Folha de pagamento explicada:The 2021 Ultimate Guide

As empresas que consideram a folha de pagamento um dado adquirido podem acabar gastando muito, alienando funcionários, até mesmo sendo atingido por pesadas multas ou processos judiciais. Embora haja muitas peças móveis - cronometragem, liberando fundos para sua instituição financeira, remessa de impostos, gerenciamento de benefícios e outras deduções - as empresas com processos formalizados em funcionamento acharão mais fácil e mais econômico pagar os trabalhadores de maneira adequada e no prazo.

O que é folha de pagamento?

A palavra "folha de pagamento" pode significar várias coisas, tudo relacionado aos funcionários e sua remuneração. Este artigo se concentrará nos processos envolvidos no pagamento de funcionários por seu trabalho. Essas tarefas relacionadas à folha de pagamento incluem o rastreamento de horas, calculando salários, pagar e reter impostos, gerenciamento de deduções e contribuições de benefícios, e obter cheques precisos ou depósitos diretos aos funcionários dentro do prazo.

Em empresas de médio e grande porte, a responsabilidade pela folha de pagamento normalmente pertence ao departamento financeiro ou de recursos humanos. Em empresas menores, um contador ou mesmo o proprietário pode ser o responsável pelo processo. Independentemente do tamanho da empresa, a folha de pagamento pode ser um desafio porque os salários, os perfis de retenção de impostos e benefícios devem ser individualizados para cada membro da equipe. Além disso, a empresa deve reter com precisão a renda e outros impostos de cada cheque e pagá-lo ao local relevante, governo estadual ou federal.

Principais vantagens

• A folha de pagamento é um dos aspectos mais importantes da gestão de uma empresa. É também uma das maiores despesas de uma empresa.
• Erros nos pagamentos, seja para funcionários ou para o governo, pode ter consequências caras. O software pode ajudar a automatizar o processo.
• As responsabilidades da folha de pagamento envolvem mais do que a emissão de cheques de pagamento. Eles incluem retenção de renda e outros impostos, deduzindo para benefícios de funcionários e emitindo pagamentos em dia.

Folha de pagamento explicada

O processo de folha de pagamento do funcionário normalmente começa quando uma nova contratação preenche um formulário W-4, que determina quanto imposto será retido. Então, para cada período de pagamento, a empresa calcula quanto é devido a cada funcionário - um processo complicado porque retenção de impostos e outras deduções, como benefícios, pode ser diferente para cada trabalhador.

A empresa, então, determina se é elegível para quaisquer créditos fiscais sobre a folha de pagamento e remete os impostos retidos sobre funcionários ao governo federal, autoridades estaduais e locais conforme apropriado, junto com a parcela de impostos do empregador, e emite cheque ou depósito direto do valor devido ao trabalhador.

Como funciona a folha de pagamento?

Se você paga funcionários, você precisa de um processo para gerenciar a folha de pagamento. O que isso acarreta? Os detalhes variam, mas essencialmente, um plano de implementação consiste em três fases principais:A empresa reúne informações de cada funcionário, calcula o pagamento e as deduções a cada período, e arquiva e paga o trabalhador e os governos conforme necessário.

Etapa 1:reúna informações.

A empresa coleta um formulário W-4 para funcionários ou um formulário W-9 para contratantes independentes, bem como certificados de retenção na fonte, conforme necessário, um Formulário I-9 (para verificar a elegibilidade de emprego), informações bancárias (para depósito direto), e quaisquer formulários relacionados a seguro médico e benefícios de aposentadoria. Cada empresa com funcionários também precisa se inscrever para um número de identificação do empregador (EIN) federal, que pode ser obtido online no IRS.

Etapa 2:Pague os funcionários.

Para cada período de pagamento, a empresa calcula os salários brutos e deduções de cada funcionário, como retenção de impostos, contribuições para seguro saúde e / ou plano de aposentadoria. O resultado, pagamento líquido, é então entregue a um funcionário no dia do pagamento, eletronicamente ou por cheque.

Etapa 3:Remeta os impostos sobre a folha de pagamento.

