Planejamento e análise estendidos (xP &A) definidos

Os departamentos financeiros em empresas bem administradas desenvolveram durante anos as melhores práticas em torno do planejamento e análise financeira (FP&A), que fornece insights e análises úteis que ajudam a orientar a direção futura de uma empresa. Mas mesmo a melhor equipe de FP&A às vezes pode incluir uma falha potencialmente fatal:seu foco no planejamento financeiro a desconecta do planejamento operacional de departamentos e unidades de negócios em toda a empresa.

A criação de um plano financeiro isolado da tomada de decisões estratégicas ocorrendo em outras áreas do negócio não é mais suficiente. Entre no planejamento e análise estendidos (xP&A) - a extensão literal das práticas e ferramentas de FP&A além das finanças para uma organização maior.

O que é planejamento e análise estendidos (xP &A)?

Uma das definições mais simples de xP&A vem da empresa de pesquisas Gartner, que o descreve como a extensão de projetos FP&A para além do departamento financeiro. Quando uma organização adota xP &A, qualquer função dentro da empresa que produza um plano de negócios operacional - recursos humanos, vendas, marketing, operações, cadeia de mantimentos, ISTO, pesquisa e desenvolvimento - faz isso usando uma plataforma compartilhada de FP&A que unifica modelos de dados e metodologias analíticas.

Essa abordagem oferece vários benefícios. Tradicionalmente, Os processos de FP&A forneceram uma abordagem estruturada para o orçamento, planejamento, previsões e relatórios para que a equipe financeira possa fornecer análises que ajudem os executivos seniores a compreender o impacto financeiro de suas decisões. Contudo, outras funções na empresa são fazer planos e ações que também podem afetar a postura financeira e a direção futura de uma organização.

Uma abordagem xP&A incorpora as melhores práticas e ferramentas de FP&A em toda a organização para criar uma imagem mais unificada do impacto financeiro dos planos operacionais dos departamentos e unidades de negócios, estratégias e atividades. Ele faz isso por meio de uma plataforma central que oferece suporte a aplicativos de planejamento operacional personalizados que usam a mesma plataforma FP&A, arquitetura e modelo de dados, melhorando assim o alinhamento das práticas de planejamento em toda a empresa.

A adoção do xP&A está se acelerando em resposta aos desafios enfrentados pelas organizações que buscam explorar novos modelos de negócios digitais enquanto navegam nas incertezas econômicas.

Principais vantagens

• Planejamento e análise estendidos (xP &A) estendem o uso dos princípios de FP&A, Ferramentas, modelos de dados e processos para departamentos não financeiros em uma empresa.
• A adoção do xP&A está aumentando rapidamente; especialistas prevêem que em breve se tornará a abordagem dominante para FP&A.
• O xP&A aumenta o alinhamento entre finanças e outros departamentos e unidades de negócios em toda a organização.
• Também permite que os departamentos financeiros se tornem mais voltados para o futuro, parceiros estratégicos para o negócio.

FP&A explicado

O planejamento e análise financeira (FP&A) engloba todo o planejamento financeiro, orçamento, processos de previsão e relatórios que uma empresa realiza para armar sua liderança executiva e conselho com inteligência derivada de dados para a tomada de decisões. As equipes FP&A se reúnem, preparar e analisar dados financeiros para criar relatórios que forneçam respostas baseadas em dados para as principais questões de negócios, tal como:

1. Quais produtos / serviços / linhas de produtos geram a maior parte do lucro líquido da empresa?
2. Quais produtos / serviços têm a maior ou a menor margem de lucro?
3. Qual a porcentagem dos recursos financeiros da empresa que cada departamento consome?
4. Que oportunidades a empresa deve considerar para se expandir e crescer?

