Guia essencial para controle de estoque

Tudo que você precisa para começar e se tornar mais eficiente

Este guia fornece tudo que você precisa para começar a controlar o estoque. O conselho de especialistas fácil de entender, orientação, fórmulas, metodologias, o desenvolvimento de políticas e a orientação de software ajudarão qualquer empresa, grande ou pequena.

Incluído nesta página:

• Comparações de métodos de controle de estoque
• Conselhos sobre como controlar o estoque
• Fórmulas para prever o estoque
• Conselhos de especialistas sobre otimização, software e previsões da indústria

O que é controle de estoque?

Controle de inventário, também chamado de controle de estoque, é o processo de garantir que a quantidade certa de suprimento esteja disponível em uma organização. Com os controles internos e de produção adequados, a prática garante que a empresa possa atender à demanda do cliente e oferece elasticidade financeira.

O controle de estoque bem-sucedido requer dados de compras, reordena, envio, armazenagem, armazenar, recebendo, satisfação do cliente, prevenção de perdas e rotatividade. De acordo com o “Relatório do Estado das Pequenas Empresas” de 2017, quase metade das pequenas empresas não rastreia seu estoque, mesmo manualmente.

O controle de estoque permite o máximo de lucro com o mínimo de investimento em estoque, sem afetar a satisfação do cliente. Bem feito, permite que as empresas avaliem seu estado atual em relação aos ativos, saldos de contas e relatórios financeiros. O controle de estoque pode ajudar a evitar problemas, como eventos de falta de estoque (falta de estoque). Por exemplo, O Walmart estimou que perdeu US $ 3 bilhões em vendas em 2014 porque seus procedimentos inadequados de controle de estoque levaram à falta de estoque.

Uma parte integrante do controle de estoque é o gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), que gerencia o fluxo de matérias-primas, bens e serviços até o ponto em que a empresa ou clientes consomem os bens. O gerenciamento de depósito também cai diretamente na arena do controle de estoque. Este processo inclui a integração da codificação do produto, reordenar pontos e relatórios, todos os detalhes do produto, listas de inventário e contagens e métodos de venda ou armazenamento. A gestão de armazém sincroniza as vendas e compras com o stock disponível.

O gerenciamento de estoque é um termo de nível superior que abrange o processo completo de aquisição, armazenamento, e lucrar com suas mercadorias ou serviços. Embora o controle de estoque e o gerenciamento de estoque possam parecer intercambiáveis, eles não são. O controle de estoque regula o que já está no depósito. O gerenciamento de estoque é mais amplo e regula tudo, desde o que está no depósito até como uma empresa obtém o estoque lá e o destino final do item.

As práticas e políticas de controle de estoque devem ser aplicadas a mais do que apenas produtos acabados e em bruto. O gráfico a seguir mostra todas as coisas que uma empresa pode gerenciar usando essas práticas.

O alcance do controle de estoque:além de produtos acabados e crus

Como o controle de estoque pode melhorar seus negócios

Implementar procedimentos de controle de estoque adequados pode ajudar a garantir que um negócio esteja funcionando em níveis financeiros ideais e que os produtos atendam às necessidades e expectativas dos clientes. De acordo com o "Relatório do estado global do serviço ao cliente multicanal" de 2015, 62% dos clientes pararam de fazer negócios com uma marca cujo atendimento ao cliente era ruim. Dessas reclamações de atendimento ao cliente, a frustração com itens fora de estoque ou pedidos em espera está no topo da lista. Na verdade, pesquisas sobre lojas de conveniência mostram que a falta de estoque pode fazer com que uma loja perca completamente um em cada 100 clientes. Adicionalmente, 55% dos compradores em qualquer loja não comprariam um item alternativo quando seu produto normal estivesse fora de estoque. Outras áreas onde as empresas incorrem em despesas ou perdem vendas que as práticas e métodos de controle de estoque podem abordar incluem:

• Deterioração
• Estoque morto
• Excesso de custos de armazenamento
• Eficiência de custos
• Vendas diminuídas
• Perder clientes fiéis
• Excesso de estoque
• Perda de controle de estoque
• Perda de mercadorias no armazém

De acordo com David Pyke, co-autor de Inventário e Gestão de Produção em Cadeias de Abastecimento, agora em sua quarta edição, e professor de operações e gestão da cadeia de abastecimento da Universidade de San Diego, “Os proprietários de pequenas empresas e empresas emergentes ficariam surpresos ao ver quanta ajuda eles podem obter e dinheiro que podem economizar gerenciando sabiamente seu estoque. Muitas pequenas empresas não estão ganhando dinheiro, e muito de seu financiamento está vinculado a seu inventário. Boas práticas equilibram a demanda do cliente e o gerenciamento de estoque da maneira mais inteligente possível. ”

Dicas e conselhos de especialistas para iniciar o controle de estoque

Explorar totalmente as complexidades dos procedimentos e da teoria de controle de estoque pode ser muito para algumas empresas. As dicas abaixo podem ajudá-lo a identificar o que você precisa fazer antes de implementar um novo processo de controle de estoque:

