Acompanhamento de estoque simplificado:etapas,

Explicamos os sistemas de rastreamento de estoque e damos exemplos de como eles funcionam. Aprenda como escolher o método certo de rastreamento de estoque para o seu negócio e alguns dos recursos essenciais que ele deve incluir.

Neste artigo:

• Sistemas de rastreamento de estoque e recursos de software
• Visão geral dos métodos de rastreamento populares
• Como escolher o método e as ferramentas corretas de rastreamento de estoque para o seu negócio
• Benefícios e desafios do rastreamento de estoque
• Perguntas frequentes sobre rastreamento de estoque

O que é rastreamento de estoque?

Rastreamento de estoque são os sistemas e métodos que uma empresa usa para monitorar como as matérias-primas ou produtos acabados se movem pela cadeia de suprimentos. Fundamental para gerar receita, o objetivo é ter a quantidade certa de estoque para atender à demanda do cliente.

O que é estoque?

Em um balanço, estoque é um ativo atual que representa materiais ou mercadorias que se convertem em receita com uma transação de vendas. Existem várias abordagens para o gerenciamento de estoque. Abordagens da cadeia de suprimentos que se esforçam para manter o estoque baixo, enxuto ou até que a demanda impulsione a oferta, veja isso como uma desvantagem.

O que é um sistema de rastreamento de estoque?

Um sistema de rastreamento de inventário segue o inventário em cada etapa da sua cadeia de abastecimento:do pedido ao trânsito, recebendo, armazenamento e atendimento de pedidos - e as devoluções, processos de troca e garantia, se aplicável.

As organizações usam dados de rastreamento de inventário em tempo real para reduzir despesas, analisar tendências da cadeia de suprimentos e gerar receita. Esses recursos de rastreamento costumam fazer parte dos sistemas de gerenciamento de estoque.

Exemplos de controle de estoque

Como você rastreia o estoque afeta sua contabilidade, comprando, previsão de vendas, gestão de relacionamento com o cliente, bem como o lado da produção, como controle de qualidade e atendimento de pedidos.

Como você rastreia depende do tipo de inventário e como ele é movido e armazenado, como estes:

• Giro de estoque:
  O giro é um índice que reflete quantas vezes o estoque percorreu sua cadeia de suprimentos - desde o recebimento da matéria-prima até o momento em que o produto é vendido - em um determinado período. Um volume de negócios maior geralmente significa mais vendas, e uma baixa rotatividade geralmente mostra muito estoque.

• Rastreamento de estoque de fornecedores:
  Saber quando e onde seu estoque chegará ajuda a gerenciar melhor o centro de distribuição e a logística do armazém, como receber e guardar tarefas.

• Retorno do consumidor:
  Se não for gerenciado corretamente, devoluções de clientes podem criar erros na disponibilidade de estoque. Eles podem causar estoque excedente e criar erros caros na reposição de estoque.

• Mercadorias estragadas:
  Estoque danificado é uma despesa empresarial devastadora. Mantenha os dados atualizados sobre onde ocorrem as perdas para gerenciar riscos e corrigir problemas recorrentes.

Métodos de rastreamento de estoque

Os métodos de rastreamento de estoque variam dependendo do seu setor, que tipo de produto sua empresa vende e quanto você tem em estoque. Aqui estão alguns conceitos de gerenciamento da cadeia de suprimentos, tecnologias e ferramentas a serem consideradas.

• Rastreamento manual:
  Aqueles que não estão prontos para investir em um sistema de rastreamento de estoque geralmente rastreiam seu estoque usando caneta e papel. Com este método, você precisará atualizar uma planilha de dados mestre que categoriza todo o estoque em intervalos regulares ou sempre que houver uma transação.

• Sistema de cartão:
  Kanban, também conhecido como sinal visual ou método de cartão, é um sistema just-in-time (JIT) projetado para limitar o excesso de estoque. Em vez de tentar prever a demanda, Kanban é um sistema puxado, onde os cartões são usados ​​para rastrear o estoque, produção e estoque e sinalizar quando mais é necessário. O sistema foi desenvolvido por montadoras no Japão, e o nome Kanban vem da palavra japonesa para signo.

