15 maneiras de gerenciar e melhorar o fluxo de caixa na construção

Um dos motivos mais comuns pelos quais as empresas fecham é porque ficam sem dinheiro. Empresas de construção, que muitas vezes cobrem grande parte dos custos de seus projetos antes mesmo de enviar a primeira fatura, são especialmente vulneráveis ​​a isso. É por isso que o gerenciamento do fluxo de caixa é de extrema importância para as empresas de construção. Sem fluxo de caixa positivo, uma construtora pode não ser capaz de pagar suas despesas, não importa quantos novos projetos ele tenha alinhado.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro e seus equivalentes que entram e saem de uma empresa durante um período de tempo específico. É uma medida fundamental da saúde financeira de uma empresa, liquidez e capacidade de pagamento de suas contas. O fluxo de caixa positivo indica que mais dinheiro está entrando em um negócio do que saindo, enquanto o fluxo de caixa negativo significa que mais dinheiro está saindo do que entrando. Uma demonstração de fluxo de caixa captura essas informações e ajuda a empresa a analisar suas necessidades de caixa futuras.

Lucro líquido vs. fluxo de caixa:

O lucro líquido e o fluxo de caixa são duas medidas críticas da saúde financeira de uma empresa. Lucro líquido, também conhecido como lucro líquido ou "resultado final" (porque aparece no final de uma demonstração de resultados), mostra quanto lucro resta após deduzir todas as despesas da receita geral durante um período específico.

O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro que entra e sai de uma empresa durante o período, refletindo sua capacidade de cobrar dos clientes e pagar suas despesas. Dependendo do método de contabilidade de uma empresa, é possível que seja lucrativo, mas tenha fluxo de caixa negativo, e vice versa. Uma empresa que é lucrativa no papel, mas tem fluxo de caixa negativo pode ter problemas porque não consegue pagar suas contas em dia.

Por que o fluxo de caixa na construção é importante?

O fluxo de caixa estável é crucial na indústria da construção, onde as empresas precisam de dinheiro para financiar novos projetos, manter os projetos atuais em andamento, pagar por materiais e mão de obra e cobrir outros custos. Para algumas construtoras, alguns pagamentos atrasados ​​ou perdidos de clientes, estoque excessivo de estoque ou um aumento repentino no custo dos materiais são tudo o que precisa para colocá-los em risco de um déficit de caixa - ou pior. Ao monitorar seu fluxo de caixa, uma empresa pode prever melhor suas necessidades, sinalize problemas em potencial e, em última análise, ajude a expandir os negócios. Portanto, é fundamental que quem está na construção fique de olho no fluxo de caixa.

Como calcular o fluxo de caixa na construção

Em sua forma mais simples, o fluxo de caixa é calculado subtraindo as saídas de caixa das entradas de caixa. Os contadores pensam nas entradas de caixa como "fontes de dinheiro" e nas saídas de caixa como "usos de dinheiro". Essas entradas e saídas são divididas em três categorias:fluxo de caixa das atividades operacionais, fluxo de caixa das atividades de investimento e fluxo de caixa das atividades de financiamento. Em outras palavras:

Fluxo de caixa = Caixa de atividades operacionais +/- Caixa de atividades de investimento +/- Caixa de atividades de financiamento

O fluxo de caixa operacional reflete os pagamentos recebidos de clientes menos o valor pago para cobrir as despesas operacionais, como trabalho, materiais e aluguel. O fluxo de caixa operacional está relacionado às atividades principais de uma empresa - mercadorias vendidas ou serviços executados - e exclui despesas não monetárias, como depreciação, amortização e remuneração baseada em ações. A fórmula para calcular o fluxo de caixa operacional é:

Fluxo de caixa operacional = Lucro líquido + despesas não caixa + variação do capital de giro