• Um bom plano de controle de estoque tem vários princípios essenciais: Adquirir um sistema de software que atenda ao seu estoque não é suficiente. Um bom plano de controle de estoque trata de seus pedidos, desde a produção ou compra até a venda dos itens e, por fim, removê-los de seus livros. Um programa de controle de estoque deve levar em conta coisas como a redução do espaço de armazenamento desperdiçado, solicitar suprimentos usando uma fórmula de previsão e estabelecer relacionamentos com fornecedores.
• Planeje primeiro, Então execute: Qualquer gerente que se preze dirá que o gerenciamento e o controle de estoque são contínuos e não residem apenas no nível do depósito. Você deve atualizar continuamente seu plano, em seguida, coloque-o em prática. Você deve acompanhar as métricas e atualizar suas previsões para os meses futuros semanalmente e fazer as alterações planejadas em seu gerenciamento de estoque conforme necessário. Você também pode ser obrigado a alterar seu plano de gerenciamento de estoque com base em eventos mundiais.
• Garanta que você sempre tenha um estoque crítico: Sejam peças de máquinas ou um item que é a espinha dorsal das vendas, determinar qual estoque é crítico, e garantir que esses itens nunca fiquem fora de estoque. Por esta, você deve ter um processo de controle de estoque em vigor.
• Revise cuidadosamente todas as remessas: Um ponto-chave de perda de estoque ocorre quando sua empresa recebe inicialmente um item. Reveja atentamente as guias de remessa e os produtos para verificar se há danos.
• Nomeie os membros certos da equipe de gerenciamento de estoque: A adesão da equipe é crucial, mas certifique-se de que aqueles atribuídos aos processos de controle de estoque sejam as pessoas certas para o trabalho. A matemática deve estar entre seus pontos fortes, e eles devem ter tempo para realizar a tarefa corretamente. Idealmente, sua equipe de gerenciamento de estoque inclui pessoas que tocam cada fase do processo, de gerentes de depósito a especialistas em compras e catadores no chão de fábrica. As empresas menores devem considerar a inclusão de todos os gerentes e alguma representação da equipe de linha de frente.
• Itens semelhantes do grupo: Tanto quanto possível, grupo como inventário nas mesmas áreas. Avançar, produtos exclusivos devem ter um único local de armazenamento.
• Encontre o equilíbrio entre os custos de estoque e os benefícios de ter estoque em mãos: O desenvolvimento de um sistema de controle de estoque realmente eficaz depende de encontrar o equilíbrio certo entre o custo de fazer e armazenar estoque e evitar rupturas. O dinheiro da sua empresa está vinculado a esse estoque. Felizmente, conhecer o seu negócio o suficiente permitirá que você escolha os métodos e técnicas de previsão corretos. Você está procurando determinar o custo total do seu estoque, incluindo fatores como custos de armazenamento e produtos perecíveis, e pesando isso contra a demanda e o custo de falta de estoque para lhe dar o equilíbrio certo
• Veja outros planos de alto nível: Se você não tem controle positivo sobre seu estoque, você provavelmente precisa abordar outras áreas do seu negócio. Você tem um plano de gerenciamento de qualidade adequado? Você olhou para o seu plano de gerenciamento de instalações recentemente?
• Escolha um sistema escalonável: É tentador para as pequenas empresas solicitar sistemas de software que sejam de tamanho único ou, por outro lado, grátis ou de baixo custo. Os sistemas baseados em nuvem podem crescer com uma empresa e fornecer as análises de que você precisa para continuar o crescimento de sua empresa.
• Seu software é tão bom quanto seus processos: O software não pode resolver processos ruins, apenas automatize-os.
• Tenha um plano de backup: Não importa o quão avançado seja o software ou o processo bem pensado, certifique-se de que sua empresa tenha um plano de backup para quedas de energia e roubo. A computação em nuvem é sempre uma opção melhor do que um servidor local.

Conselhos acionáveis ​​de um especialista em gerenciamento de estoque

O especialista em controle de estoque, Dr. Pyke, aconselha:“Tenho observado que o mundo dos negócios tem uma compreensão fraca de gerenciamento e controle de estoque. Eles são treinados superficialmente, e às vezes eles aplicam apenas experiências superficiais às suas práticas. As vezes, isso funciona muito bem. Em meus 30 anos de experiência, Contudo, Eu vi que muito dinheiro pode ser economizado treinando e gerenciando o controle de estoque em profundidade. ”

“Como o sistema Kanban da Toyota para otimizar as configurações, obviamente existem áreas em que podemos melhorar o fluxo. As empresas devem ser proativas em seu sistema de sequenciamento, em vez de reativo - tudo ao mesmo tempo fazendo esse equilíbrio. Se você olhar para os mecanismos subjacentes durante o planejamento, você pode ir de lá. O sistema que você escolher pode variar drasticamente dependendo da situação e pode fazer toda a diferença no seu desempenho real. ”

Como controlar seu estoque

Em seu núcleo, fazer um inventário é apenas o processo de determinar o que você tem e onde armazená-lo para que possa avaliá-lo. Nem todos os procedimentos de controle de estoque são ideais para todos os negócios ou para os diversos estágios de crescimento e desenvolvimento de uma organização. Alguns métodos são muito complicados, especialmente para empresas menores. Você deve ser capaz de usar seu sistema para rastrear os níveis de estoque, criar pedidos e enviar estoque. Alguns sistemas básicos para rastreamento de estoque incluem:

• Manual: Seja por meio de um livro razão ou de um livro de estoque, registrar manualmente o inventário com uma caneta e papel é a maneira mais simples de rastrear o que entra e sai. Pequenos negócios com poucos itens podem se safar usando esse tipo de sistema. Este sistema pode ser desafiador porque é um registro real que você não pode minerar e usar para fins de planejamento.
• Cartões de estoque: Um método um pouco mais complexo usa cartões de estoque, também chamados de cartões bin. Um cartão de estoque é uma tabela que registra o preço unitário em execução, preço de venda e contagem de estoque de cada produto. Use cartões individuais para cada produto em grandes depósitos ou depósitos. O sistema também rastreia compras, vendas, devoluções e outros motivos para retirar estoque, como retiradas promocionais. Você pode incluir notas adicionais no cartão de estoque, como quaisquer problemas associados a esse item. Para que um sistema de cartão de estoque seja eficaz, atualizações consistentes são críticas. Você também deve registrar puxões de estoque incomuns; de outra forma, você corre o risco de receber dados imprecisos.
• Planilhas simples: Muitas empresas, especialmente pequenas empresas, use planilhas para rastrear o estoque. Quer usem o Microsoft Excel ou algo semelhante, planilhas são uma forma de começar a automatizar e capturar eletronicamente os dados do produto. Com atualização consistente e codificação básica, você pode garantir que possui níveis e estatísticas de estoque atuais disponíveis. As empresas personalizam rapidamente esses sistemas para atender às suas necessidades. Como todo mundo que cria uma planilha o faz de maneira um pouco diferente, os usuários precisarão de um conhecimento íntimo de como a planilha funciona. Esse método também é considerado manual porque a única maneira de atualizar automaticamente o sistema de planilhas é adicionando macros de alto nível ou codificação que os conecta a outros sistemas.
• Software de inventário básico: O software de inventário simples geralmente tem baixo custo e é direcionado a empresas de pequeno e médio porte. Essa automação simples costuma ser baseada na nuvem e se conecta ao seu software de ponto de venda, para que possa gerar em tempo real, atualizações automáticas de estoque. Você também pode incorporar análises e relatórios e executar comparações de custos, criar novos pedidos, identifique os melhores e os piores produtos vendidos e analise os detalhes do pedido ou padrões do cliente. Alguns sistemas de software de gerenciamento de estoque simples podem ser escalonados para funcionalidades mais complexas conforme sua empresa cresce.

Algumas empresas preferem manter os sistemas simples de controle de estoque. Outras empresas planejam crescimento e escala. Você também pode rastrear o estoque com:

• Software Avançado: Projetado para rastrear inventário, a maioria dessas soluções de software direcionadas pode se integrar com o software existente, são escalonáveis ​​e fornecem análises e modelos. O software avançado agora está ao alcance de muitas empresas de pequeno e médio porte porque não tem mais custos proibitivos.

