Níveis ideais de estoque:cálculo e práticas recomendadas

Visão geral

O estoque ideal é o nível de estoque ideal que atende com eficiência a demanda e minimiza os custos de armazenamento e gerenciamento. A fórmula básica para calcular o estoque ideal, também conhecido como ponto de reabastecimento, é:(Demanda média diária × Prazo de entrega em dias) + Estoque de segurança. Alcançar este equilíbrio requer monitorização contínua, ajuste e consideração de factores específicos da indústria, da variabilidade da procura e dos ciclos de vida dos produtos, uma vez que um stock abaixo do ideal pode levar à perda de vendas, capital imobilizado e obsolescência.

As empresas enfrentam vários desafios na gestão dos seus inventários, mas existe uma necessidade universal que todas partilham:a busca constante por manter níveis de stock ideais. Nas linhas seguintes exploraremos este conceito vital na gestão de estoques, analisaremos detalhadamente como atingir e manter níveis ótimos de estoque, examinaremos como eles são calculados e veremos exemplos práticos, examinando tanto os aspectos comuns quanto as particularidades desses setores.

Em primeiro lugar, é importante definir alguns conceitos fundamentais, como nível de stock e otimização de stocks. A compreensão destes termos fornecerá a base para explorar como manter o nível de stock ideal.

O nível de estoque refere-se à quantidade de estoque que uma empresa possui em um determinado momento. É uma métrica crucial para as empresas acompanharem, pois ajuda a garantir que possam atender à demanda dos clientes sem excesso de estoque.

Qual é o estoque ideal?

O estoque ideal em um armazém refere-se ao nível de estoque considerado ideal para atender a demanda do produto de forma eficiente, minimizando os custos associados ao armazenamento e à gestão de estoque. Este nível de stock é determinado pelo equilíbrio de vários factores, incluindo a procura antecipada do produto, os prazos de entrega dos fornecedores, os custos de armazenamento, os custos de encomenda e a necessidade de evitar escassez de stock.

O objetivo do estoque ideal é garantir que uma empresa tenha produtos suficientes em seu armazém para atender à demanda do cliente sem incorrer em custos desnecessários relacionados ao excesso de estoque. Manter o estoque ideal ajuda a maximizar a eficiência operacional e garante que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisam deles, melhorando assim a satisfação e a lucratividade do cliente.

Qual é a relação entre estoque ideal e otimização de estoque?

O stock ideal e a otimização do inventário estão intimamente relacionados, uma vez que ambos os conceitos se concentram em garantir que uma empresa tenha a quantidade certa de produtos no seu armazém para satisfazer a procura de forma eficiente e rentável.

A otimização de estoque é um processo que visa atingir a máxima disponibilidade do nosso estoque com o mínimo de investimento em estoque. Por outras palavras, trata-se de poder ter o inventário certo para oferecer sempre o nível de serviço desejado para todas as nossas referências.

Aqui está uma explicação de como eles estão relacionados:

Objetivo comum

Tanto o estoque ideal quanto a otimização do estoque têm como objetivo principal minimizar os custos totais de estoque e, ao mesmo tempo, garantir que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisarem deles. A otimização de estoque busca encontrar o equilíbrio certo entre o investimento em estoque e a satisfação do cliente, e o estoque ideal faz parte desse processo.

Determinação dos níveis de estoque

A otimização de estoque envolve determinar o nível de estoque ideal para cada produto com base em fatores como demanda histórica, prazos de entrega, custos de armazenamento e custos de pedido. Esse nível de estoque ideal é conhecido como “estoque ideal”. Portanto, a otimização de estoque é o processo pelo qual o estoque ideal é calculado e busca-se mantê-lo.

Monitoramento e ajuste contínuos

Tanto o estoque ideal quanto a otimização do estoque exigem monitoramento constante e ajustes conforme necessário. A demanda e outros fatores podem mudar ao longo do tempo, por isso é importante adaptar o nível de estoque para mantê-lo alinhado aos objetivos de otimização de estoque.