O fluxo de caixa de investimento reflete o dinheiro gasto em investimentos de longo prazo ou de capital, como a compra (ou venda) de equipamentos e propriedades (despesas de capital), ações e títulos ou outra empresa por meio de aquisição. Analisar esta atividade para ver se os movimentos de caixa são consistentes ou ocorrências únicas fornece à administração uma visão melhor sobre a “qualidade” do fluxo de caixa. Por exemplo, uma venda de equipamento de construção antigo pode fornecer uma boa entrada de dinheiro, mas essa é a melhor maneira de financiar a folha de pagamento? A fórmula para calcular o fluxo de caixa de investimento é:

Fluxo de caixa de investimento = Compra / venda de despesas de capital + Compra / venda de títulos negociáveis ​​+ Compra / venda de uma empresa ou divisão

O fluxo de caixa de financiamento inclui qualquer financiamento dos proprietários de uma empresa, investidores e credores em relação à dívida, patrimônio líquido e dividendos. Examinar as saídas de caixa de financiamento pode revelar oportunidades para melhores condições de empréstimo, e os influxos de caixa da emissão de dívida podem ajudar a aliviar as restrições temporárias de caixa. A fórmula para calcular o fluxo de caixa financeiro é:

Financiamento de fluxo de caixa = Emissão / recompra de dívida + Emissão / recompra de capital + Pagamento de dividendos

Realizar uma análise de fluxo de caixa

Uma análise de fluxo de caixa explora todas as atividades em uma demonstração de fluxo de caixa para determinar quanto dinheiro uma empresa tem disponível para pagar suas despesas. A análise começa gerando uma demonstração de fluxo de caixa, frequentemente com a ajuda de software de contabilidade, que inclui informações detalhadas para cada uma das três categorias de fluxo de caixa mencionadas acima:operacional, investimento e financiamento. Quando os resultados dessas três categorias são adicionados ao caixa inicial de uma empresa para o período, uma empresa pode ver sua posição de caixa final, entender melhor o estado atual do negócio e fazer mudanças operacionais para o futuro, como apropriado.

Identificar a causa subjacente de cada mudança no fluxo de caixa pode ajudar uma empresa a identificar maneiras de melhorar o fluxo de caixa e destacar possíveis drenos. Contudo, a análise é a chave:o fluxo de caixa negativo durante um período sustentado de tempo normalmente seria motivo de alarme, mas isso não significa que uma empresa não terá dinheiro no curto prazo. Na verdade, o fluxo de caixa negativo pode ser um sinal de investimentos de longo prazo voltados para o crescimento de um negócio. Também pode ser esperado para negócios sazonais, como construção, e é compensado, com gestão adequada, por períodos de alto fluxo de caixa positivo. De forma similar, uma empresa pode ter fluxo de caixa positivo, mas não ser lucrativa ou ter dívidas significativas.

12 Problemas comuns de fluxo de caixa na construção

As empresas de construção exigem uma constante, fluxo de caixa positivo para financiar projetos, pagar trabalhadores e expandir seus negócios. Uma crise de caixa em um projeto pode se espalhar para outros projetos. Os clientes que pagam atrasados ​​são uma das razões para o déficit, mas processos contábeis ineficazes e eventos imprevisíveis, como mudanças nos custos de mão de obra e materiais, também pode definir uma empresa para trás. As construtoras que entendem esses problemas comuns estão mais bem posicionadas para melhorar seu fluxo de caixa.

1. Pagamento de contas muito cedo: Pode parecer prudente pagar as contas no momento em que chegam, mas fazer isso pode deixar uma empresa de construção com pouco dinheiro ou até mesmo criar um fluxo de caixa negativo se o dinheiro não estiver entrando. Manter o dinheiro em mãos até perto da data de vencimento da fatura dá à empresa mais dinheiro para trabalhar, se deve investir de volta no negócio, contratar um subcontratado ou passar para a próxima fase de um projeto.

2. Ausência de qualquer pagamento inicial: As empresas de construção podem incorrer em muitas despesas antes mesmo de um projeto começar, particularmente em materiais e equipamentos. Como resultado, uma empresa de construção pode solicitar um pagamento adiantado do cliente para compensar algumas dessas despesas de aquisição.