Tipos de sistemas de controle de estoque

Os sistemas de controle e monitoramento de estoque são abordagens contábeis para rastrear o número de mercadorias disponíveis. As grandes empresas costumam monitorar o estoque nas lojas, armazéns e até sites. Os dois sistemas principais são sistemas de rastreamento periódico e perpétuo.

O sistema periódico vs. o sistema perpétuo

O Sistema de Inventário Periódico

A maioria das pequenas empresas ainda usa o gerenciamento de inventário periódico porque não requer software sofisticado ou varredura de inventário. Um sistema de inventário periódico depende de contagens físicas ocasionais ou regulares do inventário. Você decide os períodos contábeis com base nas necessidades do negócio, mas você não rastreia o inventário diariamente ou continuamente. Em vez de, você registra todas as compras em uma conta de compra. Depois de conduzir o inventário físico, você muda o saldo da conta de compra para a conta de estoque. Finalmente, você ajusta a conta do estoque para corresponder ao custo do estoque final. Você pode calcular o custo do estoque final usando tanto FIFO (primeiro em, primeiro a sair) ou LIFO (último a entrar, primeiro a sair).

Os desafios do sistema periódico são especialmente evidentes ao realizar uma contagem de inventário físico. A maioria das atividades normais de negócios deve ser suspensa durante esse período, pois requer muito trabalho manual. Muitas empresas contratam pessoal adicional e tentam fazer isso fora do horário comercial normal, como durante o turno da noite. Este tipo de sistema incorre em mais fraude porque não há nada rastreando o estoque entre as contagens físicas, reduzindo a responsabilidade entre os estoques, e porque é mais desafiador determinar onde ocorreram quaisquer discrepâncias de estoque.

O Sistema de Inventário Perpétuo

O sistema perpétuo pode ser mais caro de implementar do que o sistema periódico devido às necessidades de equipamento e software. Contudo, o sistema atualiza contínua e imediatamente os números do estoque. Este sistema calcula o estoque com base nas vendas e compras por meio do ponto de venda e software de gerenciamento de ativos. Por aqui, você tem uma contabilidade precisa do estoque disponível o tempo todo. O rastreamento perpétuo é a melhor maneira de evitar rupturas quando seus clientes esgotam o estoque de um determinado produto. Com um sistema perpétuo, você pode obter contato mínimo do funcionário com as mercadorias.

Os desafios desse tipo de sistema ocorrem quando você o utiliza sem realizar também inventários físicos. Em outras palavras, o inventário registrado pode não refletir com precisão o que está fisicamente em estoque com o passar do tempo, não se preocupe em contabilizar remessas soltas ou estoque no pedido. Você deve levar em conta a quebra, bens roubados e perda para garantir a precisão do sistema. Avançar, erros e itens escaneados incorretamente afetam os registros de inventário. Você pode lidar com isso matematicamente aplicando correções que são responsáveis ​​principalmente por essas coisas. Os especialistas concordam, no entanto, que embora os inventários físicos não sejam comuns, você deve implementar algum processo manual de levantamento de estoque para complementar um sistema perpétuo. Você pode integrar esses tipos de sistemas à automação da cadeia de suprimentos para tomar decisões mais rápidas com base nos dados.

Códigos de barra

Os códigos de barras podem fazer parte de um sistema de estoque perpétuo ou periódico. Alguns podem considerar os códigos de barras parte de um sistema de gerenciamento de estoque, mas na verdade, este é o equipamento que se enquadra no sistema de gerenciamento de estoque existente. Um código de barras é essencialmente uma pequena imagem com texto ou números que são colocados em cada item de estoque. O texto ou números armazenam uma grande quantidade de informações. Um scanner lê essas informações e as transfere para um banco de dados, que rastreia as peças e suas localizações. O sistema executa varreduras quando o novo estoque chega e quando é retirado. Os códigos de barras têm um rápido retorno sobre o investimento (ROI), reduzindo as despesas operacionais, uma vez implementados, mesmo para pequenas empresas.

Outros benefícios do código de barras incluem:

• A eliminação de erros manuais de dados
• Coleta mais rápida de informações de inventário
• Atualizações automáticas de inventário
• Racionalização da documentação e relatórios
• Habilitando o movimento de estoque entre vários armazéns e departamentos
• Identificação fácil e rápida de níveis mínimos e reordenação de níveis necessários

Implementar códigos de barras no inventário é uma ideia inteligente porque eles oferecem escalabilidade e precisão, mesmo para pequenas empresas em crescimento.

Identificação por radiofrequência (RFID)

As etiquetas RFID também são um tipo de equipamento que se enquadra em um sistema de gerenciamento de estoque existente. As etiquetas RFID são um tipo de rastreamento inteligente. As etiquetas RFID contêm informações armazenadas eletronicamente, mais informações do que é possível com códigos de barras convencionais. As etiquetas podem ser passivas ou ativas:as etiquetas RFID ativas incluem baterias, enquanto as tags passivas não têm baterias. O leitor RFID fornece energia para tags passivas por meio de ondas de rádio, enquanto as tags ativas enviam suas ondas de rádio. Ambos os tipos de tags são atualizados automaticamente para identificar o estoque e capturar todos os dados associados.

As etiquetas RFID são uma forma eficaz de proteger itens e produtos de alto valor que exigem conformidade de segurança adicional, como produtos farmacêuticos. As etiquetas ativas são o melhor curso em empresas onde a segurança do estoque tem sido um problema.

Embora a segurança seja o principal benefício do RFID, outros recursos incluem:

• Leitura remota de tag: O alcance de leitura para tags passivas é de aproximadamente 12 metros, e o intervalo para tags ativas é de 300 pés.
• Leitura simultânea de tags: O sistema pode ler várias tags simultaneamente, para que possa fazer o check-in de um palete inteiro de produtos de uma só vez.
• Códigos de tag exclusivos: Para rastrear produtos exclusivos, não apenas um tipo de produto, você pode dar às tags códigos de identificação exclusivos.
• Atualizações constantes: Sem ter que atualizar a etiqueta física no item, você pode enviar atualizações, como localização do armazém, por meio de sua etiqueta ativa ou mantendo o sistema de etiqueta passiva ativado.

Alguns desafios com o uso de RFIDs incluem:

• As etiquetas RFID passivas requerem scanners ou leitores portáteis.
• O custo pode ser proibitivo para algumas empresas.
• A cadeia de suprimentos também precisa do equipamento necessário para etiquetas RFID.

