Lista de verificação gratuita para despesas de pequenas empresas e deduções fiscais para 2020

Os impostos são um dos principais desafios financeiros para as pequenas empresas pesquisadas no relatório anual de Problemas e Prioridades do NFIB - ocupando quatro posições entre os 10 principais desafios. Os impostos federais sobre o rendimento das empresas e os impostos estaduais sobre os rendimentos das empresas têm uma classificação elevada. Ao manter todas as deduções disponíveis para despesas de negócios, uma pequena empresa pode garantir que está aproveitando ao máximo e reduzindo sua carga tributária, ao mesmo tempo em que garante que seus registros fiscais estejam em conformidade - especialmente à luz das novas deduções e mudanças implementadas pela Lei de Reduções de Impostos e Emprego. A Lei de Reduções de Impostos e Emprego, que foi sancionada em dezembro de 2017, descobrir tudo pode ser confuso. As mudanças adicionaram novas deduções, como uma disposição que permite às pequenas empresas dar baixa em até 20% da receita de negócios qualificada de seus impostos de renda federais; alterou alguns percentuais de dedução; e tirou algumas deduções inteiramente.

O que são deduções fiscais para pequenas empresas?

Todas as empresas têm que apresentar declarações de impostos, mas como elas realmente pagar os impostos dependem de como eles são estruturados. A maioria das pequenas empresas são chamadas de entidades de “passagem”. Eles não, como C-corps, pagar impostos corporativos. Em vez disso, "passam" a receita do negócio (seu lucro ou prejuízo) para o proprietário, e esse dinheiro é tributado de acordo com a taxa de imposto de renda individual do proprietário na declaração de imposto do proprietário.

As deduções fiscais reduzem a quantidade de receita de negócios que é tributada. O proprietário da empresa subtrai todas as deduções da receita da empresa (ou receita bruta) para determinar a receita tributável antes de calcular o valor do imposto devido.

O IRS define “receita comercial” como a receita recebida pela venda de produtos ou serviços.

Quais são os prós e contras fiscais de cada estrutura de negócios?

Estrutura de negócios Profissionais fiscais Contras fiscais Propriedade individual

• Entidade de passagem
• Estrutura de negócios fácil / econômica de configurar
• Requisitos mínimos de relatórios
• Sem impostos corporativos

• Responsabilidade pessoal ilimitada
• É difícil obter financiamento comercial
• Sem existência perpétua

Parceria

• Entidade de passagem
• Sem impostos corporativos
• Estrutura de negócios fácil / econômica de configurar

• Responsabilidade pessoal ilimitada (dependendo da classificação da parceria)
• Sem existência perpétua
• Deve criar um acordo oficial de parceria

Sociedade de responsabilidade limitada (LLC)

• Responsabilidade limitada
• Estrutura de gestão flexível
• Sem impostos corporativos
• Flexibilidade para escolher a estrutura tributária

• Não reconhecido fora dos EUA
• Sem existência perpétua
• Não reconhecido em nível federal - ditado por estatuto estadual

Corporação C

• Responsabilidade limitada
• Número ilimitado de acionistas
• Preferido para IPO e investidores externos
• Existência perpétua

• Dupla tributação
• Mais difícil e caro para começar
• Maior regulamentação e supervisão

Corporação s

• Responsabilidade limitada
• Entidade de passagem
• Existência perpétua
• Sem impostos corporativos

• Apenas 100 acionistas são permitidos
• Padrões de qualificação rígidos
• Reconhecido apenas dentro dos EUA
• Não reconhecido por todos os estados

O que posso deduzir?

Com algumas exceções, o IRS permite a dedução do valor total das despesas comerciais.

O IRS diz, “Para ser dedutível, uma despesa comercial deve ser normal e necessária. Uma despesa normal é aquela que é comum e aceita em seu setor. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para o seu comércio ou negócio. Uma despesa não precisa ser indispensável para ser considerada necessária. ”

Muitas despesas operacionais, pagamentos de juros, impostos e depreciação são despesas comerciais dedutíveis. Mas há exceções:se uma despesa foi fatorada no custo de mercadorias frias (COGs), não pode ser deduzido novamente como uma despesa de negócios. Despesas de capital e despesas pessoais também não são dedutíveis.

