Impostos sobre a folha de pagamento de pequenas empresas:como calcular e como reter

É gratificante que sua pequena empresa coloque pessoas para trabalhar, mas gerenciar o processo que paga seus salários é um grande desafio financeiro. Ainda, gerenciar a folha de pagamento - e os impostos sobre a folha de pagamento em particular - é importante e necessário. O manuseio incorreto dos impostos sobre a folha de pagamento pode levar você a perder funcionários ou até mesmo enfrentar problemas legais, então é crucial entender suas obrigações, práticas recomendadas para minimizar custos e onde obter ajuda e ideias.

O que são impostos sobre a folha de pagamento das empresas?

Os impostos básicos sobre a folha de pagamento incluem imposto de renda, Lei Federal de Contribuições de Seguros, mais conhecido como FICA, e Lei Federal do Imposto sobre Desemprego, ou FUTA. Todos os funcionários permanentes devem preencher o Formulário W-4 do Serviço de Receita Federal dos EUA (IRS), informar ao empregador quanto imposto sobre a folha de pagamento reter de seus contracheques com base no status do depósito e nos dependentes.

Os funcionários devem ter a oportunidade de atualizar seus W-4s anualmente para garantir que os valores apropriados sejam retidos.

• Imposto de renda federal a retenção é determinada usando as informações que os funcionários compartilharam no Formulário W-4 e as tabelas de retenção no Formulário 15 do IRS, Guia de impostos do empregador.
• Receita do estado, impostos locais e outros , conforme aplicável, são determinados por um formulário estadual W-4 ou pelo formulário federal. Observe que nem todos os estados cobram imposto de renda.
• FICA abrange contribuições para a Previdência Social e Medicare.
• FUTA coleta fundos posteriormente alocados aos estados e pagos a trabalhadores desempregados elegíveis.
• Impostos de seguro de invalidez deve ser pago por empregadores na Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova york, Rhode Island e Porto Rico.

Lembre-se de que o IRS usa o termo "imposto sobre o trabalho" em vez do termo mais geral "imposto sobre a folha de pagamento".

Quais são as taxas de imposto sobre a folha de pagamento para 2020?

FICA é uma responsabilidade compartilhada; a taxa de imposto atual para a previdência social é de 6,2% para o empregador e 6,2% para o empregado, ou 12,4% no total em até $ 137, 700 dos ganhos dos funcionários. O valor pago nas contas da Previdência Social dos funcionários durante suas carreiras profissionais determina o benefício da Previdência Social que eles recebem como aposentados - ou o benefício que as famílias recebem se o assalariado falecer.

O Medicare é financiado por um pagamento de 1,45% do empregador e uma dedução de 1,45% do empregado, ou 2,9% do faturamento total. Se os funcionários ganham mais do que um valor limite com base no status do processo, eles devem pagar um adicional de 0,9% por cento.

O FUTA é pago exclusivamente pelos empregadores; este imposto não pode ser deduzido do salário dos empregados. A taxa de imposto FUTA de 2020 de 6% é aplicada aos primeiros $ 7, 000 funcionários ganham. As empresas usam o Formulário 940 do IRS para relatar o imposto FUTA pago e, se eles pagassem os impostos estaduais de desemprego integralmente e dentro do prazo, pode ser elegível para um crédito de imposto federal de até 5,4%.

Deixar de fazer o pagamento de impostos federais dentro do prazo deixa sua empresa sujeita a multas e penalidades graves, por isso, é fundamental cumprir suas obrigações calculando com precisão o valor dos impostos sobre a folha de pagamento que você deve e pagando-os dentro dos prazos do IRS.

Quais são as suas obrigações fiscais sobre a folha de pagamento como uma pequena empresa?

Os impostos federais sobre a folha de pagamento são "repartidos, ”O que significa que os impostos devem ser pagos conforme a receita é recebida ao longo do ano. Os funcionários têm estado, impostos locais e federais retidos de seus cheques a cada período de pagamento.

Como proprietário de uma empresa, você deve manter registros de impostos trabalhistas por pelo menos quatro anos e disponibilizá-los ao IRS mediante solicitação. Seus registros devem incluir os itens abaixo.