Se você está pensando em usar etiquetas RFID, eles se tornaram mais baratos nos últimos anos. Especialistas dizem que o melhor uso das etiquetas RFID é colocá-las em pontos de alto risco perto de seu estoque, como nas saídas. Finalmente, para produtos com vida útil limitada, um sistema RFID pode fornecer informações para garantir o controle de qualidade, como quando eles foram trazidos e suas datas de vencimento (se for o caso).

Uma tendência recente entre as pequenas empresas é o uso de códigos QR, que são como códigos de barras, mas você não precisa comprar equipamentos caros para lê-los. Você pode instalar um aplicativo em um smartphone que lê códigos QR. Eles também carregam mais informações do que um código de barras por causa de seus padrões de matriz. Os códigos QR não são sistemas ativos como etiquetas RFID ativas e não são tão caros.

Métodos de controle de estoque

Os métodos de controle de estoque são as maneiras de usar os pontos fortes e os relacionamentos de sua empresa, sua especialidade, fórmulas e previsões para determinar quanto suprimento você mantém, vender, armazenar e solicitar. O controle de estoque eficaz equilibra o controle de custos e o atendimento às demandas do cliente.

Os dias de estoque pendente (DIO) de uma empresa medem quantos dias uma empresa mantém ações antes de vendê-las. O DIO é uma medida de eficiência porque o estoque bloqueia fundos. Quanto menor o DIO, melhor, especialmente para uma pequena empresa. As pontuações DIO aumentaram nos últimos cinco anos em 8,3%, o que significa que as empresas têm práticas de controle de estoque mais precárias. Adicionalmente, há uma necessidade de aumentar o espaço do armazém, que significa…

A Correlação entre DIO e Espaço de Armazém

A metodologia de controle de estoque mais eficaz pode variar entre as empresas. Seja qual for a metodologia que você escolher, deve ser claro para os funcionários e ter políticas e procedimentos bem definidos. Se você usa software com sua metodologia, observe os sistemas que apresentam os principais recursos de que sua empresa precisa, não apenas um pacote de tamanho único. O controle organizacional começa com a rotulagem de itens, seja via SKUs ou um sistema mais complexo. O controle de qualidade requer padrões e políticas de qualidade para serem seguidos pelos funcionários.

As melhores práticas de controle de estoque incluem:

• Escolha uma metodologia de melhoria de gestão: As metodologias de melhoria de gestão envolvem mais do que apenas controle de estoque. Você pode melhorar seu negócio, de cima para baixo, com uma metodologia de gestão com a qual você se compromete. Os exemplos incluem Kaizen, Lean e Six Sigma.
• Otimize os procedimentos de compra: Uma das marcas do gerenciamento de estoque adequado é garantir que você use dados e previsões para controlar seus procedimentos de compra. Isso também inclui a identificação de itens monitorando a demanda do cliente, remoção de estoque obsoleto e ajuste de estoque de segurança e pontos de reabastecimento.
• Gerenciar relacionamentos com fornecedores: É fundamental gerenciar bem os relacionamentos da cadeia de suprimentos, porque muitas vezes você pode evitar e resolver problemas trabalhando em estreita colaboração com os fornecedores. Por exemplo, fornecedores podem oferecer ao seu negócio uma quantidade mínima de pedido negociável, pegue de volta os produtos que não estão vendendo e ajude você a reabastecer rapidamente quando as vendas de um produto específico aumentarem.
• Crie relatórios automatizados: Uma vez que os sistemas de controle e gerenciamento de estoque produzem grandes quantidades de dados, as empresas precisam encontrar maneiras de analisar, relatar e usar esses dados. Muitos sistemas geram relatórios automaticamente para o status do inventário, logs de estoque, reconciliação, estoque histórico, inventário antigo e dados financeiros do inventário. Avançar, as empresas devem decidir em que ponto ao longo de sua cadeia de abastecimento devem compartilhar esses relatórios, para que os fornecedores possam se preparar adequadamente.
• Realize uma avaliação de risco: Problemas surgem regularmente nas empresas, se você tem um pico de vendas inesperado, um déficit de dinheiro, não há espaço de armazenamento suficiente, um erro de cálculo de inventário, produtos de movimento lento ou produtos descontinuados. Prepare uma matriz de avaliação de risco para determinar quais são seus piores riscos e como você pode lidar com eles quando ocorrerem.
• Auditar regularmente: Realize auditorias regulares para garantir que seu estoque real e relatórios estejam alinhados. Existem três maneiras de realizar uma auditoria:inventário físico, verificação pontual e contagem cíclica. Um inventário físico requer a contagem de todo o seu inventário e deve ser realizado pelo menos uma vez por ano e frequentemente no final do ano para se alinhar com os relatórios de imposto de renda. A verificação pontual é quando você escolhe um ou dois produtos em um momento diferente do estoque completo, verifique-o fisicamente e compare-o com o que está em sua documentação ou sistema de software. Produtos problemáticos ou de venda rápida são ideais para verificação no local. A contagem cíclica distribui a reconciliação ao longo do ano. Cada produto tem seu período de auditoria, mas você deve verificar os itens de alto valor com mais frequência. Para obter mais informações sobre contagem cíclica, consulte “Uso do software de controle de estoque para contagem cíclica”.
• Controle seletivo de estoque (previsão): Muitas técnicas se enquadram no controle seletivo de estoque e gestão ou previsão, como a análise ABC. Nesta forma de análise, você classifica o estoque com um dos seguintes:valor de uso, fonte de aquisição, dificuldade de aquisição, sazonalidade, preço unitário e taxa de consumo. Escolha uma fórmula com base na importância relativa de cada classificação e no quanto isso afeta o estoque.

Metodologias de gestão utilizadas no controle de estoque

Muitas metodologias de controle e gerenciamento de estoque são relevantes para todas as indústrias, seja você um varejista de calçados ou uma grande empresa de petróleo. As diferentes metodologias de gestão:

• Manufatura Enxuta: A manufatura enxuta é uma filosofia de gerenciamento de alto nível que agrega valor ao cliente por meio do aumento da eficiência da manufatura. A manufatura enxuta também usa Kanban, um basico, sistema de programação escalonável e visual. Os trabalhadores podem visualizar todas as tarefas em um projeto sob um dos títulos:Tarefas, Em andamento e concluído. Este processo destaca quaisquer gargalos ou atrasos por sua falta de movimento de uma coluna para a próxima, para que você possa abordá-los.
• Six Sigma: Entre as técnicas de gerenciamento mais conhecidas está o Six Sigma. A intenção da metodologia é reduzir a probabilidade de que erros ou defeitos aconteçam usando as técnicas de melhoria contínua do processo de definir, medir, analisar, melhorar e controlar (DMAIC). Recorrendo a esses princípios básicos de gestão, os profissionais podem trabalhar com Six Sigma e outras metodologias de controle de estoque para diminuir problemas como rupturas de estoque e melhorar a produção e entrega dentro do prazo.
• Lean Six Sigma: Combinando Lean e Six Sigma, essa técnica se concentra na redução de desperdícios e na redução de defeitos do produto. Lean Six Sigma é especialmente útil para encontrar e eliminar as causas básicas da cadeia de suprimentos e desperdício de gerenciamento de estoque. Usando a combinação de técnicas, você pode encontrar maneiras de fazer melhorias, como reduzir custos de estoque e melhorar seu processo de inventário.

