O que é aquisição? Tipos,

Processos e Tecnologia

Aquisição tem sido vital, parte transacional da condução de negócios por quase tanto tempo quanto o comércio existiu. Embora os dias dos escribas rastreando compras em rolos de papiro tenham passado há muito tempo, o processo de seleção e compra cuidadosa dos bens e serviços necessários para as operações comerciais do dia-a-dia continua tão importante como sempre. Ao permitir que a empresa obtenha de forma confiável os suprimentos de que precisa com o menor custo, a aquisição pode impactar diretamente os resultados financeiros.

O que é aquisição?

Aquisição abrange uma gama de atividades envolvidas na obtenção de bens ou serviços. Qual é o objetivo da aquisição? Em geral, as equipes de aquisição trabalham para obter suprimentos com preços competitivos e que agreguem mais valor. Contudo, nem todas as empresas definem compras da mesma maneira. Muitas empresas consideram que a contratação abrange todas as etapas, desde reunir os requisitos de negócios e buscar fornecedores até rastrear o recebimento de mercadorias e atualizar os termos de pagamento, enquanto outros definem aquisições como uma gama mais restrita de atividades, como emitir ordens de compra e fazer pagamentos.

Principais vantagens

• A aquisição é uma função comercial vital. Quando gerenciado de forma eficiente e bem feito, pode ajudar a aumentar a lucratividade do seu negócio.
• Inclui uma gama de atividades envolvidas na obtenção de bens e serviços, incluindo sourcing, termos de negociação, fazendo compras, rastrear quando os suprimentos são recebidos e manter registros.
• É importante monitorar e avaliar continuamente o processo de aquisição para melhorar quaisquer pontos fracos ou ineficiências.
• A tecnologia pode reduzir o custo de aquisição e a sobrecarga administrativa ao automatizar e rastrear os processos de aquisição.

Aquisições explicadas

Tradicionalmente, algumas empresas usaram o termo aquisição como sinônimo de compra. Mas agora, a compra costuma ser vista como apenas um estágio de uma processo de aquisição mais estratégico. Então, o que exatamente é aquisição?

Aquisição envolve todas as atividades envolvidas na obtenção de bens e serviços de que uma empresa precisa para apoiar suas operações diárias, incluindo sourcing, termos de negociação, comprando itens, receber e inspecionar mercadorias conforme necessário e manter registros de todas as etapas do processo.

Por que as aquisições são importantes nos negócios?

Aquisição é uma etapa importante para compreender as cadeias de abastecimento, porque ajuda uma empresa a encontrar fornecedores confiáveis ​​que podem fornecer produtos e serviços com preços competitivos que atendam às necessidades da empresa. Esse é o caso se a empresa está buscando matérias-primas para a fabricação, um provedor de serviços de marketing ou novos suprimentos de escritório.

Por exemplo, se uma empresa precisa de um novo fornecedor para fornecer um serviço contínuo por um período indefinido de tempo - como uma solução de segurança de e-mail - o processo de aquisição ajuda a empresa a escolher o fornecedor que melhor atenda a todos os requisitos do negócio a um preço razoável. Ele permite que a empresa evite perder tempo, dinheiro e recursos valiosos lidando com um fornecedor inadequado.

Minimizar custos é um aspecto importante para melhorar seus processos de aquisição. Mas também é vital identificar fornecedores que forneçam a qualidade de bens e serviços de que a empresa precisa e tenham a capacidade de entregar de forma confiável e um histórico de fazê-lo.

Tipos de aquisição

A aquisição pode ser categorizada de várias maneiras. Pode ser classificado como aquisição direta ou indireta, dependendo de como a empresa usará os itens adquiridos. Também pode ser categorizado como aquisição de bens ou serviços, dependendo dos itens que estão sendo adquiridos.