A empresa paga os impostos retidos sobre os empregados, bem como sua própria parcela dos impostos sobre os salários, ao IRS e às autoridades locais apropriadas. Ele também mantém registros em conformidade com as regras do IRS e do Departamento de Trabalho, e relatórios de impostos por federais, requisitos estaduais e locais.

Frequência da folha de pagamento

As empresas podem escolher a frequência com que pagarão aos funcionários. As opções incluem semanalmente, quinzenal, semestral e mensal. Alguns estados definem uma frequência mínima permitida; você pode encontrar os requisitos de dia de pagamento para cada estado no site do Departamento do Trabalho. Se os funcionários trabalham em estados diferentes, um empregador precisará se alinhar com a lei estadual relevante para cada funcionário.

Pagamento semestral, ou seja, duas vezes por mês em uma data fixa - pode ser mais difícil de administrar porque cada período de pagamento tem um número diferente de dias. Do ponto de vista do funcionário, sendo pago com menos frequência, como mensalmente, pode causar problemas de fluxo de caixa.

Os custos do pagamento semanal podem aumentar rapidamente; custos de folha de pagamento incluem taxas pagas a fornecedores de software ou serviços, encargos bancários para depósitos diretos e quaisquer custos de envio.

Para empresas, quinzenalmente é geralmente o ponto ideal. É a opção mais econômica e simples e também a frequência do período de pagamento mais comum, de acordo com o Bureau of Labor Statistics.

5 Responsabilidades da folha de pagamento do empregador

Os empregadores são geralmente responsáveis ​​por garantir que os cálculos da folha de pagamento estejam corretos e que os funcionários sejam pagos em tempo hábil. Isso inclui o cálculo preciso da retenção de impostos e contribuições de benefícios, e arquivamento e pagamento federal, impostos estaduais e locais. Aqui estão cinco responsabilidades principais do empregador:

1. Calcular impostos com precisão. Os empregadores devem calcular sua participação nos impostos federais e nos impostos estaduais e locais aplicáveis. Além disso, eles devem contabilizar os impostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA), que pagam impostos da Previdência Social e do Medicare e da Lei do Imposto Federal sobre Desemprego (FUTA), que financiam as prestações de desemprego. Os empregadores são responsáveis ​​por calcular e reter o imposto de renda do funcionário com base no W-4 do funcionário e nos formulários de retenção estadual.
2. Deduza o imposto sobre o trabalho. Cada período de pagamento, os empregadores são obrigados a deduzir impostos e quaisquer deduções voluntárias dos salários dos funcionários.
3. Deposite impostos de empregados e empregadores usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS). Os empregadores precisam se inscrever no EFTPS, um sistema configurado para que os contribuintes possam efetuar pagamentos de impostos e depositar retenções na fonte prontamente. De outra forma, um empregador pode enfrentar penalidades significativas.
4. Mantenha os registros da folha de pagamento. Isso deve incluir horas trabalhadas, remunerações, despesas fiscais e receitas dos fundos utilizados para pagar os impostos.
5. Forneça aos funcionários resumos de pagamento. Isso inclui o resumo anual de ganhos e impostos de que os trabalhadores precisam para preencher suas próprias declarações de impostos.

Lista de verificação de documentos de imposto de trabalho do IRS

Maneiras de processar folha de pagamento

As empresas têm várias opções para executar a folha de pagamento. As pequenas empresas geralmente começam gerenciando a folha de pagamento manualmente. Mas, à medida que crescem e essa tarefa leva, correspondentemente, mais tempo, geralmente faz mais sentido financeiro automatizar o processo usando software de folha de pagamento ou um serviço terceirizado. Automatizar a folha de pagamento pode reduzir o tempo e o esforço necessários e reduzir os erros.

Vejamos as três opções principais.