Métodos para reabastecer estoque

Existem muitas maneiras de controlar o estoque, se você usa técnicas que especificam quando pedir, fórmulas de previsão ou técnicas de venda e armazenamento.

As formas de controlar o estoque por quando ou como você faz o pedido de bens ou materiais incluem:

• FIFO e LIFO: Esses são métodos de valorizar os produtos. UEPS assume que as mercadorias adicionadas por último ao estoque são as primeiras mercadorias a serem vendidas, enquanto o PEPS assume que os primeiros bens adicionados ao estoque serão os primeiros a serem vendidos.
• Controle de estoque mínimo-máximo: Essa teoria define os níveis mínimo e máximo de estoque para manter itens específicos em seu estoque. Então, quando você atinge o nível mínimo de estoque, peça apenas o suficiente para atingir o nível máximo definido. Os críticos dessa abordagem dizem que você pode acabar com muitos ou poucos produtos.
• Inventário JIT: A estratégia de gerenciamento de estoque just-in-time (JIT) alinha o pedido de matéria-prima dos fornecedores com a programação de produção. Você diminui o desperdício na forma de custo de estoque porque as mercadorias estão no local apenas quando necessário. O JIT pode ser uma etapa na manufatura enxuta, exigindo ligeiramente que o JIT incorpore o que o cliente deseja em cada produto fabricado. O risco com este método é ficar sem estoque devido a fornecedores ineficientes, mas o gerenciamento do relacionamento com o fornecedor pode mitigar um pouco esse risco.
• Sistema de dois ou três compartimentos :Um sistema de duas ou três caixas envolve dois contêineres do mesmo item de estoque. Quando um recipiente fica vazio, você usa o segundo contêiner (o backup), que então identifica o ponto de novo pedido (ROP). O ROP é quando o estoque desce a um nível que inicia as atividades de reposição de estoque. O problema com um método tão básico é evidente em situações onde há pedidos grandes ou rápidos. Você pode nunca ter certeza de quanto produto está em estoque em um determinado momento, então você pode não ser capaz de prever se pode atender a um pedido grande ou rápido, pedidos sucessivos.
• Quantidade fixa do pedido: Em uma regra de quantidade de pedido fixa, você só pode pedir uma quantidade específica de um item de cada vez. Com esta regra em vigor, reordenar erros, problemas de espaço de armazenamento e despesas desnecessárias são reduzidos ao mínimo. Você pode vincular quantidades fixas de pedidos a ROPs automáticos.
• Ordenação por período fixo: Em uma regra de pedido de período fixo, você vincula a reposição de itens específicos a um intervalo específico. Nesse caso, a quantidade do pedido é sempre diferente para compensar a demanda do cliente.
• Estoque gerenciado pelo fornecedor (VMI): Neste método, muitas vezes é o representante de vendas que gerencia o estoque de produtos específicos, observando e solicitando o que precisa ser reabastecido. Por exemplo, um representante de uma empresa de bebidas que realiza as entregas analisa o estoque e o espaço disponível para seus produtos na loja e os reabastece.
• Definir níveis par: Quando o estoque cai abaixo dos níveis normais, seu software deve sinalizar para você pedir mais. Os níveis de par variam por produto, as taxas relativas de vendas e o tempo para reabastecimento e exigem pesquisa e tomadas de decisão sólidas. Os níveis de par mudam com o tempo e devem ser redefinidos em intervalos regulares. Pelo lado positivo, ter níveis mínimos torna seu negócio mais eficiente e flexível. Quando novos produtos chegam ao mercado, você pode comprá-los porque seus fundos não estão completamente amarrados ao estoque existente.
  
  Avançar, os custos de armazenamento são mais baixos, e se sua empresa for rápida, ter apenas os níveis mínimos de estoque pode ser mais adequado. Alguns desafios que você pode enfrentar incluem a possibilidade de falta de estoque, ao fazer o pedido, o mínimo pode ser mais caro e a variação de quão bem seus fornecedores podem entregar produtos de forma rápida e eficiente. Você também deve ter um estoque de segurança ao lado de seu estoque mínimo. O estoque de segurança é o estoque que você mantém em excesso para o caso de atrasos na entrega. Você usa este estoque apenas em caso de emergência.

Métodos de estocagem comparados

Controle de estoque com como você o vende

Você também pode controlar o estoque com a forma como o vende. Em alguns casos, o estoque nem mesmo faz parte do seu estoque local, mas você ainda pode controlá-lo. Veja como, com base em quando ou como você vende seus produtos:

• Pacote: Combinar bens ou serviços para oferecer ao cliente valor extra por um custo é chamado de empacotamento. No controle de estoque e prática de gestão, o empacotamento é uma maneira de mover o inventário antigo. Por exemplo, você inclui um presente surpresa grátis ou oferece um preço reduzido em outro item com base em uma compra. Essas técnicas também melhoram a experiência de seus clientes.
• Estoque móvel: Quando o estoque está rolando, em vez de armazenar mercadorias dentro de um depósito, os gerentes a deixam na carreta do caminhão e a armazenam no estacionamento do armazém. Um motorista pode enganchar o trailer quando o estoque for necessário e levá-lo à loja. Os funcionários do armazém nunca tocam no estoque.
• Entrega direta: Também conhecido como cross-docking, drop shipping é quando um fabricante ou fornecedor envia diretamente seus produtos aos clientes em nome do varejista. O varejista nunca tem o produto em estoque e nunca manipula ou vê o produto. Essas empresas trabalham principalmente por meio de vendas pela Internet.
• Estoque de remessa: Esse acordo comercial ocorre quando uma empresa dá seus produtos a outra empresa ou loja antes de pagar por eles. A vitrine ou empresa paga pelos produtos assim que os vende, por uma porcentagem combinada do preço de venda. Esse arranjo pode ser uma situação excelente para pequenas empresas que estão vendendo os produtos porque seu custo de propriedade é mínimo.
• Backordering: Quando uma empresa decide aceitar pedidos e pagamentos de produtos que não estão em estoque, eles estão aceitando pedidos pendentes. For a small number of items (one or two), it is easy to process the order and inform your customer with a forecast of when you will fulfill it. Avançar, the higher the value of the item, the more patient your customers will be with backorders. Os problemas aumentam, Contudo, when the backordered products start to multiply. It is not recommended that small businesses whose products are generally stocked on-site mix with many backorders. Positive reasons to offer backorders include increasing cash flow, adding some flexibility for small businesses not capable of handling the logistics and lower holding and overstock costs. Challenges of backordering include possibly disappointing customers, longer fulfillment intervals and other logistical requirements.

