13 principais erros na folha de pagamento de pequenas empresas e como evitá-los

p Gerenciar a folha de pagamento é uma das funções mais importantes para uma empresa em crescimento. Mas também é surpreendentemente complexo, e é fácil cometer erros que podem ter consequências caras e dolorosas.

p Erros comuns de folha de pagamento incluem classificação incorreta de trabalhadores, calcular salários incorretamente, impostos ou deduções, e indenização por tratamento indevido por treinamento ou lesões relacionadas ao trabalho. Este artigo abordará alguns dos erros que as pequenas empresas costumam cometer - e como evitá-los.

O que acontece se você cometer um erro na folha de pagamento?

p Erros na folha de pagamento podem resultar em penalidades financeiras substanciais, bem como ações judiciais e auditorias. Você pode enfrentar uma investigação do IRS ou do Departamento de Trabalho dos EUA, bem como agências estaduais e locais. E se seus erros envolverem o cálculo incorreto de salários ou impactar negativamente os funcionários, eles podem prejudicar o moral da força de trabalho, o que leva a mais problemas, como produtividade mais baixa.

p Estes podem ser descuidos inocentes. As pequenas empresas enfrentam muitos desafios relacionados à folha de pagamento. Mas isso não muda o fato de que os erros da folha de pagamento são prejudiciais aos negócios e causam danos duradouros, portanto, as organizações precisam fazer tudo o que puderem para evitá-los. E para fazer isso, eles precisam estar cientes dos erros mais comuns que podem cometer.

Principais problemas e erros com a folha de pagamento

p Aqui estão 13 dos erros mais comuns na folha de pagamento de pequenas empresas e como sua empresa pode evitá-los.

1. p Não classificar os trabalhadores corretamente. Existem duas classificações principais a serem consideradas com sua equipe:se os trabalhadores são contratados independentes ou empregados, e se os funcionários estão isentos ou não isentos de acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA).
   p Às vezes, pode ser difícil determinar se o trabalhador deve ser classificado como empregado ou contratado. O Departamento de Trabalho (DOL) oferece um guia de seis etapas para ajudá-lo a determinar a designação correta, mas entre os fatores decisivos estão o tempo que alguém trabalha para a empresa, se usam seus próprios equipamentos e quem determina sua programação. Alternativamente, você pode preencher o Formulário SS-8 para pedir ao IRS para determiná-lo para você. É importante obter a classificação correta:os funcionários podem ter direito a um salário mínimo e horas extras, enquanto os empreiteiros não. Se alguém é funcionário, você precisa pagar a parcela do empregador nos impostos sobre os salários e reter o imposto de renda na fonte de seus contracheques. A classificação incorreta pode resultar em penalidades, além da necessidade de pagar quaisquer impostos com juros.
   p Os trabalhadores isentos da FLSA não têm direito a algumas das proteções da Lei. Por exemplo, eles não são legalmente obrigados a receber pagamento de horas extras. Funcionários isentos geralmente incluem executivos e alguns outros funcionários assalariados, mas você deve revisar as diretrizes do DOL de perto antes de fazer uma determinação.

2. p Calcular mal as horas extras. Em geral, a FLSA exige que as empresas compensem os funcionários não isentos em 1,5 vez (hora e meia) sua taxa de pagamento padrão se eles trabalharem mais de 40 horas por semana. Mas alguns estados impõem requisitos adicionais que podem substituir a lei federal. No Alasca, Califórnia e Nevada, por exemplo, os empregadores devem pagar horas extras se os funcionários trabalharem mais de oito horas por dia. Compreender as leis locais é crucial para evitar penalidades, interesse, backpay e possíveis ações judiciais.

3. p Pagando taxas de imposto incorretas. Os erros fiscais são um dos erros mais comuns da folha de pagamento. Isso ocorre porque os impostos sobre a folha de pagamento são complicados e mudam com frequência. Seu negócio pode estar sujeito ao local, Estado, e impostos federais, e você precisa acompanhar as mudanças em cada nível. Além disso, as obrigações fiscais podem ser diferentes para funcionários que moram em jurisdições diferentes.