3. Faturamento atrasado: Quanto mais tempo uma empresa leva para cobrar por seus serviços, mais tempo leva para ser pago - e isso, claro, afeta o fluxo de caixa, especialmente se o projeto for pago de uma só vez no final. Faturamento de progresso, em que os clientes são cobrados de forma incremental por partes do trabalho concluído, é uma alternativa favorável ao fluxo de caixa. Uma plataforma de faturamento automatizada pode ser muito útil aqui, especialmente aquele que pode lidar com os diferentes tipos de modelos de precificação de projeto de construção.

4. Clientes que pagam lentamente: O fluxo de caixa de um contratado será atingido quando os clientes demorarem para pagar suas contas. E quanto mais longe uma empresa está do topo da cadeia de pagamento - um fornecedor ou subcontratado, por exemplo - quanto mais tempo terá que esperar para ser pago. De acordo com um relatório, os empreiteiros têm que esperar em média 90 dias para serem pagos (também conhecido como dias de vendas pendentes).

5. Excesso de estoque: Pedir muito estoque reduz o dinheiro em caixa imediato da empresa, assim como os custos de transporte associados, como taxas de armazenamento do armazém. Embora a empresa possa usar o estoque para outro projeto no futuro, tem que arcar com todas as despesas, que reduz suas reservas de caixa. Comprar apenas o que é necessário no momento leva a um fluxo de caixa mais equilibrado.

6. Empreendimentos conjuntos: Empreendimentos conjuntos, em que os contratados combinam seus conhecimentos e recursos para um projeto específico ou de longo prazo, são comuns na indústria da construção. De fato, eles podem ajudar todas as empresas juntas a conseguirem contratos mais lucrativos que gerem mais dinheiro. Contudo, formar uma joint venture traz riscos caso algum parceiro deixe de cumprir suas obrigações ou decida se retirar, ambos podem comprometer um projeto e, claramente, impactar ou interromper o fluxo de caixa. Um acordo operacional que estipula para diferentes cenários é extremamente importante ter. As considerações devem incluir o tempo de distribuição de dinheiro e o financiamento de perdas.

7. Litígio: Muitos problemas podem inviabilizar um projeto de construção - má gestão ou pedidos irracionais do cliente - mas o resultado final é frequentemente o mesmo:falta de pagamento. Isso por si só impacta negativamente o fluxo de caixa de uma construtora, e também ter que tomar medidas legais caras para receber o pagamento. Claro, há casos em que um cliente processa o empreiteiro. Um contrato de construção que especifica como lidar com disputas é a chave para minimizar o risco de questões legais.

8. Cronograma de contas a pagar e a receber: Contas a receber (AR) são dinheiro que os clientes devem a uma empresa e, quando pago, representa o influxo. Por outro lado, contas a pagar (AP) é a quantidade de dinheiro que uma empresa deve para suas próprias despesas e representa potenciais saídas de caixa. O momento incorreto de entradas e saídas pode resultar em fluxo de caixa negativo se a empresa pagar suas contas antes de ser paga por um cliente. É aqui que um software de contabilidade capaz e confiável se torna útil.

9. Retenção: Na indústria da construção, é comum que o cliente retenha o pagamento de uma certa porcentagem do contrato total, geralmente 5% a 10%, até que o projeto seja concluído. Isso é chamado de retenção, e oferece aos clientes alguma proteção caso surjam problemas. Se uma empresa não faz um orçamento de acordo, esse pagamento prolongado tem o potencial de causar déficits de fluxo de caixa.

10. Projetos flutuantes: O conceito de “flutuação” na construção se refere à janela de tempo entre o primeiro e o último momento em que uma atividade de projeto pode começar sem atrasar a conclusão das atividades subsequentes (“flutuação livre”) ou todo o projeto (“flutuação total”). Embora permita alguma flexibilidade de projeto, também pode tornar o fluxo de caixa mais difícil de prever. Para empresas que cobram com base no progresso, quanto mais tempo leva para iniciar uma atividade, mais tempo terá que esperar para faturar e ser pago por essa parte do trabalho.