• Planilhas:
  As planilhas organizam e categorizam grandes quantidades de dados. Mas inserir e gerenciar manualmente os dados está sujeito a erros e não é eficiente ou escalonável.

• Sistemas de contabilidade:
  A integração de sistemas de contabilidade e gerenciamento de estoque oferece uma ferramenta poderosa para rastreamento de estoque. Ele não mostra apenas visualizações detalhadas de seu estoque e estoque, mas como diferentes decisões de estoque afetam as finanças da sua empresa.

• Sistemas de gerenciamento de estoque:
  Os sistemas de gerenciamento de estoque rastreiam o estoque e o estoque, prever a demanda e gerar relatórios. Eles também oferecem suporte ao cliente e opções de treinamento. Eles são mais úteis quando integrados ao processamento de contabilidade e pagamento.

• Software livre:
  Algumas pequenas empresas recorrem a software de código aberto para gerenciamento de estoque. Essas plataformas geralmente fornecem interfaces, painéis básicos e alguns recursos de rastreamento. Mas muitas vezes faltam muitos dos recursos avançados, como integração com o resto de seus sistemas, criando o que é conhecido como silo de dados. Outra desvantagem é a falta de atendimento e treinamento ao cliente.

• Software como serviço (SaaS):
  Uma solução SaaS com recursos de rastreamento de estoque permite que você fique de olho no estoque facilmente. Isso é particularmente útil para startups que não estão prontas para uma solução abrangente de gerenciamento de inventário empresarial.

• Software baseado em nuvem:
  A maioria das soluções SaaS são baseadas em nuvem e compatíveis com dispositivos móveis. Eles também se integram com outro software. As empresas que precisam dimensionar o gerenciamento de inventário para vários usuários que rastreiam o estoque em todos os locais se beneficiam da flexibilidade e economia de custos que as soluções em nuvem oferecem.

• Solução interna:
  Organizações com recursos internos suficientes para planejar, Projeto, desenvolver e implantar seus sistemas de gerenciamento de inventário local pode decidir construir aplicativos de rastreamento de inventário personalizados. A vantagem é um sistema feito sob medida para atender às necessidades específicas de negócios com recursos personalizados e suporte técnico interno para ajudar a solucionar problemas do sistema.

• Provedores terceirizados:
  Terceirizar o gerenciamento de estoque e logística para um provedor de logística terceirizado (3PLs) libera espaço, tempo e recursos para varejistas e empresas de comércio eletrônico que estão 100% online. Essas empresas 3PL recebem, armazenar, mover e rastrear o inventário de seus clientes. Com esta estratégia, você evita a despesa de armazéns físicos e usa o transporte direto para gerenciar o estoque, mas adiciona os problemas potenciais de custos adicionais, perda de controle, sistemas que não estão sincronizados e problemas de comunicação.

Como escolher o método certo de controle de estoque para o seu negócio

A escolha do método certo de rastreamento de estoque se resume a vários fatores, incluindo a escala de suas operações de armazém, licenças de usuário, orçamento e recursos. Considere como um método de rastreamento se alinha com seus objetivos estratégicos de negócios, como planejamento de produção ou previsão de vendas.

Benefícios de rastreamento de estoque

A implementação da tecnologia de rastreamento de inventário fornece dados precisos, dados acionáveis ​​que afetam diretamente seus resultados financeiros e relacionamentos com o cliente. Aqui estão alguns exemplos dos benefícios:

• Eficiência de custos:
  O recurso de reabastecimento automatizado do software de rastreamento de estoque ajuda a evitar o excesso de estoque e, ao mesmo tempo, garante que você seja capaz de atender aos pedidos dos clientes. Contando com dados e reposição com base na demanda, que leva em consideração o histórico de vendas, sazonalidade e promoções - conduzem as decisões de inventário que ajudam a gerenciar o espaço e reduzir seus custos.

• Economia de espaço:
  Você pode prever com precisão a demanda de estoque em pontos específicos da cadeia de abastecimento com previsão de demanda e ferramentas de planejamento em software de rastreamento de estoque, garantindo que o estoque chegue a tempo para a produção, mas não muito cedo. Essa percepção dos ciclos de estoque se traduz em espaço de depósito otimizado.