Methods to Sell or Store Stock Compared

Forecasting for Inventory Control

Instead of using a manual method to reorder, look at ways to mathematically forecast what is in stock or when to order. These methods can include categorizing your stock, such as in the ABC method, but mainly show what you currently have in store:

• ABC Analysis: This method of supply chain forecasting divides all on-hand inventory into three distinct groups. “A” items are those of high value and low sales frequency. The budgetary impact of these items is significant, but their sales are not predictable. “B” items are those of moderate value and moderate sales frequency. “C” items are those of low value and high sales frequency. These items require less oversight due to their lessened monetary impact and constant turnover. Using these delineations for inventory helps you prioritize by separating out products that need more attention than others. Forecasting done with ABC analyses calculates the number of stock available based on this delineation. Adicionalmente, storage and packing locations can be set up to reflect these delineations.
• Reorder Point (ROP) Formula: The ROP formula mathematically tells you the right time to order or produce more stock. Using existing information, calculate the sum of your lead time demand and safety stock. You may need to know the reorder lead time alongside this formula, which is the time between placing an order and when you receive it. You must account for the lead time when calculating order timing. The formula for reorder point is:

What ROP Means

Let’s say that Ava has to calculate the ROP for the liquid bandages her company manufactures in its facility. She calculates the safety stock (SS) for this product at 50 units.

She then calculates the Lead Time Demand (LTD) for that product.

Her manufacturing department uses 20 units of raw materials per day, and it takes about five days for a reorder of those materials to arrive.

Using this information, she can calculate the ROP:

If stock for liquid bandages falls below 150 units, then Ava must place a reorder.

Follow this handy chart to calculate your ROP:

“Inventory management gets complicated very quickly, explains Dr. Pyke. “For example, a reorder point model has a trigger. Então, the order fixed quantity is hopefully set up in a way that optimizes the trade-offs involved (i.e. too much versus not enough). When I am helping a business, this is where I usually start their training. Além disso, problems often come in manufacturing when there are lags between the startups and process changeovers—for instance, an ice cream manufacturer changing over from chocolate to vanilla versus vanilla to chocolate. In the latter example, going from vanilla to chocolate, there are fewer complications and problems. Também, chocolate covers over a multitude of sins! Contudo, when you go from the more complex (chocolate in this scenario) to the less complex (vanilla) process, it can take longer and add unnecessary layers of complexity.”

• Economic Order Quantity (EOQ): The EOQ determines the optimal amount of inventory you should buy or produce to make the costs of ordering and storing minimal. This formula is useful for when the demand, ordering and holding costs are consistent over time. You can modify the EOQ formula to compensate for different production levels or order intervals.

What EOQ Means

Let’s say that Ava wants to know the optimal number of size 12 glass bottles she wants to have in-stock for production. They are quite costly to purchase and store, so she must calculate the EOQ. Ava’s production team uses 1, 000 size 12 glass bottles annually. It costs her firm about $3 per year to hold that bottle in inventory, and the fixed cost to place an order is $5. Portanto,

What EOQ Means

The ideal order size to minimize costs and meet customer demand is a little more than 33 size 12 glass bottles. Now that you have the ideal quantity, you can also use the ROP formula to determine the perfect timing to order these size 12 glass bottles.

Follow this handy chart to calculate your EOQ:

Supply Chain Inventory Control

There are some options for controlling your inventory along the supply chain. Whether you are on the production side or within the warehouse, these techniques can help.

Supply Chain Inventory Control Techniques

• Batch Control: To control inventory you are producing, you can execute batch control. This method produces goods in batches sized to ensure that the right amounts of components are available to produce the required number of the finished product. Batch control is especially useful in concert with methodologies such as Lean manufacturing and just-in-time. Batch control procedures save money and resources.
• Third Party Logistics (3PL): Some companies outsource portions of their supply chain, such as in their warehouse, distribution or fulfillment services. Outsourcing may occur at certain times of the year, such as during the holidays. 3PLs turn over employees constantly, especially when they only hire them seasonally. These inexperienced employees can account for a significant amount of lost or missing inventory.
• Bulk Ordering and Shipping: One way to manage costs is to order items that you consider evergreen in bulk. You can also ship evergreen items in bulk at a discount. Companies lay out more money in advance, but since the items sell quickly and steadily, the risk is low. Bulk stock is easier to manage because of the product consistency, making the management costs lower. Manufacturers offer a discount when ordering multiples of the same product, making the products cheaper. This option may be suitable where the demand is difficult to predict. Contudo, bulk ordering means higher storage costs, is challenging for perishable goods, can lead to obsolete stock and ties up capital.

Stocking Methods Along the Supply Chain Compared

Stock Quantities:How Much to Keep

The type of stock (raw, unfinished, finished or consumable) you have can also determine how much you should keep on hand.

For raw stock, look at the following factors:

• The reliability of the supplier and alternate sources of supply
• Whether you produce and deliver the components in batches
• The predictability of demand
• Bulk discounts

Unfinished stock, also called work-in-progress (WIP), costs you in storage space but is often beneficial. You can add an extra level of protection to your production with unfinished stock. Por exemplo, if you have a machine in the middle of a process that is at risk of breaking down, you can pull the unfinished stock to bypass that part of the process.

Keep extra finished stock around when you identify a product’s demand or when you are confident that your batch productions are adequate. You would also naturally have extra finished stock around when you are completing a large order.

How much consumable product stock you should keep around also depends on the reliability of your suppliers. If the demand for those products is well-known and steady, you may want to keep extra. Avançar, if you expect price rises or get a significant discount for bulk buying, having additional consumable stock is acceptable.

Inventory Control Policies and Processes

Inventory control starts the moment goods enter your organization, whether through the front door or via a receiving dock. Developing standard operating procedures (SOPs) can help everyone understand their responsibilities related to stock. SOPs are step-by-step instructions that define routine activities.

