Gerenciamento de relatórios de despesas de T&E:melhores práticas e dicas

Lembra-se de quando os relatórios de despesas se concentravam no reembolso de despesas com viagens aos funcionários? Embora a pandemia COVID-19 tenha acabado com a maioria das viagens, não eliminou a necessidade de relatórios de T&E. Com a mudança para o trabalho remoto, as empresas usam cada vez mais seus sistemas de T&E como uma ferramenta para reembolsar um novo balde de despesas, como compras para configurar escritórios domésticos, internet mais rápida, até entrega de comida.

Embora o gerenciamento de relatórios e a documentação que os acompanha seja tradicionalmente um processo trabalhoso e relativamente caro, As melhores práticas combinadas com a automação podem simplificar a tarefa e cortar custos, melhorando a conformidade com as políticas de gastos.

O que significa T&E?

T&E é a abreviatura de “viagens e despesas” ou “viagens e entretenimento”. O termo se aplica a despesas comerciais que os funcionários pagam do bolso ou com cartão da empresa; a empresa posteriormente reembolsa os funcionários por essas despesas ou paga a fatura do cartão de crédito assim que o funcionário apresenta a papelada apropriada.

T&E cobre uma ampla variedade de despesas de negócios, do jantar com clientes aos serviços de telefonia móvel. Tipicamente, inclui itens como viagens aéreas, alojamento, refeições, incidentes e transporte local. Quando as empresas procuram cortar custos, eles podem se concentrar no T&E e procurar maneiras de restringir as políticas de reembolso e melhorar o cumprimento delas.

Por exemplo, A Mastercard relata que os custos de T&E são geralmente a segunda maior despesa indireta de uma organização, por trás do trabalho. Esse relatório também afirma que as funções de contabilidade, como processamento de despesas, auditoria, conformidade e gerenciamento de programa, na média, variam de 11% a 23% do custo total do programa.

O que é um relatório de despesas T&E e o que ele contém?

As empresas exigem que os funcionários apresentem relatórios de despesas de T&E para documentar despesas correntes para reembolso. Os relatórios de despesas de T&E geralmente contêm informações sobre cada item de despesa, tal como:

• A data em que a despesa foi incorrida.
• Onde a despesa foi incorrida, como o Joe’s Restaurant, Abastecimento de computador Acme.
• O cliente ou projeto para o qual o item foi comprado, se aplicável.
• O cliente ou conta do projeto para a qual cobrar as despesas, se aplicável.
• O custo do item.
• Quaisquer observações adicionais:“Jantar com Jane Doe para discutir a expansão do escopo de trabalho.”

Esses campos variam de acordo com o tipo de despesa. Por exemplo, os funcionários que solicitarem reembolso por serviço de Internet residencial não podem incluir o número do cliente / projeto ou da conta nos relatórios de T&E.

Por que é importante relatar as despesas de T&E?

As empresas que rastreiam com eficácia as despesas de T&E tendem a detectar mais facilmente as violações de políticas e fraudes, evite o luto da auditoria, controlar os custos e ficar em conformidade com as regras do IRS.

Com a estratégia certa de gestão de despesas, as equipes de finanças podem acompanhar de perto quanto estão gastando em itens, desde viagens e entretenimento a clientes até compras em home office, e então usar essas informações para criar ou refinar políticas de gastos e identificar áreas onde podem cortar custos.

Mas controlar os fluxos de saída de caixa não é a única razão para dominar T&E.

T&E e impostos

O relatório de despesas de T&E é muito importante para fins fiscais. O IRS reconhece muitas despesas comerciais como dedutíveis de impostos, desde que sejam "normais e necessárias" - isto é, comum e aceito em sua indústria ou comércio, e útil ou apropriado para o negócio.

Contudo, enquanto despesas de negócios relacionadas a viagens, como voos, alojamento, refeições e milhas são geralmente dedutíveis, as empresas devem apresentar documentação que classifique essas despesas e indique sua finalidade.

Também é importante observar que, desde a Lei de redução de impostos e empregos de 2017 (TCJA), a maioria das despesas de entretenimento não são mais dedutíveis de impostos. Os CFOs devem ser capazes de provar que uma despesa de entretenimento se qualifica como uma exceção se a empresa for auditada pelo IRS. As exceções incluem despesas recreativas para funcionários, como festas em feriados e despesas relacionadas à participação em reuniões de negócios ou conferências.

