As 13 principais dicas de gerenciamento de despesas para 2020:economize seu tempo de negócios,

Dinheiro e confusão p Uma mudança para trabalhar em casa pode ter empurrado as iniciativas de gerenciamento de despesas para o segundo plano. Afinal, não estamos entrando em aviões a cada duas semanas ou fazendo happy hours para formar equipes. Mas os CFOs precisam estar cientes de que os funcionários estão ainda gastando dinheiro. Você pode ver mais cobranças por ferramentas SaaS do que por burritos de aeroporto, mas devido às preocupações sobre como estender a corrida de caixa, controlar as despesas é tão ou mais importante agora.

O que é gerenciamento de despesas?

p O gerenciamento de despesas não apenas rastreia os gastos dos funcionários, mas também determina como a organização reembolsará os custos incorridos. Também aplica os procedimentos e políticas utilizadas para controlar esse tipo de gasto. Por exemplo, se os funcionários recebem diárias para refeições durante as viagens, então, o processo de gerenciamento de despesas leva em consideração esses limites ao gerar reembolsos para os trabalhadores.

Por que o gerenciamento de despesas é importante?

p O fato é que, qualquer empresa que tenha funcionários precisa de processos e softwares para gerenciamento de despesas. Preferencialmente, a solução será fácil de usar, inteligente o suficiente para detectar fraudes e erros e ser capaz de inserir dados nos relatórios e painéis que o setor financeiro usa para controlar os gastos.

p Então, como você começa, ou colocar sua iniciativa de gerenciamento de despesas de volta aos trilhos?

13 Dicas / Práticas Recomendadas de Gerenciamento de Despesas

p Aqui estão as melhores práticas que as empresas podem usar para desenvolver com sucesso, supervisionar e executar seus processos de gerenciamento de despesas.

1. Defina uma política de gestão de despesas

p Desenvolva uma política de gestão de despesas para todos seguirem. Inclua uma lista completa de quais despesas a empresa pagará, bem como um resumo das despesas que a empresa não é disposto a cobrir. O IRS tem regras que regem as despesas para dedutibilidade fiscal.

p Alguns pontos a serem considerados:

• Você não poderá deduzir despesas relacionadas ao deslocamento regular entre a casa de um funcionário e o local de trabalho.
• Preste atenção às taxas per diem do IRS para refeições e às taxas de quilometragem qualificada, pois elas afetam o quanto você pode amortizar.
• Muitas empresas não permitem serviços de lavanderia e lavagem a seco durante as viagens, mas estes podem ser dedutíveis em muitos casos.

p Linguagem concisa ajudará a evitar confusão sobre o que é ou não reembolsável. Você não precisa reinventar a roda; existem vários modelos de políticas de despesas disponíveis online. A chave é tornar a política justa, executáveis ​​e aplicáveis ​​a todos.

2. Automatize o gerenciamento de despesas onde você pode

p As abordagens de gerenciamento manual de despesas exigem muito papel e planilhas. Isso era ineficiente quando as pessoas estavam juntas em um escritório; agora é completamente pesado. Um sistema automatizado de gerenciamento de despesas simplifica o processo de relatório de despesas para os funcionários, supervisores e equipes de contabilidade. Procure minimizar o embaralhamento de papel e o envio de arquivos por e-mail.

3. Emitir cartões de crédito empresariais

p Os cartões de crédito corporativos não ajudam apenas as empresas a monitorar os gastos, eles também simplificam o processo de relatório para os funcionários e eliminam a necessidade de eles cobrirem os custos e aguardarem o reembolso.

p Para empregadores, os cartões de crédito ajudam a maximizar o fluxo de caixa, fornecendo termos (geralmente 30 líquidos) antes que o pagamento seja exigido, ao mesmo tempo em que facilita a manutenção de registros ao centralizar os dados de gastos. Organizações que não querem dar cartões permanentes aos funcionários, frequentemente com limites altos, pode considerar cartões de uso único ou de valor monetário.

4. Faça com que as despesas sejam o mais fáceis de controlar possível

p Estabeleça um sistema de relatórios que ofereça aos funcionários uma maneira fácil de enviar seus recibos e relatórios de despesas. Sabendo que os recibos de papel desbotam, rasgue e se perca, a força de trabalho de hoje está usando câmeras em dispositivos móveis para capturar imagens de recibos. Muitas empresas estão usando software automatizado que suporta uploads de imagens, acompanhamento e apresentação de despesas. Com essas ferramentas, equipes de contabilidade, gerentes e aprovadores podem usar seus próprios dispositivos móveis ou computadores para acessar e aprovar ou rejeitar relatórios e iniciar o processo de reembolso de despesas.

p Tão importante quanto, bons recursos de relatório permitem que as equipes financeiras identifiquem tendências; isso é especialmente importante em 2020, pois os padrões de trabalho mudaram drasticamente.

5. Audite seus processos regularmente

p O gerenciamento de viagens e despesas não é um processo do tipo “configure e esqueça”. Por meio de auditorias regulares, o pessoal da contabilidade pode controlar os gastos ao longo do tempo, identificar problemas potenciais como gastos excessivos ou recibos fraudulentos e tomar decisões sobre como ajustar a política daqui para frente. Mesmo um aumento gradual nos gastos de um funcionário pode aumentar com o tempo. Auditorias regulares ajudarão a detectar anormalidades precocemente, antes que se tornem problemas sérios.

p Os CFOs sabem que há coisas que tornam as auditorias mais difíceis para todos os envolvidos. Uma é comprar software que não tem recursos. Recursos sólidos de controle de despesas tornarão mais fácil para auditores internos e externos verificar a precisão de seus números.

