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Contas a pagar versus contas a receber:qual é a diferença?

Contas a receber e contas a pagar são o yin e o yang dos negócios:quando as receitas e despesas permanecem em equilíbrio saudável, a empresa pode aproveitar oportunidades de crescimento, e as relações com clientes e fornecedores permanecem em bases positivas.

O livro razão de contas a pagar (AP) de uma empresa lista seu curto prazo passivos - obrigações para itens comprados de fornecedores, por exemplo, e dinheiro devido a credores. Contas a receber (AR) são recursos que a empresa espera receber de clientes e parceiros. AR é listado como um atual de ativos no balanço.

Credores e potenciais investidores olham para AP e AR para avaliar a saúde financeira de uma empresa. A renda é importante, e também gastos prudentes para fazer o negócio crescer e reter clientes. A má gestão de qualquer um dos lados da equação pode afetar negativamente o seu crédito e, eventualmente, a estabilidade do seu negócio.

O que são contas a pagar (AP)?

As contas a pagar de uma empresa incluem valores devidos a fornecedores e outros credores - itens ou serviços adquiridos e faturados. AP não inclui, por exemplo, folha de pagamento ou dívida de longo prazo, como uma hipoteca - embora inclua pagamentos de dívidas de longo prazo.

As contas a pagar são normalmente registradas no recebimento de uma fatura com base nos termos de pagamento que ambas as partes concordaram ao iniciar a transação. Quando uma equipe financeira recebe uma fatura válida de bens e serviços, é registrado como um lançamento contábil manual e lançado no razão geral como uma despesa. O balanço mostra o valor total de contas a pagar, mas não lista transações individuais.

Uma vez que um aprovador autorizado assina a despesa e o pagamento é emitido de acordo com os termos do contrato, como net-30 ou net-60 dias, a equipe de contabilidade registra as despesas como pagas.

Os departamentos de AP são responsáveis ​​por processar relatórios de despesas e faturas e por garantir que os pagamentos sejam feitos. Uma equipe de AP habilitada mantém o relacionamento com o fornecedor positivo, garantindo que as informações do fornecedor sejam precisas e atualizadas e que as contas sejam pagas em dia. A equipe pode economizar dinheiro para a empresa, aproveitando ao máximo as condições de pagamento favoráveis ​​e os descontos disponíveis. Uma forte prática de AP contribui para o sucesso do negócio, garantindo que as previsões de caixa permaneçam precisas, minimizando erros e fraudes e gerando relatórios para líderes de negócios e terceiros.

Exemplo AP

Digamos que o fabricante de óculos StyleVision peça US $ 500 em novas armações de seu fornecedor atacadista, Frames Inc., que envia a fatura em 15 de agosto com prazo líquido de 30 e sem desconto para pagamento antecipado. O contador da StyleVision cria um lançamento de contas a pagar e credita a conta da Frames Inc. $ 500 até 15 de setembro, em seguida, debita $ 500 da conta de ativos de estoque da StyleVision.

Como registrar contas a pagar

As empresas podem usar o método de contabilidade de acréscimo ou regime de caixa para registrar o AP.

Na contabilidade de exercício, quando as equipes financeiras registram todas as despesas não pagas, eles atuam como substitutos para eventos de caixa. Por exemplo, digamos que nosso fabricante de óculos decide iniciar um novo $ 1, 000 compra da Frames Inc. e concorda em pagar 50% do custo adiantado e o restante na entrega. No caso de itens de estoque, como quadros, a despesa é reconhecida quando os itens são vendidos ao cliente - quando a receita é auferida. Geralmente, o valor total será registrado como despesa quando a fatura for recebida (assumindo que os bens ou serviços foram fornecidos).

Com o método de contabilidade de caixa, uma empresa registra as despesas quando realmente paga aos fornecedores. O StyleVision registraria o adiantamento de $ 500 nos frames ao fazer e pagar o pedido, e lançar o saldo de $ 500 quando receber os quadros e emitir o pagamento final.

Uma métrica chave para as equipes financeiras rastrearem são os dias a pagar pendentes (DPO). Isso mostra o número médio de dias que sua empresa leva para fazer pagamentos a credores e fornecedores e indica o quão bem você está gerenciando o fluxo de caixa e os relacionamentos com fornecedores.