Algumas das mudanças mais proeminentes sob a Lei de redução de impostos e empregos não permitem mais que as empresas deduzam despesas de entretenimento ou benefícios de transporte (deslocamento), como passes de transporte público, estacionamento ou transporte em um veículo rodoviário suburbano.

11 principais deduções fiscais para despesas de pequenas empresas

A publicação 535 do IRS fornece orientação abrangente e detalhes sobre despesas comerciais dedutíveis. Alguns dos mais relevantes para pequenas empresas incluem:

Escritório em casa.

Existem dois requisitos básicos do IRS para a dedução do escritório em casa:Parte da casa deve ser usada regular e exclusivamente para negócios e ser o local principal dos negócios. Se esses critérios forem atendidos, o proprietário da empresa pode se qualificar para outras despesas de dedução, como juros de hipotecas, seguro, Serviços de utilidade pública, reparos e depreciação desse espaço.

Porque tudo isso pode ser difícil de discriminar, uma nova opção simplificada permite que um contribuinte qualificado multiplique uma taxa padrão (atualmente $ 5 por pé quadrado) pela metragem quadrada permitida (não deve exceder 300 pés quadrados) do escritório para determinar o valor da dedução.

Despesas de aluguel.

A empresa pode deduzir o aluguel como despesa comercial, fornecendo, o IRS diz, que o proprietário não tem ou não receberá patrimônio ou título da propriedade. Se a empresa arrenda uma propriedade comercial, a empresa pode deduzir impostos pagos ao ou para o locador. As diretrizes de despesas de aluguel e arrendamento são fornecidas em detalhes a partir da página 10 da Publicação 535 do IRS.

Remuneração do empregado.

As empresas geralmente podem deduzir salários, salários, bônus, comissões e outras compensações não monetárias, como subsídio de férias e benefícios adicionais. Para ser dedutível, O pagamento dos funcionários deve ser uma despesa comercial normal e necessária e a empresa deve pagar ou incorrer nela. Além disso, o IRS diz que o pagamento deve atender aos dois testes a seguir:deve ser razoável e deve ser para os serviços executados. As deduções incluem:

• Subsídio de doença. A empresa também pode deduzir valores pagos aos seus funcionários por doenças e lesões, incluindo montantes globais, como salários.
• Pagamento de férias. As empresas podem deduzir o pagamento das férias, mas apenas no ano fiscal em que o trabalhador recebe as férias.
• Programas de benefícios a funcionários. Com algumas exceções, acidentes e planos de saúde, assistência para adoção, planos de refeitório e programas de assistência a dependentes podem ser descontados. Visto que atendem a certas condições, despesas de funcionários com treinamento e educação podem ser deduzidas.

Despesas de negócios reembolsadas.

Quando reembolsado de acordo com planos responsáveis, a empresa pode deduzir reembolsos de despesas aos funcionários. Esses incluem:

• Despesas de T&E. A empresa pode deduzir 50% de certas despesas com refeições e 100% de certas despesas de hospedagem reembolsadas aos funcionários em viagens de negócios. As regras do IRS sobre reembolso de refeições e hospedagem são fornecidas em detalhes na Publicação 463 do IRS.
• Uso profissional de veículo pessoal. Ao usar o mesmo veículo para negócios e uso pessoal, despesas devem ser divididas. Isso pode ser baseado na quilometragem real de uso pessoal vs. comercial ou nas despesas reais de gás, óleo, pneus, reparos, seguro e depreciação ou pagamentos de arrendamento. O valor da dedução são as despesas reais ou a milhagem multiplicada pela taxa de milhagem padrão.

Interesse.

As regras para dedução de juros variam, dependendo se os recursos do empréstimo são usados ​​para negócios, atividades pessoais ou de investimento. O IRS diz que se o produto de um empréstimo for usado para mais de um tipo de despesa, a empresa deve alocar os juros com base no uso dos recursos do empréstimo.

As empresas geralmente devem limitar as despesas com juros comerciais pagas ou acumuladas durante o ano fiscal, a menos que uma exceção à limitação seja atendida. Os detalhes completos são fornecidos na página 14 da publicação 535 do IRS.

Impostos.

As empresas podem deduzir vários impostos federais, Estado, impostos locais e estrangeiros diretamente atribuíveis à empresa no ano em que são pagos. As empresas não podem deduzir o imposto de renda federal. Uma lista completa de detalhes está disponível nas páginas 18 e 19 da publicação 535 do IRS.

Seguro.

