O que são despesas de capital (CapEx) e por que são importantes?

Em contabilidade, um item de capital é qualquer ativo, de imóveis a móveis de escritório e veículos da empresa, que é carregado no balanço patrimonial e depreciado ao longo de um determinado período de tempo.

Mas isso é apenas parte da história. Digamos que você seja um padeiro comercial e precise levar seus produtos aos clientes de restaurantes. Você gasta $ 50, 000 em uma van de entrega, alugar o mesmo veículo por $ 350 por mês ou contratar um serviço de entrega por contrato por uma taxa semanal variável com base na quilometragem?

O objetivo é atender os clientes de forma eficaz, use o dinheiro disponível com sabedoria e avance os objetivos de negócios de curto e longo prazo. As empresas que conseguem fazer todos os três efetivamente tendem a fazer um bom trabalho rastreando quanto estão investindo em capital versus custos operacionais e determinando quais investimentos CapEx geraram lucro - e quais surgiram como perdas financeiras.

O que são despesas de capital (CapEx)?

As despesas de capital são fundos usados ​​para comprar, manter ou atualizar ativos, como edifícios, equipamento, a infraestrutura, hardware de computador e outras propriedades tangíveis. Também conhecido como "CapEx, "Esses desembolsos muitas vezes são usados ​​para adquirir e manter em bom estado de funcionamento os meios de produção e distribuição de bens e serviços da organização.

As regras GAAP para CapEx afirmam que, geralmente, o teste é se um item tem vida útil de mais de um ano. Esses ativos são normalmente físicos e não consumíveis e permanecem no balanço patrimonial por vários períodos contábeis.

Exemplos de CapEx incluem a compra de veículos comerciais, edifícios, mobiliário, terra, maquinaria, equipamento informático, até mesmo patentes e licenças que poderiam ser revendidas.

Tipos de despesas de capital

As despesas de capital incluem despesas para promover um aumento no valor de uma empresa crescimento futuro e despesas para manutenção presente operando níveis.

Essas despesas podem ser tangíveis e intangíveis. Contudo, os valores gastos na realização de operações normais e contínuas ou manutenção não devem ser capitalizados. Portanto, não são despesas do período na demonstração do resultado no momento em que são incorridas.

Despesas de capital vs. despesas operacionais vs. despesas de receita

Digamos que um chef decida abrir um restaurante e comprar um prédio que antes abrigava escritórios. O custo do imóvel, reformas necessárias para tornar o espaço adequado para um restaurante, acessórios e móveis, equipamentos de cozinha e computadores são despesas de capital, pode ser depreciado ao longo de vários períodos de tempo.

Salários do servidor, alimentos e uma assinatura de software de contabilidade são considerados despesas operacionais, enquanto uma taxa trimestral para um técnico de serviço manter um sistema de refrigeração walk-in em boas condições de funcionamento é uma despesa de receita, no que se refere aos custos para manter um item de capital em condições de contribuir para a geração de receita.

Despesas de capital Despesas operacionais Despesa de receita Propósito Ativos destinados a beneficiar a empresa por mais de um ano Custos para executar as operações do dia-a-dia Custos para gerar receita e manter ativos geradores de receita Listado como Equipamento ou propriedade Custo operacional Custo operacional Quando é contabilizado Depreciado ao longo da vida útil do ativo (em anos) Mês ou ano atual Mês ou ano atual

O que são despesas operacionais (OpEx)?

Despesas operacionais são custos contínuos - despesas comuns e necessárias - para as operações do dia-a-dia necessárias para operar o negócio. Isso pode incluir utilitários, renda, salários, impostos sobre a propriedade, contribuições para planos de pensão e viagens de negócios, para citar alguns.

O que são despesas de receita?

Despesas de receita são despesas de prazo mais curto que são feitas para a geração de receitas. O custo dos produtos vendidos (CPV), também conhecido como custo das vendas ou custo dos serviços, é quanto custa para produzir seus produtos ou serviços. O CPV inclui despesas diretas com material e mão de obra que vão para a produção de cada bem ou serviço vendido.

Principais diferenças entre CapEx, Despesas operacionais e de receita

As despesas de capital são para investimentos destinados a serem usados ​​por um período prolongado superior a um ano. Essas compras permanecem em uma planilha de ativos por vários períodos contábeis. As empresas tendem a preparar um orçamento de despesas de capital separado para refletir os custos recuperados por meio da depreciação.