Para calcular DPO, comece com a média de contas a pagar em um determinado período, frequentemente um mês ou trimestre.

Média de contas a pagar = saldo de contas a pagar no início do período - saldo de contas a pagar no final / 2

DPO = média de contas a pagar / custo das mercadorias vendidas x número de dias no período contábil

O que são contas a receber (AR)?

As contas a receber são os fundos que os clientes devem à sua empresa por produtos ou serviços que foram faturados. O valor total de todas as contas a receber é listado no balanço patrimonial como ativo circulante e inclui faturas que os clientes devem por itens ou trabalho executado por eles a crédito.

Geralmente, os fornecedores cobram seus clientes depois de fornecer serviços ou produtos de acordo com os termos mutuamente acordados quando um contrato é assinado ou um pedido de compra é emitido. Os termos normalmente variam entre 30 - ou seja, os clientes concordam em pagar as faturas dentro de 30 dias - para 60 ou mesmo 90, que uma empresa pode escolher aceitar para garantir um contrato. Contudo, para grandes encomendas, uma empresa pode pedir um depósito adiantado, especialmente se o produto for feito sob encomenda. As empresas de serviços também costumam cobrar uma parte de suas taxas antecipadamente.

Uma vez que uma empresa entrega bens ou serviços ao cliente, a equipe AR fatura o cliente e registra o valor faturado como uma conta a receber, anotando os termos.

Se o cliente pagar conforme combinado, a equipe registra o pagamento como um depósito; nesse ponto, a conta não está mais a receber. Se o cliente não pagar em dia, o AR ou a equipe de cobrança provavelmente enviará uma carta de cobrança, que pode incluir uma cópia da fatura original e listar quaisquer taxas atrasadas.

Com software de contabilidade e finanças, as empresas podem melhorar suas métricas de dias a pagar enviando automaticamente e-mails aos clientes sobre faturas vencidas e solicitando o pagamento imediato. Os líderes de negócios podem detalhar cada conta, ou todas as contas vencidas, para relatórios mais detalhados sobre o cliente, fatura, Data de Vencimento, valor devido e condições de crédito. Procure a capacidade de excluir certos clientes, como aqueles com prazos estendidos, de e-mails de coleção.

Exemplo

Frames Inc. vê a StyleVision como um cliente promissor e está interessada em aumentar o relacionamento. Para ganhar mais negócios, Frames Inc. oferece StyleVision net-60 com um pré-pagamento de 50% em novos pedidos de compra de $ 1, 000 ou mais. Quando StyleVision envia um pedido de $ 1, 000, Frames Inc., que usa contabilidade de competência, registra o total de $ 1, 000 como um ativo em contas a receber quando o pedido é enviado, esperando que toda a fatura seja paga conforme acordado dentro de 60 dias após o recebimento das molduras.

Como registrar contas a receber

Na contabilidade de exercício, seu saldo a receber é listado na contabilidade como ativo circulante. Quando as faturas são pagas, financiar credita a conta de passivo apropriada e debita contas a receber para contabilizar o pagamento. As taxas de atraso aplicáveis ​​também seriam contabilizadas como parte das contas a receber.

Vários índices importantes dependem de contas a receber, Incluindo:

Taxa de rotatividade de contas a receber: Também conhecido como "giro de contas a receber" ou índice de "giro de devedores", o índice de rotatividade de contas a receber mede a eficiência e rapidez com que uma empresa converte suas contas a receber em dinheiro dentro de um determinado período contábil. A fórmula para calcular a taxa de rotatividade AR para um período de um ano é a seguinte:

Vendas a crédito anuais líquidas / contas a receber médias =Rotatividade de contas a receber

Relação atual: Também chamado de capital de giro, esta é uma medida de liquidez - se sua empresa é capaz de pagar obrigações de curto prazo com caixa disponível ou outros ativos líquidos que podem ser convertidos em caixa dentro de um ano.

Rácio de capital de giro = ativos / passivos circulantes

Dias de vendas pendentes (DSO): Mostra quanto tempo, na média, é preciso que os clientes paguem por bens e serviços à sua empresa.

Dias de vendas pendentes = contas a receber de um determinado período / total de vendas a crédito X número de dias no período

O que contas a pagar e contas a receber têm em comum?