11. Projetos de liderança: Não há duas maneiras de fazer isso - tirar um grande projeto do papel requer muito dinheiro. Embora não seja incomum para um empreiteiro antecipar despesas que um depósito inicial não cobre, como materiais e mão de obra, ele pode não ver esse dinheiro de volta tão cedo. Isso pode representar problemas de fluxo de caixa se não for orçado adequadamente e pode ser agravado se um cliente demorar para pagar.

12. Falta de gerenciamento de pedido de mudança: Qualquer coisa que altere o escopo de trabalho contratado original de um projeto, custos ou cronograma do projeto requer um pedido de mudança assinado que captura essas modificações. Sem uma gestão adequada, incluindo a documentação necessária e faturamento para pedidos de alteração, uma empresa corre o risco de não receber tudo o que é devido. De forma similar, quanto mais tempo leva para processar um pedido de alteração, quanto mais tempo leva para ser pago, que também interrompe o fluxo de caixa e provavelmente afeta o progresso de todo o projeto. Um processo de pedido de mudança documentado faz parte de todo bom contrato.

15 estratégias para melhorar o fluxo de caixa na construção

O fluxo de caixa positivo é importante para todos os negócios de construção. Ele permite que uma empresa cubra suas despesas aqui e agora, começar novos projetos - que vêm com custos associados significativos - e expandir os negócios. A gestão eficaz do fluxo de caixa é crítica. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar a melhorar o fluxo de caixa.

1. Use previsões de fluxo de caixa: Uma previsão de fluxo de caixa pode identificar déficits e superávits de caixa. Isso ajuda uma empresa a antecipar e gerenciar seu fluxo de caixa de acordo, segurando dinheiro extra para quando o negócio está lento, dizer, durante o inverno. Uma previsão de fluxo de caixa também ajuda a empresa a ver o impacto de um investimento potencial - talvez a compra de um novo caminhão - no fluxo de caixa e quanto dinheiro adicional ela precisa gerar para fazer os pagamentos.

2. Incluir termos de pagamento nos contratos: Todos os contratos de construção devem especificar os termos de pagamento. As condições de pagamento determinam quanto tempo um cliente tem para pagar uma fatura, como 30, 60 ou 90 dias. Um acordo de faturamento também deve especificar os documentos necessários, como faturas de subcontratados; detalhes sobre o processo de aprovação, por exemplo, quanto tempo o cliente tem para contestar uma fatura; e os termos do pagamento final, como o fornecimento de um certificado final de conclusão do projeto, para não atrasar o pagamento.

3. Pagamento antecipado de incentivos: Embora pagar contas antecipadamente possa causar uma crise de caixa, receber pagamentos antecipados pode resultar em fluxo de caixa positivo. Uma forma de incentivar os clientes a pagarem logo após o recebimento das faturas é oferecer um desconto no pagamento antecipado e incentivá-los com um desconto. O padrão da indústria é um desconto de cerca de 2% a 5%. A compensação, claro, é uma redução nos lucros de uma empresa, portanto, se esta é uma opção viável, varia de um negócio para outro.

4. Programe os pagamentos até a data de vencimento: Estabelecer e aderir a um cronograma de pagamento regular para faturas devidas - despesas operacionais, custo de materiais, etc. - é essencial para uma gestão eficaz do fluxo de caixa. Também ajuda a empresa a evitar atrasos nos pagamentos, penalidades de juros e relacionamentos prejudicados com parceiros de negócios que esperam ser pagos em dia. Os melhores softwares de contabilidade e finanças podem ajudar a gerenciar esse processo.

5. Fornece vários métodos de pagamento: Torne mais fácil para os clientes pagarem suas faturas, fornecendo uma série de opções de pagamento, de cartões de crédito a aplicativos de pagamento como PayPal e Venmo, para cheques antigos e dinheiro. Os clientes apreciarão a possibilidade de escolher seu método de pagamento, enquanto as empresas podem coletar pagamentos mais rapidamente.

6. Negociar com fornecedores: Os fornecedores podem estar dispostos a negociar seus preços e condições de pagamento (normalmente na faixa de 1,5% a 5%) para grandes projetos que envolvam compras em grande quantidade ou pagamentos em dinheiro. Trazê-los como parceiros também pode ser vantajoso. Ao oferecer algum tipo de valor a um fornecedor, uma empresa de construção pode economizar dinheiro e, portanto, melhorar o fluxo de caixa.

