O que é produtividade? Por que é importante e como medi-lo

A produtividade da força de trabalho de uma empresa desempenha um papel fundamental em sua lucratividade e competitividade. Faz sentido:aumente os níveis de produtividade e você pode esperar gerar lucros maiores sem aumentar o número de funcionários. Isso aumenta a probabilidade de sucesso a longo prazo em mercados competitivos.

Portanto, é importante que os líderes de negócios entendam como medir a produtividade, em seguida, use esses dados para identificar e superar obstáculos para tornar sua força de trabalho mais produtiva.

O que é produtividade?

A produtividade é uma medida de desempenho econômico ou empresarial que indica a eficiência com que as pessoas, empresas, indústrias e economias inteiras convertem insumos, como trabalho e capital, em saídas, como bens ou serviços. A produtividade pode ser medida em qualquer um destes cinco níveis:

Produtividade pessoal:

O termo "produtividade pessoal" é frequentemente usado para descrever o quanto os indivíduos podem realizar todos os dias em suas vidas pessoais, não apenas no local de trabalho.

Produtividade da força de trabalho:

Produtividade da força de trabalho, o foco deste artigo, é a produtividade agregada de todos os indivíduos da força de trabalho de uma empresa.

Produtividade do setor:

A produtividade agregada de todas as empresas em uma indústria ou setor é uma expressão da produtividade do setor.

Produtividade da equipe ou departamento:

A produção coletiva de um ou mais indivíduos unidos por um objetivo comum.

Produtividade nacional ou global:

A produtividade agregada de todas as indústrias em uma economia é uma expressão da produtividade da economia.

Principais vantagens

• A produtividade é a chave para a lucratividade e capacidade de uma empresa de prosperar.
• A produtividade da força de trabalho é uma medida de quão eficientemente uma empresa converte insumos, como trabalho ou capital, em saídas, como bens e serviços.
• Obstáculos para aumentar a produtividade incluem muito e-mail, muitas reuniões, muitos processos manuais e tecnologia defasada no setor. Correções simples podem ajudar a resolver esses problemas.
• Identificar e rastrear métricas de produtividade pode ajudar as empresas a gerenciar e melhorar a produtividade da força de trabalho.
• O software de gerenciamento de desempenho pode tornar mais fácil medir e gerenciar a produtividade.

Produtividade para as empresas explicada

A produtividade é calculada dividindo a produção por entradas. A fórmula básica é:

Produtividade = Saída entrada

A produção é normalmente medida como o valor em dólares ou as unidades de produtos e serviços que uma empresa produz. As entradas são qualquer recurso usado para criar produtos e serviços. Os dois tipos mais comuns de entrada são capital - que inclui investimentos em ativos usados ​​para produção, como a fabricação de equipamentos e computadores - e mão de obra. Outras entradas podem incluir energia, tecnologia, materiais e serviços adquiridos.

• Produtividade do trabalho mede a produção por hora de trabalho.
• Produtividade de capital é a produtividade atribuível ao dinheiro investido em ativos usados ​​para produzir a produção de sua empresa.
• Produtividade multifator, também conhecido como Fator total de produtividade , leva em consideração várias entradas. O Bureau of Labor Statistics calcula a produtividade nacional multifatorial dividindo um índice de produção por um índice de trabalho combinado e insumos de capital.

Como funciona a produtividade?

A produtividade aumenta quando a produção aumenta a uma taxa mais rápida do que os insumos ou quando uma empresa pode gerar a mesma produção com insumos mais baixos. Aqui está um exemplo que mostra como isso funciona, explorando o efeito de diferentes entradas.

Suponha que você possui um pomar de maçã, e você está procurando maneiras de aumentar a produtividade de sua operação anual de colheita de maçãs. Atualmente, os 50 trabalhadores da sua empresa podem escolher um total de 10, 000 maçãs grandes por hora à mão, na média. Sua produtividade de trabalho por hora é, portanto, 10, 000 maçãs / 50 pessoas =200 maçãs por hora por colhedor. Nada mal, mas você vê quatro opções para fazer melhor, além de apenas forçar as pessoas a trabalharem mais:

1. Melhorias tecnológicas: Você pode adicionar insumos na forma de melhorias tecnológicas que expandem a produção em mais do que seu custo. Se você fornecer a cada apanhador de maçãs a máquina de colheita de maçãs Super Duper da Acme, a produtividade do trabalho duplica:eles podem cada colha 400 maçãs por hora.

