5 problemas financeiros comuns que as pequenas empresas enfrentam

Sobreviver como uma pequena empresa era um desafio mesmo antes da pandemia do coronavírus, com apenas cerca de metade das pequenas empresas mantendo suas portas abertas por pelo menos cinco anos e apenas cerca de um terço durando 10 anos.

A pandemia piorou as condições já desafiadoras, de acordo com uma pesquisa recente do Small Business Pulse Survey do U.S. Census Bureau, que avalia o impacto da pandemia nas pequenas empresas.

Apenas 28% relataram ter caixa suficiente para operar por três meses. E quase 50% previam que levaria mais de seis meses para que os negócios voltassem ao nível de um ano atrás. Quase 80% solicitaram empréstimos do Programa de Proteção ao Cheque de Pagamento (PPP).

A cada quatro anos, a Federação Nacional de Empresas Independentes (NFIB) pesquisa pequenas empresas como parte de sua Pesquisa de Problemas e Prioridades. Acabou de divulgar seus resultados de 2020, coletado pouco antes de a economia dos EUA realmente começar a sentir o impacto do coronavírus. Os resultados apontam para alguns problemas proeminentes - como financiamento - que provavelmente irão piorar após a pandemia. Outros problemas incluem perda de clientes, o custo do seguro saúde e encontrar funcionários qualificados.

5 problemas financeiros comuns que as pequenas empresas enfrentam

1. Perda de clientes

A retenção de clientes é uma preocupação constante, e rastrear as taxas de retenção e rotatividade é uma boa maneira de medir a eficácia de diferentes táticas para minimizar a perda de clientes. O Mixpanel analisou dados anônimos de 1,3 bilhão de usuários para chegar a benchmarks para retenção de clientes e descobriu que a taxa média de retenção de oito semanas em todos os setores é de 20%.

Para calcular a taxa de retenção, pegue o número de clientes no final de um determinado período e subtraia o número de clientes adquiridos durante esse período. Em seguida, divida esse número pelo número de clientes no início do período, e multiplique isso por 100 para obter uma porcentagem.

Pequenas mudanças na taxa de retenção podem fazer uma grande diferença nos lucros. Uma estatística frequentemente citada da Bain &Company diz que, ao aumentar a taxa de retenção de clientes em 5%, uma empresa pode aumentar seus lucros em 25-95%.

Para aumentar a retenção de clientes, procure maneiras de aumentar a lealdade do cliente, já que o custo de aquisição de novos clientes é muito maior do que manter os existentes. As táticas incluem instituir programas de fidelidade, oferecendo aos clientes descontos exclusivos e desenvolvendo maneiras fáceis de solicitar feedback dos clientes. Certifique-se de se conectar com os clientes com frequência para que possa resolver quaisquer questões rapidamente.

2. Pressão de fontes de crédito

A fonte mais comum de capital para financiar a expansão dos negócios é a poupança pessoal e familiar, seguido pelo uso dos lucros e ativos da empresa, obtenção de empréstimos comerciais de instituições financeiras e obtenção de cartões de crédito comerciais.

A Pesquisa de Crédito para Pequenas Empresas (SBCS) do Federal Reserve Banks mostra que garantir crédito e fazer pagamentos de dívidas são o segundo e o terceiro maiores desafios financeiros, por trás do pagamento de despesas operacionais (incluindo folha de pagamento). Os tipos mais comuns de financiamento externo para pequenas empresas são empréstimos e linhas de crédito.

Nessa mesma pesquisa, proprietários de pequenas empresas relataram que costumam usar uma garantia pessoal para receber financiamento, com 88% contando com a pontuação de crédito pessoal do proprietário. Adicionalmente, 86% das empresas disseram que precisariam encontrar novos financiamentos ou reduzir custos se seus negócios não obtivessem receita por dois meses. Nesse cenário, 46% das empresas que solicitaram financiamento nos últimos 12 meses provavelmente contrairiam dívidas adicionais.

O que mais, cerca de 40% das empresas pesquisadas pelo SBCS já tinham dívidas pendentes de até $ 100, 000. E isso é antes de a pandemia atingiu.

Uma das principais formas pelas quais as pequenas empresas têm sido capazes de proteger os empregos é com influxos de dinheiro do PPP, empréstimos que o governo perdoará, desde que certas condições sejam atendidas. Embora não haja dados sobre as empresas que solicitaram empréstimos abaixo de US $ 150, 000, dados da Small Business Administration afirmam que os empréstimos PPP apoiaram 51,1 milhões de empregos, ou até 84% de todos os funcionários de pequenas empresas. O empréstimo PPP médio foi de $ 107, 000, e 85,6% de todos os empréstimos eram de menos de $ 150, 000

Uma maneira que as pequenas empresas podem garantir que não contraiam mais dívidas com este programa do que o esperado é rastrear diligentemente e com precisão as despesas cobertas pelos empréstimos, para que tenham a documentação para provar onde gastaram o dinheiro.

3. Refinanciamento de empréstimos repetidos

Outra maneira pela qual as empresas podem buscar dinheiro é através do refinanciamento de empréstimos.

Quando a empresa fez seu primeiro empréstimo, os termos podem não ter sido tão favoráveis ​​quanto são quando a organização vem ganhando dinheiro há alguns anos. Para proprietários de empresas que melhoraram suas pontuações de crédito, aumento da receita ou aumento do valor dos ativos, A LendingTree afirma que o refinanciamento de um empréstimo pode ser uma boa ideia. As taxas podem ser mais favoráveis ​​e os pagamentos serão mais baixos, o que significa mais dinheiro que a empresa pode usar.

