Por que uma comunicação empresarial eficiente leva à produtividade ao trabalhar remotamente

Comunicação eficiente para WFH

Uma nova era está surgindo entre as pessoas! Chame isso de era do “novo normal”. O trabalho remoto está se tornando cada vez mais popular entre os líderes empresariais e seus funcionários. À medida que as empresas buscam novas maneiras de crescer e aumentar a produtividade, o efeito cascata da “mudança” tornou-se inevitável.

De acordo com uma pesquisa que incluiu 317 entrevistados (todos diretores financeiros), até 74% desses CFOs esperam que 5% de seus funcionários comecem a trabalhar em casa permanentemente. Isso não é tudo. 4% deles esperam que até 50% de sua força de trabalho trabalhe de qualquer lugar permanentemente. Enquanto isso, 17% esperam que 20% de sua equipe se tornem trabalhadores remotos permanentes.

Esses resultados são impressionantes, especialmente porque indicam uma nova prática global de negócios. Estima-se que até o ano de 2035, o número de nômades digitais em todo o mundo atingirá uma alta alucinante de 1 bilhão. Isso é empolgante, considerando que apenas duas décadas atrás, ter uma força de trabalho remota era considerado um mito. Em 2019, apenas 3,4% dos adultos empregados trabalhavam em casa – um número que aumentou para mais de 51% apenas nos Estados Unidos.

No entanto, por mais impressionantes que sejam esses números, uma equipe remota não é nada se a força de trabalho não for produtiva. Toda empresa tem a intenção de crescer, mas isso só pode ser alcançado por meio de um trabalho em equipe benéfico e uma gestão eficaz. Para conseguir tudo isso, a comunicação é importante. Não qualquer tipo de comunicação, mas uma comunicação produtiva e eficaz.

A comunicação produtiva é uma parte essencial da ferramenta de crescimento de uma organização. Desempenha um papel crucial na criação de uma relação de trabalho duradoura em todos os níveis de gestão. Ainda mais agora que mais empresas estão operando equipes de trabalho remoto. A comunicação produtiva tornou-se necessária agora mais do que nunca.

A Dynamicsignal realizou uma pesquisa, que mostrou que impressionantes 86% dos educadores, funcionários e executivos corporativos concordam em uma coisa:uma comunicação ineficaz pode promover o fracasso no local de trabalho.

Este artigo analisa como sua força de trabalho remota pode gerar resultados com sucesso por meio de uma comunicação eficiente com seus colegas de equipe.

Faça:mantenha linhas de comunicação abertas

Manter linhas de comunicação abertas é uma ótima maneira de melhorar a comunicação e criar confiança entre os gerentes e seus funcionários remotos. Ao aumentar o vínculo entre os trabalhadores e seus empregadores, os funcionários tornam-se mais engajados com seus empregos. Saber que podem facilmente contatar seu chefe, fazer perguntas e fazer reclamações fará com que se sintam parte da empresa e que suas contribuições são importantes.

Funcionários engajados são mais produtivos e menos propensos a procurar novos empregos em outros lugares. É por isso que empresas como a Adobe adotaram o processo de Check-in, em vez de usar o processo de revisão formal que é comum na maioria das empresas. O método Check-in envolve uma técnica de comunicação informal onde a comunicação é regular e contínua. Os gestores estabelecem expectativas/metas com seus colaboradores, recebem e dão feedback e discutem formas de crescer, tudo dependendo das necessidades de cada colaborador.

Isso significa que os funcionários não precisam enfrentar a sensação estranha que acompanha as discussões mensais de desempenho. Os trabalhadores começam a ver seus empregadores/gerentes como treinadores em vez de figuras intimidadoras que devem evitar.

Faça:discuta metas de curto e longo prazo

Ao ficar por dentro de como cada trabalhador remoto está se saindo em suas tarefas diárias ou semanais, você pode entender melhor quando seus funcionários estão enfrentando desafios. Isso permite que os funcionários possam discutir como suas tarefas estão indo, informar seus supervisores se estão enfrentando desafios e receber feedback sobre como atingir suas metas estabelecidas. Talvez possa ser que o funcionário se sinta sobrecarregado. Isso significa que basta reajustar a meta definida para aliviar a pressão e aumentar a criatividade e a contribuição.

Permitir a comunicação bidirecional nas tarefas dá espaço para flexibilidade e ajuda os funcionários a avançar para conquistar o que está por vir. Isso porque eles se sentem apoiados. Algo tão simples como discutir uma tarefa e reajustar metas antigas para outras mais realistas e com melhores prazos pode fazer toda a diferença.

Faça:mantenha os funcionários atualizados sobre os problemas da empresa

Outro erro que os gerentes cometem em termos de comunicação é esquecer de manter os funcionários a par dos problemas e do progresso da empresa. Isso faz com que os funcionários se sintam como estranhos ou robôs nas engrenagens da empresa em que trabalham.

Os trabalhadores se sentirão humanos e dispostos a se esforçar mais se acreditarem que são considerados parte do negócio. Isso por si só dá a sensação de que você os considera cruciais para o crescimento da empresa. Não dê a sua força de trabalho remota a impressão de que eles não são importantes, mantendo os desenvolvimentos importantes da empresa longe deles.

% das empresas globais que estão usando políticas flexíveis de espaço de trabalho para atrair e reter os melhores talentos

Informe sua equipe remota sobre as metas, a declaração de missão e a direção da empresa. Deixe que eles tenham uma compreensão de como suas contribuições se encaixam nessa missão. Se a empresa está tendo um ano ruim ou ótimo, cumprindo suas metas ou ficando abaixo do esperado, mantenha seus funcionários informados sobre isso.