Lista de verificação de documentos de imposto de emprego do IRS

Lista de verificação de documentos de imposto de emprego do IRS Você está dentro Nomes, endereços, SSNs e ocupações de funcionários e destinatários de pagamento Valores e datas de todos os salários, pagamentos de anuidade e pensão Todas as cópias de funcionários dos formulários W-2 e W-2c devolvidas a você como impossíveis de entrega Quantidade de dicas relatadas a você por seus funcionários que recebem dicas Datas de emprego para cada funcionário Registros de benefícios adicionais e reembolsos de despesas fornecidos aos seus funcionários, incluindo registros / recibos de T&E Períodos pelos quais os funcionários e beneficiários foram pagos durante a ausência devido a doença ou lesão e o valor e a taxa semanal de pagamentos que você ou terceiros pagantes fizeram a eles O valor justo de mercado de salários em espécie, como bens ou serviços em vez de dinheiro Cópias de devoluções arquivadas e números de confirmação. Cópias dos certificados de retenção de imposto de renda de funcionários e destinatários (Formulários W-4, W-4P, W-4 (SP), W-4S, e W-4V) Datas e valores dos depósitos de impostos que você fez e números de confirmação para depósitos feitos por EFTPS Registros de dicas alocadas, isso é, dicas adicionais que você paga a um funcionário

O que são trabalhadores tributáveis?

Tipicamente, trabalhadores tributáveis ​​são os funcionários que sua empresa dirige e controla na execução de seu trabalho. Os funcionários em todos os estados estão sujeitos a impostos sobre a folha de pagamento, e os empregadores devem deduzir todos os impostos aplicáveis ​​dos contracheques dos empregados e remeter ao empregador e às parcelas dos empregados regularmente.

Cidadãos dos EUA empregados em uma posse ou território dos EUA geralmente estão sujeitos a impostos sobre a folha de pagamento, exceto para alguns prestadores de serviços isentos.

Funcionários contratados pagam seus próprios impostos com base na renda que você relata no Formulário 1099 do IRS.

O que são salários tributáveis?

Os salários tributáveis ​​incluem compensação pelo trabalho executado e compreendem o salário, pontas, bônus, pagamentos em espécie, comissões de vendas e presentes. Os empregadores usam o Formulário W-2 do IRS para relatar esses valores aos funcionários e o Formulário W-3 do IRS para relatar o Formulário W-2 à Administração da Previdência Social.

Para aqueles que podem ter demitido funcionários, lembre-se de que as indenizações são consideradas salários e estão sujeitos aos impostos do Seguro Social e do Medicare, imposto de renda retido na fonte e FUTA.

E se eu não puder pagar meus impostos sobre a folha de pagamento ou pagar com atraso?

O IRS espera que todos os impostos sobre os salários sejam depositados em datas específicas a cada ano, mensal ou quinzenalmente, e impõe penalidades se os empregadores perderem esses prazos - até 10% se os pagamentos atrasarem mais de 16 dias.

Uma das penalidades mais severas da lei tributária é conhecida como "penalidade de 100 por cento". Se você for responsável por remeter os impostos federais de uma empresa - que foram retidos dos contracheques dos funcionários - e deixar de fazê-lo, você pode ser pessoalmente responsabilizado por 100% do valor não pago. Se você estiver sem fundos, existem maneiras melhores de lidar com os problemas de fluxo de caixa do que vender a descoberto o Tio Sam.

Uma pequena empresa pode fazer sua própria folha de pagamento?

As empresas maiores geralmente têm funcionários dedicados para lidar com a folha de pagamento. Empresas de pequeno e médio porte geralmente não podem pagar por isso. Então, como eles estão gerenciando?

Alguns recorrem a software de folha de pagamento online e serviços de folha de pagamento para lidar com todo o processo, incluindo o cálculo de salários e impostos e o pagamento dos funcionários por depósito direto ou cheque. Esses serviços geralmente cobram uma taxa mensal.