7. Bill consistentemente: Um processo de faturamento eficiente pode manter o fluxo de caixa para os negócios. As melhores práticas para o faturamento de construção incluem o envio de faturas rapidamente e o cumprimento de um cronograma, que irá variar dependendo do tipo de contrato em uso. Um sistema de contabilidade que emite faturas e lembretes automaticamente pode ajudar a manter o negócio sob controle.

8. Obtenha uma linha de crédito com o banco: Uma linha de crédito comercial pode ajudar a aliviar o fluxo de caixa negativo, Fornecimento de acesso a capital de giro para evitar quebras de caixa. O processo de inscrição é o mesmo de qualquer empréstimo comercial, com o credor aprovando um determinado montante de crédito.

9. Financiamento de longo prazo: Financiamento de longo prazo, com períodos de retorno de mais de um ano e possivelmente até 20 ou 30 anos, é uma fonte comum de capital para empresas de construção e muitas vezes está ligada ao crescimento de uma empresa. O financiamento de longo prazo é usado para pagar os principais ativos, como edifícios e equipamentos, e esses ativos servem como garantia do empréstimo.

10. Leasing vs. financiamento de ativos fixos: Leasing versus financiamento de ativos fixos se resume aos requisitos de negócios de uma empresa, objetivos e quanto dinheiro precisa à sua disposição. O financiamento de ativos como equipamentos envolve o empréstimo de fundos de um banco ou credor e o pagamento do empréstimo com juros. Assim que o empréstimo for pago integralmente, a empresa é proprietária do equipamento e pode revendê-lo quando ele não tiver mais uso. Com leasing, não há propriedade ao final de vários meses ou anos de pagamentos mensais. De uma perspectiva puramente de dinheiro, geralmente é mais barato alugar do que financiar.

11. Evite superfaturamento ou subfaturamento: O superfaturamento é faturar mais do que o trabalho concluído, colocar mais dinheiro no bolso do contratante desde o início. Essa prática às vezes é usada com clientes que pagam atrasados ​​como uma forma de compensar o impacto negativo no fluxo de caixa. Contudo, um empreiteiro pode ficar sem dinheiro no final do projeto se os fundos extras coletados no início não forem gerenciados de forma adequada. O subfaturamento é o oposto do superfaturamento, faturar por menos do que o devido e criar fluxo de caixa negativo no curto prazo - mas sem nenhuma vantagem real no longo prazo. A melhor aposta de fluxo de caixa de uma empresa é faturar de acordo com seus custos e com base no progresso real do projeto.

12. Cobrança por pagamentos em atraso / atrasados: Pagamentos atrasados ​​e atrasados ​​afetam o fluxo de caixa, com potencial de comprometer outros projetos e até mesmo o próprio negócio. Pagamentos atrasados ​​são considerados custos de manutenção, ou seja, a quantidade de dinheiro que custa para uma empresa carregar a dívida de um cliente. Penalidades por atrasos nos pagamentos, normalmente na forma de multas por atraso ou envolvendo cobranças, deve ser especificado no contrato de construção para que não haja surpresas.

13. Acelere o fechamento: Quanto mais tempo leva para concluir um projeto de construção, quanto mais tempo um contratante deve esperar para receber o pagamento final, incluindo retenção - ambos impactam o fluxo de caixa. Mas fechar um projeto significa mais do que terminar a parte física. Também envolve um trabalho administrativo significativo na forma de reunir todos os documentos relacionados ao projeto, como uma lista completa de pendências, certificados de inspeção, renúncias de garantia e muito mais. Quanto mais organizada é uma empresa ao longo do projeto, mais rápido será o encerramento e mais cedo poderá ser pago.