Essa forma de comunicação nutre a lealdade dos funcionários. De repente, eles não são apenas trabalhadores insignificantes recebendo um salário; agora fazem parte do negócio dando o melhor de si para garantir seu crescimento. Isso significa que eles têm um maior senso de pertencimento e propósito. Isso os torna menos propensos a sentir a necessidade de buscar novos empregos em outros lugares, dar o melhor de si para atingir metas e até mesmo dar sugestões sobre como alcançar a missão da empresa.

Faça:use a melhor tecnologia para trabalhar remotamente

Trabalhar remotamente será um desastre se você não empregar o uso de ferramentas de trabalho remoto. Essas ferramentas ajudam você a manter uma comunicação produtiva por meio do engajamento virtual.

Ferramentas de videoconferência 

As videochamadas permitem que você se envolva em interações face a face em um ambiente virtual. 98% dos entrevistados em uma pesquisa concordam que ver os sorrisos uns dos outros e ouvir as vozes uns dos outros torna a equipe mais feliz e aumenta a produtividade. Dá a sensação de estar na mesma sala que os membros da sua equipe. Essas ferramentas preenchem a distância entre os trabalhadores remotos.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Ferramentas de gerenciamento de tempo, como Traqq, são uma ótima maneira de aumentar a produtividade e monitorar seus funcionários. Esses aplicativos ajudam os funcionários que trabalham em casa a gerenciar seu tempo adequadamente, fazer pausas adequadas e receber pagamentos precisos por seu trabalho. Ele também permite que os gerentes de equipe saibam as horas de trabalho que cada funcionário está realizando por dia, reconheça os trabalhadores que estão com dificuldades em suas tarefas e até automatize o faturamento do quadro de horários.

Software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos permite que você lide com projetos complexos com cronogramas complexos. Acompanhe prazos, aloque tarefas, obtenha atualizações regulares sobre a conclusão de tarefas e mantenha os clientes informados sobre o andamento do projeto. Se você já se perguntou como garantir uma comunicação tranquila entre os diferentes departamentos de uma organização, ferramentas como ProjectManager e Asana o ajudarão a conseguir isso.

Software de CRM

O software CRM ou Customer Relationship Management, como o Really Simple Systems, é ótimo para colaboração em equipe com trabalhadores remotos. O software ajuda você a gerenciar seus contatos e clientes rastreando suas chamadas, e-mails e outras interações e, em seguida, define tarefas para acompanhamento. Você pode ver em um instante quem contatou pela última vez com quem e o que foi discutido. Isso elimina as suposições de suas comunicações, criando eficiência e organização simplificada.

Não:ignore feedback e reconhecimento regulares

Um dos maiores erros que os líderes de equipe cometem na comunicação é ignorar o feedback e não reconhecer os esforços de sua força de trabalho. Para ajudá-lo a entender a importância desse fator aparentemente pequeno, considere que os funcionários que não se sentem apreciados têm duas vezes mais chances de pedir demissão e procurar um novo emprego no próximo ano.

Quando um funcionário faz um bom trabalho, reconhecê-lo com um pequeno elogio ajudará bastante a aumentar sua moral. Isso os deixa ansiosos para fazer mais. Na verdade, muitos funcionários valorizam o reconhecimento de seus esforços em detrimento de presentes monetários. Isso significa que você não precisa gastar uma fortuna para se comunicar e fazer seus funcionários se sentirem valorizados. Pode ser na forma de reconhecimento/prêmio público ou privado, elogio, promoção ou bônus.

Da mesma forma, dar feedback de qualidade aos seus funcionários é uma ótima maneira de mantê-los engajados, motivados e dispostos a fazer melhor. Um funcionário que não sabe o que está fazendo de errado tem menos probabilidade de saber o que mudar ou em quais áreas melhorar. Isso significa menos produtividade e mais possibilidade de falha.

O feedback e o reconhecimento oportunos são uma ótima ferramenta de comunicação que aumenta os negócios e aumenta a produtividade de sua força de trabalho.

Não:evite a socialização

Foi comprovado que fazer pausas adequadas e socializar com colegas de trabalho melhora e aumenta a produtividade. Era mais fácil quando todos os funcionários compartilhavam um escritório e podiam interagir fisicamente todos os dias. Com uma equipe remota, os trabalhadores ficam isolados e correm o risco de encontrar a solidão. Afinal, somos criaturas sociais. A comunicação com outros humanos é importante para nós, mesmo que não percebamos conscientemente.

É importante implementar medidas para incentivar a socialização entre os membros da equipe remota. Isso aumentará o moral e os ajudará a desenvolver um sentimento de pertencimento. Ao empregar técnicas simples, como fazer uma videoconferência uma vez por dia ao meio-dia ou logo pela manhã, você pode criar confiança entre os colegas de trabalho e melhorar a colaboração entre os departamentos. Escusado será dizer que quando os colegas de trabalho compartilham uma amizade saudável, a competição prejudicial é eliminada, a produtividade aumenta e os funcionários se tornam mais engajados.

Conclusão

A comunicação eficaz é uma das ferramentas mais eficazes para administrar com sucesso um negócio remotamente. Ao empregar as diretrizes acima, você está no caminho certo para aumentar muito a produtividade e garantir o crescimento do seu negócio.

Sobre o autor

Ikechukwu Nnabeze é especialista em tecnologia e escritor do Traqq.com. Seu interesse em fornecer soluções práticas para problemas tecnológicos da vida real o levou a uma carreira de sucesso na criação de conteúdo para sites modernos. Sua paixão é ajudar indivíduos e organizações de todo o mundo a abraçar a beleza transformadora da tecnologia moderna. Ele gosta de poesia em seu tempo livre.