Não é nenhuma maravilha, então, que a pesquisa SBCS do Federal Reserve revelou que 30% dos que buscam financiamento estão fazendo isso para refinanciar ou pagar dívidas, com a maioria buscando valores entre $ 50, 000 e $ 100, 000

Embora o refinanciamento seja uma prática comum, fazer isso para cobrir despesas operacionais pode indicar problemas. Se o proprietário de uma pequena empresa usou sua própria pontuação de crédito para garantir um empréstimo, o refinanciamento da dívida diminuirá a pontuação de crédito dessa pessoa, possivelmente afetando sua situação financeira pessoal. Os proprietários de pequenas empresas também precisam considerar se há penalidades para o pagamento antecipado do empréstimo antigo. Se essas penalidades superam os benefícios do refinanciamento, não é uma boa ideia.

Embora um mutuário possa refinanciar para encurtar o prazo do empréstimo, isso dificilmente será o caso se o objetivo for reduzir as despesas mensais. Os benefícios de uma taxa de juros mais baixa são parcialmente compensados ​​por um aumento na dívida total, já que as taxas de refinanciamento são freqüentemente adicionadas ao total devido. Dependendo do tamanho da dívida, quanto mais baixa é a nova taxa de juros e os objetivos da empresa, o refinanciamento provavelmente estenderá a duração de um empréstimo, ou, na melhor das hipóteses, manter o calendário de pagamentos atual.

4. Capital Humano e Questões de Pessoal

O NFIB Jobs Report deste mês mostrou que 33% das empresas têm pelo menos uma posição não preenchida, até três pontos em relação ao mês anterior. Pré-coronavírus, pequenas empresas disseram que encontrar mão de obra qualificada foi um grande desafio na pesquisa de Problemas e Prioridades do NFIB. Isso era especialmente verdadeiro nas indústrias de construção e manufatura.

O maior problema relacionado às pequenas empresas - e que identificaram como seu principal desafio financeiro por décadas - é o custo do seguro saúde. Foi n ° 1 em todos os setores na pesquisa do NFIB, que observou que os custos de seguro aumentaram 43% na última década, ultrapassando a inflação e os salários. As pequenas empresas lutam para fornecer os pacotes de cuidados de saúde. As grandes empresas podem e recorreram a transferir uma parte maior dos custos para os funcionários.

Geralmente, um indivíduo ficará com uma organização se pagar, as condições de trabalho e as oportunidades de desenvolvimento são iguais ou maiores do que as contribuições (por exemplo, tempo e esforço) exigidos do funcionário, pela Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM). Portanto, o seguro saúde é um grande motivador na retenção de funcionários. As pequenas empresas que procuram controlar os custos podem negociar taxas mais baixas, mude para planos individuais ou procure planos na bolsa Small Business Health Options (SHOP).

5. Ambiente de trabalho ruim

SHRM diz que um em cada cinco americanos abandonou o emprego nos últimos cinco anos devido à má cultura da empresa, e estima que a rotatividade custou às empresas um total de US $ 223 bilhões - o fator mais importante para uma cultura corporativa forte é o gerente do funcionário, seguido por um trabalho significativo e flexibilidade, tempos de deslocamento e desenvolvimento profissional.

Um “ambiente de trabalho ruim” também pode se referir a outro fisicamente inseguro ou que possibilite o assédio. As pequenas empresas devem estar atentas aos requisitos da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) que as organizações com 10 funcionários ou mais devem seguir. A adoção de um programa eficaz de segurança e saúde pode economizar US $ 4 a 6 para cada US $ 1 investido.

E os funcionários podem se sentir inseguros em seu ambiente de trabalho por outros motivos. De acordo com a Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), a retaliação continuou a ser a acusação mais comum apresentada à agência, seguido por discriminação com base na deficiência, raça e sexo. A EEOC compartilha dicas para prevenir e lidar com problemas comuns no local de trabalho, o que pode ser caro para as pequenas empresas.

Como o software financeiro e de contabilidade pode ajudar a resolver problemas financeiros

Ao prevenir todos os problemas acima - ou detectá-los antes que se tornem problemas maiores - a organização precisa ver e compreender como o dinheiro está entrando e saindo do negócio, e ter total confiança nesses números.

O software de contabilidade dá às empresas visibilidade sobre todas as suas receitas e despesas e permite que elas rastreiem e analisem as principais métricas financeiras ao longo do tempo. Adicionalmente, este software pode automatizar os processos de contas a receber para ajudar a reduzir os dias de vendas pendentes e aumentar o fluxo de caixa. Também ajuda as empresas a rastrear contas e aproveitar ao máximo suas condições de pagamento para otimizar o gerenciamento de contas a pagar, tudo isso mantendo relacionamentos sólidos com os principais fornecedores. Finalmente, software de contabilidade torna mais fácil para as empresas fornecerem demonstrações financeiras e outras informações essenciais necessárias para garantir o financiamento - ou se qualificar para o perdão do empréstimo de PPP, para usar um exemplo atual.

Ter processos de contabilidade automatizados também ajuda as pequenas empresas a manter uma parte muito importante de sua equipe - os da organização financeira. O Guia de Salário de 2020 de Robert Half disse que a demanda é alta e a oferta é baixa para profissionais de contabilidade e finanças nos EUA. As empresas estão mantendo boas pessoas, oferecendo melhores salários, vantagens e oportunidades de avanço do que os concorrentes. Com muitas tarefas rotineiras de contabilidade automatizadas, os membros da equipe de contabilidade e finanças podem refinar outras habilidades, como pensamento crítico e comunicação. E com um sistema de contabilidade baseado em nuvem, eles podem melhorar ainda mais uma das habilidades de tecnologia mais exigidas para contadores:proficiência com sistemas baseados em nuvem.