O que é uma contingência?

Uma contingência é a ocorrência casual de que um evento futuro provavelmente causará um impacto negativo em uma organização ou pessoa. É uma condição ou um provável evento futuro que ocorre por acaso, deliberadamente ou não. Além disso, a sua ocorrência e os efeitos resultantes necessitarão de medidas especiais ou extraordinárias a serem implementadas.

Exemplos de contingências

Em negócios e gerenciamento de projetos, contingência é freqüentemente descrita como uma cobertura (financeira ou outra) que isola uma entidade comercial ou não comercial no caso de uma ocorrência imprevista ou incerta. Portanto, as despesas incorridas quando essa contingência imprevista realmente ocorre torna-se um evento que ocorre por acaso.

O planejamento de contingências torna-se fundamental, independentemente de não se conhecer a natureza ou o escopo da contingência. Uma análise que envolve previsões para o futuro é necessária para medir a natureza e o escopo das prováveis ​​contingências. A análise deve abranger os possíveis remédios ou medidas de proteção a serem implementados com antecedência para evitar ou mitigar os efeitos negativos da contingência.

Em uma organização, a análise é denominada plano de contingência. Seu único propósito é fornecer uma rede de segurança ou seguro para permitir que uma organização sobreviva aos efeitos potencialmente negativos com o menor dano (ou custo) possível. Os planos de contingência nas empresas são freqüentemente conhecidos como planos de continuidade de negócios.

Como funciona

O planejamento é crucial para contingências, especialmente nos negócios. O planejamento de contingência normalmente envolve a atribuição de dinheiro ou reservas de capital por uma empresa para atender a eventos imprevistos. Tudo se resume à capacidade de resistir a choques decorrentes da ocorrência de um evento inesperado por meio do acesso à liquidezLiquidez; nos mercados financeiros, a liquidez refere-se à rapidez com que um investimento pode ser vendido sem afetar negativamente seu preço. Quanto mais líquido for um investimento, mais rapidamente ele pode ser vendido (e vice-versa), e mais fácil é vendê-lo pelo valor justo. Todo o resto sendo igual, ativos mais líquidos são negociados com prêmio e ativos ilíquidos são negociados com desconto. para compensar os impactos financeiros negativos, como um período sustentado de vendas fracas e aumento de custos. Três métodos comuns usados ​​para mitigar contingências incluem:

1. Linhas de crédito

Os planos de contingência táticos envolverão o estabelecimento de linhas de crédito quando o negócio ainda está saudável para garantir que o crédito estará convenientemente acessível em momentos de necessidade, ou seja, quando ocorrerem eventos negativos.

2. Seguro

Uma empresa ou organização também pode contratar um seguro contra a ocorrência de tais contingências. Uma apólice de seguro cobrirá perdas incorridas durante e após a ocorrência de um evento negativo.

3. Levantamento de capital e retenção de receita

Embora o método acima normalmente se refira a bancos, outras empresas e organizações também podem construir reservas de capital por meio da retenção de receitas e levantamento de novo capital. Fortalecerá os balanços para absorver os efeitos negativos das contingências. Os bancos normalmente adotam níveis de exigência de capital mínimo em função de seus ativos ponderados pelo risco Ativos ponderados pelo risco Ativos ponderados pelo risco é um termo bancário que se refere a um sistema de classificação de ativos usado para determinar o capital mínimo que os bancos devem manter como reserva para reduzir o risco de insolvência. Manter um montante mínimo de capital ajuda a mitigar os riscos.

Planejamento de contingência

Um plano de contingência é um projeto gerado pela administração para ajudar uma organização a lidar com a ocorrência de eventos negativos imprevistos. É uma ferramenta de controle preventivo projetada para mitigar danos à reputação ou financeiros de uma organização devido a circunstâncias inesperadas.

O principal objetivo do plano de contingência é garantir a continuidade dos negócios durante e após um evento catastrófico. Portanto, o plano ajuda as organizações a se recuperarem dos efeitos de grandes riscos que ameaçam sua sobrevivência. Também deve ser capaz de impedir qualquer publicidade negativa que possa surgir como resultado.

Um plano de contingência garante que uma organização seja capaz de reagir proativamente a eventos inesperados, a fim de limitar a hemorragia nas receitas e nos lucros. Também é conhecido como Plano B, Plano B, plano de continuidade de negocios, ou plano de recuperação de desastres. Um modelo que descreve o processo de planejamento de contingência é destacado abaixo:

Etapas na criação de um plano de contingência

Um plano de contingência eficaz deve ser bem pesquisado e aprimorado com a colaboração de funcionários e partes interessadas. As etapas a serem executadas são indicadas a seguir:

1. Crie uma política de contingência

Uma declaração de política de contingência deve ser criada para comunicar diretrizes claras a serem seguidas ao lidar com eventos de desastre. A declaração deve ser comunicada a todos os funcionários relevantes para otimizar a qualidade da resposta.