Para pequenas empresas que decidem lidar sozinhas com a folha de pagamento em vez de usar um serviço, alguém precisa "possuir" o processo de folha de pagamento, pois requer uma quantidade considerável de trabalho e experiência para configurar e gerenciar. Em muitos casos, esta tarefa caberá a um guarda-livros, internamente ou por contrato.

Não importa como você decida continuar, certifique-se de que seu especialista financeiro interno ou provedor de serviços se mantenha atualizado sobre as mudanças nas leis.

4 etapas no processo de folha de pagamento

O processo de folha de pagamento inclui algumas etapas, que deve ser documentado e repetido a cada período de pagamento:

1. Salários recordes. Nenhuma hora é coletada para executar a folha de pagamento a cada semana para funcionários assalariados, então registre os salários, determinar a frequência de pagamento e cobrar as horas.
2. Recolher documentação de horas trabalhadas. Isso poderia ser de cartões de ponto, uma planilha manual ou software de controle de tempo.
3. Calcule ganhos e deduções. A retenção é baseada em como os funcionários preencheram os formulários W-4 federais e estaduais. (Veja “Como Calcular Retenção, "Abaixo.) O Imposto de Renda Retido na Fonte Assistant do IRS calcula as deduções do imposto de renda federal a cada período de pagamento e é útil se você não usar um sistema automatizado de folha de pagamento.
4. Pague seus funcionários. Os métodos de pagamento de funcionários incluem dinheiro, Papel, checado, depósito direto ou cartão de pagamento. Os cartões de pagamento funcionam de forma semelhante aos cartões de débito; no dia do pagamento, os fundos são carregados no cartão, que os funcionários podem usar para fazer compras ou saques em um caixa eletrônico.

Como calcular a retenção na fonte

O Formulário W-4 do IRS que os funcionários preenchem durante a integração tem uma planilha para ajudá-los a determinar a retenção. Adicionalmente, os funcionários podem usar o Estimador de retenção de impostos do IRS para realizar verificações W-4 a cada ano. Isso é importante, especialmente se as leis fiscais mudarem ou se houver uma mudança nas circunstâncias, como o nascimento de um filho ou a perda do emprego de um cônjuge.

Poucas retenções na fonte podem levar a cobranças fiscais ou multas inesperadas, muito tira dinheiro de seus bolsos desnecessariamente.

O imposto de renda estadual é separado da tributação federal. Os estados podem exigir que os funcionários preencham W-4s estaduais; Contudo, O IRS W-4 pode ser usado para calcular o imposto de renda retido na fonte estadual e / ou local em vez de outros formulários disponíveis. Observe que nove estados não cobram imposto de renda:Alasca, Flórida, Nevada, Nova Hampshire, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming - e novamente, considere o imposto de renda local.

4 etapas para calcular os impostos sobre a folha de pagamento FICA

O cálculo dos impostos sobre a folha de pagamento do FICA inclui quatro etapas:

1. Calcule as retenções da Previdência Social. Multiplique o pagamento bruto de cada funcionário para o período de pagamento pela taxa de imposto da Previdência Social (6,2%).
2. Calcule a retenção do Medicare. Multiplique o pagamento bruto de cada funcionário pela taxa de imposto do Medicare (1,45%). Se os ganhos dos funcionários excederem os valores limite, deduzir um adicional de 0,9%.
3. Subtraia esses valores - FICA - do pagamento bruto do funcionário.
4. Compare esses valores com a contribuição e remessa do empregador o imposto FICA total para o governo federal usando o Formulário 941.

Você deve se inscrever no Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS) para efetuar seu pagamento.

Impostos federais vs. estaduais

Esta tabela resume as obrigações fiscais federais e estaduais sobre a folha de pagamento para empregadores e funcionários.