What to Include in an SOP

In the case of inventory control, the SOP should, no mínimo, address:

• Receiving goods and supplies
• Storage and tracking
• Inspection dates and rotation
• Security
• Shipping

If you are developing new SOPs, clearly define policies and processes, and ask staff members (especially new ones) to review them for understandability. Additional tips for inventory control policies include:

• Separate Administrative Inventory Control From Accounting and Finance: For security purposes, the staff who handle the administration of inventory control should not be the same personnel who perform stock controlling duties in finance or accounting.
• Prioritize Accurate Inventory Counts: Problems occur when trying to fulfill an order with an unknown or inaccurate amount of inventory in stock. Inventory accuracy is a higher priority than order fulfillment.
• Choose the Right Tools: Before drafting your processes, determine what risks are inherent and acceptable in the type of tools you choose. Whether you use dedicated software, RFID tags or spreadsheets and bins, define your systems first.
• Perform Continuous Improvement: To ensure continuous improvement, you must include it as part of your SOPs. Even a short section on the expected intervals for review provides a place for staff to start.
• Consider How Often You Need to Conduct Stock Counts: There are three distinct ways to conduct stock counts:periodically, perpetually and a combination of perpetually and periodically. Decide on the intervals, and write them into your SOPs.
• Factor in All Equipment: As you write your policies, consider the tools available to set realistic expectations. Por exemplo, if you want your physical inventories completed over a weekend, determine if your employees should have scanners that expedite their work.
• Determine, at a Minimum, Annual Stocking Policies: At the bare minimum, annual stocking policies should include the maximum and minimum levels, safety stock levels and optimum reorder levels. You should also calculate your average inventory levels to help set these policies.
• Prepare an Annual Inventory Budget: Before buying any inventory, and at least once a year, determine your annual inventory budget. This estimate is the total cost of ownership of the goods for the year, including the costs of materials, holding, fixed operation, logística, redistribution and any miscellaneous items.

Basic Invoice Control Policies

Effective invoice control policies should inform staff about how your business invoices customers, including the schedule, forms and procedures. Developing reliable basic invoice control policies and procedures ensures you collect the hard-earned income from your products or services. Invoices are typically sent after order fulfillment. Your invoice policies can be templates and should be clear and simple so that staff can follow them without many issues.

The invoice types you need to control are:

• Purchase Orders: Before processing an order, clients or sales staff submit purchase orders. These documents should be completed and signed by the customer, ensuring that all details are accurate.
• Order Receipts: Policies around an order receipt should reflect the set of checks you perform upon delivery of a product. These checks should kick off invoicing and include the shipment tracking numbers and receipt paperwork.
• Invoicing Processes: Templates are ideal to use for invoicing, especially if your software automatically creates them. Policies around invoicing should ensure the purchase order number, invoice date and include all the required payment details.
• Software: If your customer base is large or growing, consider investing in invoicing software. Create policies that help support the development of a template, and ensure the software tracks and archives all transactions. Software can also make generating unpaid invoice reports more efficient and straightforward.
• Past Due Payments: Inform all customers of your late payment or nonpayment policy. Be flexible, but ensure that these documents reflect the consequences. Por exemplo, explain grace periods and procedures about who follows up on tardy invoicing and what leeway they have so customers can make their own decisions about paying an invoice late.

Inventory Control Processes

Inventory control processes are the actions and techniques you use to organize inventory and measure the gaps, opportunities and relative success of ordering and production. Many companies use KPIs to measure the success of their processes and procedures.

Some companies are so worried about not having enough inventory, they overstock, which costs them more than just the price of goods. Since they tie up their capital, they must store their products at a cost, and they can become damaged or depreciated. Break down your inventory into three basic categories:

• Safety stock
• Reabastecimento
• Excess and obsolete

When developing inventory control processes, determine if you should also simultaneously perform a business assessment. You should assess business functions and processes, particularly in the order-to-delivery (OTD) process, in the as-is state to identify the gaps and opportunities for change. Change management principles should take you from the as-is state through the implementation of your to-be changes. If you want to serve customers better, determine how your inventory control policies and processes affect them.

Key Performance Indicators in Inventory Control

Key performance indicators (KPIs) are metrics that demonstrate how well portions of your company are functioning and how well you are achieving your key business objectives. KPIs are also useful for comparing your business to others in your industry. In inventory control, KPIs can help identify pain points and why you are losing money. If you are having stockouts, you will want to fix them so you can keep customers. You will want to look at your long-term and short-term goals using KPIs. Portanto, certain KPIs make sense to run regularly. Por exemplo, a stock-to-sales ratio is one KPI that can track forecasting:

Another KPI is sell-through-rate (STR), which helps retain customers. Use the STR as a metric to identify how long a product is in stock, if you need to reprice it and when to reorder. This metric is often compared to the inventory turnover rate, which has a longer period to calculate (often a full year). The sell-through-rate KPI compares stock received through a supplier to determine how much you sell monthly:

Average inventory is a KPI that helps you understand how many products you are storing over specified periods:

Finalmente, the fill rate is a KPI that tells you how well you fulfilled your orders for single deliveries or for deliveries over a given time. This KPI is also called line item fill rate (LIFR), with the term “line” referring to the line on an order or manifest. The formula for LIFR is:

Another formula that determines LIFR is:

A fulfilled order is complete when it is at 100%. Por exemplo, Jack Heinz orders four products:

This company shipped lines one through three (the seamless carbon steel pipes, copper pipes and plastic trench drain with grates) on May 20, 2019. When the company ran the LIFR, it was noted as 75%, because there were four line items, of which only three were filled:

The company shipped out the 90-degree threaded fitting on line four on May 24, 2019, bringing the LIFR to 100%. Contudo, if your metric focuses on customer satisfaction based on fulfilling orders immediately, keep the metric for only the initial rate. The initial LIFR is 75% and undoubtedly provides more information than the final LIFR.

You can also calculate fill rates by case and value. When you expedite items outside the total shipment, you cannot count those non-expedited items as having been misses, and you should factor out the expedited items. Em outras palavras, your primary concern should be how your business fills orders regularly, not during exceptions. For more KPIs to track, see “3 Critical Inventory Accounting Metrics You Should Be Tracking.”

Inventory Control Software

Manually controlling inventory has its challenges:It can be labor-intensive, difficult to share, prone to human errors, create excess paperwork you do not need and require continuous monitoring and fact-checking.

According to Dr. Pyke, one software solution doesn’t fit all organizations. Ele diz, “there are systems that integrate with existing ERP (enterprise resource planning) systems. Some organizations have developed their own systems, taking their best thinking, and developing what they need exactly in-house. When I consult, I often help small businesses develop their own spreadsheets to start. One of the companies I advise is a large software company, and their software is excellent and can do major things for their company. These systems do exist for smaller companies, but there are also inexpensive options that can do just as good a job.”