1. Internamente, manual: As empresas calculam o pagamento dos funcionários usando planilhas e / ou calculadoras de folha de pagamento online, que determinam retenções de impostos e outras deduções. Esse processo pode facilmente se tornar complexo, uma vez que os funcionários têm diferentes salários e preferências de retenção de impostos. Essa abordagem também é vulnerável a erro humano, principalmente por causa de sua complexidade. Um membro da equipe deve acompanhar de perto as mudanças nos regulamentos tributários e trabalhistas para garantir que o pagamento dos funcionários seja calculado corretamente. A execução manual da folha de pagamento também é o método mais lento e trabalhoso, em parte por causa da trilha de papel que deve ser mantida para proteger uma empresa no caso de uma auditoria.
2. Terceirizar: As empresas podem contratar uma empresa externa de folha de pagamento ou um contador para lidar com a folha de pagamento. A terceirização muitas vezes significa um processo automático para uma empresa após a configuração inicial da folha de pagamento, embora certas informações, como cartões de ponto de funcionários, deve ser fornecido se a empresa de folha de pagamento não oferecer um aplicativo de controle de tempo ou outra forma de controlar as horas. O provedor lida com todos os cálculos da folha de pagamento e distribui os contracheques. O provedor de terceirização também é responsável pelo cumprimento das leis tributárias e trabalhistas, portanto, o empregador não é responsabilizado por penalidades se os contracheques ou registros de impostos estiverem incorretos.
3. Programas: As soluções de software fornecem liberdade de alguns dos aspectos mais cansativos da folha de pagamento, permitindo ao empregador manter o controle sobre o processo. Uma boa solução de software de folha de pagamento se mantém atualizada com os requisitos legais em cada jurisdição e economiza o tempo dos clientes executando tarefas como cálculo automatizado de ganhos e deduções, revisão e edição da folha de pagamento em tempo real, registros de impostos sobre a folha de pagamento, e distribuição de formulários de impostos de fim de ano.

7 etapas para processamento da folha de pagamento

Depois de coletar os documentos necessários, definir a cadência da folha de pagamento e determinar como você gerenciará o processo, existem sete etapas para processar a folha de pagamento.

1. Registre as horas dos funcionários. Isso pode ser feito manualmente, usando cartões perfurados ou com software de controle de tempo. A precisão é a chave aqui.
2. Calcule o pagamento bruto. Para funcionários que são pagos com base no salário por hora, some o número de horas trabalhadas em um determinado período de pagamento e multiplique por suas taxas horárias. Observe que as horas extras geralmente devem ser pagas em uma hora e meia. Para funcionários assalariados, o pagamento bruto é calculado como o salário do ano dividido pelo número de períodos de pagamento.
3. Determine as deduções de cada funcionário. É necessária atenção aos detalhes aqui, porque os estados têm requisitos diferentes. As deduções incluem impostos sobre os salários:impostos federais, Medicare e Previdência Social (FICA) e desemprego (FUTA). Além disso, os funcionários podem pagar impostos estaduais e locais, e alguns optam por participar dos planos 401 (k). Os funcionários também podem contribuir para planos de saúde e aposentadoria, com uma combinação de deduções antes e depois dos impostos.
4. Calcule o pagamento líquido e os funcionários. Subtraia todas as deduções do pagamento bruto de cada funcionário para obter o pagamento líquido. Pague os funcionários por meio de depósito direto, cheque ou pague o cartão. Além disso, certifique-se de que os funcionários possam acessar facilmente uma cópia de seus recibos de pagamento.
5. Pague os impostos sobre a folha de pagamento. Todos os depósitos de impostos federais - imposto de renda, FICA e FUTA — deve ser feito via EFTPS. Empresas que relataram US $ 50, 000 ou menos em obrigações fiscais para os quatro trimestres anteriores pode depositar impostos mensalmente; aqueles que relatam mais de $ 50, 000 em impostos dos quatro trimestres anteriores deve ser depositado semestralmente (duas vezes por mês) com base no dia de pagamento dos funcionários.
6. Registre cada cheque de pagamento. Minucioso, manutenção de registros precisos é uma obrigação, conforme determinado pelo Fair Labor Standards Act. As empresas devem ser capazes de fornecer registros da folha de pagamento em 72 horas ao Departamento do Trabalho, mediante solicitação.
7. Atualizar contas do razão geral. Como a folha de pagamento é uma das maiores despesas de uma empresa, é importante atualizar suas contas do razão geral após cada período de pagamento para manter os relatórios financeiros precisos e atualizados.