Como você pode relatar as despesas de T&E?

Existem muitas maneiras de lidar com relatórios de viagens e despesas. Tradicionalmente, as empresas exigiam que seus funcionários preenchessem relatórios em papel, anexe recibos físicos e entregue os formulários preenchidos ao departamento de contabilidade.

Hoje, a maioria das empresas usa tecnologia - variando de planilhas a software automatizado de gerenciamento de despesas - para gerenciar despesas. Com software de relatório de despesas, os funcionários preenchem formulários de despesas online e anexam imagens de recibos. O software também pode verificar as despesas de conformidade com a política da empresa e aprová-las ou negá-las automaticamente.

Como posso automatizar o gerenciamento de relatórios T&E?

A maneira mais fácil de automatizar o gerenciamento de relatórios de viagens e despesas é escolher uma solução que forneça a capacidade de definir regras de negócios personalizadas, criar relatórios de despesas com o mínimo de atrito possível para os funcionários, carregue facilmente a documentação adequada e, em seguida, rastreie os relatórios ao longo de seus ciclos de vida. Você também pode automatizar fluxos de trabalho de aprovação, integração direta com contas a pagar e pagamentos eletrônicos.

Idealmente, a solução incluirá um aplicativo móvel com um simples, interface intuitiva para facilitar o envio de documentação por parte dos funcionários - de casa por enquanto, mas eventualmente durante a viagem.

Benefícios da automação de relatórios de despesas T&E

Automatizar relatórios de despesas de T&E não beneficia apenas os funcionários. Pode ajudar as equipes de finanças a economizar tempo da equipe, mitigar fraudes e criar trilhas de auditoria mais completas.

Os custos do processamento manual de relatórios de viagens e despesas podem aumentar rapidamente - pense no tempo que os funcionários gastam inserindo dados, revisar relatórios em busca de erros e / ou não conformidade e acompanhar a aprovação dos formulários T&E. Políticas mais fáceis, software e processos de despesas também significam que há menos trabalho por parte das equipes financeiras, melhorando a produtividade, permitindo melhor rastreamento e conformidade, maximizando a precisão e pontualidade dos relatórios de despesas e aprimorando a experiência geral.

A automação de relatórios de despesas também pode ajudar as empresas a identificar fraudes. Um estudo realizado pela Association of Certified Fraud Examiners descobriu que os reembolsos de despesas representavam 21% por cento das fraudes em empresas com menos de 100 funcionários. Isso pode incluir relatórios de despesas adulterados, entradas duplicadas ou despesas falsas adicionadas aos relatórios. As soluções de automação de relatórios de despesas permitem que as empresas definam políticas para despesas permitidas, fazer uma varredura automática em busca de anomalias e sinalizar despesas que não estejam em conformidade com essas políticas.

Talvez seja por isso que a fraude T&E cai para 11% entre empresas com mais de 100 funcionários, que são mais prováveis ​​de terem automatizado do que empresas menores - apesar dos benefícios de um gerenciamento de despesas bem gerenciado para empresas menores.

As soluções de automação de despesas de T&E também tornam mais fácil para os funcionários enviarem seus relatórios de despesas de casa ou durante viagens. Por exemplo, Os sistemas automatizados de relatório de despesas de T&E geralmente incluem a capacidade de digitalizar ou fotografar recibos em papel com um dispositivo móvel.

A automação também pode minimizar erros de dados. Em empresas maiores, relatórios de viagens e despesas vêm de vários departamentos, para uma infinidade de projetos. Com todos esses dados, inserir e aprovar manualmente os relatórios de T&E pode introduzir inconsistências. O uso de uma solução automatizada permite que as empresas economizem dinheiro ao detectar os erros antes que eles se propaguem pelo sistema.

Práticas recomendadas de relatórios de T&E

Quando executado corretamente, os relatórios de viagens e despesas ajudam as empresas a cumprir as determinações do IRS e alocar melhor seus orçamentos. Mas para fazer isso, é importante seguir as melhores práticas para relatórios de T&E. Aqui estão alguns dos mais importantes:

Facilite os relatórios de viagens e despesas para os funcionários. Isso não pode ser exagerado:se o sistema for difícil para os funcionários usarem, eles adiarão os relatórios para o último momento possível ou tentarão encontrar soluções alternativas. Portanto, não é surpresa que o principal motivador para muitas empresas que implementam o software T&E seja a simplificação do processo de relatório para funcionários e gerentes.

