Você está administrando uma empresa de pequeno/médio porte, mas não usa ordens de compra? Pode ser mais importante do que você pensa.

Quando a maioria das pequenas empresas começa, elas abrem mão de pedidos de compra em favor de apertos de mão e processos informais. Um acordo tácito entre um pequeno fornecedor e um fornecedor confiável.

Mas o que acontece se houver uma disputa, um desacordo sobre um pagamento, padrões de qualidade ou até mesmo desempenho. Você precisa de um documento para referência.

À medida que os negócios crescem em tamanho e complexidade, um sistema formalizado garante que suas compras sejam ordenadas, orçadas e cumpridas de acordo. É aí que entram os pedidos de compra.

Os pedidos de compra são uma ferramenta importante que empresas como a sua devem usar para garantir que os gastos permaneçam dentro do orçamento. Sem pedidos de compra o acompanhamento das despesas fica mais difícil, propenso a erros e a validação dos relatórios de entrega torna-se um pesadelo.

7 elementos importantes de um PO

1. Nome da empresa que fabrica os bens ou serviços

• Assegura que ambas as partes saibam exatamente quem está envolvido em cada compra.

• Uma referência única que permite combinar as compras com o que está sendo pedido e o que será entregue. O número do pedido de compra facilita a visualização de quais compras foram realizadas, quais foram pagas e quais itens foram entregues em qual data com o número correspondente.
• Um número de PO garante que sua fatura seja processada rapidamente e minimiza o risco de pagamentos incorretos.

• Um registro oficial de quando um pedido foi feito e quando foi entregue.

• Assegura que todas as correspondências e entregas sejam enviadas para o local certo, para garantir que não haja atrasos nas entregas ou pagamentos.

• Assegura que não foram feitas compras duplicadas ou incorretas.
• Inclui especificações técnicas.

• Não deixa espaço para aumentos de preços sem o seu conhecimento. Ter preços listados em sua PO também permite que você acompanhe o histórico de preços com fornecedores e veja se é necessário renegociar ou comprar um novo negócio.
• Incluir impostos e preço total

• Permite que os compradores saibam exatamente onde as compras devem ser feitas para evitar atrasos no processo.

Outras razões importantes pelas quais os pedidos de compra são importantes

• Eles facilitam o rastreamento dos pedidos;
• Eles garantem uma comunicação clara;
• Eles facilitam a vida de seus fornecedores;
• Eles ajudam você a evitar problemas de auditoria;
• Um Pedido de Compra fornece uma proteção contratual e legal para o comprador e o fornecedor. Eles protegem compradores e fornecedores.

Os pedidos de compra garantem que os gastos permaneçam dentro do orçamento. Sem pedidos de compra o acompanhamento das despesas fica mais difícil, propenso a erros e a validação dos relatórios de entrega torna-se um pesadelo.

Você pode dizer:“Uma ordem de compra não é a mesma coisa que uma fatura?” Na verdade não.

Como os pedidos de compra (POs) são diferentes das faturas

Um pedido de compra é criado por um comprador , que quer ter certeza de que recebeu exatamente o que pediu. Enquanto isso, uma fatura é emitida por um fornecedor ou fornecedor quem solicita o pagamento.

Uma fatura é uma declaração de dinheiro devido, a data de vencimento e quaisquer descontos disponíveis (ou seja, pagamento antecipado).

A maioria das pequenas e médias empresas e empresas que conhecemos ainda usa planilhas para gerenciar pedidos de compra.

Mas você sabia...? Todas as grandes empresas usam um sistema de ordem de compra.

O uso de processos manuais com pedidos de compra coloca em risco as finanças da sua empresa porque você não pode:

• Monitore suas despesas com precisão e pontualidade
• Evite erros de perda de dinheiro
• Fique dentro de seus orçamentos

É ineficiente e, francamente, imprudente para um negócio em crescimento.

Boas notícias. O software de gerenciamento de estoque da TradeGecko foi projetado para agilizar o processo de gerenciamento de pedidos de compra.

Blog relacionado:Simplificando pedidos de compra

Como a TradeGecko pode simplificar e gerenciar pedidos de compra?

Nossos recursos de ordem de compra permitem que as empresas:

• Crie e edite pedidos de compra de forma independente ou diretamente de um relatório de previsão;
• Receber Adicione itens do pedido de compra por meio dos leitores de código de barras do Aplicativo de recebimento de estoque;
• Salvar e enviar por e-mail ou imprimir pedidos de compra;
• Concluir o fluxo de trabalho de compra;
• Marcar pedidos de compra como recebidos ou parcialmente recebidos;
• Gere facilmente relatórios de pedido e previsões de demanda para saber exatamente quando o pedido é necessário;
• Faça uma auditoria rápida de todos os pedidos de compra gerados no sistema, independentemente do status.

Blog relacionado:Custos de entrada de pedidos de compra com o software de gerenciamento de estoque TradeGecko



Com uma abordagem integrada ao gerenciamento de estoque, a TradeGecko torna a criação e o gerenciamento de pedidos de compra simples e facilmente referenciados, rastreáveis ​​e super simples.

A partir do painel, você pode criar, revisar e atualizar facilmente todos os pedidos de compra pendentes, com níveis de estoque e informações de fornecedores pré-carregadas em um só lugar. Os preços também são ajustados automaticamente para corresponder a diferentes quantidades, conforme necessário.

Como todas as funcionalidades do TradeGecko, o painel de gerenciamento de PO permite que empresas em crescimento trabalhem de forma mais inteligente, planejem com precisão o futuro e forneçam uma melhor experiência ao cliente.

Se você quer seu tempo de volta e quer minimizar o risco de erro humano, use um sistema de gerenciamento de pedidos de compra. TradeGecko torna a criação e gestão de ordens de compra super simples.