Eficiência aprimorada

A otimização de estoques, incluindo a determinação e manutenção de níveis ideais de estoque, busca melhorar a eficiência operacional de uma empresa. Isto passa por reduzir custos desnecessários de armazenamento, minimizar custos de encomenda e evitar faltas ou excessos de stock.

Satisfação do cliente

Ao garantir que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisam deles, tanto os níveis ideais de estoque quanto a otimização do estoque contribuem para melhorar a satisfação do cliente. Os clientes ficam mais satisfeitos quando conseguem obter os produtos que desejam em tempo hábil, sem atrasos ou rupturas de estoque.

Nesse sentido, podemos nos fazer a seguinte pergunta…

Quem precisa otimizar seu inventário?

Qualquer empresa que trabalhe com referências de estoque e demanda independente, ou seja, que não saiba qual referência ou quantidade será solicitada em determinado momento, precisa otimizar seu estoque. Caso contrário, um inventário abaixo do ideal causa sérias dificuldades operacionais e financeiras. A escassez leva à perda de vendas e até mesmo à perda de clientes, enquanto o estoque prende nosso capital. Além disso, o excesso de stock leva à obsolescência, o que destrói a rentabilidade da empresa. Se somarmos a estes fatores a situação económica atual, a otimização torna-se mais do que importante, torna-se essencial.

No entanto, as empresas normalmente gerem os seus inventários tendo em conta as previsões de procura geradas pelos seus sistemas ERP e/ou pelas suas equipas de vendas. Infelizmente, esta forma de trabalhar não dispõe de modelos adequados de previsão e cálculo de stocks de segurança que lhes permitam gerir o comportamento de cada uma das suas referências. O resultado:inúmeras horas de trabalho que acabam produzindo resultados ruins.

Como calcular o estoque ideal?

O cálculo do estoque ideal, também conhecido como ponto de reabastecimento, envolve a consideração de vários fatores-chave para determinar a quantidade de estoque que deve ser mantida no depósito.

Fórmula de nível de estoque ideal

Aqui está uma fórmula básica para calcular o estoque ideal:

Estoque ideal =(Demanda média diária × Prazo de entrega em dias) + Estoque de segurança

Vejamos o que cada um desses componentes significa:

Demanda média diária

Este valor representa o número médio de unidades vendidas ou utilizadas por dia. Para calculá-lo, você pode pegar a demanda total durante um período de tempo (por exemplo, um mês) e dividi-la pelo número de dias desse período. Isso lhe dará uma estimativa de quanto é necessário em um dia normal.

Prazo de entrega em dias

É o tempo que decorre desde a realização de uma encomenda até à recepção da mercadoria no armazém. Pode variar dependendo do fornecedor e da logística. Você deve levar em consideração o tempo que leva para obter novos produtos após o pedido ser feito.

Estoque de segurança

O estoque de segurança é uma quantidade adicional de estoque mantida para lidar com a variabilidade na demanda e nos prazos de entrega. É uma precaução para evitar rupturas de estoque. O nível de estoque de segurança pode ser determinado com base na variabilidade histórica da demanda e na variabilidade nos prazos de entrega. Quanto maior a incerteza, maior deverá ser o estoque de segurança.

Depois de calcular esses três componentes, basta somar a Demanda Média Diária multiplicada pelo Lead Time em Dias e pelo Estoque de Segurança. O resultado lhe dará a quantidade de estoque que você precisa ter em mãos para garantir que não fique sem produtos antes da chegada de um novo pedido e para lidar com possíveis variações na demanda ou nos prazos de entrega.

É importante lembrar que este cálculo é uma simplificação e que a gestão de estoques pode se tornar mais complexa em ambientes reais de negócios devido a outros fatores, como custos associados à armazenagem, estratégias de reposição e sazonalidade da demanda. Além disso, é essencial rever e ajustar regularmente o cálculo do stock ideal à medida que as condições de negócio e as tendências da procura mudam.

Estoque ideal por setor:varejo, farmácia e automotivo

O que uma rede varejista, um distribuidor farmacêutico e um atacadista de peças automotivas têm em comum? Superficialmente, não muito, mas é claro que todos compartilham uma necessidade:trabalhar com estoque ideal.