Muitos CFOs ficam agradavelmente surpresos com a recompensa para as equipes de finanças.

Inclui recursos móveis. A maioria dos funcionários tem telefones celulares, portanto, faz sentido para eles usarem seus dispositivos para ler recibos ou controlar despesas. Alguns aplicativos até calculam automaticamente as taxas de câmbio usando as datas dos recibos e adicionam impostos locais com base em onde as despesas foram incorridas e onde os funcionários residem.

Crie e comunique políticas claras. Para simplificar os relatórios de T&E, ajuda ter políticas de despesas claramente definidas. Por exemplo, a empresa pode ter uma diária fixa para reembolso de refeição quando os funcionários viajam para conferências. O desafio é comunicar essas políticas aos funcionários. Envolva os colegas de RH nesse esforço durante o desenvolvimento da política.

Defina um fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas descreve claramente o caminho que um recibo segue desde o momento em que é inserido no sistema de gerenciamento de despesas da empresa até que o funcionário seja reembolsado ou a cobrança seja paga pela empresa. Um fluxo de trabalho eficaz é um elemento crítico da automação.

Automatize o máximo possível. A automação simplifica e reduz o custo do que tradicionalmente era um processo manual de mão-de-obra intensiva. Também pode melhorar a conformidade.

Melhores práticas da política de T&E

É importante definir as expectativas de como os relatórios são enviados, o que pode ser reembolsado e como a cadeia de aprovação será configurada. Por exemplo, com que quantia em dólares um relatório é escalado de um gerente de primeira linha?

Novamente, Profissionais e gerentes de RH podem ajudar a explicar e reforçar as regras usando uma linguagem inequívoca, pois os funcionários estão mais propensos a cumprir uma política que eles entendem.

Por exemplo, as empresas precisam especificar como os funcionários reservam viagens (como os sites, agência de viagens ou outros métodos que eles podem usar) e especificar a classe preferida de hotéis, diretrizes de aluguel de automóveis e subsídios de refeição. As empresas também podem querer definir regras para adicionar tempo pessoal a uma viagem, como se eles ainda pagarão por voos ou estadias prolongadas em hotéis.

A tendência do trabalho em casa e as preocupações sobre como estender o fluxo de caixa adicionaram ainda mais complexidade.

As políticas devem incluir critérios específicos para aprovação ou rejeição de despesas e como os funcionários serão reembolsados. Defina quando as solicitações de viagem precisam ser enviadas, e quais são os prazos para envio de relatórios de viagens e despesas.

O “porquê” também precisa fazer parte da política. Por exemplo, incluir os requisitos do IRS para relatórios pode ajudar a melhorar a conformidade, porque os funcionários entenderão a razão do que estão sendo solicitados a fazer.

Finalmente, As políticas de T&E não podem ser gravadas em pedra. Visite novamente pelo menos uma vez por ano, ou mais frequentemente no caso de grandes mudanças, como uma aquisição. Não olhe apenas para a política de T&E; analise os relatórios do seu sistema de gerenciamento de despesas para identificar onde você está gastando mais do que o esperado. Talvez você possa economizar dinheiro, por exemplo, adicionando um novo site de reservas de viagens ou expandindo a lista de hotéis aceitáveis ​​para incluir propriedades de uma rede de baixo custo.

5 dicas para gerenciamento de despesas de T&E

Relatórios eficazes de viagens e despesas podem ser resumidos em cinco dicas principais:

1. Torne o mais fácil possível para os funcionários relatarem seus T&E
2. Defina políticas claras para relatórios de despesas de T&E.
3. Fique por dentro das novas leis fiscais para garantir o cumprimento.
4. Separe as despesas de T&E por categoria no caso de uma auditoria.
5. Automatize o máximo possível para facilitar o processo e ajudar a prevenir fraudes.

Finalmente, comece cedo. Até mesmo as startups precisam de políticas e melhores práticas de T&E. Ao implementar regras desde o início, você pode evitar maus hábitos, como permitir gastos diários além do que o IRS permite que a empresa deduza.