2. Eficiência técnica: As empresas podem melhorar a eficiência técnica usando sua tecnologia ou habilidades existentes com mais eficiência. Talvez seus trabalhadores consigam fazer melhor do que 200 maçãs por hora se se tornarem mais hábeis em colher maçãs com as mãos.

3. Melhorias organizacionais: Você pode melhorar a produção horária reorganizando as equipes de colheita de maçãs para que cubram todo o pomar com mais eficiência.

4. Escala crescente: Você pode aumentar a produtividade expandindo sua operação. Dobrar a produção de maçãs pode exigir que você dobre o tamanho do seu pomar, o número de selecionadores que você emprega e o número de máquinas que eles usam. Mas não vai exigir que você construa um segundo prédio da sede, contrate o dobro de funcionários administrativos ou dobre seu orçamento de marketing e publicidade. Sua produção dobrará, mas suas entradas não.

Por que a produtividade é importante?

Porque é uma medida de eficiência, a produtividade é a chave para vencer em um mercado competitivo. Aumente sua produtividade e você poderá gerar lucros maiores - ou cobrar preços mais baixos e afastar clientes de seus concorrentes. Por outro lado, se sua produtividade diminuir ou aumentar mais lentamente do que os concorrentes, você pode não conseguir operar lucrativamente ou sofrer de crescimento lento.

Benefícios do aumento da produtividade para as empresas

As vantagens básicas de maior produtividade - maior competitividade e lucratividade - podem gerar uma ampla gama de benefícios comerciais adicionais. Eles incluem:

• Maior satisfação do cliente: Os clientes ficarão felizes se o aumento da eficiência de sua empresa permitir que você reduza preços ou entregue bens e serviços com mais rapidez.
• Melhores condições de fornecedores: Se uma maior produtividade permitir que a empresa aumente a produção, pode comprar matérias-primas e componentes em grandes quantidades, o que geralmente significa que pode obtê-los a preços mais baixos.
• Salários mais atraentes: Maior produtividade pode possibilitar o pagamento de salários mais elevados, o que pode ajudar a atrair funcionários.
• Maior acesso ao capital :Quando a produtividade aprimorada se traduz em lucros maiores, que pode abrir um caminho mais fácil para a obtenção de financiamento, quer pela emissão de ações ou por empréstimos.

Desafios e armadilhas comuns de produtividade empresarial

A maioria das empresas não opera com produtividade máxima. Todos nós já ouvimos as estatísticas sobre funcionários desligados que "trabalham" apenas algumas horas por dia - e esse é apenas um dos muitos desafios para alcançar maior produtividade. Alguns são mais fáceis de superar do que outros.

Aqui estão seis armadilhas comuns:

Alcançando “ocupação” em vez de produtividade. As pessoas costumam dizer a si mesmas que estão sendo produtivas porque trabalham muitas horas. Mas eles podem realmente estar trabalhando mais arduamente em vez de "mais inteligentes, mais rápido, Melhor, ”, Como descreve o escritor best-seller e guru da produtividade Charles Duhigg. As empresas que recompensam as pessoas apenas por parecerem ocupadas podem não alcançar alta produtividade. A resposta é medir os resultados e se concentrar em melhorá-los.

Reuniões ineficientes. Reuniões ineficientes e desnecessárias podem prejudicar a produtividade de todos os envolvidos. As empresas podem aumentar a eficiência iniciando e encerrando reuniões prontamente, exigindo uma agenda clara, garantindo que todos os participantes venham preparados e atribuindo uma lista de tarefas pendentes no final.