Para todos eles, escassez é escassez, excesso de estoque é excesso e estoque obsoleto é obsoleto. Porém, cada um deles possui particularidades que devem ser levadas em consideração para conseguir uma otimização de estoque alinhada ao seu negócio.

Tanto o número de referências que gerimos como o número de pontos de stock com que trabalhamos dificultam a gestão correta dos inventários à medida que estes aumentam. Cada referência possui comportamento específico em cada localidade e, portanto, sua previsão e estoque ideal devem ser calculados de acordo com o setor.

As empresas que enfrentam mais dificuldades são aquelas que gerenciam milhares e até milhões de SKUs (combinações de localização-item). Nesse caso, tanto varejistas quanto distribuidores de produtos farmacêuticos e peças automotivas gerenciam um grande número de SKUs e múltiplos pontos de venda, o que pode significar milhões de SKUs em alguns casos.

Portanto, quanto mais SKUs, maior será a complexidade; quanto maior a complexidade, maior a necessidade de informação; e quanto maior a necessidade de informações, mais tempo precisamos investir na gestão dos SKUs.

Exemplos de estoque ideal

O cálculo do estoque ideal pode variar dependendo do setor, do tipo de produto e das circunstâncias específicas de cada empresa.

Aqui estão alguns exemplos de como o conceito de estoque ideal pode ser aplicado em diferentes contextos:

Varejo

Suponha que uma loja de varejo venda produtos eletrônicos, como telefones celulares. A demanda média diária por um determinado modelo de telefone é de 20 unidades. O prazo de entrega do fornecedor é de 5 dias úteis. Com base na análise histórica de vendas e nas oscilações da demanda, a empresa determinou que precisa manter um estoque de segurança de 10 unidades.

O cálculo de estoque ideal seria:

(20 unidades/dia × 5 dias) + 10 unidades =110 unidades

Portanto, a empresa deve ter pelo menos 110 unidades desse modelo de telefone em estoque o tempo todo para atender à demanda e mitigar incertezas.

Distribuição farmacêutica

Uma empresa de distribuição farmacêutica fornece medicamentos para diversas farmácias. A demanda média diária de um medicamento é de 30 unidades. O prazo de entrega do fabricante é de 2 dias. Devido à importância crítica de alguns medicamentos, a empresa mantém um elevado estoque de segurança de 50 unidades.

O cálculo de estoque ideal seria:

(30 unidades/dia × 2 dias) + 50 unidades =110 unidades

A empresa deverá manter sempre em estoque pelo menos 110 unidades desse medicamento.

Atacadista de peças automotivas

Um atacadista de peças automotivas vende peças de reposição para oficinas mecânicas. A demanda média diária por filtro de óleo é de 15 unidades. O prazo de entrega do fornecedor é de 3 dias. A empresa calculou que necessita de um stock de segurança de 20 unidades devido à variabilidade sazonal da procura.

O cálculo de estoque ideal seria:

(15 unidades/dia × 3 dias) + 20 unidades =65 unidades

Portanto, o atacadista deve manter sempre em estoque pelo menos 65 unidades de filtros de óleo.

Estes são apenas exemplos simplificados. Em situações reais, a gestão de inventário envolve considerações adicionais, tais como rotação de inventário, custos de armazenamento e custos de encomenda. Além disso, os níveis ideais de estoque podem variar para diferentes produtos e situações dentro da mesma empresa. A chave é adaptar o cálculo do stock ideal às necessidades e circunstâncias específicas de cada negócio.

Como a demanda e o ciclo de vida do produto afetam o estoque ideal?

Todo mundo quer trabalhar apenas com itens de alta rotatividade e altas margens, mas a própria natureza do negócio e o ciclo de vida de seus produtos obrigam as empresas a manter diferentes composições de itens de alta, média e baixa rotatividade.

No caso dos retalhistas, a dinâmica do seu negócio faz com que estes tendam a manter artigos de elevada rotação, o que normalmente conseguem nos seus centros de distribuição, embora nos seus pontos de venda voltemos a encontrar comportamentos erráticos e irregulares. Sem falar nos itens de exposição como óculos, perfumes, etc.