Em geral, as empresas podem deduzir os prêmios pagos pelo seguro empresarial que cobre incêndio, tempestade, roubo, acidente ou perdas semelhantes; seguro de crédito que cobre perdas com dívidas inadimplentes de empresas; hospitalização em grupo e seguro médico para funcionários, incluindo seguro de cuidados de longo prazo, seguro de responsabilidade civil, seguro contra erros médicos; seguro de acidentes de trabalho; e seguro de automóvel, se essa despesa ainda não tiver sido incluída como parte da dedução do veículo.

Depreciação.

Em geral, o custo total de uma despesa de capital não pode ser deduzido no ano em que é adquirido. Existem algumas alterações temporárias a essa regra com a redução de impostos e lei de empregos. Mas a depreciação é uma despesa dedutível. O IRS diz que a propriedade comercial que deve ser depreciada inclui móveis de escritório, edifícios, maquinaria e equipamento. Exemplos incluem:

• Veículos motorizados . Embora carros e caminhões sejam normalmente compras de capital, a empresa pode recuperar o custo por meio de deduções anuais para depreciação, dentro de certos limites em dólares.
• Ferramentas e peças. Se as ferramentas têm uma expectativa de vida de menos de um ano ou custam $ 200 ou menos por item, eles são dedutíveis. Manutenção regular em máquinas, incluindo substituição de peças programada, também é uma despesa de negócios dedutível.

Amortização.

A parte mais relevante desta categoria de imposto para pequenas empresas é uma provisão que permite deduções para o início de negócios e custos organizacionais - normalmente despesas de capital. O IRS permite que as empresas deduzam $ 5, 000 de inicialização e $ 5, 000 de custos organizacionais pagos ou incorridos após 22 de outubro, 2004. Esse montante é reduzido pelo valor total de seus custos iniciais ou organizacionais exceder US $ 50, 000, e quaisquer custos remanescentes devem ser amortizados.

Despesas diversas.

Deduções diversas são incentivos fiscais que geralmente não se enquadram em uma determinada categoria de imposto do IRS. Eles incluem:

• Despesas com publicidade. As empresas podem deduzir despesas de publicidade diretamente relacionadas às atividades comerciais.
• Taxas de conveniência do cartão de crédito. Esta taxa, que as empresas de cartão de crédito impõem às empresas que aceitam seus cartões, pode ser deduzido quando pago pela empresa.
• Honorários jurídicos e profissionais. Os honorários advocatícios que sejam comuns e necessários e diretamente relacionados à operação de seu negócio são dedutíveis como despesas comerciais.

Seção 199A dedução ou dedução de imposto de renda de negócios qualificada.

De acordo com a Lei de Reduções de Impostos e Emprego, os proprietários de repasse dentro de certos limites de renda se qualificam para deduzir até 20% de sua renda comercial qualificada (QBI) para reduzir sua renda tributável. O IRS oferece explicações sobre as limitações e estipulações em torno dessa nova dedução.

Lista de verificação gratuita para deduções fiscais para despesas de pequenas empresas

Baixe a lista de verificação

A automação pode facilitar muito a manutenção de registros para pequenas empresas. Por exemplo, As soluções de automação de AP podem reduzir os erros relacionados à digitação manual nos cabeçalhos das faturas, preservando automaticamente as informações fiscais para os sete anos recomendados pelo IRS, e enviar faturas automaticamente.

Considere a criação de um orçamento que cubra estes cinco elementos:

• Custos fixos
• Custos variáveis
• Custos únicos
• Uma demonstração de fluxo de caixa
• Lucros (o que resta depois que todos os itens acima são computados)

Também recomendamos economizar para eventos inesperados e consultar um consultor que pode ajudá-lo a desenvolver um plano financeiro adequado para pequenas empresas.

Finalmente, obtenha ajuda quando precisar. A NSBA afirma que uma em cada três pequenas empresas afirma gastar mais de 40 horas por ano em impostos federais. A maioria das pequenas empresas - 63% - gasta mais de US $ 1, 000 a cada ano apenas na administração de impostos federais.

Não é surpreendente, então, que cerca de dois terços das pequenas empresas paguem um contador / contador externo para lidar com seus impostos. Há ainda mais benefícios aqui como um único proprietário:O custo de contratação de um profissional fiscal para preparar a parte da declaração de imposto de renda relativa às empresas é dedutível.