E-mail. Em 2019, o trabalhador de escritório médio gasta mais de três horas por dia em e-mails de trabalho - muitas dessas mensagens não são direcionadas principalmente a eles. Muitas vezes, é um tempo que poderia ser gasto de forma mais produtiva. As empresas que desencorajam cc e Cco desnecessários podem reduzir esse problema.

Má gestão do tempo. O tempo gasto em e-mails e reuniões muitas vezes mascara um problema maior de gerenciamento de tempo. Se os funcionários da sua empresa não têm listas de tarefas diárias e organizam seu tempo de acordo, muitos serão reativos por padrão - respondendo a um calendário mal gerenciado, e-mails recebidos e quem exige sua atenção durante o dia. Algumas pessoas são boas em administrar seu tempo, enquanto outros precisam de ajuda e supervisão mais próxima.

Adiando melhorias de tecnologia. Às vezes, as empresas atrasam atualizações de tecnologia que podem melhorar radicalmente a produtividade. Por exemplo, investir em ferramentas de colaboração pode ajudar os funcionários a trabalhar de forma produtiva em qualquer lugar. Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) podem unir muitos processos de negócios, automatizando o fluxo de dados e reduzindo o esforço manual. E qualquer tecnologia que ajude as empresas a se manterem a par dos KPIs que medem a produtividade, como a precisão de coleta de pedidos em um depósito, vai pagar.

Processos manuais. A quantidade de tempo que um trabalhador passa importando, exportador, entrando, reconciliar e manipular dados entre um ou mais sistemas de informação pode diminuir a produtividade. Adicionalmente, a quantidade de tempo necessária para reunir relatórios ou análises para tomadores de decisão pode levar a menos produtividade.

Como medir a produtividade no local de trabalho

Falando em KPIs, uma empresa deve ser capaz de medir a produtividade se quiser avaliar a eficácia de seus esforços para melhorar a produtividade . Há uma gama enorme de métricas de produtividade de uso comum, dependendo do setor e do tipo de função de negócios que você está medindo. Aqui estão alguns dos mais comuns:

• Receita por funcionário. Esta é uma medida de produtividade fundamental para muitas empresas. Normalmente é calculado como os 12 meses mais recentes de receita divididos pela contagem atual de funcionários em período integral. A receita por funcionário pode ser um KPI particularmente relevante para empresas de serviços de consultoria.
• Número de peças produzidas. Essa medida fundamental da produtividade da manufatura geralmente é medida em peças por trabalhador por hora.
• Pontuação de satisfação do cliente (CSAT). Esta é a classificação média do cliente, geralmente recolhidos a partir de pesquisas e medidos em uma escala que pode variar de 1-5 ou 1-10. Pontuações baixas podem ser um aviso de que os clientes irão desertar. O CSAT é um elemento central de uma estratégia focada na experiência do cliente (CX).
• Tempo de inatividade. Esta é a porcentagem de tempo que um sistema de negócios importante fica indisponível. O tempo de inatividade não planejado comprometerá a produtividade.
• Taxa de rotatividade de funcionários. Esta é a porcentagem de funcionários que deixam uma organização durante um determinado período de tempo. A alta rotatividade costuma estar associada à baixa produtividade devido ao tempo necessário para encontrar e treinar substitutos. Felizmente, as empresas podem tomar medidas para minimizar a rotatividade de funcionários.
• Taxa de utilização de mão de obra. Esta proporção avalia a proporção do tempo dos trabalhadores que é gasto em tarefas produtivas. É calculado como o tempo gasto em horas produtivas ou faturáveis ​​dividido pelo número total de horas disponíveis dos funcionários e, como receita, é importante para as empresas de serviços rastrearem.
• Margem de lucro bruto. Essa métrica de lucratividade reflete a eficiência das principais operações de negócios de uma empresa. É calculado como a receita líquida de vendas menos o custo das mercadorias vendidas ou serviços entregues. Uma empresa cuja margem de lucro bruto está consistentemente abaixo de outras em seu setor corre o risco de ser ultrapassada por concorrentes mais produtivos. Por isso, é importante para todas as empresas rastrear suas margens de lucro bruto.

