Um guia para iniciantes em dinheiro pequeno:gerenciando e registrando

Você está pronto para configurar dinheiro em caixa para o seu negócio? Forneceremos as melhores práticas e mostraremos a maneira fácil de configurar e usar dinheiro em caixa.
Sua máquina de postagem parou de funcionar e você precisa enviar um de seus funcionários rapidamente aos correios para obter alguns selos. O único problema é que ela não tem dinheiro e seu cartão de crédito está estourado.

É aí que entra o caixa pequeno. O caixa pequeno é o dinheiro que você mantém em mãos no seu negócio para pagar pequenas despesas, como viagens de emergência aos correios, bebidas para visitantes inesperados ou para reembolsar sua recepcionista por pegar rosquinhas para a equipe reunião esta manhã.

A maioria das pequenas empresas mantém entre US$ 100 e US$ 200 em caixa para pagar essas e outras despesas inesperadas. Se você estiver pronto para configurar uma conta de pequeno valor para sua empresa, nós o guiaremos pelo processo.

Visão geral:o que é caixa pequeno?

O dinheiro em espécie é o dinheiro que uma empresa mantém à mão para pagar compras diversas. A maioria das compras feitas com dinheiro em caixa são despesas inesperadas que podem surgir, como café da manhã para uma reunião ou jantar para um funcionário que trabalha horas extras.

Uma das principais razões para ter dinheiro em caixa é reembolsar rapidamente os funcionários que gastaram seu próprio dinheiro em itens para o negócio ou dar gorjeta ao motorista do serviço de entrega que trouxe o almoço do escritório.

O dinheiro em caixa, como qualquer outra despesa, precisa ser contabilizado adequadamente em seu software de contabilidade ou sistema de contabilidade manual, pois as despesas são relacionadas aos negócios e precisam ser registradas adequadamente para garantir a precisão das demonstrações financeiras.

Um exemplo de caixa pequena

A caminho do escritório, Jane recebe um telefonema de seu chefe pedindo que ela pare e pegue alguns donuts para uma reunião inesperada mais tarde naquela manhã. Jane não tem cartão de crédito e tem apenas US$ 25 para durar até receber o pagamento.

Jane para para pegar duas caixas de donuts, deixando-a com US$ 5 na carteira. Felizmente, seu escritório tem um fundo de caixa, do qual seu chefe a reembolsa imediatamente, então Jane não precisa enviar um relatório de despesas e esperar semanas para ser reembolsada.

O dinheiro em caixa é normalmente gasto em:

• Café e outras bebidas
• Snacks de escritório, como frutas e doces
• Gás
• Material de escritório de emergência
• Reembolsos de funcionários

Como configurar e usar dinheiro em caixa em seu negócio

Se você está pronto para configurar um fundo de caixa para seu escritório, mas não sabe por onde começar, siga as etapas simples abaixo para ter seu fundo de caixa operacional em pouco tempo. Para começar, tenha um local seguro para guardar seus fundos de caixa, como um cofre ou uma gaveta trancada.

1. Definir limites de conta

Antes de iniciar um fundo de caixa pequeno, você precisará decidir quanto deseja que o fundo seja. Entre US $ 100 e US $ 200 é bastante comum, embora você possa diminuir ou aumentar, dependendo do seu negócio.

Você também vai querer decidir o ponto de reabastecimento, que é onde suas despesas são registradas, e um novo cheque é emitido para trazer o total do caixa de volta ao seu valor original. Por exemplo, se seu fundo de maneio for de $ 100, você pode querer reembolsar o fundo quando ele cair abaixo de $ 15.

2. Determinar quem administrará o caixa pequeno

Se você tem um gerente de escritório, ele é a escolha mais provável para gerenciar o fundo de caixa. Se você tiver apenas alguns funcionários, a gestão de fundos pode ser sua.

