Definição do livro-razão geral:o que é e por que você precisa de um

Se os ativos e contas individuais são árvores, o livro-razão geral é a floresta. É um documento mestre da equipe de finanças que mostra todas as transações da empresa - contas a pagar e a receber, dinheiro na mão, bens de capital, inventário, investimentos, passivos, patrimônio líquido e muito mais.

A tecnologia que sustenta o livro-razão geral percorreu um longo caminho desde o icônico livro encadernado em couro com fileiras de figuras perfeitamente rabiscadas. É aqui que as equipes de finanças devem revisitar o papel do GL, melhores práticas para romper o molde estático de razão em favor de um modelo dinâmico e maneiras de extrair novos insights que podem informar a estratégia de negócios em um mundo em rápida evolução.

O que é um Razão Geral (GL)?

Embora as formas como as equipes financeiras coletam informações financeiras tenham mudado, a definição permanece a mesma. Um livro-razão geral é um registro de tudo de uma empresa, e suas subsidiárias, ativos, passivos, despesas, renda e ações. Os livros-razão são geralmente divididos em registros de contas e saldos de contas e transações financeiras e, a partir daí, se necessário, em livros auxiliares. Quantas categorias e livros auxiliares são usados ​​depende da complexidade da estrutura financeira da empresa.

Principais vantagens

• Sem informações precisas no livro-razão, todos os outros processos contábeis e seus resultados são suspeitos.
• Um livro razão geral bem cuidado é a base das boas práticas contábeis.
• Embora manter um GL preciso e atualizado exija esforço, o retorno são insights em tempo real para a empresa.

Explicação do Razão Geral

A contabilidade geral resume a posição financeira de uma empresa. É o single, registro acordado de dados para equipes de contabilidade encarregadas de garantir o equilíbrio contábil, fornecendo atualizações de status sobre a posição de caixa da empresa, registrar as informações necessárias para as demonstrações financeiras e iniciar trilhas de auditoria.

Os auditores devem ser capazes de acompanhar as transações do livro razão geral para os livros auxiliares para a documentação de origem, como faturas ou extratos de conta.

Como funciona um livro-razão geral

Na contabilidade baseada em papel, as transações foram registradas em vários jornais. Essas entradas de diário foram então resumidas e os totais copiados, ou postado, para o livro-razão geral.

O plano de contas fornece uma estrutura para organizar os dados financeiros no razão geral. As transações registradas no GL incluem códigos de conta que fornecem informações adicionais, como se a transação está relacionada a ativos, passivos, capital próprio, despesas ou receitas.

O razão geral depende da contabilidade de partidas dobradas - segundo a qual cada transação deve creditar uma conta e debitar outra. Para verificar se os débitos correspondem aos créditos, um balancete é executado. O software de contabilidade automatiza o registro de transações no diário e, em seguida, o lançamento no razão geral - o relatório de balancete é então usado para verificar se há erros e ajudar na produção de demonstrativos financeiros.

O que está incluído em um Razão?

Lembre-se de que o razão geral é o repositório central de todas as transações financeiras. Cada entrada inclui a data, uma descrição da transação, o código do razão geral para lançar o lançamento contábil manual em uma conta específica, o montante debitado e creditado, e o equilíbrio.

Cada conta no plano de contas tem sua própria conta contábil ou conta secundária, onde todas as transações que afetam essa conta são listadas. Por exemplo, as empresas podem ter um livro auxiliar de contas a pagar que flui para a conta de passivos do razão geral.

O que um livro-razão geral diz a você?

A contabilidade geral fornece um resumo da saúde financeira da empresa. Seu conteúdo é usado para gerar demonstrações financeiras - com os passivos, patrimônio líquido e ativos refletidos no balanço patrimonial, e receitas e despesas na demonstração do resultado. O software de contabilidade moderno pode automatizar relatórios de gerenciamento e relatórios financeiros. Ele também fornece as informações detalhadas necessárias para analisar uma anomalia nos dados transacionais de negócios e históricos para usar nos processos de orçamento anual.

Por que os Razões Gerais são importantes?

Preciso, dados completos são absolutamente essenciais para a criação de previsões financeiras, projeções e declarações que os líderes empresariais e financeiros, financiadores, compradores em potencial, auditores e outras partes interessadas dependem para analisar a saúde da organização.

Em caso de discrepâncias, um razão geral permite que um auditor ou contador analise os lançamentos contábeis individuais para encontrar a origem do problema.