Componentes essenciais da folha de pagamento

Quer você pague os funcionários manualmente ou usando um serviço de terceirização ou software, você precisará criar um sistema para gerenciar a folha de pagamento. Por exemplo, você geralmente precisa de uma pessoa de ponto dentro da empresa que seja responsável pela folha de pagamento, e você precisa definir políticas de folha de pagamento e comunicá-las aos funcionários.

Os componentes típicos do sistema de folha de pagamento de uma empresa incluem:

• Um gerente de folha de pagamento. Um ponto de contato dedicado pode ajudar a processar a folha de pagamento sem problemas. O gerente da folha de pagamento é responsável pela emissão de contracheques e / ou transferências eletrônicas para contas bancárias; resumindo ganhos, impostos, deduções, sair, invalidez e salários não tributáveis; e balanceamento de contas de folha de pagamento.
• Política de folha de pagamento. A política deve incluir informações sobre a frequência do pagamento, envio de quadro de horários, pagamentos a mais / a menos, deduções e benefícios obrigatórios. Isso ajuda a definir expectativas para os funcionários e resolver problemas.
• Método de processamento da folha de pagamento. Você precisará decidir se deseja executar a folha de pagamento manualmente ou usar software ou um serviço de terceirização e descobrir outros aspectos do dia-a-dia do processamento da folha de pagamento, por exemplo, como você controlará o tempo dos funcionários.
• Registro de folha de pagamento. Um registro da folha de pagamento é um resumo contábil dos ganhos e deduções do funcionário para cada período de pagamento. Inclui horas trabalhadas, pagamento bruto, pagamento líquido, deduções e data da folha de pagamento. Ele mantém um registro das despesas com a folha de pagamento e ajuda a empresa a analisar os custos.

Como a folha de pagamento é calculada?

O pagamento de um funcionário é calculado a cada período de pagamento em uma série de etapas que começam pelo cálculo do pagamento bruto e terminam com o valor que os funcionários veem em seus contracheques.

1. Determine o pagamento bruto de um funcionário. Multiplique sua taxa horária pelo total de horas trabalhadas no período de pagamento, mais horas extras. Para trabalhadores assalariados, o pagamento bruto para cada período de pagamento é calculado dividindo o salário anual pelo número de períodos de pagamento em um ano. Se alguém ganha um salário anual de $ 104, 000 e é pago semanalmente, o pagamento bruto para cada período de pagamento é de $ 2, 000 ($ 104, 000/52 =$ 2, 000).
2. Figura imposto de renda federal. Os funcionários são tributados individualmente com base em suas rendas e deduções de retenção na fonte.
3. Calcule os impostos FICA. Multiplique o pagamento bruto de cada funcionário para o período de pagamento por 6,2%, que é a parcela do trabalhador da obrigação tributária da Previdência Social, para calcular sua contribuição. No exemplo acima, o funcionário pagaria $ 124 por contracheque de impostos da Previdência Social ($ 2, 000 x 0,062 =$ 124).

Impostos FICA =Salário bruto por período de pagamento * 6,2%

Observe que a obrigação tributária da Previdência Social é baseada em uma base salarial tributável de $ 137, 700; funcionários que ganham mais do que isso são tributados apenas pelos primeiros $ 137, 000 ganhos anualmente. Além disso, Os impostos FICA são uma responsabilidade compartilhada entre empregador e empregado. Isso significa que o empregador deve igualar a quantia que o empregado remete ao governo.

Para a parte Medicare do FICA, multiplique o salário bruto do funcionário para o período de pagamento por 1,45%, que é a sua parte da responsabilidade fiscal do Medicare. Em nosso exemplo, a obrigação tributária do funcionário do Medicare para cada período de pagamento semanal é de $ 29 ($ 2, 000 x 0,0145 =$ 29).

Taxa do Medicare =Salário bruto por período de pagamento * 1,45%

A contribuição total do FICA é a soma do Seguro Social e Medicare, ou $ 153 em nosso exemplo.

