Gestão Financeira de Pequenas Empresas:Dicas, Importância e Desafios

É extremamente difícil iniciar um pequeno negócio. Apenas cerca de metade fica aberto por cinco anos, e apenas um terço chega à marca dos 10 anos. É por isso que é vital envidar todos os esforços para ter sucesso. E uma das habilidades e ferramentas mais fundamentais para qualquer pequeno empresário é uma boa gestão financeira.

O que é gerenciamento financeiro?

A gestão financeira é o termo geral para uma contabilidade completa, fazendo projeções precisas, criação de demonstrações financeiras e acesso ao financiamento de negócios. Gerenciar tudo isso com eficiência permite que você tome as decisões para administrar sua empresa com sucesso. Algumas das primeiras etapas para uma boa gestão financeira incluem iniciar um orçamento, acessar linhas de crédito e abrir uma conta bancária para despesas comerciais como folha de pagamento.

Quão importante é a gestão financeira eficiente para pequenas empresas?

Resumidamente, a gestão financeira é vital. Uma pesquisa de negócios de sucesso pelo Federal Reserve Bank de Chicago descobriu que eles tinham quatro coisas em comum:

1. Conhecimento e experiência com crédito
2. Alto nível de saldo de crédito não utilizado
3. Gestão e monitoramento de orçamento
4. Dinheiro reservado para folha de pagamento

Outra pesquisa constatou que, com maior frequência, uma pequena empresa analisa seu orçamento, quanto maior sua taxa de sucesso. Aqueles que fazem isso anualmente, a U.S. Small Business Administration diz, têm uma taxa de sucesso tão baixa quanto 25%. Feito mensalmente ou semanalmente, essas taxas sobem para 75-85% e 95%, respectivamente.

Por que o gerenciamento financeiro é importante para uma pequena empresa?

A gestão financeira é importante porque ajuda a empresa:

• Veja e entenda seu lucro
• Tome decisões sobre o planejamento de estoque e definição de preços
• Determine se tem fluxo de caixa suficiente para sustentar as operações e tomar decisões sobre a compra de ativos
• Fornecer aos bancos e investidores os relatórios financeiros de que precisam para emprestar dinheiro ou investir no negócio
• Realizar análises financeiras sólidas para melhores previsões e projeções de negócios

Pequenos desafios comuns de gestão financeira

Gerenciar as finanças da sua empresa é difícil e pode ser demorado. Aqui está uma lista de alguns dos desafios comuns que você pode enfrentar, e como e por que é importante superá-los.

Gerenciando um orçamento. Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil. Além de fazer a folha de pagamento, pagando por benefícios de saúde e navegando em um código tributário complexo, muitas vezes há incerteza econômica. Criar e monitorar seu orçamento é a única maneira de remover algumas das suposições e ajudá-lo a se preparar para circunstâncias imprevistas e tomar decisões estratégicas, como quando expandir ou contratar novos funcionários.

Fazendo a folha de pagamento com reservas de caixa. Pagando consistentemente aos funcionários, impostos sobre os salários, os benefícios de saúde dos funcionários e os salários dos proprietários em dinheiro disponível são um forte indicador de saúde financeira. Cerca de 90% das empresas com excelente saúde financeira no estudo do Federal Reserve Bank of Chicago disseram que sempre tiveram dinheiro suficiente das operações para cumprir essas obrigações. Apenas 50% das empresas que apresentavam problemas de saúde financeira relataram sempre cumprir essas obrigações. Se você não estiver usando reservas de caixa para folha de pagamento, estabeleça uma meta para isso.

Ficar em cima das contas. Com uma gestão financeira sólida, vem a capacidade de cumprir suas obrigações comerciais. Isso ajuda a evitar taxas excessivas e aumenta seu crédito. Na verdade, até 35% de sua pontuação de crédito é baseada no histórico de pagamentos dentro do prazo.

Controlando a dívida. Não importa o quão forte seja sua empresa, há uma boa chance de que em algum momento você precise de mais dinheiro do que tem em mãos. E seja um empréstimo para uma pequena empresa ou um cartão de crédito empresarial, às vezes, contrair dívidas faz sentido financeiro. Mas assumir muitas dívidas, estourar os cartões de crédito ou não cumprir os termos de pagamento pode danificar seu crédito, aumente o valor que você paga em juros e prejudique seu negócio. Antes de contrair dívidas, é importante ter um plano de como você vai reembolsá-lo.