No nível de transação individual, cada fatura é a pagar para uma festa e a receber para outra parte. AP e AR são registrados no livro-razão geral de uma empresa, um como conta de passivo e outro como conta de ativo, e uma visão geral de ambos é necessária para obter uma imagem completa da saúde financeira de uma empresa.

Os CFOs precisam prestar igual atenção às contas a pagar e a receber. Resista a ver a AP simplesmente como um centro de custos. Áreas a serem observadas:as duas equipes têm as ferramentas certas, habilidades e capacidade de escalar com o negócio? A empresa está expandindo, e recebendo, a quantidade certa de crédito? Os benchmarks como dias de vendas pendentes (DSO) estão tendendo na direção certa? Se o dinheiro estiver apertado, são fornecedores priorizados com base na importância para o negócio, termos acordados e incentivos de pagamento antecipado?

Para líderes financeiros, excelência em práticas contábeis, gerenciando o fluxo de caixa, produzir melhores relatórios e maximizar o capital de giro são as principais preocupações, e AR e AP são fundamentais para tudo isso.

Contas a pagar vs contas a receber:principais diferenças

Para cada venda ou compra, sua empresa emitirá ou receberá uma fatura. Se você forneceu o bem ou serviço, a equipe financeira anotará o valor que você espera ser pago em contas a receber. Se você está pagando a fatura, você anotará o valor em contas a pagar.

AR é considerado um de ativos porque você está contando com o recebimento desse dinheiro dentro do cronograma definido quando a venda foi iniciada. AP é considerado um responsabilidade porque você precisará pagar esse valor dentro de um determinado prazo.

De uma perspectiva de liderança, essas duas funções precisam permanecer estritamente separadas, nas mãos de diferentes departamentos ou pessoal. Na verdade, o American Institute of CPAs considera a segregação de funções um princípio de contabilidade fundamental e controle interno essencial para todos os negócios, principalmente para reduzir o risco de fraude.

Em termos de contas a pagar e contas a receber, Os CFOs precisam garantir que a pessoa responsável pelo pagamento das contas também não possa entrar nas faturas. Na verdade, algumas empresas optam por ter um membro da equipe AR anotando o recebimento dos pagamentos do cliente e outro postando esses pagamentos no razão geral, e no lado AP, um membro da equipe pode aprovar faturas e outro acionar o pagamento.

Os auditores usam métodos diferentes para avaliar a eficácia das salvaguardas de contas a pagar e contas a receber. Quando os auditores testam AP, eles normalmente procuram por instâncias de erros de quantidade ou, em alguns casos, comportamento antiético por parte do fornecedor. Por exemplo, o fornecedor pode ter, por engano, ou propositalmente, faturado por mais produtos do que entregues.

Para contas a receber, os auditores examinam as contas vencidas há mais de 120 dias. Nesse ponto, as empresas podem precisar ajustar as expectativas. Se os líderes determinarem que o cliente não pode ou não quer pagar, o departamento de finanças precisa remover o valor do AR e cobrá-lo como uma despesa.

Contas recebíveis Contas a pagar Dinheiro a ser recebido Dinheiro a ser desembolsado Registrado como um ativo circulante no balanço patrimonial Registrado como um passivo circulante no balanço patrimonial Registro do fornecedor Registro do cliente Reconhecido como receita, a menos que baixado Reconhecido como um passivo até o pagamento

Qual é a relação entre contas a pagar e contas a receber?

Contas a pagar e contas a receber são duas faces da mesma moeda. Quanto você deve, e quanto é devido a você? Essas informações ajudam a compreender a solidez financeira de sua empresa e a implementar práticas para gerar um fluxo de caixa mais saudável.

Uma solução de finanças e contabilidade ajuda as empresas a economizar tempo, melhore o controle e aumente a produtividade automatizando o processamento de faturas e os pagamentos. Por exemplo, o software pode minimizar o tempo e esforço necessários para processar faturas, eliminando a entrada manual e calculando descontos automaticamente. Ele lida automaticamente com o processamento de exceções quando há incompatibilidades entre faturas e pedidos de compra e fornece insights em tempo real sobre todo o processo de contas a pagar para reduzir o potencial de contas perdidas ou pagamentos de faturas fraudulentos.