, não precisa se preocupar com despesas pré-pagas. Na contabilidade de caixa, você só registra uma despesa quando o dinheiro muda de mãos.

Uma despesa pré-paga aparecerá em seu balanço patrimonial como um ativo e, à medida que o ativo for usado, aparecerá em sua demonstração de resultados como uma despesa.

Por exemplo, você se muda para um novo prédio no final de dezembro, com o primeiro mês de aluguel vencido em 1º de janeiro. Como seu novo proprietário permitiu que você se mudasse mais cedo, agora ele está solicitando que você pague o aluguel do ano inteiro antecipadamente.

Seus pagamentos mensais de aluguel são de $ 2.000, então você paga todos os $ 24.000 no final de dezembro, debitando uma conta de despesas de aluguel pré-pagas e creditando em sua conta bancária $ 24.000, com a conta de aluguel pré-paga registrada como uma conta de ativo.

Quando janeiro chegar, você debitará $ 2.000 como despesa de aluguel para janeiro e creditará sua conta de despesa de aluguel pré-paga por $ 2.000, deixando você com um saldo de $ 22.000. Os $ 2.000 que você gastou com o aluguel de janeiro aparecem em sua demonstração de resultados como despesa de aluguel, enquanto sua conta de ativo de aluguel pré-pago é reduzida em $ 2.000 em seu balanço. No final do ano, você terá gasto todos os $ 24.000, e sua conta de aluguel pré-pago terá um saldo de $ 0.

Às vezes, seu software de contabilidade pode lidar com o processo de criação de despesas de amortização, para que seus lançamentos mensais sejam concluídos automaticamente. Se você estiver usando livros contábeis manuais para sua contabilidade, poderá criar uma planilha descrevendo suas despesas mensais que precisarão ser registradas em sua contabilidade geral como uma entrada de ajuste.

Como registrar uma despesa pré-paga

Você seguirá várias etapas para registrar corretamente suas despesas pré-pagas. Isso começa determinando se o valor deve ser contabilizado em vários períodos contábeis, quanto deve ser contabilizado em cada período e por quanto tempo. Por exemplo, se você pagar antecipadamente as taxas de contabilidade de US$ 1.650, para cobrir os próximos seis meses, precisará desembolsar US$ 275 por mês durante seis meses.

1. Pague a despesa

O primeiro passo para registrar uma despesa pré-paga é a compra real da despesa. Por exemplo, se você pagar seu seguro para o próximo ano, primeiro pagará a despesa, certificando-se de registrá-la corretamente.

Data	Conta	Débito	Crédito
01-01-2021	Seguro pré-pago	$ 12.000
01-01-2021	Conta em dinheiro		$ 12.000

Essa entrada de diário é concluída para estabelecer sua conta de ativo de seguro pré-pago que representa o valor pré-pago. A entrada também reduz sua Conta Caixa pelo valor pago. Lembre-se, para rastrear despesas pré-pagas corretamente, elas precisam ser registradas em sua contabilidade como um ativo de despesas pré-pagas, com uma parte do ativo pré-pago contabilizada a cada mês como uma despesa.

2. Registre a despesa em sua contabilidade

Seu próximo passo seria registrar a despesa de seguro para os próximos 12 meses. Você pode configurar uma entrada de diário recorrente em seu software de contabilidade que concluirá isso automaticamente. Caso contrário, você precisará criar um cronograma de amortização para ajudá-lo a determinar quanto precisa pagar por mês e por quantos meses. Isso é particularmente importante se o prazo for inferior a 12 meses.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2021	Despesa de seguro	$ 1.000
31-01-2021	Seguro pré-pago		$ 1.000

O lançamento contábil acima mostra como a primeira despesa de janeiro é registrada.

3. Insira a despesa mensal para cada período contábil

Como você divide a despesa de seguro igualmente para o ano, você precisará registrar a despesa a cada mês, o que significa que o lançamento contábil acima precisará ser registrado a cada mês pelos próximos doze meses.

Se você estiver criando uma planilha para acompanhar sua despesa mensal, ela ficaria assim.

Conta	Data de pagamento	Valor pago	Período coberto	Janeiro	Fevereiro	março
Seguro pré-pago	2-1-2021	$ 12.000	1-1-2021 a 31-12-2021	$ 1.200	$ 1.200	$ 1.200
Aluguel pré-pago	2-1-2021	$ 24.000	1-1-2021 a 31-12-2021	$ 2.000	$ 2.000	$ 2.000
Retenção Legal	2-1-2021	$  3.000	1-1-2021 a 31-12-2021	$   250	$   250	$   250

A planilha continuaria até dezembro, exibindo o valor que precisará ser gasto a cada mês. Isso pode ser útil para criar seus lançamentos de ajuste mensais.

Essas entradas também afetarão suas demonstrações financeiras, com sua conta de ativos (Seguro Pré-pago) continuamente reduzida enquanto seu valor de Despesa de Seguro aumentará.

4. Continue o processo até que a conta de despesas pré-pagas seja $0

Em dezembro, você registrará o lançamento contábil manual uma última vez. Esta entrada final fechará seu saldo de seguro pré-pago para $ 0, enquanto sua despesa de seguro para o ano será de $ 12.000.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-12-2021	Despesa de seguro	$ 1.000
31-12-2021	Seguro pré-pago		$ 1.000

Exemplos de despesas pré-pagas

Quase qualquer despesa paga antecipadamente pode ser considerada uma despesa pré-paga. Aqui estão as despesas pré-pagas comuns que as pequenas empresas podem incorrer.

• Seguros (saúde, vida e propriedade)
• Impostos
• Aluguel
• Taxas legais
• Retentores
• Suprimentos a granel
• Qualquer coisa paga antecipadamente

Por exemplo, devido a questões legais recentes, Jill coloca seu advogado em retenção. A taxa de retenção é de US $ 3.000 por ano. Embora ela pague o retentor integralmente, Jill ainda precisa determinar quanto ela precisará gastar a cada mês à medida que o retentor for usado.

US$ 3.000 ÷ 12 =US$ 250

Primeiro, Jill precisará registrar o pagamento inicial de US$ 3.000 para seu advogado.

Data	Conta	Débito	Crédito
1-05-2021	Honorários advocatícios pré-pagos	$ 3.000
1-05-2021	Conta em dinheiro		$ 3.000

Depois que seu pagamento for registrado, Jill precisará registrar a despesa legal a cada mês até que o retentor seja usado e a conta de Taxas Jurídicas Pré-pagas tenha um saldo de $ 0.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2021	Honorários advocatícios	$ 250
31-01-2021	Honorários advocatícios pré-pagos		$ 250

As despesas pré-pagas podem ser gerenciadas facilmente

Se você não é um contador experiente, gerenciar despesas pré-pagas pode parecer complicado, mas é simplesmente uma questão de registrar o custo como um ativo e depois fazer uma despesa mensalmente para usar parte desse ativo.

A maneira mais fácil de gerenciar despesas pré-pagas é usar um software de contabilidade, que lançará automaticamente um lançamento contábil mensal para reduzir o saldo de suas contas pré-pagas. Mas mesmo que você simplesmente use uma planilha para calcular suas despesas mensais, gerenciar as despesas pré-pagas é uma das coisas mais fáceis que você precisará gerenciar.