Calculando Tendências de Produtividade Nacionais

A produtividade nacional é normalmente rastreada por meio do produto interno bruto (PIB) de um país, o valor total de todos os produtos acabados e serviços produzidos dentro das fronteiras de um país em um período de tempo específico. Entre 2010 e 2018, o crescimento anual da produtividade global medido nesta base variou entre 1,8% e 3,9%; foi menor para economias avançadas e maior para economias emergentes.

Tendências de produtividade nos EUA

Nos Estados Unidos, negócios produzidos nove vezes mais bens e serviços em 2013 do que em 1947, com apenas um aumento modesto nas horas trabalhadas, de acordo com o Bureau of Labor Statistics.

O que a produtividade significa para o crescimento do emprego

A relação entre produtividade e crescimento do emprego é complexa. Em muitas empresas, melhorias de produtividade impulsionam o crescimento do emprego. Uma empresa que aumenta sua produtividade pode gerar lucros adicionais e investir esse dinheiro no crescimento do negócio, ou pode aumentar a demanda por seus produtos cortando preços. Qualquer um desses caminhos cria uma oportunidade de contratar mais pessoas.

Por outro lado, tecnologias como a automação da manufatura podem permitir que as fábricas aumentem a produção com menos funcionários. A automação pode deslocar cerca de 15% da força de trabalho global até 2030 - mas também pode criar novos empregos, e muitas pessoas ganharão empregos em categorias que não existem hoje.

6 dicas para melhorar a produtividade no local de trabalho

Como você pode melhorar a produtividade no local de trabalho? Não existe uma cura para tudo, mas certas abordagens podem ajudar os gerentes de qualquer empresa a aumentar a produção - como ajudar a equipe a planejar melhor seu tempo, reduzindo distrações e aplicando a tecnologia certa. Aqui estão seis dicas de produtividade no local de trabalho:

1. Ajude sua equipe a planejar com mais eficácia. Incentive os funcionários a complementar suas listas de tarefas diárias com listas de metas de longo prazo. Certifique-se de que todos tenham um plano de longo prazo e incentive as pessoas a alinharem suas tarefas diárias com esse plano. Ajude os trabalhadores a controlar seu tempo, e mantê-los dentro dos prazos, que identificará aqueles que apresentam melhor desempenho, bem como aqueles que precisam de mais suporte.

2. Forneça uma direção clara. Esteja você supervisionando duas pessoas ou 200, comunique muito claramente quais são suas prioridades em breve, médio e longo prazo. Se houver pessoas entre você e a linha de frente, certifique-se de que a mensagem chegue até eles, em vez de ficar distorcido ao filtrar as camadas organizacionais. Alguns gerentes eficazes realizam reuniões regulares na prefeitura com todos os seus funcionários para garantir que a comunicação aconteça.

3. Mostre aos funcionários que você confia neles por meio da delegação. Como gerente, delegar cargos selecionados a pessoas cuidadosamente escolhidas é bom para o moral e o desenvolvimento profissional dos funcionários, e para sua própria eficiência. Comece com tarefas que não sejam de missão crítica, o que torna mais fácil reduzir a responsabilidade se alguém não cumprir. Se você não delega, você nunca descobrirá o que seus funcionários podem fazer.

4. Dê às pessoas as ferramentas de que precisam. Fornecer às pessoas as ferramentas certas - incluindo tecnologia - as torna mais produtivas, eliminando o trabalho manual tedioso e fornecendo melhor acesso às informações. Por exemplo, Pool totalmente seguro, um fabricante de cercas de piscina, redes e coberturas, dobrou sua produtividade com a implantação de uma solução ERP em nuvem. Acesso em tempo real de qualquer local ao financeiro, o estoque e as informações do cliente ajudaram a empresa de 40 pessoas a atingir um crescimento forte e constante nas vendas para empresas e consumidores. Além disso, dentro dos limites do que você pode pagar, certifique-se de que os computadores e impressoras de seus funcionários estão atualizados, e que eles podem acessar os sistemas da empresa com segurança de casa.