• Aquisição direta refere-se a obter tudo o que é necessário para produzir um produto final. Para uma empresa de manufatura, isso inclui matérias-primas e componentes. Para um varejista, inclui todos os itens adquiridos de um atacadista para revenda aos clientes.
• Aquisição indireta normalmente envolve compras de itens que são essenciais para as operações do dia-a-dia, mas não contribuem diretamente para os resultados financeiros da empresa. Isso pode incluir qualquer coisa, desde materiais de escritório e móveis a campanhas publicitárias, serviços de consultoria e manutenção de equipamentos.
• Aquisição de bens em grande parte se refere à aquisição de itens físicos, mas também pode incluir itens como assinaturas de software. A aquisição eficaz de bens geralmente depende de boas práticas de gestão da cadeia de suprimentos. Pode incluir aquisições diretas e indiretas.
• Aquisição de serviços concentra-se na aquisição de serviços baseados em pessoas. Dependendo da empresa, isso pode incluir a contratação de empreiteiros individuais, trabalho contingente, escritórios de advocacia ou serviços de segurança no local. Pode incluir aquisições diretas e indiretas.

Tipos de aquisição

Aquisição Direta Aquisição Indireta Aquisição de Bens Aquisição de serviços O que é? Qualquer bem ou serviço necessário para produzir um produto final. Todos os bens ou serviços não relacionados à produção. Itens físicos normalmente mantidos como estoque, seja para fins de aquisição direta ou indireta. Todos os serviços baseados em pessoas adquiridos, seja para fins de aquisição direta ou indireta Exemplos Matéria prima, componentes e peças, maquinaria, itens comprados para revenda. Material de escritório, serviços de marketing, utilitários de matérias-primas, itens de atacado, material de escritório Escritórios de advocacia, empreiteiros, trabalho contingente, serviços de segurança no local

Como funciona a aquisição

O processo de aquisição geralmente envolve várias etapas. A empresa identifica bens e / ou serviços específicos de que necessita, fornece fornecedores que ajudarão a empresa a alcançar seus objetivos de negócios, negocia termos e custos e, em seguida, compra e recebe os itens relevantes.

Uma pequena empresa pode ter apenas uma pessoa encarregada da aquisição de todos os bens e serviços. As empresas maiores podem ter uma equipe de pessoas especializadas em lidar com diferentes fornecedores ou apoiar grupos de negócios internos específicos. Para alguns itens, a equipe pode precisar reunir informações de vários grupos de negócios diferentes para determinar os requisitos gerais da empresa.

É importante lembrar que a aquisição não consiste em uma série de atos isolados - é um processo contínuo. Por exemplo, as empresas geralmente buscam estabelecer relacionamentos com fornecedores-chave para ajudar a obter o melhor serviço e os custos mais baixos possíveis, que, em última análise, se traduzem em margens de lucro mais altas. As empresas também podem precisar realizar verificações regulares de garantia de qualidade e análises de desempenho para garantir que os fornecedores atendam às expectativas de forma consistente.

9 etapas no processo de aquisição

Os processos de aquisição variam muito, dependendo da estrutura e necessidades de cada empresa, mas geralmente incluem as seguintes nove etapas principais:

1. Identifique quais bens e serviços a empresa precisa. Primeiro, uma empresa deve identificar seus requisitos para um item ou serviço específico. Este pode ser um novo item que a empresa não comprou anteriormente, um reabastecimento de bens existentes ou uma renovação de assinatura. Esta etapa normalmente envolve mergulhar nos detalhes essenciais do que a empresa precisa, como as especificações técnicas precisas, materiais, números de peça ou características de serviço. Nesta fase, é uma boa ideia consultar todos os departamentos de negócios afetados pela decisão de compra para garantir que os itens adquiridos reflitam com precisão as necessidades de cada departamento.

2. Envie a solicitação de compra. Quando um funcionário ou grupo de negócios precisa adquirir uma quantidade significativa de novos suprimentos ou serviços, eles fazem uma solicitação de compra formal (também conhecida como requisição de compra). Uma solicitação de compra notifica a empresa de que existe uma necessidade, geralmente por meio de gerentes de departamento, equipe de compras ou equipe financeira, bem como especificações como preço, prazo necessário, quantidade e outras coisas importantes para a equipe de compras ter em mente. O departamento que supervisiona a compra pode então aprovar ou negar a solicitação de compra. Se aprovado, a equipe de compras pode prosseguir com a seleção de um fornecedor e fazer a compra.