Por exemplo, nosso restaurador pode depreciar o custo dos sistemas de computador, mesas e cadeiras e luminárias ao longo da vida útil desses ativos, que pode ser de cinco a sete anos.

Em contraste, As despesas operacionais e de receita são despesas necessárias para operar um negócio. Eles representam a maior parte dos custos contínuos de uma organização. As compras de OpEx serão usadas no período contábil em que forem incorridas.

As despesas operacionais para o restaurante podem incluir o custo de assinaturas para sistemas de ponto de venda, Comida, produtos de papel e bebidas.

Nosso chef tem contratados que vêm periodicamente para limpar caixas de gordura e verificar os níveis de refrigerante nas salas. Essas são despesas de receita recorrentes.

Fórmula e cálculo de CapEx

As compras de CapEx feitas no ano corrente são normalmente apresentadas na demonstração do fluxo de caixa da empresa. O valor acumulado de CapEX e a depreciação acumulada associada são normalmente exibidos no balanço da empresa, e subtrair a depreciação acumulada dos resultados de compras de CapEx acumulados no valor líquido de CapEx ou Ativos Fixos em qualquer momento. O valor depreciado a cada ano é contabilizado na demonstração de resultados da empresa.

Como calcular despesas de capital

O cálculo das despesas de capital inclui a localização da propriedade do período anterior e atual, instalações e equipamentos (PP&E) no balanço patrimonial e a amortização e depreciação na demonstração de resultados - tudo que você precisa fazer é olhar para as demonstrações financeiras para obter essas informações, pois elas são, na verdade, o que as demonstrações financeiras fazem.

Para obter o valor líquido contábil dos ativos fixos, basta olhar o balanço, que mostra o total dos ativos fixos menos a depreciação acumulada, para chegar aos ativos fixos líquidos ou ao valor contábil líquido. A demonstração do resultado mostraria a despesa de depreciação reconhecida para o ano.

A fórmula para avaliar uma despesa de capital é a seguinte:

CapEx =PP&E (atual) - PP&E (anterior) + depreciação

Exemplo de CapEx

Em 2019, o fornecedor de roupas que fornece uniformes para nosso restaurante comprou novos computadores e expandiu suas instalações para aumentar a receita.

Depois de olhar o balanço e a demonstração de resultados, as informações necessárias para calcular o CapEx para esse ano são as seguintes:

• PP&E no início de 2019:$ 30, 000
• PP&E no final de 2019:$ 40, 000
• Depreciação:$ 10, 000

Tomando os valores acima, comece subtraindo o valor PP&E inicial ($ 30, 000) do valor final ($ 40, 000). Isso é igual a $ 10, 000 alteração no PP&E. Então, adicionar depreciação ($ 10, 000), o que resulta em $ 20, 000 despesas de capital.

O que o CapEx lhe diz sobre o seu negócio?

Sua estratégia de CapEx revela quanto sua empresa está investindo em ativos fixos novos e existentes para aumentar ou manter a receita. Imagem maior, também indica com que precisão e confiança os líderes acreditam que podem prever a demanda futura usando princípios de planejamento de cenário e ponderação dos custos de oportunidade versus os benefícios de propriedade.

O aumento da receita e da lucratividade está vinculado a um CapEx estrategicamente sólido.

Por exemplo, digamos que nosso restaurateur adquiriu em 2019 um prédio adjacente e teve a opção de comprar mais móveis para equipar o espaço como uma sala de jantar ampliada ou expandir a cozinha com equipamentos especiais para lançar uma entrega de comida, negócios de catering e refeições embaladas. O caminho que nosso chef escolheu é muito importante em 2020.

Além disso, fazer escolhas inteligentes sobre se gastar em uma base de CapEx ou OpEx revela a eficácia da equipe de finanças de uma organização, fazendo o melhor uso dos fundos que irão gerar o maior retorno sobre o investimento.

Usando despesas de capital em sua contabilidade

As despesas de capital são despesas de caixa para um período contábil específico, então, eles são registrados em uma demonstração de fluxo de caixa - encontrada nas atividades de investimento. Também são registrados no balanço patrimonial na seção de imobilizado como ativo.

Importância das despesas de capital nos negócios

Conforme discutido, despesas de capital inteligentes ajudam as empresas a crescer. De uma perspectiva de planejamento financeiro de longo prazo, A análise de CapEx ajuda os líderes a entender se um ativo oferece uma taxa de retorno atraente. Dessa maneira, as empresas podem equilibrar a manutenção de equipamentos e propriedades existentes com capital suficiente para investir no crescimento.