• Clareza aprimorada:
  Relatórios sobre dados de rastreamento removem suposições propensas a erros em sua cadeia de suprimentos. Eles oferecem uma imagem clara de medidas importantes, como estoque disponível, taxas de atendimento de pedidos e giro de estoque.

• Satisfação do cliente:
  A entrega mais rápida melhora a satisfação do cliente e ajuda a gerar mais receita de vendas. As soluções de rastreamento de estoque fornecem status de estoque em tempo real para os clientes, e alguns sistemas podem enviar atualizações de rastreamento automatizado diretamente aos clientes.

• Satisfação do fornecedor:
  Empresas e fornecedores podem compartilhar dados de rastreamento específicos de seu setor e usá-los para detectar tendências rapidamente. Dependendo da configuração, as duas organizações podem até mesmo integrar sistemas para obter mais transparência e percepções.

Desafios de rastreamento de estoque

A implementação de sistemas e métodos de rastreamento de estoque traz desafios que costumam ocorrer durante a expansão de seus negócios.

• Aumentando a escala:
  A mão de obra e o esforço envolvidos no rastreamento manual de estoque esgotam o tempo. Escalar os processos de rastreamento manual para corresponder ao crescimento do estoque ou à demanda do cliente é a abordagem errada. Considere atualizar para o software de rastreamento, ou uma plataforma completa de gerenciamento de estoque, que fornece recursos automatizados para reordenamento e aquisição.

• Logística de vários locais:
  Empresas com vários locais de depósito e cadeias de abastecimento globais precisam de um sistema que forneça rastreamento em tempo real de materiais e mercadorias enviadas, recebido e armazenado. Coletar e compartilhar esses dados pode ser um desafio em soluções que não podem se comunicar.

• Sistemas Disparados:
  Executar o rastreamento de estoque com um sistema e usar outro para contabilidade ou planejamento de demanda consome tempo, redundante e vulnerável a erros. O software de gerenciamento de estoque moderno integra todos os sistemas para pedidos mais eficientes e melhor gerenciamento financeiro.

Como tornar o rastreamento de estoque mais eficiente

O estoque é uma despesa substancial para a maioria das empresas, independentemente do tamanho. Entender como ele se move e garantir que ele chegue prontamente ao destino correto é crucial. Aqui estão algumas etapas para tornar o rastreamento de seu inventário mais eficiente:

1. Abandone a planilha

   Acompanhar manualmente o estoque com planilhas é demorado, sujeito a erros e difícil de dimensionar. Faça upgrade para um sistema de rastreamento que minimiza as tarefas manuais e atualiza automaticamente os dados em bancos de dados centralizados.

2. Realizar contagens de ciclos regulares

   A contagem cíclica ajuda a identificar e retificar quaisquer discrepâncias de registro de estoque. Como acontece com qualquer processo, é útil entender seu desempenho, se está melhorando, e seu desempenho em comparação com os benchmarks do setor. Você pode realizar a contagem cíclica programando alta frequência, contagens regulares de seções, ou baias como parte das operações diárias. Use métodos de contagem de ciclo de estoque para fazer contagens diárias e designar trabalhadores específicos para áreas específicas.

3. Acompanhe mais do que movimento

   Fique de olho nas decisões de equipe, demanda sazonal e cronogramas de compra. Pesquise a economia em cada etapa à medida que o estoque passa do fornecedor para o depósito e para o cliente.

4. Implementar Melhores Práticas

   Estude a cadeia de suprimentos em busca de oportunidades para melhorar a movimentação de estoque em sua organização. Veja o que outras pessoas estão fazendo em seu setor e siga as fórmulas de gerenciamento de estoque. E pergunte aos funcionários da linha de frente onde eles veem ineficiências no rastreamento. Use essas informações para criar melhores práticas e documentar seus métodos de rastreamento de estoque para referência contínua.

5. Automatizar tarefas manuais

   Os sistemas de gerenciamento de estoque e aplicativos de software autônomos possuem recursos automatizados para rastreamento de dados e reposição de estoque.

6. Dados digitais

   Use a leitura de código de barras e dispositivos móveis para minimizar o erro humano e problemas como dados duplicados. O uso de códigos de barras ou etiquetas de identificação por radiofrequência avançada (RFID) melhora sua contabilidade financeira, mantém seus relatórios atualizados e permite que você implemente as melhores práticas, como a contagem cíclica.