Embora FP&A já tenha sido uma função mais tática, fornecendo informações históricas sobre o desempenho financeiro ou um instantâneo do estado financeiro atual de uma empresa, é cada vez mais voltado para o futuro, processo estratégico. A tecnologia avançada e as novas práticas recomendadas (incluindo xP&A) estão permitindo que as equipes de FP&A entendam por que as coisas aconteceram e prevejam com mais precisão o que provavelmente ocorrerá no futuro.

Origens de xP &A

Enquanto o Gartner cunhou o termo xP&A em 2020, o conceito em si não é tão novo. Também conhecido como planejamento colaborativo ou conectado ou FP&A integrado, xP &A representa a codificação de uma variedade de disciplinas multidisciplinares, abordagens multifuncionais para o planejamento de negócios, em oposição aos exercícios em silos mais típicos do passado. Esta abordagem mais colaborativa permite que a empresa integre o planejamento financeiro em todas as funções - de vendas e marketing a operações, recursos Humanos, cadeia de suprimentos e TI - para que todos trabalhem com os mesmos dados financeiros e percepções ao criar planos e estratégias de negócios, medir o desempenho e fazer mudanças na direção.

Embora a falta de alinhamento entre os processos tradicionais de FP&A e o resto do negócio tenha sido um desafio, a questão agora é primordial. Em um ambiente econômico em mudança, planejamento e análise mais holísticos são essenciais. Ao mesmo tempo, os avanços na tecnologia agora estão possibilitando um planejamento estendido.

As empresas que adotaram o xP&A tendem a ver melhorias no desempenho financeiro em comparação com aquelas com processos de FP&A mais isolados. O xP&A cria uma base para um planejamento estratégico mais colaborativo e inclusivo, planejamento operacional e previsão. Como resultado, este modelo está crescendo rapidamente em popularidade. De acordo com o Gartner, 70% de todos os novos projetos FP&A serão projetos xP&A até 2024, estendendo seu escopo além do domínio financeiro para outras áreas de planejamento e análise empresarial.

FP&A vs. xP &A

O processo FP&A oferece uma abordagem estruturada para o orçamento financeiro, planejamento, previsões e relatórios que há muito permitem que as equipes financeiras forneçam análises críticas que informam a tomada de decisões pela alta administração e pelos conselhos de administração. O problema com a aplicação tradicional de FP&A, Contudo, é que ocorre apenas na função de finanças - isolada do resto do negócio. Freqüentemente, falha em incorporar as atividades e planos de outras funções de negócios. Em vez, cada função faz seu próprio planejamento com pouca percepção ou consideração de seu efeito combinado nos negócios.

xP &A, por outro lado, pega os processos estruturados e os princípios de FP&A e os aplica a todas as funções do negócio. Quando os princípios padrão de FP&A são adotados em outros departamentos, abre o caminho para uma maior integração, planejamento e análise financeiros mais precisos e desempenho aprimorado. Com FP&A mais tradicionais, vendas, marketing, manufatura e outras equipes têm suas próprias campanhas, planos, previsões e metas - e até mesmo o RH desenvolve seus próprios planos para os níveis de pessoal e remuneração. Com xP &A, você trabalha para integrar todas essas funções. Por exemplo, pode se tornar óbvio para os executivos seniores como o crescimento planejado pela equipe de vendas exigirá aumento da capacidade de fabricação, o que significa pessoal e equipamento adicionais.

Com xP &A, o planejamento se torna um processo mais multifuncional que pode evoluir continuamente, gerando um negócio mais integrado - e ágil.

FP&A tradicional xP &A Acontece apenas na função de finanças Estende-se a todas as funções da empresa Inclui apenas dados da função de finanças central Integra dados / atividades de toda a empresa Atualizado mensal e trimestralmente Oferece análise em tempo real e planejamento de cenário Cria planejamento e processos isolados ou desarticulados Permite a colaboração pla nning e uma única fonte de dados e análise Prospectiva, focado em dados atuais. Prospectiva e preditiva

Por que o xP&A é importante para as empresas?

