Um processo de pedido de compra lento pode prejudicar as empresas. Sistemas manuais e ferramentas arcaicas podem ter efeitos adversos na produtividade e nos resultados de qualquer organização, não importa o quão eficientes possam parecer. Portanto, não é surpresa que as empresas multinacionais tenham funcionários dedicados para gerenciar uma rede de fornecedores, revisar e liberar requisições de compra, agilizar pedidos de compra, resolver problemas, determinar novas quantidades de estoque e reduzir o excesso de estoque.

Isso pode parecer inatingível e até “exagero” para muitas PMEs. Na verdade, até chegar a cerca de US$ 100 mil em faturamento, uma planilha pode ser adequada o suficiente para suas necessidades simples de estoque. Mas muitas PMEs com faturamento entre US$ 100 mil e US$ 100 milhões descobrem que a complexidade de seus estoques é aliviada com uma ferramenta mais poderosa.

Quando se trata de gerenciamento de pedidos de compra:Com uma grande ferramenta vem uma grande responsabilidade. Mas as PMEs podem exercer o mesmo poder que as grandes empresas?

Antes disso, vamos analisar como é um processo típico de gerenciamento de compras.

• Alinhando estoque e vendas de clientes nos canais de vendas
• Gerenciando frete e frete
• Acompanhamento do cumprimento
• Relatando e analisando dados gerados

O gerenciamento de pedidos de compra (ou gerenciamento de compras) é uma tarefa bastante manual – pode levar ao esgotamento dos funcionários e ao desgaste do cliente. Portanto, a maioria recorre a um sistema de gerenciamento de pedidos para lidar com o volume de trabalho da maneira mais eficiente possível, acelerando os tempos de processamento de pedidos e reduzindo erros.

Isso é vital para oferecer aos consumidores uma ótima experiência. Com muitas opções de compra online, a jornada do cliente até o recebimento do item é uma peça importante do quebra-cabeça para acertar.

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Qual ​​é o ciclo do pedido de compra?

O tempo de ciclo do pedido de compra é uma medida chave do tempo do ciclo de aquisição. Essa medida é calculada como tempo de ciclo em horas desde o recebimento de um item de linha de requisição de compra até a transmissão do pedido de compra ao fornecedor/fornecedor.

Esse cálculo deve incluir todas as atividades associadas ao processamento de um pedido de compra, bem como entrada de dados, tempo necessário para confirmar o recebimento pelo fornecedor e tempo necessário para responder com confirmação de preço e entrega.

A capacidade de transformar requisições de funcionários em pedidos de compra é fundamental para o controle financeiro, a gestão ágil de negócios e a satisfação dos funcionários. Em 2006, a APCQ realizou um estudo que colocou o custo dos pedidos de custo manual entre US$ 35,88 e US$ 506,52.

Esses são custos muito reais associados ao processamento manual de pedidos de compra.

Acelerar os ciclos de pedidos de compra requer uma estratégia que aproveite a tecnologia e estenda a confiança de seus funcionários.

Como acelerar o tempo do ciclo de PO

1. Automatize, automatize, automatize
A automação agiliza a requisição de compra, dando a usuários e aprovadores acesso instantâneo a qualquer solicitação/pedido no sistema. A tecnologia também pode gerar relatórios instantâneos, permitindo que você rastreie, monitore e analise os custos do seu negócio em tempo real.

Mas o mais importante, a tecnologia pode fornecer a você e sua equipe maior visibilidade e controle sobre ciclos e aprovações.

Um processo automatizado fornece:

• Economia de custos :sua empresa e seus funcionários podem economizar tempo (e sanidade) evitando tarefas manuais e braçais. Em vez disso, eles se concentram em atividades que agregam mais valor. Em 2014, o custo médio geral de processamento era de US$ 411, de acordo com a CAPS Research.
• Maior visibilidade :ter gastos visíveis ajudará muito, permitindo que as empresas gerenciem seu fluxo de caixa com eficiência.
• Melhor controle :aqueles que solicitarem o pagamento serão apresentados apenas com centros de custo e contas aprovados, dando maior controle aos seus chefes de finanças.
• Aumento da precisão :você elimina oportunidades de erros como entradas duplas. Além disso, as regras na plataforma de tecnologia podem evitar erros de rotina.
• Conformidade :o fluxo de trabalho pode ser configurado de acordo com suas regras de negócios e receptivo ao seu pedido de compra e às políticas de fornecedor/fornecedor.

Alguns exemplos de como aproveitar a tecnologia para encurtar as cadeias de aprovação e obter controle sobre seu processo:

• Inicie contratos com fornecedores para itens específicos para que sejam "pré-aprovados".
• Defina orçamentos para serem visíveis para os funcionários e veja como diferentes equipes e departamentos estão indo contra o orçamento.
• Adicione mais 2 a 3 pessoas ao processo como observadores em vez de aprovadores. Dessa forma, ninguém está atrapalhando o processo, e os observadores podem intervir quando houver um problema.
• Configurar fluxos de trabalho

2. Otimização da Cadeia de Suprimentos
Atualmente, a cadeia de suprimentos é um ecossistema complexo de pessoas, processos e tecnologias.

Antes, grandes empresas e empresas desejavam consolidar sua base de fornecedores, negociar descontos contratuais mais fortes e incentivar os funcionários a comprar dessa lista restrita de fornecedores. Mas com flutuações altamente voláteis para produtos, a consolidação de fornecedores pode não ser a melhor. Em vez disso, você desejará diversidade de fornecedores.

A otimização, no entanto, requer a análise dos gastos, capacidades e desempenho do fornecedor, mantendo a qualidade. Revise seus principais pontos fortes e terceirize todas as outras atividades para seus parceiros fornecedores especializados.

Melhore as taxas de atendimento e a disponibilidade do produto no ponto de compra e garanta uma cadeia de suprimentos enxuta, melhorando as margens e a lucratividade. Hoje, a tecnologia permite colaborações e respostas em tempo real.

Um bom sistema de gerenciamento de pedidos ajuda com:

• Processamento de pedidos e pagamentos em qualquer moeda, por meio de qualquer canal de vendas;
• Enviar detalhes do pedido para o depósito ou 3PL;
• Correspondência do armazém mais próximo ao destino do produto;
• Atualização instantânea do inventário em todos os canais de vendas;
• Acompanhar o andamento do pedido para que o cliente e a empresa possam vê-lo;
• Previsão de demanda e níveis de estoque para criar um alerta quando for necessário reabastecer;
• Integração com outros aplicativos e plataformas para conectar funções de administração, como contabilidade, faturamento e processamento de pagamentos.

As ordens de compra são um aspecto diário de qualquer negócio. Mas se mal administrado, pode causar atrasos, entregas atrasadas, gastos excessivos, deixando todas as partes frustradas.

Nossa plataforma baseada em nuvem libera os fundadores dos desafios operacionais (especialmente como gerenciamento de PO) de construir negócios e permite que eles se concentrem no que amam e fazem melhor - criar negócios incríveis.

Com o TradeGecko, as PMEs podem obter maior visibilidade, reduzir despesas organizacionais, remover intervenções humanas que levam a erros e gargalos e acelerar processos gerais.

Veja como é o ciclo de vida de um pedido de compra no TradeGecko e deixe-nos saber como podemos ajudar.

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