4. p Atrasado na folha de pagamento. Os funcionários contam com o recebimento de seus contracheques em dia para que possam pagar suas próprias contas. O pagamento tardio pode minar a confiança dos funcionários e resultar em problemas com as autoridades estaduais. Portanto, é importante monitorar o fluxo de caixa para que você tenha fundos suficientes para pagar os funcionários prontamente no dia do pagamento. Automatizar a folha de pagamento com software ou um serviço terceirizado pode ajudar. Se surgirem problemas, avise os funcionários o mais rápido possível para que eles possam planejar adequadamente.

5. p Pagando valores incorretos. Funcionários que pagam mal podem ser mais comuns do que você pensa:em 2019, o DOL arrecadou $ 322 milhões em salários devidos aos trabalhadores. Se você descobrir que pagou mal a um trabalhador, é melhor retificar os erros imediatamente para manter um relacionamento positivo e evitar reclamações em potencial e danos à reputação. É importante manter uma documentação clara sobre o problema e sua resolução.
   p Pagar a mais a um funcionário pode ser um problema mais complicado de resolver. Novamente, registros claros e abrangentes são fundamentais. Ninguém quer ouvir que eles precisam reembolsar seu empregador, mas mostrar aos funcionários uma prova clara do erro pode ajudar. Se o pagamento a maior for substancial, é aconselhável fazer um acordo com o funcionário para reclamar o dinheiro por meio de uma quantia única ou pequenas prestações.

6. p Planejamento de férias ruim. É crucial planejar as férias - e fazê-lo com bastante antecedência. Você precisará notificar os funcionários sobre quaisquer fechamentos com antecedência. De acordo com a lei federal, você não é obrigado a fornecer feriados remunerados ou pagar horas extras aos funcionários se eles trabalharem nesses dias federais, embora muitas empresas optem por fazê-lo. Mas em qualquer caso, é uma boa ideia postar programações de feriados com bastante antecedência e ser claro sobre quaisquer alterações associadas à folha de pagamento.
   p Observe que, se um dia de pagamento programado regularmente for um feriado bancário, os funcionários pagos por depósito direto não receberão o pagamento até o dia seguinte. Para garantir que os funcionários sejam pagos em dia e tenham o dinheiro de que precisam, quando precisam, você precisará agendar o pagamento um dia útil antes.

7. p Não pagando dentro do período de pagamento mínimo. A maioria dos estados tem leis que determinam a frequência mínima para funcionários pagantes, como semanalmente, semestral ou mensal; em alguns estados, como a Califórnia, a frequência mínima depende da ocupação. O não cumprimento dos requisitos do seu estado pode levar a multas e possivelmente ações judiciais de funcionários. O DOL fornece um gráfico que descreve claramente os requisitos em cada estado.

8. p Confundindo folha de pagamento bruta vs. líquida. É importante distinguir entre folha de pagamento bruta e líquida - e calcular seus custos de negócios de acordo. A folha de pagamento bruta refere-se aos salários ganhos por todos os funcionários antes de impostos e deduções. Para determinar os custos totais da folha de pagamento para sua empresa, você também precisará levar em consideração a contribuição do empregador para os impostos sobre a folha de pagamento e quaisquer benefícios. Folha de pagamento líquida é o valor recebido pelos funcionários, após as deduções para o federal, Estado, e impostos locais, bem como quaisquer outras retenções obrigatórias ou opcionais.

9. p Deixar de pagar funcionários não isentos por coisas como treinamento. Em geral, você tem que pagar aos funcionários sem isenção pelas horas que eles gastam participando de treinamentos relacionados ao trabalho ou outras atividades, como palestras e reuniões. Isso inclui o tempo gasto em treinamento online relacionado ao trabalho, mesmo que seja conduzido fora do horário normal de trabalho. Sob o FLSA, para uma atividade não ser considerada parte das horas trabalhadas, deve ser voluntário, não relacionado ao trabalho, não é executado simultaneamente com outro trabalho e ocorre fora do horário normal.