6. Organize uma trilha de papel / vá sem papel

p As empresas que ainda usam recibos em papel estão prestando um péssimo serviço a si mesmas e aos seus funcionários. Uma das melhores maneiras de simplificar o processo de relatório de despesas é utilizando um software que ofereça suporte à coleção digital, apresentação e revisão dos recibos.

p Quando toda a documentação é armazenada em um banco de dados centralizado, todos, desde o funcionário ao associado contábil, ao aprovador e aos auditores mencionados acima, podem editar conforme necessário, faça perguntas ou envie relatórios para reembolso. Quando tudo isso pode ser feito de um computador ou dispositivo móvel, isso torna todo o processo ainda mais preciso e acessível.

7. Revise regularmente as despesas

p Não espere até o final do ano para descobrir que uma despesa recorrente nunca deveria ter acontecido, ou que um funcionário estava acumulando despesas não permitidas com entretenimento enquanto viaja - ou um aplicativo SaaS não autorizado enquanto estava em casa.

p Durante o processo de revisão, ver se cada despesa era necessária e permitida, se a empresa está obtendo o melhor negócio possível e se existem categorias de despesas que aumentaram significativamente desde a última revisão. Este exercício identificará as áreas problemáticas que precisam ser abordadas.

8. Eduque seus funcionários sobre as práticas recomendadas de rastreamento

p Não mantenha seu processo e política de gerenciamento de despesas em segredo. Em vez de, envolver todos os funcionários, educando-os sobre como identificar, estabelecer e rastrear as melhores práticas em toda a organização.

p Como as despesas reembolsáveis ​​dos funcionários são um item de linha significativo nos balanços da maioria das empresas, esta é a oportunidade perfeita para construir uma cultura que se preocupa com os custos. Aponte a conexão entre a frugalidade e a capacidade de investir ou apenas salvar empregos. A maioria das empresas foi forçada a adiar, reduza ou cancele iniciativas que exigem investimentos de capital. O dinheiro é rei agora, então, cada pedacinho de liquidez ajuda.

9. Incentive a transparência em todos os níveis

p Transparência e equidade levam a uma cultura de responsabilidade que ajuda a impedir fraudes, mantém as despesas gerenciáveis ​​e sustenta a lucratividade.

p Deixe que todos os líderes de departamento leiam e dêem feedback sobre as políticas de despesas. Crie comparações entre departamentos e divulgue e recompense boas ideias de redução de custos. Não subestime o valor dos incentivos - há um motivo pelo qual a gamificação é uma tendência crescente para empresas de todos os tamanhos.

p Se um funcionário sugerir uma maneira de economizar US $ 5, 000 por trimestre, Recompense isso com um cartão-presente ou bônus.

p Finalmente, capacitar os gerentes para decidir se uma despesa específica é necessária, e incentive-os a contribuir com ideias para ajudar a tornar o processo de aprovação de despesas mais eficiente.

10. Previna a fraude

p Dos esquemas de fraude interna relatados por pequenas empresas (aquelas com menos de 100 funcionários) e organizações maiores, a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afirma que 20% das pequenas empresas e 13% das grandes empresas relataram reembolsos de despesas fraudulentos.

p Combata isso com clareza e transparência. Quando as regras que regem as despesas são confusas ou indefinidas, a oportunidade de cometer fraude aumenta dramaticamente. Em alguns casos, o simples fato de saber que o setor financeiro estabeleceu as regras básicas e está prestando atenção pode dissuadir alguém de cruzar a linha.

11. Negociar melhores taxas em viagens / despesas

p Quando se trata de passagem aérea, hotel, e despesas de transporte, descontos geralmente são concedidos a quem os solicita. O resto de nós paga as taxas publicadas. Para evitar cair na segunda categoria, conforme os funcionários começam a viajar novamente, as empresas devem perguntar ao hotel nacional, aluguel de carros e até mesmo redes de restaurantes para descontos por volume.

p Se os funcionários estiverem em contratos de longo prazo no local de um cliente, considere alternativas de hospedagem mais acessíveis de VRBO ou Airbnb. Peça-lhes que comparem as taxas de aluguel de automóveis em um site como o Hotwire antes de fazer a reserva, e aproveite os descontos que agora estão sendo oferecidos por companhias aéreas e hotéis. Novamente, se um funcionário descobrir como economizar uma grande quantidade de dinheiro, recompensar essa iniciativa.

12. Inscreva-se para receber recompensas

p De forma similar, a maioria das companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos oferecem programas de recompensa que as empresas podem usar para acumular estadias gratuitas ou com desconto, voos e transporte. Para maximizar esse benefício, considere a emissão de cartões de crédito para funcionários que se alinhem a esses programas, e isso agrega ainda mais pontos ao banco à medida que as pessoas os usam para pagar suas despesas.

p Para maximizar pontos, incentive os funcionários a ficarem em um hotel específico, carro alugado ou marca de companhia aérea, mas apenas se o custo realmente justificar a lealdade.

13. Implementar software de gerenciamento de despesas

p Um processo de coleta e envio de recibos baseado em software simplifica os relatórios de despesas e torna mais fácil para os associados enviarem seus recibos e relatórios de despesas. O software de gerenciamento de despesas também reduz o tempo que leva para o departamento de contabilidade processar esses relatórios, permite que eles identifiquem prontamente anormalidades de relatórios e acelere os reembolsos de funcionários.