Gerenciando a continuidade dos negócios e evitando fraudes

A pandemia global do COVID-19 alterou a maneira como muitas empresas estão operando pelo menos no curto prazo. Muitas empresas tiveram que fechar ou limitar o acesso aos escritórios, incentivar ou exigir o trabalho em casa e cancelar eventos e reuniões. Equilibrar a necessidade de distanciar os funcionários com a continuidade dos negócios vitais em uma economia em dificuldades é uma prioridade em todos os lugares. Mesmo os melhores planos de continuidade de negócios não contemplavam as circunstâncias em que nos encontramos agora.

Infelizmente, uma atividade que afeta um grande número de negócios, mas que provavelmente não diminuirá durante a pandemia, são as tentativas de fraude. De acordo com a Association for Financial Professionals (AFP) 2020 Payments Fraud and Control Survey, durante o ano passado, 81% das empresas foram alvos de fraudes de pagamentos com fraudadores utilizando tudo, desde comprometimento de e-mail comercial (BEC) a cheques alterados, transferências eletrônicas, cartões de crédito e roubo de funcionários.

A boa notícia, no entanto, é que existem medidas proativas que as empresas podem adotar para mitigar a fraude e, ao mesmo tempo, abordar a continuidade dos negócios.

Não falhe no e-mail

A pesquisa da AFP observa que o Business Email Compromise (BEC) afeta 75% das organizações em geral e agora é a fonte mais relatada de ataques de fraude de pagamentos, com 61% das organizações relatando BEC como a fonte de ataques.

BEC é uma forma de fraude que visa funcionários por e-mail para obter acesso às finanças da empresa e enganar os indivíduos para fazer transferências de dinheiro. Um exemplo de BEC é quando os invasores obtêm acesso à conta de e-mail de um executivo e monitoram seu comportamento. Os invasores identificarão quando o executivo está viajando ou mais vulnerável e enviarão uma nota solicitando pagamento ou para que um associado clique em um link que seja malware.

A prevenção da BEC requer um plano, ferramentas de proteção e educação para todos. Isso significa garantir que seus funcionários tenham o treinamento adequado para detecção de fraudes, o que geralmente requer sessões regulares de educação com sua equipe. Concentre-se em criar uma atmosfera em que os funcionários se sintam à vontade para compartilhar abertamente qualquer comportamento ou e-mail incomum. Ajudar os funcionários a se sentirem capacitados e educados é a chave para interromper o BEC.

Jogue o papel 

Os cheques continuam sendo o método de pagamento mais impactado pela atividade de fraude, com 74% das organizações sendo afetadas em 2019, de acordo com a pesquisa da AFP. Este foi um aumento em relação a 2018 e o primeiro aumento nesse tipo de fraude desde 2010.

Se você ainda usa cheques regularmente, há vários motivos para considerar uma mudança para métodos de pagamento eletrônico, como um programa de cartões comerciais, que pode atender a uma variedade de necessidades de gastos comerciais. Além da mitigação de fraudes de pagamentos, os cartões comerciais também podem ajudar as empresas:

• Aumente o fluxo de caixa
• Pague as contas mais rapidamente
• Reter dinheiro e pagamentos flutuantes por períodos mais longos
• Participe de programas de recompensa e receba dinheiro de volta e descontos
• Reduza os custos administrativos simplificando os pagamentos e reconciliando as compras dos funcionários automaticamente
• Economize custos em taxas de transação — o custo médio de processamento de um cheque em papel é de US$ 3, o dobro do custo de uma transação com cartão de compras

Do ponto de vista da segurança, as proteções integradas, como chips EMV e controles de pagamento, permitem que os administradores monitorem e regulem de perto os gastos com cartões, o que cria uma infraestrutura de gerenciamento de risco de fraude significativamente mais forte do que a dos sistemas de segurança de cheques.

Continuidade dos negócios em qualquer ambiente

Enquanto trabalhamos para mitigar fraudes e garantir a continuidade dos negócios durante a pandemia e no futuro, aqui estão três etapas principais a serem consideradas:

• Simplifique e digitalize os processos para que funcionem mesmo em momentos de crise. Quando sua equipe está espalhada por escritórios domésticos, poder acessar sistemas remotamente e aprovar pagamentos de qualquer lugar se torna vital. O acesso remoto e móvel seguro permite que os aprovadores certos visualizem, aprovem e reconciliem facilmente as informações de pagamento, independentemente do local de trabalho físico. Automatizar seu processo de contas a pagar também ajuda a fornecer maior visibilidade das reservas de caixa para os principais interessados.
• Transforme cheques em pagamentos eletrônicos que podem ser feitos em qualquer lugar. Converter para ACH e pagamentos com cartão virtual e terceirizar sua pilha de cheques restante permite evitar os desafios físicos de imprimir e enviar cheques internamente, economizando dinheiro no processo.
• Aprimore a segurança e reduza o risco globalmente. A importância da segurança não pode ser exagerada. O parceiro certo pode reduzir drasticamente seu risco gerenciando, autenticando e armazenando informações confidenciais de pagamento de fornecedores em seu nome. Esse parceiro também pode ajudá-lo a lidar com a crescente dependência de e-mail e comunicações digitais, exposição a potencial BEC e outras tentativas cada vez mais comuns de desviar dinheiro de seus negócios.

Parceiro para o sucesso

A fraude é uma consideração importante para todas as empresas e está se tornando mais complicada, especialmente no ambiente em constante evolução de hoje. Mas tomar medidas para ficar à frente dos fraudadores, trabalhando em estreita colaboração com os funcionários e engajando os principais parceiros, pode ajudar as empresas a se protegerem.

Este artigo e entrevistas com Uma também apareceram em AZ Big Media‡, Kansas City Business Journal‡,  PYMTS.com‡.


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