Contribuição FICA =Seguro Social + Medicare

4. Calcule quaisquer impostos estaduais ou locais aplicáveis. As leis tributárias da folha de pagamento e as taxas de impostos variam de estado para estado, portanto, verifique com as agências governamentais estaduais e locais relevantes para determinar com precisão os impostos necessários. Se alguns funcionários deixaram de trabalhar em um escritório para trabalhar em casa, potencialmente em um estado diferente de sua sede, esses trabalhadores remotos podem criar um nexo econômico - e responsabilidades de arquivamento imprevistas para os negócios.
5. Calcule outras deduções. Calcule as deduções voluntárias, como contribuições para fundos de aposentadoria e seguro médico, além de quaisquer deduções involuntárias, como a penhora de salários ordenada pelo tribunal.

Subtrair os valores calculados nessas etapas produz o salário líquido do funcionário, também conhecido como pagamento líquido.

Deduções na folha de pagamento

Uma dedução é um valor subtraído do pagamento bruto de um funcionário, reduzindo assim o pagamento líquido. As deduções podem ser obrigatórias, como impostos, ou voluntário, como contribuições para a aposentadoria.

As cinco deduções obrigatórias da folha de pagamento são:

• Retenção de imposto de renda federal: O IRS fornece tabelas para determinar os valores retidos na fonte na publicação 15.
• Imposto de renda estadual para os estados que cobram esses impostos.
• Impostos locais, como cidade, impostos municipais ou distritais escolares.
• Imposto sobre seguranca Social retenção de 6,2% sobre os salários até o rendimento tributável máximo anual de $ 137, 700 para 2020 e $ 142, 800 para 2021.
• Taxa do Medicare retenção de 1,45%, mais um imposto adicional de Medicare retido na fonte de 0,9% para funcionários que ganham mais de US $ 200, 000

Se relevante, enfeites ordenados pelo tribunal, como pagamentos de pensão alimentícia, também são obrigatórios. As deduções voluntárias incluem contribuições para contas de aposentadoria, como contas 401 (k) ou IRAs, bem como seguro de vida e prêmios de seguro.

Impostos sobre os salários

Os impostos sobre a folha de pagamento são pagos tanto pelos empregadores quanto pelos empregados. Cada período de pagamento, os empregadores devem reter dinheiro dos contracheques dos trabalhadores para cobrir as contribuições dos funcionários para o imposto de renda, bem como para os impostos da Previdência Social e Medicare (FICA). O empregador também é responsável pelo pagamento de alguns impostos sobre a folha de pagamento, incluindo FUTA e a parte do empregador dos impostos FICA.

O valor do imposto de renda federal retido é determinado pelo formulário W-4 do IRS, que os funcionários preenchem quando começam seus empregos. Alguns estados também exigem retenção de imposto de renda na fonte.

Apenas os empregadores pagam FUTA, que contribui para os fundos que as agências estaduais usam para pagar o seguro-desemprego aos trabalhadores elegíveis. Além disso, empregadores que operam na Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island devem pagar impostos de seguro de invalidez.

7 melhores práticas de folha de pagamento

Os funcionários e o governo esperam ser pagos com precisão e dentro do prazo. O não cumprimento dessas responsabilidades pode resultar em penalidades significativas, ações judiciais, moral baixa dos funcionários e danos à reputação. Aqui estão algumas maneiras de ajudar a garantir uma folha de pagamento sem problemas.