3. Avalie e selecione fornecedores. Com uma lista clara de requisitos e uma solicitação de compra aprovada, agora é a hora de encontrar o melhor fornecedor e enviar uma solicitação de cotação (RFQ) - isso é o que a equipe de compras envia aos fornecedores em potencial para receber uma cotação - é importante ser o mais detalhado possível para que você possa comparar maçãs às maçãs. A avaliação do fornecedor deve se concentrar não apenas no custo, mas também na reputação, Rapidez, qualidade e confiabilidade. Muitas empresas também consideram a ética e a responsabilidade social, uma vez que as compras costumam estar interligadas com a identidade corporativa. Um varejista que se orgulha de sustentabilidade pode se beneficiar da parceria com fornecedores ambientalmente responsáveis, por exemplo.

4. Negocie o preço e os termos. Uma prática recomendada comum é obter pelo menos três orçamentos de fornecedores antes de tomar uma decisão. Examine cada citação cuidadosamente e negocie onde for possível. Se você precisa desistir de um negócio, certifique-se de ter opções alternativas concretas. Depois de concordar com os termos finais, certifique-se de obtê-los por escrito.

5. Crie um pedido de compra. Preencha um pedido de compra (PO) e envie ao fornecedor. O pedido de compra deve ser suficientemente detalhado para identificar os serviços ou bens exatos necessários e para permitir que o fornecedor atenda ao pedido.

6. Receber e inspecionar as mercadorias entregues. Examine cuidadosamente as entregas em busca de erros ou danos. Certifique-se de que tudo seja entregue conforme especificado no pedido de compra e que a qualidade atenda ou supere as expectativas.

7. Conduza a correspondência tríplice. As contas a pagar devem conduzir uma combinação de três vias, comparando o pedido de compra, recibo de pedido ou lista de embalagem e fatura. O objetivo é garantir que os bens ou serviços recebidos correspondam ao pedido de compra e evitar o pagamento de faturas não autorizadas ou imprecisas. Destaque quaisquer discrepâncias entre os três documentos e resolva os problemas antes de combinar o pagamento.

8. Aprove a fatura e providencie o pagamento. Se a correspondência tripla for precisa, aprovar e pagar a fatura. As empresas devem se esforçar para ter um processo consistente de pagamento de faturas por meio de contas a pagar que verifique se os pagamentos correspondem ao valor da fatura e à data de vencimento. Um processo padronizado pode ajudar a garantir que as faturas sejam sempre pagas dentro do prazo, o que pode evitar multas atrasadas e construir boas relações com fornecedores.

9. Manutenção de registros. É importante manter registros de todo o processo de aquisição, desde pedidos de compra a negociações de preços, faturas, recibos e tudo mais. Esses registros podem ser úteis por vários motivos. Eles ajudam a empresa a reordenar mercadorias pelo preço certo no futuro, além de auxiliar em processos de auditoria e apuração de tributos. Claro, registros precisos também podem ajudar a resolver quaisquer disputas em potencial.

Estágios de Aquisição

As nove etapas principais do processo de aquisição também podem ser pensadas em três estágios distintos:o estágio de sourcing, a fase de compra e a fase de recebimento.

• Estágio de fornecimento: Isso cobre as etapas iniciais nas quais a empresa identifica suas necessidades, cria uma solicitação de compra e avalia os fornecedores. Mesmo depois que as etapas iniciais de fornecimento forem concluídas, é uma boa prática construir relacionamentos sólidos com os fornecedores. Eles podem estabelecer bases para que os fornecedores aprendam com os parceiros, melhorar produtos e processos e desenvolver confiança.
• Estágio de compra: Esta fase inclui os termos de negociação, criação de pedidos e recebimento e fiscalização de bens e serviços.
• Fase de pagamento: O Contas a Pagar realiza uma combinação de três vias para garantir a precisão do pedido e da fatura. A fatura pode então ser aprovada e o pagamento organizado. Registros de todas as faturas, pedidos e pagamentos devem ser mantidos e cuidadosamente mantidos.