Financiamento seguro. A má gestão financeira leva a crédito ruim e à incapacidade de receber financiamento de um banco. Isso pode prejudicar o crescimento por não aproveitar as oportunidades de negócios quando elas surgem, como fazer despesas de capital para novos equipamentos que podem levar ao aumento da receita. Garantir financiamento é um desafio, demorado e requer experiência.

Noções básicas sobre produtos de financiamento. Uma boa gestão financeira ajuda as pequenas empresas a se prepararem para as incertezas econômicas ao garantir linhas de crédito e capital de risco. Uma compreensão do financiamento baseado em ativos, financiamento de contas a receber, O crédito comercial e o leasing de equipamentos foram associados a pontuações mais altas de saúde financeira no estudo do Federal Reserve Bank of Chicago.

Três KPIs e Métricas para Gestão Financeira

A criação de demonstrações financeiras precisas é a primeira etapa na construção da disciplina financeira. Cada declaração fornece informações que podem ser usadas para analisar a lucratividade, eficiência e solvência.

1. Rentabilidade. A declaração de renda (ou declaração de lucros e perdas (P&L)) ajuda uma empresa a ver seu lucro ou prejuízo geral durante um determinado período de tempo. Use os dados desta declaração para calcular as margens de lucro - incluindo a margem de lucro bruto, margem de lucro operacional e a margem de lucro líquido. Aqui estão as fórmulas para calcular essas margens.

Margem de lucro bruto:

Margem de lucro bruto = vendas totais - COGS (ou custo das vendas) / vendas totais x 100

Margens de lucro bruto mais altas indicam que sua empresa está usando seus ativos de maneira eficiente para gerar lucros.

Margem de lucro operacional:

Margem de lucro operacional = receita / receita operacional

A margem de lucro operacional também é conhecida como lucro antes de juros e impostos (EBIT). O aumento das margens operacionais pode indicar uma melhor gestão e controle de custos em sua empresa.

Margem de lucro líquido:

Margem de lucro líquido = lucro líquido / vendas x 100

Margens de lucro líquido mais altas indicam que sua empresa está convertendo vendas em lucro de maneira eficiente. As margens de lucro variam de acordo com o setor. Comparar com outras empresas ajudará você a criar benchmarks e metas.

2. Eficiência. Algumas métricas avaliam como sua empresa está usando seu capital e ativos para gerar receita. Para essas métricas, você precisará de informações de sua demonstração de resultados e balanço patrimonial, que é um instantâneo em um determinado momento de quanto sua empresa deve e quanto possui.

Retorno sobre ativos :

Com que eficiência sua empresa converte o dinheiro investido em ativos em lucros? Para comparar, compare com outros em seu setor, pois isso varia de acordo com o tipo de negócio que você possui.

Retorno sobre ativos = lucro líquido / valor médio dos ativos x 100

Índice de capital de giro:

Este índice é uma medida de liquidez e indica sua capacidade de pagar passivos de curto prazo. Um índice de cerca de 2 indica boa liquidez de curto prazo.

Rácio de capital de giro = ativos / passivos circulantes

Rotatividade do Capital de Giro:

Esta medida é matizada, e você precisará comparar com empresas semelhantes em seu mesmo setor. É um indicador de como você está usando o capital para gerar vendas.

Rotatividade de capital de giro = vendas anuais líquidas / montante médio de capital de giro para o mesmo ano

3. Solvência. Para medir a solvência, ou a capacidade de sua empresa de pagar suas dívidas de longo prazo, use a demonstração do fluxo de caixa, que mede quanto dinheiro entra e sai de sua empresa. O cálculo do fluxo de caixa operacional indicará quão bem a empresa pode cobrir seu passivo circulante.

Índice de fluxo de caixa operacional =
lucro líquido + despesas não caixa + mudanças no capital de giro / passivo circulante

Se o índice de fluxo de caixa operacional for 2, por exemplo, significa que sua empresa ganha $ 2 para cada dólar de passivos. Outra maneira de ver isso é que sua empresa pode cobrir seu passivo duas vezes.