Na distribuição farmacêutica encontramos uma combinação de itens de alta, média e baixa rotatividade. Embora teoricamente exista um claro potencial para melhorar a composição do sortido, as restrições de mercado são geralmente decisivas.

O cenário mais complicado é o dos atacadistas de peças de reposição. A natureza das peças de reposição faz com que os distribuidores deste setor trabalhem com muitos itens de movimentação lenta ou irregulares, com a complicação adicional de ciclos de vida muito longos dos produtos, favorecendo o famoso efeito Cauda Longa. Neste caso, é importante acompanhar de perto a tendência (negativa) destes itens, descontinuando-os a tempo de evitar que se tornem obsoletos.

E quanto à introdução de novos produtos e promoções?

A introdução de produtos e promoções é um indicador dos níveis ótimos de stock. Se compararmos os três setores, enquanto um retalhista lança vários catálogos por ano e oferece inúmeras promoções, um distribuidor de peças sobressalentes tem a obrigação, pelo menos do ponto de vista empresarial, de manter uma referência em stock durante muitos anos, enquanto a distribuição farmacêutica ficaria algures no meio deste espectro.

Isto significa que para um retalhista a introdução de novos produtos e a gestão de promoções são aspectos de extrema importância, indicadores de níveis óptimos de stock. A renovação de grande parte do seu sortido a cada poucos meses e o lançamento de promoções constantes tornam necessário que o sistema de otimização de stocks permita a introdução fácil de novos artigos e promoções, tendo em conta promoções passadas e produtos substitutos ou relacionados.

Na distribuição farmacêutica e atacadistas de peças de reposição, a introdução de novos itens e promoções é menos frenética, mas ainda assim muito importante. Com base em tudo isto, devemos confirmar se temos forma de gerir a introdução de novos produtos. Uma boa maneira de fazer isso é nos perguntarmos o seguinte:

• Podemos copiar a demanda histórica por itens substitutos ou antecessores?
• Podemos copiar a demanda histórica por itens substitutos ou antecessores?
• E a gestão de promoções e outras ações comerciais?
• Como podemos adicionar a demanda adicional de uma promoção futura à previsão existente?
• Levamos em consideração o efeito de canibalização que o item promocional pode ter sobre outros itens?
• Levamos em consideração o comportamento pós-promocional?

Seremos capazes de separar a procura promocional da procura histórica normal, de modo a que as promoções não influenciem o cálculo das previsões de procura para ciclos futuros?

Garantir alta disponibilidade como indicador de estoque ideal

Embora garantir alta disponibilidade faça parte dos indicadores de estoque ideal para qualquer setor, para um varejista é essencial, pois a escassez significa perda de venda. Isso foi agravado nos últimos anos com o aumento das compras online. Os varejistas que não vendem online competem com sites que oferecem uma ampla gama de produtos com disponibilidade imediata. E se têm uma loja online, têm de conseguir exatamente isso:ser capazes de oferecer uma vasta gama de produtos que estejam imediatamente disponíveis.

No caso dos distribuidores farmacêuticos e dos grossistas de peças sobressalentes, a escassez também resulta frequentemente em perdas de vendas.

Como posso evitar rupturas de estoque? Percebemos quando um item está com pouco estoque? No momento da ruptura ou antes, para que possamos reagir preventivamente para evitar a ruptura? Podemos detectar itens com excesso de estoque? Ou itens em risco de se tornarem obsoletos? Qual é a relação entre a disponibilidade de um item e o estoque necessário para garantir essa disponibilidade? Existe estoque ideal?

Perguntas frequentes sobre o nível de estoque

O nível de estoque refere-se à quantidade de estoque que uma empresa possui em um determinado momento. Ajuda as empresas a gerir o equilíbrio entre a oferta e a procura, garantindo que têm produtos suficientes disponíveis sem excesso de stocks, o que pode levar a custos mais elevados e a desperdício de capital.

A otimização de estoque é o processo de gerenciamento de estoque para garantir a máxima disponibilidade do produto com investimento mínimo. Envolve encontrar o equilíbrio certo entre ter estoque suficiente para atender à demanda do cliente e evitar excesso de estoque que pode empatar capital e aumentar custos.