Tipo de imposto Como calcular Imposto de renda federal O assistente de retenção de imposto de renda do IRS calcula as deduções do imposto de renda federal a cada período de pagamento, com base nos Formulários W-4 do IRS dos funcionários, se você não usa um sistema automatizado de folha de pagamento. Imposto federal da previdência social O empregador deduz 6,2% de até $ 137, 700 da receita bruta dos funcionários e corresponde a este valor com uma contribuição de 6,2%. Imposto federal do Medicare O empregador deduz 1,45% dos ganhos brutos dos funcionários, mais um adicional de 0,9% de ganhos que excedem $ 200, 000; o empregador contribui com 1,45% do salário bruto. Imposto federal sobre o desemprego (FUTA) A taxa de imposto FUTA de 2020 de 6% é aplicada aos primeiros $ 7, 000 funcionários ganham. As empresas podem ter direito a um crédito de imposto federal de até 5,4% se pagarem os impostos estaduais de desemprego na íntegra e dentro do prazo. Imposto de renda estadual As agências tributárias estaduais publicam tabelas anuais para determinar o valor do imposto a ser retido de cada contracheque, dependendo da receita bruta do funcionário, status de arquivamento, número de isenções e frequência de pagamento. Nem todos os estados têm imposto de renda, como observado acima. Seguro Estadual de Incapacidade (SDI) SDI é pago por empregadores na Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island. A taxa de imposto e o limite para rendimentos brutos aos quais se aplica variam em cada estado.

Depositando e relatando seus impostos trabalhistas

Todos os depósitos de impostos federais - imposto de renda, FICA e FUTA - devem ser feitos por meio de transferência eletrônica de fundos (EFTPS).

Imposto de renda federal e FICA: Existem duas programações de depósito, mensal e quinzenalmente, e antes do início de cada ano civil, as empresas devem determinar aquele que devem usar. Isso é determinado pela responsabilidade tributária total relatada no Formulário 941. Observe que os cronogramas para depósito e declaração de impostos não são os mesmos.

Empresas que relataram US $ 50, 000 ou menos em obrigações fiscais para os quatro trimestres anteriores deve depositar impostos mensalmente. Empresas que relataram mais de US $ 50, 000 em impostos para os quatro trimestres anteriores deve depositar semestralmente (duas vezes por mês). De acordo com o IRS, os empregadores em qualquer um dos cronogramas podem relatar seus depósitos trimestral ou anualmente, preenchendo o Formulário 941 ou o Formulário 944.

FUTA: Depositar pagamentos FUTA trimestralmente, até o último dia do primeiro mês seguinte ao final desse trimestre. Por exemplo, se o trimestre terminar em 31 de março, deposite os fundos até 30 de abril. Relate os pagamentos no Formulário 940.

Datas de vencimento do relatório de imposto de emprego

Os prazos a seguir são para o preenchimento de informações fiscais para seus funcionários permanentes.

Em 31 de janeiro:

• Formulário de arquivo 940, Declaração de Imposto Anual de Desemprego Federal (FUTA) do empregador. Se você depositou todo o imposto FUTA quando devido, o IRS dá a você 10 dias de calendário adicionais para o arquivo.
• Cópia do arquivo A de todos os formulários W-2 em papel, Declaração de salários e impostos, com o formulário W-3, Transmissão de declarações de salários e impostos, ou preencha os Formulários W-2 eletrônicos com a Administração da Previdência Social (SSA) para relatar os salários, gorjetas e outras remunerações pagas aos funcionários.

Em 30 de abril, 31 de julho 31 de outubro, e 31 de janeiro (para o quarto trimestre do ano civil anterior):

• Formulário de Arquivo 941, Declaração Fiscal Federal Trimestral do Empregador. Se você depositou todos os impostos no vencimento, você tem 10 dias corridos adicionais para registrar a devolução.

Gerenciando impostos de folha de pagamento com software de folha de pagamento

Os fornecedores de software de folha de pagamento podem simplificar o processo, oferecendo um mecanismo de cálculo da folha de pagamento e relatórios. Mas eles também fornecem um serviço completo, e eles depositarão e pagarão todos os impostos relacionados à folha de pagamento para você para reduzir os riscos de penalidades e multas. Eles também permitem que você imprima cheques localmente, fornecer suporte para funcionários de vários estados, e lidar com registros de impostos de fim de ano para seus funcionários e contratados.