14. Retenção: Pelas mesmas razões, um cliente pode reter o pagamento de uma porcentagem do contrato total até que o projeto seja concluído, tão, também, um contratante pode reter uma porcentagem dos pagamentos a subcontratados. Mas há um motivo secundário:a retenção ajuda a contratada a gerenciar melhor o fluxo de caixa, cronometrando os pagamentos até o momento em que a contratada tiver sido totalmente paga.

15. Planejamento tributário: Um grande pagamento de impostos pode impactar negativamente o fluxo de caixa de uma construtora, especialmente se atingir durante períodos lentos. Planejamento tributário adequado, além de uma compreensão dos diferimentos de impostos, pode minimizar ou evitar surpresas. É também um empreendimento durante todo o ano que, com base no método de declaração de impostos usado, pode melhorar a posição de caixa de uma empresa.

Gerencie e melhore o fluxo de caixa com software de contabilidade de construção

A posição de caixa de uma empresa está sujeita a flutuações frequentes e é melhor monitorada e gerenciada por software de contabilidade. Uma solução como o sistema financeiro e contábil em nuvem da NetSuite inclui gerenciamento de faturamento e faturamento, acesso a métricas em tempo real e visibilidade geral do fluxo de caixa e da posição de caixa de uma empresa. Além disso, O NetSuite Project Accounting automatiza e gerencia as faturas do projeto para reduzir atrasos e monitorar as métricas de lucratividade do projeto, para que sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento.

As empresas de construção precisam encher continuamente seus cofres para financiar novos projetos, pague suas despesas, incluindo materiais, mão de obra e custos operacionais, e, finalmente, crescer. Mas em uma indústria que normalmente opera com margens de lucro estreitas, às vezes, um único cliente que paga lentamente é suficiente para mudar o fluxo de caixa de uma empresa de positivo para negativo. Compreender os problemas que podem prejudicar o fluxo de caixa, empregando estratégias que podem aumentar o fluxo de caixa, e o uso de software para gerenciar e monitorar o fluxo de caixa e o faturamento pode manter uma empresa de construção em operação por muito tempo.

Perguntas frequentes sobre fluxo de caixa de construção

Como você calcula o fluxo de caixa na construção?

Em sua forma mais simples, o fluxo de caixa é calculado subtraindo despesas (saídas) da receita (entradas) de um período de tempo específico. Na indústria da construção, onde os projetos são frequentemente pagos de forma incremental à medida que uma empresa termina diferentes estágios de trabalho, manter o controle do fluxo de caixa é especialmente importante devido ao fluxo frequente de entrada e saída de dinheiro da empresa.

Como você usa o fluxo de caixa em uma construtora?

O fluxo de caixa positivo permite que as construtoras paguem suas despesas em dia. Mas o dinheiro que sai exige dinheiro que entra, portanto, uma empresa deve estar atenta ao faturamento de forma consistente e precisa, evitando superfaturamento e subfaturamento. Determinar a melhor maneira de financiar novos projetos, com dinheiro ou por meio de financiamento, e a compra de ativos fixos, como equipamentos, também depende da quantidade de dinheiro que flui para o negócio.

Quais são os três tipos de fluxo de caixa?

Para avaliar sua liquidez e solvência, uma empresa precisa rastrear e analisar o fluxo de caixa das atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento, todos os quais estão incluídos na demonstração do fluxo de caixa de uma empresa. O fluxo de caixa das atividades operacionais vem das operações comerciais normais de uma empresa, ou seja, a prestação de um bem ou serviço. O fluxo de caixa das atividades de investimento é baseado na compra ou venda de ativos fixos, como equipamentos, e títulos negociáveis, como ações e títulos. O fluxo de caixa das atividades de financiamento envolve capital levantado, investido, usado para pagar o serviço da dívida, cobrir despesas operacionais, ou pagar dividendos.

O que é fluxo de caixa em gerenciamento de projetos?

O fluxo de caixa no gerenciamento de projetos é a movimentação de caixa relacionada a um projeto de construção específico. Um contador de projeto é normalmente responsável por analisar o fluxo de caixa de um projeto para prever as necessidades de caixa e criar um cronograma de pagamento para garantir que haja dinheiro suficiente para cada fase de um projeto.