Como gerenciar com sucesso uma associação de condomínio

p Ser responsável por uma associação de condomínio não é tarefa fácil. Como gerente individual ou empresa, você é geralmente responsável pela manutenção dos edifícios, piscinas e outras áreas comuns. Você também deve aplicar as regras sobre o que os proprietários podem fazer com suas propriedades, e isso pode causar muita controvérsia. Os proprietários pagam entre US $ 100 e US $ 10, 000 por ano para viver em uma comunidade administrada, de acordo com CNNMoney.com, e isso cria uma enorme pressão sobre a associação para ser financeiramente responsável, atender aos padrões de manutenção e limpeza e melhorar o valor geral dos condomínios.

Passo 1

p Identifique as principais operações pelas quais você será responsável. Usando software de processamento de texto, documentar as áreas de atuação da associação condominial. Isso pode incluir:manutenção de edifícios, paisagismo, piscinas, salas de recreação e outras instalações compartilhadas publicamente; coleta de lixo; limpeza de emergência, como neve ou gelo, e segurança do edifício. Tome nota de outras áreas de gestão, como a aplicação das regras da comunidade para os proprietários, respondendo a reclamações, realizando reuniões regulares da associação e cobrando taxas mensais ou anuais.

Passo 2

p Determine a mão de obra necessária para operar a instalação. Construa relacionamentos com fornecedores locais para fornecer serviços de manutenção. Esteja preparado para contratar um advogado caso surja uma ação legal.

etapa 3

p Planeje o orçamento anual com cuidado. Crie um modelo em um programa de planilha, como o Microsoft Excel. Comece com o maior nível de reparos - como substituições de telhado - então aloque adequadamente para serviços de limpeza, substituição de asfalto, paisagismo, controle de pragas, aquecimento e ar condicionado, pintura exterior e muito mais. Pesquise todas as unidades para determinar o que é necessário, e deixar reservas para contabilizar cenários de desastres naturais.

Passo 4

p Documente um conjunto de padrões de reparo e manutenção. Isso é crucial para o planejamento da manutenção de longo prazo das operações típicas de um edifício. Pense no que constitui "limpo". Defina um padrão para o que você considera necessário para programar o controle de pragas, serviço de aquecimento / ar condicionado, e outras manutenções regulares. Ao decidir sobre a urgência de certos reparos, você reduz a chance de exceder seu orçamento. Também, isso permite que você se concentre nas operações essenciais necessárias para administrar a comunidade.

Etapa 5

p Seja o mais diplomático possível com os proprietários. Disputas sobre regras de associação podem levar rapidamente a batalhas judiciais. As reuniões da associação são fóruns abertos para os proprietários levantarem questões. Quando as reclamações são feitas pessoalmente ou por escrito, responder de maneira eficiente e respeitosa.

Etapa 6

p Documente e avalie todas as operações regularmente. Uma avaliação de final de ano de seu orçamento e operações ajuda a determinar o que funcionou, e se você precisar mudar sua abordagem no próximo ano. Mantenha todos os recibos de manutenção, contratos legais, informações de seguros e registros financeiros juntos em um sistema de arquivamento organizado para referência futura.

Gorjeta

p Se sua comunidade tem 30 ou mais unidades, pode fazer sentido contratar uma empresa de gestão imobiliária, pois será difícil para um indivíduo gerenciar de forma eficiente todas as operações do condomínio.

p Considere a possibilidade de ser membro do Instituto de Associações Comunitárias (CAI). Esta organização nacional fornece recursos educacionais, boletins informativos, oportunidades de workshops e outras ferramentas para a gestão de associações de condomínio.

Aviso

p Você pode enfrentar uma ação legal cara se não cumprir os códigos de construção ou se não mantiver um registro preciso da atividade financeira.

Coisas que você precisa

• p Software de processamento de texto

• p Software de planilha

• p Arquivo