2. Identificar recursos

Um inventário dos recursos que a organização possui e aqueles que ela pode acessar deve ser preparado com antecedência. São recursos que ajudam a mitigar os efeitos de um desastre ou eventualidade negativa.

3. Identifique os principais riscos

A identificação dos principais riscos que provavelmente afetarão a organização é uma etapa crucial. Deve ser um processo colaborativo por meio do envolvimento dos chefes de departamento e até mesmo de consultores externos.

Uma análise de impacto nos negócios (BIA) também pode ser empregada para determinar a probabilidade de ocorrência de um evento específico e seu impacto potencial nos processos críticos de negócios. Um BIA também auxilia na identificação de riscos futuros e suas prioridades.

4. Priorizar o impacto do risco

Assim que todos os riscos forem identificados, a próxima etapa é priorizá-los com base na provável gravidade de seu impacto na organização. Um parâmetro de priorização de acompanhamento é a probabilidade de ocorrência.

5. Elabore um plano de contingência

A existência de diferentes riscos que ameaçam a organização requer diferentes planos. Conforme indicado acima, a priorização dos riscos de acordo com o impacto potencial é fundamental. O plano de contingência deve fornecer vários cenários para cobrir uma gama mais ampla de escopo de riscos e circunstâncias.

O foco também deve ser enfatizado na minimização de perdas. O plano de contingência deve delinear claramente as ações a serem tomadas antes e depois dos eventos se materializarem e garantir a retomada das operações normais. As responsabilidades de cada funcionário, incluindo seus pontos de ação e cronogramas, deve ser bem articulado.

Estratégias para criar uma reserva líquida de contingência para absorver perdas potenciais devem ser estabelecidas durante a fase de planejamento. Eles incluem o estabelecimento de uma linha de crédito ou a captação de recursos nesse ínterim, para serem constituídos como reservas para contingências para eventos inesperados.

Também é crucial comprar cobertura de seguro, que será útil se houver perdas. Contudo, as apólices de seguro exigirão prêmios antecipados ou periódicos que precisam de provisão orçamentária adequada no plano de contingência.

6. Compartilhe o plano

O plano de contingência deve ser compartilhado entre todos os funcionários e partes interessadas relevantes. Isso irá garantir uma resposta otimizada de todas as pessoas envolvidas quando chegar a hora.

7. Teste o plano

Uma etapa importante no planejamento de contingência é o teste do plano para medir sua eficácia. Exercícios de simulação e simulações devem ser conduzidos para testar a resposta e o tempo de execução e preparar a equipe para a coisa real antes que aconteça.

O teste pode revelar fraquezas ou vulnerabilidades no plano e indicar onde ele precisa ser melhorado. Pode-se descobrir que há necessidade de recursos adicionais ou treinamento adicional de pessoal. A correção dessas deficiências aumentará a eficácia do plano e a preparação organizacional.

8. Revise e atualize o plano

O plano pode se tornar menos eficaz ou ineficaz ao longo do tempo devido a mudanças no cenário ambiental e na tecnologia. Portanto, é fundamental revisar, atualizar e manter o plano de contingência de tempos em tempos, conforme garantido.

Possíveis ações para mitigar riscos de contingência

Contingências em gerenciamento de projetos

Em gerenciamento de projetos, contingências normalmente se referem a custos, ou seja, fundos reservados na reserva para lidar com eventos inesperados. Contudo, eles também se referem a outros aspectos do projeto, como escassez de recursos e cumprimento de prazos. Os planos de contingência devem ser preparados para todos os riscos mencionados nas seções acima.

É aconselhável que os gerentes de projeto não divulguem que possuem reservas para contingências a outros membros da equipe do projeto. É porque a divulgação pode resultar em um efeito oposto, onde as reservas para contingências serão vistas como uma licença para exceder as alocações orçamentárias.

As contingências do projeto são geralmente expressas em termos percentuais. Os estágios iniciais do projeto são normalmente os mais arriscados e percentagens mais altas de contingências são aplicadas. Contudo, conforme o projeto avança, as porcentagens sobre as contingências são gradualmente reduzidas à medida que haverá menos incógnitas e uma direção mais clara do projeto.

Reduzir uma contingência durante um projeto normalmente envolve os seguintes problemas:

• Na fase de planejamento, as estimativas de custos totais devem incluir um prêmio adicional, por exemplo, Contingência de 10%.
• Cerca de 5% a 10% do valor do contrato pode ser incluído como contingência no plano de custo.
• O proprietário do projeto geralmente retém uma certa porcentagem do valor devido ao contratante. É chamado de retenção (normalmente 5%). A retenção é considerada como um seguro para garantir que o empreiteiro execute o projeto de acordo com os termos e condições do contrato.

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