1. Adote um software de gerenciamento de folha de pagamento atualizado. O software de gerenciamento de folha de pagamento pode melhorar a eficiência da folha de pagamento. Ao automatizar processos e conectar informações contábeis e de RH, as soluções de folha de pagamento podem economizar tempo e evitar erros caros.
2. Verifique as classificações dos funcionários. Classificar incorretamente os funcionários como contratados independentes pode levar a multas e, potencialmente, outros problemas, como ações judiciais de funcionários. Os funcionários podem ter direito aos benefícios da empresa e seguro-desemprego, enquanto os empreiteiros geralmente não são. Também existem diferenças de obrigações fiscais; por exemplo, você precisa reter a renda e as contribuições fiscais do FICA para os funcionários, mas não para empreiteiros. Para funcionários, você também precisa pagar a parte do empregador do FICA e outros impostos aplicáveis. Portanto, certifique-se de compreender e cumprir as diretrizes de classificação atualizadas.
3. Mantenha um calendário de datas e prazos fiscais importantes. Essas informações devem ser compartilhadas com a equipe de folha de pagamento, também. Perder um prazo pode resultar em penalidades.
4. Mantenha um documento de política e procedimentos. Crie uma política de folha de pagamento, se ainda não tiver uma, e atualize-o pelo menos uma vez por ano, se o fizer. Armazene-o online onde seja acessível aos trabalhadores e direcione-os à sua apólice para perguntas sobre períodos de pagamento, formulários fiscais, deduções e folgas pessoais. Mantenha cópias para download de formulários importantes online também.
5. Promova o depósito direto. Os cheques em papel custam dinheiro para imprimir e enviar. Incentive a equipe a se inscrever no depósito direto. Isso também garante que o pagamento dos funcionários esteja disponível em suas contas bancárias no dia do pagamento e elimina a possibilidade de cheques serem perdidos ou roubados e o custo de interromper e reemitir um cheque.
6. Mantenha as linhas de comunicação abertas com a equipe. Os funcionários devem se sentir à vontade para compartilhar quaisquer problemas relacionados à folha de pagamento com seus empregadores para que possíveis questões possam ser tratadas. Incentivar a contribuição na formulação de políticas de folha de pagamento pode elevar o moral dos funcionários.
7. Distribua a carga de trabalho da folha de pagamento. Delegar tarefas de folha de pagamento, como o cálculo de horas a pagar, comissões, bônus, impostos e deduções, entre os funcionários pode ajudar a aliviar a carga. Com treinamento, até mesmo funcionários fora do departamento de folha de pagamento podem assumir tarefas não essenciais, como a coleta de formulários durante o processo de integração, assim, liberando especialistas em folha de pagamento para se concentrarem em tarefas que demandam mais tempo. Considere a adoção de aplicativos de autosserviço de folha de pagamento para que os funcionários possam manter com segurança as informações críticas da folha de pagamento, como endereços, atualizado.

Como o software de folha de pagamento e a automação podem ajudar

Mesmo o processamento automatizado da folha de pagamento requer atenção aos detalhes. Os processos manuais são particularmente demorados e sujeitos a erros. Um pequeno erro na entrada manual de dados - como entrada de horas do funcionário, dados de comparecimento e comissão / bônus - podem levar a sérios problemas.

Investir em software de folha de pagamento que pode unificar e automatizar os processos da folha de pagamento pode ajudar em todas essas frentes. As empresas podem se concentrar em suas competências essenciais e focar no aumento da receita quando têm a garantia de que os processos internos cruciais, como a folha de pagamento, estão sendo administrados de maneira adequada. O software de folha de pagamento pode melhorar o processo da folha de pagamento:

• Racionalizando tarefas. A folha de pagamento pode ser executada mais rapidamente quando é automatizada. Ganhos, deduções, contribuições da empresa, impostos e folgas pagas podem ser calculados automaticamente.
• Reduzindo custos. O software de folha de pagamento pode ser usado para pagar os funcionários por meio de depósito direto sem nenhum custo extra. As empresas também economizam com postagem.
• Eliminando erros. O software pode lidar com regulamentações fiscais complexas, incluindo novos formulários e requisitos. As empresas podem descarregar todos os registros e depósitos de impostos sobre a folha de pagamento com segurança. O software também pode enfrentar os desafios da tributação multiestadual, preparação e impressão de formulários W-2, e determinação de jurisdições fiscais.

Resultado

A folha de pagamento pode ser um processo complicado e trabalhoso, mas também é um dos aspectos mais importantes da gestão de uma empresa. É fundamental entender os meandros da folha de pagamento, desde a integração até os períodos de pagamento, classificações de trabalhadores e legislação tributária. O software pode ajudar os empregadores a pagar os funcionários pontualmente de maneira precisa e eficiente, toda vez, reduzindo o trabalho manual e os erros.