Uma abordagem independente de FP&A é incapaz de atender aos diversos requisitos de planejamento de departamentos não financeiros. Em contraste, O xP&A pode ser usado para criar um processo de planejamento financeiro e operacional organizacional contínuo. Ele coordena os dados, pessoas, processos e planos de negócios em uma única plataforma, fornecendo uma visão abrangente do negócio. Essa integração do planejamento financeiro e operacional em uma única plataforma é transformadora para as organizações modernas.

Graças aos avanços da tecnologia digital, as empresas agora podem tirar proveito das ferramentas xP &A que acomodam as diferentes necessidades de várias funções no negócio, Preserve a precisão e o controle dos dados e incorpore a automação e a inteligência nas tarefas de FP&A. Como resultado, as organizações financeiras podem criar um plano de negócios holístico e permitir visibilidade total do desempenho organizacional. As organizações que adotam o xP&A geralmente obtêm melhor desempenho nos negócios e maior agilidade.

Em 2020, muitas empresas recorreram a suas equipes de FP&A em busca de percepções e análises prontas para enfrentar interrupções e incertezas extremas. Como as funções financeiras antecipam um futuro de volatilidade contínua, O xP&A oferece recursos que permitem uma visão mais ampla e oportuna para a tomada de decisões corporativas. Conforme observado nas previsões de FP&A para 2021, agilidade será uma prioridade para finanças, e um planejamento financeiro forte, mas flexível, será vital.

Como usar xP &A

A principal diferença entre o FP&A tradicional e o xP&A é a variedade e o volume de dados que vão para os processos e a conexão do xP&A com as metas de negócios departamentais. Como resultado, O xP&A é tão bom quanto os dados que o alimentam e a integração da análise resultante na estratégia, gestão e tomada de decisão.

O processo xP&A começa com a coordenação de finanças com outros líderes funcionais e operacionais para entender suas principais métricas e como elas afetam os resultados de negócios. Por exemplo, se o RH valoriza a retenção e os custos de contratação ou as vendas se concentram em seus números de pipeline e receitas, seu pensamento vai para o processo xP&A. Ao conectar todas as partes do negócio com um plano integrado, líderes de negócios podem orientar suas organizações de forma mais eficaz, particularmente durante tempos de interrupção. Eles podem analisar imediatamente o impacto das mudanças reais no desempenho dos negócios, mudanças previstas ou mesmo várias decisões possíveis diferentes.

Se a empresa está enfrentando problemas na cadeia de abastecimento, os líderes podem identificar mais rapidamente as soluções de sourcing. Eles podem examinar as previsões de vendas e o ROI projetado da campanha de marketing em correlação com as tendências macroeconômicas para identificar novas oportunidades de crescimento. Integrando planos de força de trabalho com orçamento, as previsões de receita e os planos financeiros corporativos ajudam a empresa a determinar quando e onde expandir e como contratar os novos locais ou quais áreas de atuação crescer. De fato, O xP&A cria melhor visibilidade para todos os líderes para ver o que está acontecendo em todos os cantos do negócio. O xP&A também pode criar uma base para o planejamento de cenários para que as empresas possam analisar o impacto de várias estratégias para tomar as melhores decisões baseadas em dados para o futuro.

xP&A e a mudança do papel do CFO

Muito mais do que administradores financeiros, o papel dos CFOs continua a evoluir. Uma pesquisa recente de CFO da NetSuite descobriu que o alcance dos CFOs - mesmo em empresas de pequeno e médio porte - está se expandindo além das responsabilidades tradicionais. De fato, a maior preocupação dos CFOs é gerenciar suas múltiplas e crescentes responsabilidades. Uma abordagem xP&A é particularmente benéfica à medida que os CFOs avançam em suas funções na empresa; xP&A é mais holístico, as análises orientadas por dados podem capacitar os CFOs a liderar iniciativas estratégicas de toda a empresa e ajudar a otimizar os resultados de negócios.