Exemplo de razão geral

Razões gerais são baseadas na contabilidade de partidas dobradas, onde cada transação é registrada como um débito e um crédito; esse método minimiza os erros de contabilidade, registrando cada transação financeira duas vezes e verificando se essas contas são sempre iguais.

Um lançamento de diário básico no razão geral para uma transação de $ 500 para materiais de escritório seria assim:

Encontro GL
tipo de conta GL
nome da conta GL
número de conta Débito Crédito 1 de fevereiro Despesas de suprimentos de escritório # 5000 $ 100 1 de fevereiro Verificação de ativos # 1000 $ 100

4 razões pelas quais você precisa de um livro-razão geral

As empresas com práticas sólidas de manutenção de registros são mais capazes de fornecer insights sobre sua situação financeira e provavelmente terão uma avaliação mais alta e auditorias mais fáceis. Um livro razão geral completo é um elemento fundamental da contabilidade.

1. Exatidão da transação financeira: Um livro razão é usado para registrar transações e dados estatísticos para uma empresa, e alguns sistemas com modelos de dados unificados conectam os detalhes da transação às informações sobre os clientes, pedidos e inventário. O rastreamento dessas informações ajuda a planejar as necessidades de negócios, como compras de estoque, como definir o preço dos produtos e como a empresa financiará essas necessidades.
2. Balanceamento de livros: Sobre tudo, um livro-razão geral garante o equilíbrio dos livros. O balancete garante que os contadores possam identificar quaisquer erros e corrigi-los, bem como detectar atividades fraudulentas antes que se tornem problemas graves.
3. Facilidade de declaração de impostos: Uma boa contabilidade é essencial para garantir que a empresa esteja fazendo os pagamentos das licenças comerciais e do seguro necessário para a conformidade tributária. Ele garante que todas as informações financeiras estejam corretas para demonstrações financeiras precisas que permitem que a empresa faça projeções financeiras e planeje. Ele fornece à empresa as informações detalhadas necessárias para fins fiscais e um registro em papel no caso de uma auditoria do IRS.
4. Identificando e impedindo a fraude: Manter bons registros financeiros ajuda a empresa a identificar transações fraudulentas e remediá-las antes que se tornem problemas graves.

O que é o processo de contabilidade geral?

1. Crie um livro razão geral: Configure a contabilidade geral de acordo com o plano de contas da empresa.
2. Crie uma entrada de diário ou registro de detalhes de transações comerciais à medida que cada transação ocorre: Isso inclui a data, a conta e o valor debitado, a conta e o valor creditado, e uma descrição da transação.
3. Categorize cada transação em uma conta relevante, como vendas, dinheiro, AP: Cada entrada de diário acumula sob os planos de contas usados ​​pela empresa, e eles são agrupados nos tipos de ativos de contas contábeis gerais, passivos, capital próprio, receitas e / ou despesas.
4. Reconciliar informações: O contador prepara um balancete para garantir que os débitos sejam iguais aos créditos. Se os números estiverem errados, a equipe de finanças deve voltar ao registro ou diário para localizar e corrigir o erro e preparar o balancete ajustado.
5. Transfira os lançamentos contábeis manuais para o razão geral: Depois de verificada a precisão, o lançamento contábil manual é lançado no razão geral.

5 etapas no processo de reconciliação do razão geral

A reconciliação do razão geral é uma parte fundamental do fechamento dos livros. As equipes de contabilidade devem verificar regularmente se as entradas contábeis são precisas, reconciliando os saldos das contas com os documentos de suporte, como extratos bancários mensais.

Reconcilie a contabilidade geral em uma base regular para que os erros não se agravem, seguintes etapas para reconciliar o razão geral no nível da conta:

1. Combine o saldo inicial na conta com o detalhe de reconciliação final do período anterior.
2. Faça a correspondência das transações dentro das contas com as transações individuais.
3. Revise todas as entradas de diário de ajuste. O Instituto de Finanças Corporativas diz que esses ajustes são feitos para acréscimos e diferimentos, bem como estimativas ou para corrigir erros contábeis.
4. Revise as entradas reversas e certifique-se de que estejam corretas.
5. Certifique-se de que o detalhe final da conta corresponda ao saldo final da conta.

Razões gerais e contabilidade por partidas dobradas

O livro-razão geral, quando completado manualmente, requer contabilidade de dupla entrada. Isso significa que cada transação deve creditar uma conta e debitar outra. O software de contabilidade deve lançar automaticamente débitos e créditos nas contas corretas e atualizar os saldos das contas em tempo real.