4 Questions to Ask Before Buying Advanced Inventory Tracking Software

If you are starting to look at advanced software to track inventory, you will need to approach it carefully and thoughtfully. Choose inventory control software by answering four main questions:

1. What products and quantities of products do I need to manage?
   Your software needs will absolutely be different, depending on what and how much you sell. Por exemplo, the software priorities are vastly different for companies that sell food versus one that sells high-end electronics. Food sales companies need software that can track expiration dates. Companies that sell high-end electronics require software with security features and analytics that ensure their stock does not become obsolete.
2. What are the critical features I need?
   Some software systems will integrate with existing systems, but some will not. It’s critical to decide whether you need this integration or if you will build in the additional costs to replace the software. For more information on software integration, see “The Benefits of Integrating Your Inventory Software with Your Accounting and Back-Office Processes”. Avançar, let us assume that your business has a trajectory of massive growth within the next five years. Nesse caso, select software that can scale.
3. What can I pay for software?
   Software systems that target inventory control can differ wildly in cost. Good salespeople can quote a price based on your requirements. In that bottom line, include any other software that needs to change to accommodate the new purchase and the cost to transition in staff time. Calculate the return on investment (ROI) for every solution you review and how long it will take to recoup that investment. For more information on lowering your costs, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software.”
4. What does software mean for staffing?
   Determine if your current staff can adapt to vast changes in how you do business. Then decide if you need to hire new staff with different skill sets, reassign or retrain your current team. Por exemplo, if you employ many low-skilled workers to count inventory, you may not need them with a perpetual inventory system. Avançar, they may not be able to help you set up your new software or troubleshoot it after installation. You may need to hire a staff member with technical software skills, depending on the complexity of what you buy. If you can reassign loyal staff members to other jobs or train them for the software, excellent. De outra forma, consider what your business needs are first.

Getting Started With Inventory Control Software

To effectively control your inventory, you need item-level visibility—something software can provide if you use it consistently. Nesse caso, consistent use means that every staff member uses it the same way every time they produce, sell or receive goods. Software can provide many things at your fingertips. Por exemplo, you always know what’s been sold and how fast, any unique offers and discontinued products. You have an electronic version of each transaction, which can include the part number, quantity and when and where you sold it. For more information on why to buy inventory control software, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software”.

Other advantages of having dedicated inventory control software include:

• Increase in profits
• Never have stockouts
• Barcodes and label track inventory
• No more inventory write-offs
• Quick and efficient auditing
• Saved time
• More system flexibility
• Quick information retrieval
• Built-in analytics for decision-making

Para começar, look for the software with features that support your business’s needs and future.

When looking for new inventory control software, consider these features:

• Inventory optimization parameters
• Tracking and forecasting tools to signal stock anomalies
• Tools that automate replenishment, including those that calculate the right stock levels
• Lead time management
• Safety stock calculations
• Cost management
• Logic to call out expired shelf-life and slow-moving products
• Support across multiple locations
• Back office software integration
• Automatic inventory monitoring
• Automatic batch controls
• Supplier data metrics
• Barcoding integration
• RFID system integration
• Multiple pricing for items, based on the customer
• Pricing in different currencies
• The option to update per item or per item group
• Multiple warehouse communication
• Quality control metrics
• Batch tracking
• Support for multiple users

When looking at any system, it’s important to keep in mind future needs and how technology can help. Dr. Pyke shares, “There is a big animal called forecasting coming. Everyone wants to predict everything underlying every purchasing decision that consumers make. Machine learning and the vast data amounts will only make the ability to forecast better. Taking advantage of that ability in a way that does not cost too much is the future of this industry.

“Blockchain in the supply chain is also up-and-coming. You do not need blockchain to be valuable, but the visibility to what is out there will improve. Hora extra, it will be interesting to see what is real and what is hype, but it all will have an impact, regardless. My advice is for businesses to sit on the sidelines for a bit and see what happens. Eventualmente, companies will be able to use it for improvements in inventory management.”

For more information on features you should look for to support your business, see “3 Key Features to Look for When Selecting Inventory Management Software.”

The Best Practices of Using Inventory Control Software

Whether you use a dedicated software system or spreadsheets, you still need to follow some best practices. Use whatever tools are on hand to optimize inventory levels.

Once you have inventory control software set up, follow these tips:

• Use platforms that talk to each other or have everything under the same system.
• Treat each item in your inventory differently; each SKU is different for a reason.
• Ensure your supplies are above board by using the available data.
• Use mobile devices when possible.
• Slot your inventory.
• Perform cycle counts and update the data in your system.
• Link all transactions to your software.

You should also ensure that you do not purchase something too complicated for what your company needs and that the software is worth the cost. If you don’t, it’s not just a waste of money, but you could end up needlessly frustrated. If your software comes with analytics capacity, no entanto, make sure you perform the measurement.

If you bought or are looking to purchase inventory control software, use it to perform the following calculations:

• What products are selling and not selling
• Total inventory costs
• Inventory trends and sales data
• The inventory budget

For more information on choosing the right inventory management system, see “Choosing the Right Inventory Management System.”

How to Keep Your Stock Secure

Ensuring your stock is secure should also be top of mind when thinking about inventory control. Whether your concern is thieves and shoplifters or your employees, stock security affects the bottom line. To protect your goods from people who would steal them out your front door, identify which inventory is the costliest or the most desirable. Por exemplo, laundry detergent and razor blades are high-target commodities. Everyone needs them; they are sure to resell and are amongst the most stolen items in any grocery store. These products should be accessible to customers but placed in a high-visibility place if you have problems with theft.

You should fit expensive, high-end items such as computers and electronics with RFID tags that can add security. An alarm will sound if they are removed. Be sure to secure deliveries after their arrival. Before you log items into your system is a prime time for them to get lost or stolen. Dispose of any additional packing materials, so thieves do not get the idea that a delivery just took place. If possible, install closed-circuit television (CCTV), also called video surveillance, in your parking lots and other vulnerable locations to deflect potential theft.

An outside threat isn’t the only security concern you should have. Staff can steal, too. Train your team on the security systems in place and policies that address theft and its discipline. Many people are unaware of the toll theft takes on a business, including the costs of staff turnover and job security. Então, train your staff to understand the true effects of stealing.

By setting up procedures that prevent theft, you can stave it off before it occurs. Por exemplo, staff who oversee stock should not also monitor the company’s financial records. Restrict access areas to personnel, and distribute responsibility. Consider whether all staff require access to every portion of your warehouse or every supply cupboard. Assign staff responsible for auditing to assist other staff with their supply needs. Regularly reassign staff to stock control to prevent collusion. Finalmente, consider if you’re using the functions in existing software to their best ability. The National Retail Federation finds that internal theft is down a minimum of 11% in businesses that use inventory management software.

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