Ciclo de vida de aquisições

As organizações geralmente pensam nas etapas do processo de aquisição como um ciclo de vida. Essa perspectiva fornece um lembrete de que todas as tarefas e etapas do processo de aquisição se sobrepõem e dependem umas das outras e que o processo é contínuo. Um ciclo de vida de aquisição cuidadosamente pensado também reconhece a integração entre o processo e o negócio como um todo, incluindo a necessidade de se alinhar com as regras e procedimentos existentes da empresa, cobrindo áreas como orçamento. O processo nem sempre é linear, e, às vezes, ajustes precisam ser feitos para dar conta de uma cadeia de suprimentos digital dinâmica com fornecedores em mudança, disponibilidades e custos.

Três componentes de aquisição

Três componentes principais trabalham juntos para fazer o processo de aquisição acontecer:pessoas, processo e papelada.

• Pessoas: As pessoas geralmente são responsáveis ​​por iniciar ou autorizar todas as etapas do processo de aquisição. Além de especialistas em compras, as pessoas envolvidas incluem outras partes interessadas, como contas a pagar e grupos de negócios que solicitam os bens e serviços. O número de pessoas envolvidas geralmente depende do valor dos bens e serviços; mais partes interessadas podem estar envolvidas na especificação e aprovação de compras de alto valor.
• Processo: Um processo de aquisição eficaz pode ajudar uma empresa a ter sucesso, mantendo os custos baixos e garantindo que os suprimentos cheguem quando a empresa precisar deles. Um processo metódico e bem projetado ajuda a promover a precisão e a oportunidade porque cada pessoa envolvida sabe exatamente o que precisa realizar e quanto tempo tem para concluir as tarefas. Em contraste, um processo de aquisição desorganizado resulta em ineficiências e erros potencialmente caros. Pagamentos em excesso, por exemplo, pode impactar os resultados financeiros, enquanto os atrasos nos pagamentos afetam negativamente os relacionamentos com os fornecedores.
• Papelada: É importante manter registros para todas as fases do processo de aquisição e garantir que sejam facilmente acessíveis. Esses registros atuam como um repositório de conhecimento organizacional sobre as condições de pagamento e desempenho do fornecedor, ajudando a empresa a manter um processo de aquisição eficiente - mesmo que a equipe de aquisição mude com o tempo. No caso de uma auditoria ou disputa, uma empresa deve ser capaz de seguir facilmente a trilha de papel ou eletrônica em cada estágio do processo de aquisição.

Compras, Compras e cadeia de suprimentos:qual é a diferença?

Os termos aquisição, comprando, sourcing e supply chain são freqüentemente usados ​​de forma intercambiável. Contudo, existem distinções importantes entre eles.

• Aquisições vs. compras: Se a aquisição envolve compras, você pode estar se perguntando:Qual é a diferença entre compra e aquisição? A resposta é que a compra é essencialmente transacional, com foco no gerenciamento de pedidos específicos para atender às necessidades da empresa. Aquisição é um conjunto de processos muito mais amplo e complexo, incluindo o estabelecimento e manutenção de relacionamentos com fornecedores. Outra maneira de pensar sobre a diferença entre compra e aquisição é que a aquisição tem uma abordagem proativa que começa com a análise das necessidades da empresa, enquanto a compra é uma abordagem reativa - simplesmente focando em obter o que a empresa já decidiu que precisa.
• Aquisição x sourcing: Abastecimento, como comprar, é apenas papel do processo geral de aquisição. A terceirização é um estágio inicial do ciclo de aquisições. Abrange atividades como identificação e avaliação de fornecedores potenciais de bens ou serviços, negociar termos e selecionar os fornecedores que melhor atendam às necessidades da empresa.
• Aquisições vs. s corrente ascendente : Aquisição cobre um aspecto do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Aquisição inclui sourcing, obtenção e pagamento de bens e serviços. A gestão da cadeia de abastecimento também cobre a logística envolvida na obtenção de mercadorias, como remessa e gerenciamento de armazém, bem como transformar os bens adquiridos em produtos e distribuí-los aos clientes.