Seja qual for a sua decisão, é importante que apenas uma pessoa tenha acesso ao fundo a qualquer momento, para evitar saques e/ou roubos não contabilizados. Depois de determinar quem vai lidar com o dinheiro em caixa, você está pronto para descontar um cheque e depositar os fundos no cofre do caixa.

3. Criar um registro

O registro de caixa é um dos componentes mais importantes do gerenciamento de caixa. Quaisquer transações feitas dentro ou fora de caixa pequeno devem ser registradas no registro de caixa pequeno. Também é importante que qualquer dinheiro desembolsado do fundo de maneio tenha um recibo.

Por exemplo, para Jane ser reembolsada pelos donuts que ela comprou para a reunião, ela precisa fornecer um recibo. O recibo será usado posteriormente como backup para registrar a transação de pequeno valor como despesa em seu livro-razão.

Data	Detalhes	Dinheiro em caixa	Saque	Saldo
03-08-2020	Postagem		US$ 7,25	$ 92,75

O registro de caixa deve incluir a data, detalhes da transação, o dinheiro que você colocou no caixa, o valor distribuído e um saldo em execução. Assim que seu saldo atual atingir seu valor de reabastecimento, você estará pronto para preencher um cheque para trazer o total de caixa de volta ao valor original financiado.

4. Conciliar e registrar despesas de caixa pequena

Quando seu fundo de caixa começa a secar, é hora de registrar as despesas e reembolsar o fundo. Para reconciliar, você precisará combinar seus recibos com os valores registrados no formulário de caixa pequeno.

Seu dinheiro disponível deve sempre corresponder ao valor registrado em seu registro de caixa. Se isso não acontecer, você precisará contabilizar qualquer dinheiro excedente e curto. Depois que a conta for reconciliada, você estará pronto para registrar suas despesas em sua contabilidade.

Data	Detalhes	Dinheiro em caixa	Saque	Saldo
01-08-2020	Pequeno dinheiro	$ 100,00		$ 100,00
03-08-2020	Postagem		$  7,25	$  92,75
09-08-2020	Donuts para reunião		$ 12,25	$  80,50
15-08-2020	Gás		$ 10,50	$  70,00
21-08-2020	Material de escritório		$ 25,00	$  45,00
23-08-2020	Postagem		$ 18,25	$  26,75
25-08-2020	Café para reunião		$ 11,25	$  15,50

Para registrar as transações de caixa para agosto, você precisaria registrar as despesas como um lançamento contábil manual.

Data	Conta	Débito	Crédito
25-08-2020	Postagem	$ 27,50
	Gás	10,50
	Materiais de escritório	23h00
	Alimentos e Bebidas	23,50
	Conta bancária		$ 84,50

5. Reavaliar o fundo de maneio periodicamente

Se você estiver gastando dinheiro em caixa rapidamente, poderá aumentar a quantidade de caixa em caixa. Além disso, reserve alguns minutos para ver no que você está gastando dinheiro.

Por exemplo, se você está sempre comprando café para o escritório, pode ser uma boa ideia comprar café com seus fundos regulares, em vez de gastar dinheiro em caixa para comprar café toda segunda-feira para a reunião da equipe.

Caixas pequenas podem ser uma ferramenta útil se gerenciadas adequadamente

Se você decidir criar um fundo de caixa para sua pequena empresa, há algumas coisas que você pode fazer para garantir que ele funcione sem problemas, como criar uma política de caixa que descreva para que dinheiro pode ser usado, bem como qualquer valores máximos de gastos.

Por exemplo, você não quer usar dinheiro em caixa para despesas de alto preço, então pode ajudar a definir um limite de dólares, como $ 25,00. Qualquer valor acima desse valor seria pago ou reembolsado por outros meios. Certificar-se de que qualquer despesa reembolsada tenha um recibo também é útil.

Embora um fundo de caixa pode não ser necessário se você trabalhar sozinho, se você tiver pelo menos um funcionário, pode valer a pena criar um fundo de caixa para gerenciar adequadamente essas despesas inesperadas.