Como funciona o software de orçamento

Fazer o orçamento de uma pequena empresa pode ser um pouco mais difícil do que um orçamento pessoal, porque a renda não é tão normalizada.
O software de orçamento é provavelmente algo em que a maioria de nós não pensa com muita frequência, mas, de acordo com a maioria dos especialistas em finanças pessoais, é uma das ferramentas mais importantes para garantir o sucesso financeiro. Criar e manter seu próprio orçamento pode ser difícil, e é exatamente por isso que o software de orçamento pode ser útil tanto no nível pessoal quanto no de pequenas empresas. Ele pode ajudá-lo a atingir metas financeiras para fazer novas compras e fornecer uma visão de longo prazo de seus investimentos, seus hábitos de consumo e, talvez o mais importante, ajudá-lo a economizar um pouco em caso de emergências. A maioria dos softwares de orçamento está conectada diretamente à sua conta bancária e funciona essencialmente como um talão de cheques inteligente que equilibra automaticamente e sugere maneiras de economizar dinheiro.

O software de orçamento existe há muito tempo. Na verdade, um dos primeiros programas em computadores domésticos, a planilha, rapidamente se transformou em uma forma de as pessoas equilibrarem seu talão de cheques. Softwares como o VisiCalc, que foi o primeiro programa de planilhas para computadores pessoais, davam aos usuários a chance de ver seus dados à sua frente de maneira limpa, simples e ordenada [fonte:Hormby].

A ascensão do computador pessoal é também a origem do software de orçamento doméstico. Quando os sistemas Microsoft DOS e Windows ganharam popularidade, o mesmo aconteceu com programas como o Quicken, que foram feitos sob medida para ajudar a controlar seu orçamento.

Desde então, muita coisa mudou. O software tornou-se mais acessível - agora você pode acessar o software de orçamento diretamente on-line, por meio de download, CD-ROMs e até mesmo em seu smartphone. Um dos primeiros programas a chegar ao mercado, o Quicken, ainda é um dos líderes na área - e a empresa por trás dele, a Intuit, também está liderando o impulso de aplicativos da Web com o serviço Mint.com adquirido em 2009. Mint .com integra todas as suas contas online para que possam ser acessadas de qualquer lugar [fonte:Wortham].

E é exatamente para onde estão indo muitos desses serviços. Combinado com um impulso para mais aplicativos móveis projetados para controlar suas despesas e rastrear suas compras, o foco principal do software de orçamento é a disponibilidade e a facilidade de uso.

Ainda há muitas opções, e muitas são mais adequadas para pequenas empresas do que para uso pessoal ou privado. Ao longo deste artigo, veremos como alguns dos softwares mais populares funcionam e como eles ajudam a controlar suas finanças.

Software de orçamento para pequenas empresas

O orçamento de uma pequena empresa pode ser um pouco mais difícil do que um orçamento pessoal, porque a renda não é tão normalizada e vários fatores - como o custo de bens e serviços - nem sempre são fixos. Por causa disso, o software de orçamento para pequenas empresas vem em algumas formas e tamanhos diferentes, dependendo de quais recursos você está mais interessado. Alguns, como o Quicken Home &Business, combinam suas finanças pessoais e empresariais em um só lugar para que você possa facilmente acompanhar os dois ao mesmo tempo. Outros, como QuickBooks, PeachTree e Plan Guru, oferecem recursos adicionais, como serviços de folha de pagamento e processamento de pagamentos. Você precisará escolher o que precisa com base no tamanho da sua empresa e nos recursos que está procurando.

O núcleo desses programas será familiar para a maioria das pessoas que têm um orçamento equilibrado. Além do maior suporte para fatores específicos de negócios, o software para pequenas empresas oferece mais métodos de previsão para ajudá-lo a planejar melhor o orçamento de sua empresa. Por exemplo, você pode analisar os lucros potenciais ao longo de 10 anos usando dados históricos ou usar seu próprio conjunto de fatores. A maioria tem vários tipos de modelos integrados ao software para garantir que você possa obter uma visão ampla do potencial de sua empresa e planejar seu orçamento de acordo.

Ao contrário do software pessoal, você também obtém mais opções para gerar relatórios de todos os tipos, dando a você uma ideia melhor de para onde seu dinheiro está indo e por quê.

Para os tipos de faça você mesmo em softwares pessoais e de pequenas empresas, existe a primeira e mais comum ferramenta de orçamento:planilhas. A maioria dos programas de planilhas vem com acesso a modelos simples de orçamento ou podem ser encontrados (geralmente gratuitamente) online. Eles funcionam de maneira semelhante aos programas de software que você pode comprar, mas exigem que você insira ou importe manualmente os dados do seu banco - e eles não vêm com nenhuma rotina sofisticada para ajudá-lo a prever ou categorizar seus tipos de compra.

Em seguida, vamos ser pessoais.

Software de orçamento pessoal

O software de orçamento pessoal é semelhante ao tipo de pequena empresa, mas de maneira simplificada e mais fácil de usar. Muitos dos serviços permitem que você importe diretamente seus extratos bancários exportando um tipo de arquivo específico do site do seu banco ou permitindo que você insira seu nome de usuário e senha para que ele possa puxá-lo diretamente para você. Esse software geralmente varia de gratuito a US $ 100, com Quicken e You Need a Budget sendo dois dos mais populares.

Com todos os seus dados financeiros importados para o software, o programa de orçamento categorizará suas despesas para que você possa ver quanto está gastando e onde. Por exemplo, o software reconhecerá sua mercearia e a colocará na categoria "comida" ou perceberá que você está indo ao café todos os dias e a colocará na seção "comer fora". Isso permite que você veja exatamente para quais tipos de gastos seu dinheiro está indo.

A partir daí, você pode definir um orçamento com metas - digamos que você queira economizar dinheiro suficiente para tirar férias no próximo ano, insira a quantidade de dinheiro necessária e, em seguida, o software de orçamento analisará seus dados anteriores e gerar uma quantia que você precisa reservar a cada mês. Na maioria dos casos, cabe a você decidir o que precisa ser cortado do seu orçamento se quiser atingir seu objetivo, mas alguns softwares oferecem sugestões de onde você pode reduzir. Ele também o alertará quando você gastar mais dinheiro do que o normal em uma categoria específica, mas geralmente leva alguns meses de uso antes que isso se torne útil.

Software e programas baseados na Web como Mint, Buxfer e Mvelopes não diferem em muitos aspectos, com a exceção de que o software baseado na Web vem com o incentivo adicional de integrar tudo em um site, o que significa que você terá acesso a ele de qualquer computador ou smartphone. A desvantagem é que ele também vem com preocupações de segurança, já que todos os seus dados estão sendo armazenados em um local centralizado que não tem a segurança do seu computador doméstico. Você deve ter isso em mente ao escolher qual serviço ou programa é ideal para você.

Em sua essência, o objetivo do software de orçamento é ajudá-lo a criar e manter hábitos de gastos consistentes e criar um meio fácil de entender para alcançar seus objetivos financeiros. Para muito mais informações, continue na próxima página.