Compras, Compras e cadeia de suprimentos:qual é a diferença?

Compras Compra Abastecimento Gestão da cadeia de abastecimento Definição Todas as atividades relacionadas ao abastecimento e obtenção cuidadosos de bens e serviços necessários para apoiar as operações comerciais. Compra de bens e serviços Seleção e verificação de fornecedores para fornecer bens e / ou serviços Gerenciando a rede coordenada de empresas, instalações e atividades comerciais envolvidas em sourcing, em desenvolvimento, fabricação e entrega de produtos Alcance Inclui sourcing, negociação, comprando, recebimento e manutenção de registros Parte do processo de aquisição Parte do processo de aquisição Inclui todo o processo de aquisição Foco Garantir que a empresa obtenha o máximo valor dos bens ou serviços para aumentar a lucratividade do negócio Geralmente se concentra em obter um bom preço Estabelecendo o bem, relacionamentos de longo prazo com fornecedores Redução de custos e entrega de mercadorias ao cliente o mais rápido possível, sem sacrificar a qualidade ou precisão

Princípios de Aquisição

Em organizações do setor público, o processo de aquisição é geralmente semelhante ao processo em organizações do setor privado - mas com algumas diferenças importantes. Porque as pessoas envolvidas lidam com fundos públicos, geralmente devem seguir princípios rigorosos durante o processo de aquisição. Esses princípios podem ser considerados um código de conduta ética que responsabiliza os servidores públicos por suas compras. Alguns dos princípios também podem ser benéficos para organizações do setor privado.

Os princípios variam um pouco dependendo da organização. Aqui estão sete dos princípios de aquisição mais comuns:

1. Custo-benefício: A organização deve administrar os fundos de maneira eficiente e econômica ao adquirir bens e serviços. Isso pode incluir a realização de análises de custo-benefício e avaliações de risco. É importante notar que baixo custo não significa necessariamente maior valor; características como qualidade e durabilidade também influenciam na determinação se a compra representa uma boa relação custo-benefício.
2. Justiça: A aquisição não deve fornecer tratamento preferencial a indivíduos ou fornecedores. Todas as propostas devem ser avaliadas objetivamente, com base em quão bem eles atendem às necessidades da organização.
3. Concorrência: As organizações devem buscar licitações competitivas de vários fornecedores, a menos que haja razões específicas para não fazê-lo, como um provedor de fonte única, onde o bem ou serviço só está disponível em um único fornecedor.
4. Eficiência: Os processos de aquisição devem ser realizados de forma eficiente para ajudar a maximizar o valor e evitar atrasos.
5. Transparência: As organizações devem disponibilizar informações relevantes sobre aquisições para todos, incluindo o público, bem como fornecedores. As informações devem ser mantidas em sigilo apenas quando houver razões legais ou outras razões válidas para fazê-lo.
6. Integridade: Aqueles que praticam compras públicas devem sempre se esforçar para serem vistos como confiáveis, de confiança, honesto e responsável. Os fundos devem ser usados ​​para os fins a que se destinam e no interesse público.
7. Prestação de contas: As pessoas envolvidas no processo de aquisição são responsáveis ​​por suas ações e decisões. Eles são obrigados a relatar as atividades de aquisição com precisão, incluindo quaisquer erros.

Aquisições e finanças

Em muitas empresas, as equipes de compras e finanças operam como departamentos separados. Historicamente, eles às vezes se desentendem por um motivo importante:o setor de compras gasta dinheiro, enquanto as finanças se concentram na lucratividade, o que às vezes significa encontrar maneiras de gastar menos.

Contudo, uma parceria estratégica entre os dois grupos pode beneficiar a empresa como um todo, em parte porque cada grupo pode fornecer percepções exclusivas sobre as operações da empresa. Por exemplo, uma equipe de compras bem administrada pode ter uma compreensão profunda de como bens e serviços cuidadosamente adquiridos podem ajudar os grupos de negócios a maximizar a lucratividade. Isso ajuda o grupo financeiro a ter uma visão geral melhor dos gastos da empresa e como isso afeta os resultados financeiros. Software de gerenciamento de cadeia de suprimentos integrado que pode conectar informações de toda a empresa, incluindo finanças, é uma ferramenta importante para eliminar a divisão tradicional e ajudar as equipes a trabalharem juntas para promover os objetivos de negócios. O software de gerenciamento da cadeia de suprimentos também pode ajudá-lo a acompanhar o progresso em direção às metas, fornecendo as informações de que você precisa para os principais indicadores de desempenho (KPIs) em um formato simples de entender para sua equipe de compras.