Outras considerações importantes incluem:

• Custos iniciais: Dependendo da indústria, despesas de capital são geralmente mais caras do que adquirir o uso do mesmo ativo em uma base operacional. Pense em comprar um veículo de frota em vez de alugar ou assinar um contrato de serviço de entrega. É crucial entender os benefícios de longo prazo de possuir um ativo.
• Irreversibilidade: Uma empresa provavelmente incorrerá em perdas ao desfazer um dispêndio de capital. Isso ocorre porque o mercado de equipamentos de capital tende a ser pobre, o que significa que os ativos adquiridos provavelmente serão usados ​​em melhor situação pela própria empresa.
• Depreciação: Uma vez que um ativo está sendo colocado em uso, a depreciação começa e pode levar a uma diminuição nas contas de ativos de uma organização.

Desafios do CapEx

As decisões sobre despesas de capital muitas vezes podem ser desafiadoras. Eles também são cruciais para o bem-estar de uma empresa.

Os três principais desafios do planejamento de CapEx são:

• Imprevisibilidade: Quando se trata de investir em ativos de capital, as previsões não são garantidas simplesmente porque ninguém pode ver o futuro. Embora as empresas possam e devam usar os princípios de gestão de risco e seguro para prever e compensar a possibilidade de perdas potenciais relacionadas aos ativos de capital, é impossível erradicar a incerteza.
• Problemas de medição: Alguns resultados das despesas de capital, como aumentar o moral dos funcionários, são intangíveis e, portanto, não serão capturados em um balanço patrimonial. E, pode ser complicado medir todos os custos relacionados. Veja o exemplo da van de entrega:o salário de um motorista é OpEx, e essa despesa deve ser considerada junto com o combustível, seguro e outros custos para decidir se comprar é melhor do que contratar um empreiteiro.
• Espalhar: Benefícios relacionados a despesas de capital geralmente são estendidos por um período mais longo e podem levar a problemas quando se trata de estabelecer equivalência e estimativa de taxa de desconto. Simplesmente, o dinheiro investido em bens de capital não está mais disponível para oportunidades potencialmente mais vantajosas.

Melhores práticas de despesas de capital para negócios

Uma gestão de projeto sólida e um planejamento eficaz são necessários para equilibrar com eficiência a economia de dinheiro e o investimento para o crescimento. Além de previsão e planejamento de cenário eficazes, aqui estão cinco práticas recomendadas:

• Defina como é o sucesso. Seja claro sobre prazos realistas para um retorno sobre os investimentos CapEx, o escopo do projeto e quaisquer recursos OpEx necessários para obter todos os benefícios. Como este plano se classifica em termos de prioridade com outras oportunidades de investimento? Qual é a lógica comercial do projeto de capital?
• Crie linhas de comunicação claras. Em empresas maiores, vários departamentos podem estar envolvidos em projetos de capital. Como você reunirá informações críticas em um painel e garantirá que todos estejam na mesma página em relação aos resultados de negócios esperados - e realização do valor esperado para a empresa?
• Empregue um modelo de caso de negócios padronizado para projetos de capital em potencial: Cada proposta de investimento deve ser acompanhada de uma análise minuciosa explicando seu mérito. Um caso de negócios deve identificar fontes de valor, incluindo uma justificativa detalhada e uma explicação de alternativas, junto com um cálculo de retorno esperado ou benefício qualitativo, cronometragem, contexto e risco.
• Veja as opções de financiamento. A decisão de comprar um ativo de capital com os fundos existentes ou por meio de um empréstimo requer uma análise financeira em torno das taxas de juros, dívida incorrida e quanto tempo o ativo em questão se deprecia.
• Inclua “e se” caso as circunstâncias mudem. Este é um tipo de despesa "obrigatória", como comprar um prédio que o proprietário indica que você precisará desocupar? Ou é mais sobre crescimento ou uma nova linha de negócios? Você pode reduzir e ainda alcançar a maioria dos objetivos? Essa determinação ajudará a informar se a organização pode decidir desistir e perder um projeto se a realidade do mercado e / ou a saúde fiscal da empresa mudarem.
• O software de contabilidade pode ajudar sua empresa a otimizar os gastos de capital. Usar um software de contabilidade confiável para gerenciar despesas de capital ajuda a reduzir o risco de erro. Por exemplo, perder deduções para depreciação pode ser caro, assim como pode desencadear uma auditoria do IRS.