Sete dicas de gerenciamento financeiro para pequenas empresas

Aqui estão sete etapas que você pode seguir para uma melhor gestão financeira:

1. Crie um orçamento. Rastreie suas despesas mensais e compare-as com as despesas históricas. Quando você vê problemas em potencial, como gastos excessivos ou falta de capital, colocar planos em prática para resolvê-los.

2. Implementar uma boa contabilidade. A primeira etapa para a contabilidade de acordo com a U.S. Small Business Administration é obter um software de contabilidade empresarial. Quer esteja apenas começando, ou tentando controlar melhor suas finanças, o software de contabilidade economizará tempo e fornecerá dados precisos e perspicazes em um formato fácil de entender.

Certifique-se de abrir uma conta corrente comercial separada. Reconcilie contas pelo menos todos os meses. Acompanhe todas as vendas por fita de registro, faturas ou um livro de vendas (ou software) e depositar todas as vendas e vincular os depósitos aos documentos de vendas. Não gaste vendas em dinheiro. Faça cheques para todas as despesas comerciais ou use um cartão de débito comercial.

3. Crie uma projeção de fluxo de caixa. Certifique-se de que as entradas de caixa de contas a receber cobrirão as saídas de caixa. Isso ajuda a empresa a definir metas e mudar o curso quando necessário para atingi-las. Isso é particularmente importante para negócios sazonais, onde alguns meses do ano podem representar a maioria das vendas da empresa, e startups apenas começando.

4. Obtenha um cartão de crédito empresarial. Carregar despesas em um cartão de crédito empresarial facilita o rastreamento e o monitoramento dos gastos. Muitos cartões de crédito empresariais têm outras vantagens, como financiamento sem juros por 60 dias e recompensas em dinheiro de volta.

5. Construir conhecimento financeiro e força financeira pessoal. Comece a desenvolver um plano de lucro ao solicitar um empréstimo. Deve incluir uma declaração de propósito, uma lista dos proprietários de negócios, uma descrição da empresa e como ela ganha dinheiro, demonstrações financeiras e documentação de seguro. Além disso, melhore sua pontuação de crédito pessoal. Muitos proprietários de pequenas empresas usam sua própria pontuação para garantir o financiamento.

6. Adquira um software de gerenciamento financeiro. As principais fórmulas e relatórios são integrados a essas soluções, o que pode economizar tempo e diminuir a probabilidade de erros ao automatizar processos para faturas, relatórios financeiros, coleção de dados, armazenamento e conformidade de documentos.

7. Obtenha ajuda. Se possível, empregar uma pequena equipe para lidar com coisas como contas a pagar, contas recebíveis, folha de pagamento, relatórios e demonstrações financeiras, implementar controles financeiros e fornecer orientação sobre questões tributárias e de conformidade. Uma pesquisa de Robert Half, uma empresa de consultoria de recursos humanos, descobriram que empresas com receita anual inferior a US $ 25 milhões empregavam em média três pessoas nas funções financeiras.

Como o software financeiro e de contabilidade pode ajudar a resolver problemas financeiros

Manter um orçamento e monitorar suas finanças é vital para o sucesso do seu negócio. E as principais fórmulas e relatórios podem ajudá-lo a monitorar a saúde financeira de seu negócio e obter financiamento de credores e investidores.

Mas rastreando todo o faturamento, relatórios financeiros, coleção de dados, o armazenamento e a conformidade de documentos consomem tempo e estão sujeitos a erros quando feitos manualmente. O software de contabilidade comercial pode ajudar a reduzir custos e automatizar essas tarefas. Ele também gera relatórios preditivos e modelagem financeira. O software de contabilidade comercial coloca dados financeiros precisos em painéis e gráficos para que você e sua equipe possam acessar informações financeiras atualizadas. Isso lhe dá a confiança para tomar decisões mais bem informadas e definir metas com mais facilidade e acompanhar o progresso em direção às metas.

Uma boa gestão financeira é o motor que move os seus negócios. Sem isso, sua empresa não vai decolar nem levar você aonde deseja. Tudo começa com a criação de um orçamento e aquisição de software de contabilidade empresarial. De lá, você terá as informações de que precisa para ajudá-lo a tomar decisões que podem ajudar a impulsionar sua empresa. Saiba mais sobre soluções de gestão financeira.