KPIs de compras

Ao monitorar KPIs de aquisição, as empresas podem aumentar a eficiência de seu processo de aquisição, acompanhe o progresso em direção aos objetivos de negócios e identifique as áreas de melhoria. Aqui estão alguns KPIs de aquisição comumente medidos:

Tempo de ciclo do pedido de compra: Monitore o número médio de horas ou dias que leva para processar requisições e enviar ordens de compra aos fornecedores.

Tempo de ciclo do pedido de compra = Número de horas ou dias que leva para processar requisições e enviar ordens de compra aos fornecedores / número de ordens de compra enviadas aos fornecedores

Prazo de entrega do fornecedor: O número médio de dias que os fornecedores levam para enviar itens após receberem um pedido de compra.

Prazo de entrega do fornecedor = Número de dias que leva para o (s) item (ns) chegarem após o fornecedor receber o pedido de compra / nº total de pedidos de compra enviados ao fornecedor

Número de fornecedores: Ter mais fornecedores dá à empresa mais opções, mas também aumenta o trabalho administrativo. Muitos grupos de compras monitoram o número de fornecedores em suas redes de fornecedores e removem periodicamente fornecedores pouco usados ​​para aumentar a eficiência.

Taxa de defeito do fornecedor: Uma medida importante da qualidade do fornecedor, isso geralmente é medido como o número de peças defeituosas dividido pelo número total de peças fornecidas.

Taxa de defeito do fornecedor = Nº de peças defeituosas do fornecedor / Nº total de peças do mesmo fornecedor

Disponibilidade do fornecedor: Isso mede a capacidade de cada fornecedor de responder às demandas de última hora ou emergenciais.

Disponibilidade do fornecedor = Nº de vezes que o fornecedor atendeu pedidos comerciais / Nº de pedidos enviados ao fornecedor

Precisão de atendimento: Isso mede a porcentagem de pedidos que os fornecedores atendem com precisão e correspondem exatamente ao pedido de compra.

Precisão de atendimento = Nº de pedidos precisos do fornecedor / Nº total de pedidos do mesmo fornecedor

ROI total do processo de aquisição: Isso mede o valor que a estratégia de compras de uma empresa oferece à organização. É a proporção da economia anual gerada pelo grupo de aquisições em relação ao valor anual total gasto em aquisições.

Vídeo:O que é software de compras?

Como a tecnologia pode ajudar a gerenciar aquisições

Como acontece com quase qualquer outra área de negócios, a tecnologia pode aumentar a produtividade dos grupos de compras, enquanto reduz os custos do processo em até 30%. Você também pode simplificar etapas, como solicitar lances, criação de pedidos e pagamento de suprimentos usando soluções ERP com software de compras. Ele também pode permitir que as equipes analisem melhor as economias e acompanhem o desempenho do fornecedor.

Painéis de compras mostre KPIs e métricas de aquisição selecionados em uma única tela para que as empresas possam monitorar facilmente tendências importantes e detectar problemas. Você pode rastrear métricas como desempenho do fornecedor, gasto total, transações pendentes. As soluções líderes incluem painéis pré-configurados para diferentes funções na empresa, com a capacidade de personalizar os painéis com base nas necessidades de cada usuário.

As aquisições podem desempenhar um papel fundamental na lucratividade e no sucesso geral de uma empresa. Inclui uma ampla gama de atividades relacionadas, cada um deles requer atenção aos detalhes para garantir que o negócio obtenha o máximo valor. As soluções de software de gerenciamento da cadeia de suprimentos podem ajudar a acelerar, simplificar, analisar e reduzir o custo de todo o processo de aquisição.