5. Crie o ambiente de trabalho certo. As empresas podem maximizar a produtividade prestando atenção ao ambiente de trabalho. Algumas empresas reduzem as distrações, incentivando os funcionários a desligarem seus telefones e verificá-los apenas durante os intervalos, e oferecendo fones de ouvido à prova de som aos funcionários, conforme necessário. Eles tornam o ambiente fisicamente confortável e agradável, proporcionando espaços de trabalho atraentes e controlando a temperatura:entre 68 e 70 graus geralmente mantém as pessoas confortáveis. E eles encorajam os funcionários a fazerem pausas, alongue-se e caminhe - de preferência ao ar livre.

6. Ajude os funcionários a criar locais de trabalho domésticos produtivos. Trabalhar em casa tem muitos benefícios:sem deslocamento, um horário mais flexível e potencialmente menos estresse. Mas é importante tomar medidas para garantir que seu pessoal permaneça produtivo ao trabalhar remotamente. Criando um dedicado, espaço de trabalho livre de distrações, programar o dia e usar técnicas de gerenciamento de tempo pode ajudar.

Monitor, Avalie e melhore a produtividade no local de trabalho com software

O software de gerenciamento de desempenho pode tornar muito mais fácil medir e controlar as melhorias na produtividade da força de trabalho. O gerenciamento de desempenho está incluído nos principais pacotes de software de RH que permitem que você gerencie o treinamento, recrutamento, orçamento e uma série de outras áreas. O software de gerenciamento de desempenho permite que os funcionários estabeleçam metas e acompanhem o progresso em relação a elas. Mostra quem está tendo um desempenho melhor do que o esperado e quem está ficando para trás, ajudando as empresas a identificar quais funcionários podem estar prontos para mais responsabilidades e quais precisam de mais ajuda.

Crucialmente, monitorar o desempenho em um sistema de software permite que os líderes conduzam análises da força de trabalho que mostram se a produtividade justifica o nível de investimento da empresa no desenvolvimento dos funcionários - e para identificar onde estão os problemas. Os funcionários estão demorando muito em algumas tarefas, mas não em outras? Se então, o que está atrapalhando? Você tem as ferramentas erradas, os processos errados, funcionários mal treinados ou algo mais? Ciclos de análise de dados e realização de revisões podem ajudar a melhorar a eficiência e também a satisfação dos funcionários.

A produtividade é a chave para a competitividade e sobrevivência de longo prazo de uma empresa, por isso, é importante para qualquer empresa medir e acompanhar as melhorias de produtividade. Identificar armadilhas comuns e focar no gerenciamento de desempenho pode ajudar as empresas a impulsionar melhorias de produtividade que aumentam a lucratividade e impulsionam o crescimento dos negócios.

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Perguntas frequentes sobre produtividade

O que significa “produtividade”?

A produtividade é uma medida de quão eficientemente uma empresa converte insumos, como trabalho e capital, em saídas - produtos e serviços. É calculado dividindo as saídas por entradas.

O que é um exemplo de produtividade?

A produtividade é comumente medida em produção por trabalhador ou produção por trabalhador por hora. Para uma empresa de manufatura, uma medida de produtividade pode ser o número ou valor dos produtos acabados que cada trabalhador pode produzir em um determinado tempo.

O que é produtividade, E por que isto é importante?

A produtividade é a chave para a lucratividade e o sucesso de longo prazo de uma empresa. Ele mede quanto produto uma empresa pode produzir a partir de recursos como mão de obra, capital ou matérias-primas. Se uma empresa melhora sua produtividade, ele pode gerar mais resultados com seus recursos.

O que é produtividade, e como é medido?

A produtividade é calculada dividindo a produção por entradas. A produção geralmente é medida como o valor ou quantidade de produtos e serviços que uma empresa produz. Os insumos podem incluir mão de obra, capital e matérias-primas. As métricas de produtividade comuns incluem receita por funcionário e número de peças produzidas por trabalhador por hora.