Os CFOs em empresas de pequeno e médio porte estão agora assumindo os tipos de funções que antes existiam apenas nos escritórios de finanças de empresas muito maiores. Suas empresas também desejam dados precisos, abrangente, dados em tempo real e percepções para a tomada de decisões. Como resultado, esses CFOs encontrarão valor nos processos e ferramentas de xP&A para fornecer inteligência financeira e análise de risco mais completas e precisas em toda a empresa para obter vantagem competitiva.

9 principais benefícios do xP &A

A integração em toda a empresa, padronização e alinhamento que uma abordagem xP&A confere uma ampla gama de vantagens não apenas para as equipes de finanças, mas também para suas organizações inteiras. Os principais benefícios incluem o seguinte.

1. Uma visão holística do desempenho financeiro: O xP&A divide os silos organizacionais e de dados para criar uma visão única da atividade financeira e operacional. Isso dá aos líderes financeiros visibilidade de todos os ativos, recursos e mudanças em toda a empresa. No passado, tal reconciliação exigiria trabalho manual significativo. Essa visão holística permite que as finanças construam um plano para toda a organização.

2. Harmonização de dados: O xP&A reúne diferentes tipos de dados financeiros e operacionais de toda a empresa (finanças, vendas, marketing, RH, operações, TI) em uma única plataforma com um modelo de dados unificado, entregando assim informações consistentes.

3. Tempos de ciclo mais curtos: Graças à automação e integração fornecida por uma abordagem e ferramentas xP&A, as empresas podem reduzir substancialmente os tempos de ciclo dos principais processos de planejamento. O orçamento e a previsão podem evoluir de exercícios trimestrais para processos contínuos.

4. Alinhamento de negócios aprimorado: Como o xP&A conecta informações de todos os cantos do negócio para criar um plano integrado, a empresa fica mais alinhada. Metas estratégicas podem ser conectadas a atividades que geram os resultados desejados. Além disso, os líderes podem visualizar e analisar rapidamente o impacto das mudanças ou interrupções.

5. Maior agilidade: As organizações que adotam o xP&A podem tornar mais eficientes processos como definição de metas e planejamento de cenários. Isso é particularmente importante à medida que as organizações exploram novos modelos de negócios digitais e navegam por incertezas econômicas ou volatilidade.

6. Maior colaboração e responsabilidade: Quando toda a organização está usando os mesmos dados e suposições, eles podem trabalhar juntos no planejamento de negócios de forma mais eficaz. A transparência conferida pelos dados compartilhados ilustra como as atividades de uma função impactam as de outra, prometendo maior responsabilidade.

7. Previsão mais precisa: Processos e ferramentas xP&A integrados podem fornecer previsões de alta qualidade que incorporam dados importantes de todas as partes interessadas nos negócios. Quando as previsões são mais precisas, os líderes podem responder às variações de forma mais eficaz.

8. Escalabilidade: A clareza e a percepção fornecidas pelo modelo de dados unificado do xP&A podem permitir que uma empresa cresça com seus dados. Considere os enormes volumes de dados gerados pelo marketing digital sobre clientes e clientes em potencial, ou por tecnologias da internet das coisas sobre máquinas industriais no chão de fábrica (apenas um exemplo de uso potencial de IoT).

9. Identificação mais fácil de oportunidades e riscos: Graças à maior visibilidade, os líderes podem identificar melhorias de custo ou eficiência com mais rapidez, oportunidades de crescimento e riscos emergentes. A modelagem de cenário pode ser usada para simular os resultados das mudanças propostas ou previstas.

6 etapas para a transição para xP &A

O planejamento estendido e a análise podem ser a evolução lógica do FP&A, mas expandindo o uso desses processos, dados e ferramentas além da função de finanças exigem previsão e planejamento cuidadosos. As organizações que desejam introduzir o xP&A podem realizar uma série de etapas para aumentar a probabilidade de adoção bem-sucedida em toda a empresa:

1. Obtenha adesão. A evolução de FP&A para xP&A requer o suporte da equipe executiva e da liderança departamental. O departamento de finanças deve garantir que todos entendam não apenas suas funções nesses novos processos, mas também os benefícios que o xP&A pode oferecer.

