Por que eu uso o YNAB em vez de Quickbooks para administrar meu negócio

Se você administra uma pequena empresa e não precisa lidar com inventário físico, o YNAB pode simplificar seu fluxo de caixa e proporcionar mais tranquilidade para o futuro.

You Need a Budget foi projetado como uma solução para orçamento pessoal, e é assim que a maioria das pessoas o utiliza. Mas você também pode usar o YNAB para o seu negócio. Na verdade, o fórum YNAB tem uma comunidade inteira de proprietários de pequenas empresas que compartilham dicas sobre como usar o YNAB para negócios.

Conversamos com Monica, proprietária de uma empresa de acupuntura e uma ávida usuária do YNAB. Ela nos contou por que o YNAB era a solução certa para as finanças de sua empresa e como ela o utiliza.

Conheça Monica

Monica Fauble é acupunturista na Filadélfia e usa o YNAB para seus negócios e finanças pessoais. Mas ela não era novata no orçamento quando descobriu a ferramenta - ela até usou alguns dos conceitos do YNAB antes mesmo de saber que o YNAB existia.

“Meu pai me ensinou a fazer um orçamento (que tem um endereço de e-mail carinhosamente contendo o apelido de ‘coupondad’ e que uma vez usou uma planilha para calcular suas economias anuais de postagem quando finalmente mudou para o pagamento de contas online). Durante a primeira rodada da pós-graduação, usei o Quicken para inserir despesas futuras, como “sapatos” (havia uma loja Saucony perto da minha escola) com uma data futura, guardando $ 5 ou $ 10 de cada vez até saber que tinha os $ 35 para um novo par de tênis”, disse Monica.

(Isso soa familiar...)

Quando um amigo recomendou o YNAB, Monica imediatamente reconheceu que a capacidade de economizar para despesas futuras era uma parte fundamental da ferramenta, e ela fazia isso há anos. Na verdade, Monica viveu com uma bolsa de apenas US $ 9.010 / ano (US $ 750 / mês) durante a pós-graduação para seu primeiro mestrado (em literatura inglesa) usando essa estratégia de planejamento antecipado.

Negócios de Monica antes da YNAB

Durante o primeiro ano de propriedade do negócio de Monica, ela usou uma planilha do Excel. Ela rastreou tudo, desde suas receitas e despesas até o número de pacientes que tinha. Foi eficaz, mas demorado.

Ela considerou uma ferramenta de contabilidade empresarial como o QuickBooks, mas achou que o programa seria muito volumoso e difícil de usar. E ela sabia que não teria a capacidade crítica de economizar para despesas futuras. Em vez disso, ela ficou com sua planilha, sabendo que poderia planejar mais facilmente as despesas mensais e anuais.

“Enquanto eu estava na escola de acupuntura, fui voluntária em uma clínica de acupuntura comunitária que usava QuickBooks”, compartilhou Monica. “Uma vez, entrei em uma transação errada e isso causou uma grande confusão na contabilidade deles. Eu sabia que ter um software tão complicado poderia não ser a escolha certa para mim enquanto eu estava apenas começando e descobrindo o que eu precisava. Então comecei com o Excel, que sabia que poderia facilmente abandonar/transição mais tarde.”

Por que Monica escolheu o YNAB

Cerca de um ano depois que Monica iniciou seu negócio de acupuntura, um amigo a apresentou ao YNAB. Imediatamente, ela reconheceu que a YNAB combinava bem com os hábitos financeiros que ela já tinha, como planejar despesas maiores, mas menos frequentes. O uso do YNAB não apenas ajudou a agilizar as finanças empresariais de Monica, mas também lhe deu confiança e a ajudou a relaxar.

“Quando comecei a usar o YNAB, descobri que isso me ajudou a fortalecer meu fluxo de caixa”, disse Monica. “No final do primeiro ano de negócios, eu tinha uma compreensão decente do que eu precisava em termos de despesas mensais, trimestrais e anuais.”

“YNAB me ajudou a superar o constante recálculo que eu fazia com o Excel, que exigia muitos cálculos manuais e verificações duplas para garantir que eu estava realmente no caminho certo com meus objetivos. O Excel exigia muita energia mental e acabou sendo um dreno da minha atenção e poder cerebral.”

Compreender o componente financeiro é especialmente importante na acupuntura, um campo em que a propriedade de pequenas empresas é o curso natural.

“Um dos desafios da acupuntura como profissão é que a maioria das pessoas que acaba na escola de acupuntura quer ser um curandeiro, mas muitos não têm interesse em possuir um negócio”, compartilhou Monica. “Embora existam empregos W-2 para acupunturistas, eles são poucos e distantes entre si. Pode não ser até o ano 2, ou mesmo 3, de um programa de 3-4 anos que alguém na escola de acupuntura percebe que provavelmente acabará como proprietário de uma pequena empresa. ”

Monica viu muitos de seus colegas lutarem com o lado financeiro de seus negócios. Por exemplo, ela vê outros acupunturistas pagarem preços mais altos pelo seguro de negligência médica. Eles não têm um sistema para planejar o prêmio anual com desconto, então pagam mais a longo prazo para que possam pagar trimestralmente. Com uma ferramenta como o YNAB, eles poderiam planejar com antecedência e economizar dinheiro e estresse a longo prazo.

E como Monica nos disse:“Ninguém quer trabalhar com um acupunturista estressado! Os clientes vêm até nós em busca de estabilidade e suporte. Portanto, a gestão do dinheiro é super essencial para poder continuar sendo um acupunturista.”

Como usar o YNAB para sua empresa

Muitos proprietários de pequenas empresas usam o YNAB para ajudá-los a gerenciar as finanças de seus negócios - ele funciona para mais do que apenas acupunturistas! O primeiro passo que Monica recomenda é configurar categorias em seu orçamento para refletir cada uma das suas categorias de despesas de IRS. Dessa forma, você pode facilmente entregar suas transações a um contador quando chegar a hora do imposto.

Há até um workshop gravado que explica como configurar sua empresa no YNAB.

Outra dica que a Mônica recomenda aos empresários é ler o livro Lucro Primeiro e implementar seus ensinamentos no seu orçamento.

“Embora o livro aborde negócios multimilionários e eu não esteja nem perto desse ponto de referência, uma coisa que eu amo no Profit First é o orçamento baseado em porcentagem”, compartilhou Monica.

O método Lucro Primeiro permite que você decida com antecedência qual porcentagem da receita será alocada para lucro, folha de pagamento, impostos e despesas. Depois de definir essas porcentagens em sua empresa, é fácil decidir como fazer o orçamento assim que você começar a gerar receita.

Por fim, Monica gosta de lembrar os donos de pequenas empresas de orçar apenas com o dinheiro que já possuem.

“É tentador prever dinheiro ainda não recebido quando você trabalha por conta própria”, disse Monica. “Mas não faça isso! Trabalhe com o que você tem e deixe a escassez do seu lado para ajudá-lo a priorizar.”

Confira mais recursos do YNAB para proprietários de pequenas empresas!

Você está pensando em usar o YNAB para seus negócios e finanças pessoais? Aqui vai uma dica para você:você pode ter mais de um orçamento em sua conta YNAB. Use um orçamento para suas finanças pessoais e outro para seu negócio. Em seguida, use o recurso "Open Budget" para alternar conforme necessário.