Transações de dupla entrada

Contabilidade de partidas dobradas significa que as transações devem ser registradas em duas contas e que os valores inseridos como débitos devem ser iguais aos montantes inseridos como créditos.

Usando o exemplo da tabela, acima de, quando a empresa comprou US $ 100 em material de escritório, ela debitou sua conta de material de escritório em despesas e creditou sua conta corrente em ativos. Os débitos devem sempre ser iguais aos créditos.

Usando Códigos de Razão Geral

O que é um código GL?

Cada lançamento contábil manual lançado no razão geral usa um código GL ou número de conta para agrupar itens.

Os códigos da contabilidade são números únicos, letras ou uma combinação de números e letras atribuídas a cada conta em um determinado plano de contas. Mesmo uma pequena empresa pode ter centenas de códigos GL, e os códigos tornam menos provável que as entradas sejam atribuídas à conta errada. Nomes de contas são freqüentemente associados a números de contas. Por exemplo, ativos podem receber códigos numéricos separados no 1, Intervalo 000, passivos no 2, Intervalo 000, patrimônio 3, 000, renda 4, 000 e despesas 5, 000. As contas são frequentemente numeradas na ordem em que podem ser convertidas em dinheiro ou vencidas.

Em contabilidade, despesas e ativos são aumentados por débitos e diminuídos por créditos. Responsabilidades, o patrimônio líquido e a receita são aumentados por créditos e diminuídos por débitos. Por exemplo, a empresa gasta US $ 100 em material de escritório, está aumentando seu material de escritório, portanto, ele debita essa conta de despesas em $ 100. Para comprar suprimentos, a empresa usa um ativo - dinheiro de sua conta corrente. Ele está diminuindo esse valor nessa conta em $ 100, de modo que credita essa conta em $ 100.

As empresas que usam software de contabilidade podem consolidar subcontas ativas, o que significa que há menos elementos do razão geral para reconciliar.

Encontro GL
tipo de conta GL
nome da conta GL
número de conta Débito Crédito 1 de fevereiro Despesas de suprimentos de escritório # 5000 $ 100 1 de fevereiro Verificação de ativos $ 1000 $ 100

Usando Software de Contabilidade com Razões Gerais

A maioria das empresas usa software de contabilidade para automatizar os processos básicos de criação de transações e lançá-las na contabilidade. O software ajuda a equipe de contabilidade a realizar tarefas contábeis, como configurar e encerrar períodos contábeis, tarefas bancárias, entradas de diário e muito mais. O sistema calculará automaticamente os débitos e créditos e permitirá que você coloque controles para garantir que não sejam inseridas transações que não atendam às diretrizes.

O software de contabilidade mantém todas as informações financeiras e registros em um único banco de dados, que garante a integridade dos dados, ajuda a estabelecer e manter controles e torna o processo de reconciliação significativamente mais rápido e fácil. Isso inclui a capacidade de criar entradas e alocações recorrentes, executar postagem, comunicando, processos de tradução e consolidação em paralelo para acelerar o tempo de geração de relatórios.

O que é um plano de contas?

O plano de contas é uma lista de todas as contas nas quais as transações podem ser lançadas. Existem cinco tipos de contas (ativos, Responsabilidades, Capital próprio, Receitas e despesas). Sob cada um deles, existem contas primárias e subcontas.

Qual é a diferença entre um diário e um livro-razão?

Um lançamento contábil manual é o registro de uma transação individual. O razão geral resume os totais de transações por conta.

Com práticas contábeis corretas, a empresa se prepara para maior eficiência em muitos processos contábeis. Garante que a equipe de finanças e contabilidade esteja pronta quando a empresa solicitar relatórios de vencimento de contas a pagar ou contas a receber, deseja visualizar a posição de caixa ou analisar como os itens orçados estão correspondendo aos gastos reais.

O que mais, o razão geral é uma parte do processo contábil que pode se beneficiar muito com as tecnologias. Por exemplo, a automação de processos robóticos pode reduzir processos manuais tediosos, aumentar a precisão do nível de transação até o lançamento no razão geral, e diminuir o risco de erros e não conformidade.

Os processos envolvidos estão garantindo a prontidão de fechamento, fechar sub-livros, gerenciar a contabilidade intercompanhia e os preços de transferência, executar a contabilidade geral e fechar, reconciliar contas, preparar demonstrações financeiras, realizar a análise da administração e calcular as provisões para imposto de renda.