7. Auditoria de sistemas internos

   A realização de auditorias de inventário frequentes ajuda a identificar e rastrear ineficiências. Eles também detectam problemas mais significativos, como roubo, bens danificados e deterioração.

8. Habilitar gerenciamento de ciclo de vida

   Comida, O estoque de bebidas e outros produtos altamente perecíveis exige um sistema que identifica quando fazer o ciclo dos produtos e descartar as matérias-primas. Use recursos de gerenciamento de ciclo de vida para sinalizar inventário antigo e acionar alertas quando houver atrasos na cadeia de suprimentos.

9. Personalizar relatórios

   Muitos sistemas de gerenciamento de estoque apresentam precisão, relatórios de rastreamento em tempo real e ferramentas de previsão personalizáveis. Insira dados de pedidos de compra e faturas com frequência para manter o sistema atualizado com informações acionáveis. Por exemplo, você pode executar relatórios para ajudar a determinar os baixos níveis de estoque por local para gerenciar as flutuações sazonais ou regionais da demanda.

Rastreamento de estoque através da cadeia de suprimentos

Rastrear o estoque em cada estágio da cadeia de suprimentos ajuda você a encontrar maneiras de economizar dinheiro. Por exemplo, você pode comparar os custos de transporte e armazenamento em diferentes transportadoras e regiões para encontrar as soluções mais econômicas. Rastrear o estoque é uma etapa importante para atender aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) para o gerenciamento de estoque.

Sistemas modernos de gerenciamento de estoque rastreiam o número de unidades encomendadas de fornecedores e estimam o tempo de chegada usando integrações de GPS. Um banco de dados central recebe atualizações automáticas quando o warehouse recebe o pedido. E os níveis de estoque precisos estão instantaneamente disponíveis para todos os usuários em vários locais.

Perguntas frequentes sobre o rastreamento de estoque

Quem usa o rastreamento de estoque?

O rastreamento de estoque é vital para empresas de todos os tipos e tamanhos. Ela desempenha um papel importante na relação entre a satisfação do cliente e a oferta e demanda de estoque.

Em empresas maiores, pode haver uma função específica para isso, como um gerente de estoque. Mas seja qual for o título, o estoque é rastreado por qualquer funcionário responsável por supervisionar o gerenciamento de estoque e fornecer dados precisos sobre quais produtos estão disponíveis para que os líderes de negócios possam tomar decisões informadas sobre o gerenciamento da cadeia de suprimentos e vendas.

O que é uma lista de controle de estoque?

As listas de controle de estoque são uma forma de controle de estoque que organiza o estoque por categoria, Descrição, quantidade e localização. Essas listas são atualizadas e armazenadas com documentação manual ou digitalmente usando software de rastreamento de inventário.

Como posso acompanhar meu estoque gratuitamente?

Pequenas empresas com estoque mínimo e poucos funcionários podem usar o rastreamento manual de estoque com planilhas para economizar nos custos de software. Também, há software de rastreamento de inventário de código aberto disponível online. Mas esses sistemas estão sujeitos a erros humanos, falta de recursos que podem economizar dinheiro para sua empresa, não escalável, mantenha seus dados em silos, e falta de atendimento ao cliente e recursos de personalização.

Como faço para rastrear meu estoque de armazém?

Implemente um sistema de gerenciamento de estoque e software de gerenciamento de armazém com recursos de rastreamento. Essas soluções ajudam a gerenciar vários locais de depósito, rastrear pedidos, agendar a entrega e gerenciar o espaço de armazenamento.

Como o NetSuite pode melhorar seu controle de estoque

O rastreamento de estoque é uma parte essencial do gerenciamento de estoque. Os tomadores de decisão sabem que precisam de uma ferramenta flexível, escalável e se integra facilmente com as soluções existentes.

O sistema de gerenciamento de inventário NetSuite oferece ferramentas e recursos nativos para ajudar a rastrear como seu inventário se move. Rastreie o inventário em vários locais, gerenciar automaticamente os pontos de novo pedido, prever a demanda e planejar a distribuição. Saiba mais sobre os sistemas de gerenciamento de estoque e controle de estoque da NetSuite.