10. p Não mantendo registros da folha de pagamento. Deixar de manter registros precisos dos funcionários e da folha de pagamento pode levar a auditorias e multas substanciais - observe que o IRS multou as empresas em um total de $ 13,7 bilhões em 2019 por não aderirem às leis tributárias da folha de pagamento. O IRS exige que você mantenha registros de todos os funcionários, incluindo informações como os valores e datas de todos os salários e cópias dos formulários de retenção de imposto W-4. Além disso, o FLSA exige que você mantenha informações ainda mais detalhadas para todos os funcionários não isentos, incluindo horas trabalhadas. Para cumprir com a FLSA, você precisa manter esses registros por pelo menos três anos.

11. p Não pagar pelo tempo gasto na recuperação de ferimentos. A maioria dos empregadores é obrigada por lei estadual a ter seguro de compensação dos trabalhadores, que paga parte do salário normal de um funcionário se ele se ausentar do trabalho enquanto se recupera de um acidente de trabalho ou doença. Além disso, ao abrigo da FLSA, o empregador é responsável por compensar os empregados pelo tempo que passam à espera e a receber cuidados médicos nas suas instalações de trabalho ou por indicação do empregador.

12. p Deixar de se manter atualizado sobre as leis da folha de pagamento. Muitas leis - no federal, nível estadual e local - estabeleça regras sobre como você emprega e paga as pessoas. Além do FLSA, as principais leis federais incluem:
    • A Lei de Licença Médica e Família (FMLA), que dá aos funcionários elegíveis o direito a até 12 semanas de licença sem vencimento para famílias e necessidades médicas.
    • Leis de igualdade de oportunidades de emprego, como a Lei dos Direitos Civis, que proíbe muitas formas de discriminação, e a Lei de Igualdade Salarial, que exige que as mulheres recebam salários iguais aos dos homens por trabalho igual.
    • A Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA), que é projetado para garantir a segurança do local de trabalho.
    p Quando você dirige uma pequena empresa, pode ser difícil se manter atualizado com todas as leis relevantes, especialmente se você não tiver RH dedicado e conhecimento jurídico. Pode ser útil ingressar em associações profissionais que monitoram as leis relacionadas ao seu setor.

13. p Esquecer de postar sinalização trabalhista. Por lei, você deve publicar avisos que informem os funcionários sobre seus direitos. Por exemplo, o DOL exige que o empregador publique as disposições do FMLA e do FLSA e as etapas que um funcionário deve seguir para registrar uma reclamação. Para ajudar nisso, o DOL informa quais pôsteres você precisa e permite que você os peça gratuitamente.

Evite erros de folha de pagamento e problemas com software de folha de pagamento

p O software de folha de pagamento pode reduzir muito a chance de erros na folha de pagamento automatizando cálculos complexos, registros de impostos e pagamentos de funcionários. Deve aplicar-se automaticamente a última versão federal, impostos estaduais e locais, livrando você das dores de cabeça e dos riscos de tentar rastrear mudanças nas regulamentações tributárias e trabalhistas. Ele pode automatizar o processo de manutenção dos registros da folha de pagamento, conforme exigido por lei.

p A seleção de um software de folha de pagamento que faz parte de um conjunto integrado de aplicativos de negócios pode simplificar a contabilidade, atualizando automaticamente a contabilidade geral e lidando com reconciliações. Essa conectividade também permite relatórios e análises mais rápidos com base em dados em tempo real. Também permite que as empresas evitem integrações, que são caros e apresentam riscos adicionais, e oferece a eles um único recurso de suporte se houver algum problema.

p A complexa tarefa de gerenciar a folha de pagamento tem inúmeras armadilhas potenciais. Para muitas pequenas empresas, é difícil manter o controle sobre as mudanças de requisitos e ter certeza de lidar com todos os aspectos da folha de pagamento corretamente, toda vez. O software de folha de pagamento pode aliviar grande parte do fardo, ficando automaticamente atualizado com as mudanças nos regulamentos e garantindo que você pague os funcionários com precisão e no prazo.