2. Desenvolva uma estratégia xP&A. O departamento de finanças deve criar um plano de como conduzirá a extensão de FP&A em toda a empresa. Deve também desenvolver uma estratégia para a coordenação contínua de planejamento contínuo e gestão de desempenho, integrando as contribuições das principais partes interessadas.

3. Repense os dados e a arquitetura. Uma "elevação e mudança" dos sistemas existentes pode não ser suficiente para obter todos os benefícios do xP&A. Determine quais ferramentas e recursos digitais permitirão os objetivos de xP&A da organização. Provavelmente, haverá necessidade de mudanças na arquitetura para integrar todos os dados de negócios relevantes em uma plataforma. Também será importante levar em consideração o aumento dos requisitos de gerenciamento de dados.

4. Decida os principais dados e métricas. O departamento de finanças pode trabalhar com outros departamentos e unidades de negócios para entender quais dados são mais importantes para seu desempenho operacional e resultados financeiros, que mudanças podem ser feitas e, em última análise, quais métricas incorporar no xP&A.

5. Invista na gestão da mudança. A implementação do xP&A exige mudanças de todos os envolvidos - desde executivos e membros do conselho até gerentes e usuários - sem falar no departamento de TI. Não economize no gerenciamento de mudanças e na comunicação em todo o processo de implantação do xP&A.

6. Plano de melhoria contínua. Os processos xP&A podem ser expandidos e aprimorados ao longo do tempo. A adoção de uma abordagem de teste e aprendizado pode permitir um maior sucesso à medida que as organizações escalam o uso do xP&A para diferentes funções, unidades de negócios ou localizações geográficas.

   

Integrando xP &A com ERP

As empresas que estão migrando para o xP&A exigirão determinados recursos de tecnologia para dar suporte à sua nova abordagem de planejamento em toda a empresa.

• Planejamento e dados integrados: Eles precisarão de uma solução de planejamento e orçamento que extraia automaticamente dados precisos e atualizados de seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Isso garante que os dados estejam em um só lugar e visíveis para todos, aumentando a colaboração e a responsabilidade.

• Suporte para vários tipos de planejamento: Como o xP&A se estende a todas as funções de negócios, os sistemas financeiros devem apoiar as diversas necessidades das diferentes áreas operacionais, bem como o orçamento de toda a empresa e departamentos dentro de uma organização colaborativa, solução escalável. Eles precisarão apoiar o planejamento da força de trabalho para RH, planejamento de vendas e planejamento de demanda. Uma solução de gerenciamento de desempenho empresarial pode oferecer soluções específicas para melhorar e gerenciar processos de planejamento em vendas, marketing, recursos Humanos, Funções de TI e cadeia de suprimentos.

• Descoberta de dados unificada: xP&A requer o tipo de modelo de dados unificado que o ERP fornece, tornando a descoberta de dados mais fácil e intuitiva.

• Relatórios automatizados, ferramentas de visualização e planejamento preditivo: As equipes de FP&A mais eficazes são mais propensas a ter relatórios automatizados, visualização de dados e recursos preditivos. Quando estes são integrados em sistemas e processos, departamentos de finanças podem oferecer ciclos de planejamento mais rápidos, modelagem mais sofisticada e previsões mais precisas para o negócio.

Conclusão

O departamento de finanças está em uma posição única e valiosa para conduzir um planejamento e análise extensos e contínuos para todo o negócio, ajudando a conduzir melhores decisões e resultados. Certamente existem desafios na evolução dos processos de planejamento financeiro tradicionais e fontes de dados díspares para criar os dados mais integrados, sistemas e processos exigidos pelo xP&A. Mas as organizações que tratam dessas questões e integram xP&A em seus negócios podem elevar o papel das finanças, pois permitem a melhoria do desempenho dos negócios - em toda a empresa.